В этом разделе содержатся следующие темы:
Настройка счетов ГК и расчетов между подразделениями
Правила расчетов между подразделениями
Работа расчетов между подразделениями
Расчеты между подразделениями в инвестиции
Возмещенные затраты подразделения
Расчеты между подразделениями представляют собой переносы расходов инвестиции или сервисов между счетами подразделений. При расчетах между подразделениями подразделения дебетуются на сумму общих затрат инвестиций или сервисов, которые были предоставлены в течение определенного периода времени. Расчет между подразделениями представляет дебет системы бухгалтерского учета. Подразделениям, которые предоставляют инвестицию или сервис, предоставляется соответствующий кредит за выполненную в течение этого периода работу.
Для обработки транзакций расчетов между подразделениями нужно настроить счета главной книги и создать правила, например стандартные правила дебетования, правила кредитования и правила накладных расходов. Правила зависят о того, какой тип обработки расчетов между подразделениями нужно реализовать.
Эти правила влияют на расчеты и кредиты, а также определяют общие затраты на инвестиции или сервисы. Правило состоит из уникальных свойств, которые сопоставляются с транзакциями при дебетовании и кредитовании подразделений. Они включают:
Поддерживаются следующие правила дебетования и кредитования:
При расчетах между подразделениями подразумевается, что для связанных инвестиций в системе существуют транзакции.
Для работы с расчетами между подразделениями и счетами ГК нужно настроить следующие элементы:
Дополнительные сведения см. в Руководстве пользователя по управлению проектом.
Дополнительные сведения см. в Руководстве пользователя по управлению проектом.
Дополнительные сведения об управлении ресурсами см. в Руководстве пользователя по управлению ресурсами.
Нужно определить счета главной книги (ГК), чтобы назначить их плану затрат. Если впоследствии извлечь данные планирования из CA Clarity PPM во внешнюю систему бухгалтерского учета, можно будет использовать счета ГК для сопоставления. Можно также импортировать счета ГК в CA Clarity PPM из внешней системы бухгалтерского учета с помощью XOG.
Дополнительные сведения см. в документе Руководство разработчика XML Open Gateway.
Используйте счета ГК для определения выделений по главной книге (ГК) с учетом времени.
Счета ГК — это комбинации номеров основных и дополнительных счетов, которые позволяют классифицировать счета. Например, основной счет "Активы" может иметь код 100, а дополнительный счет "Активы" — код 111 для капитала и 112 для расходов.
Перед созданием счетов ГК проверьте наличие экономической единицы.
Выполните следующие действия:
Появится список счетов ГК.
Откроется страница создания.
Первая часть номера собственного счета.
Вторая часть номера собственного счета.
Экономическая единица, связанная со счетом ГК.
Описание счета.
Класс счета.
Значения:
Тип счета, используемый для классификации счетов.
Значения:
Указывает, активен ли счет и можно ли назначать его планам затрат.
Указывает, используется ли этот счет для начисления расходов назначенным подразделениям. Если флажок установлен, требуется создать правила накладных расходов.
Указывает, используется ли этот счет для капитальных затрат.
Указывает, используется ли этот счет для неденежных расходов.
Можно удалить счет ГК, на который не ссылаются планы затрат и транзакции.
Выполните следующие действия:
Появятся свойства счета ГК.
Первая часть номера собственного счета.
Вторая часть номера собственного счета.
Экономическая единица, связанная со счетом ГК.
Описание счета.
Класс счета.
Значения:
Тип счета, используемый для классификации счетов.
Значения:
Указывает, активен ли счет и можно ли назначать его планам затрат.
Указывает, используется ли этот счет для начисления расходов назначенным подразделениям. Если флажок установлен, требуется создать правила накладных расходов.
Указывает, используется ли этот счет для капитальных затрат.
Указывает, используется ли этот счет для неденежных расходов.
Правила расчетов между подразделениями определят, какие счета ГК дебетуются и кредитуются для инвестиций или сервисов.
Можно настроить автоматическое заполнение уникальных кодов ("Код выделения" для стандартных правил и "Код кредита ресурса" для правил кредитования).
Дополнительные сведения см. в документе "Руководство разработчика Studio".
Стандартное правило можно глобально применить к множеству инвестиций или сервисов, если для дебетования подразделений можно использовать одно и то же правило.
При настройке расчетов между подразделениями менеджеры инвестиций или сервисов могут выбрать стандартные правила (которые настраивает финансовый менеджер) или правила для инвестиций (которые настраивают они сами).
Выполните следующие действия:
Появится список заголовков стандартных правил.
Откроется страница "Создать стандартное правило выделения".
Уникальный код, используемый для классификации правила расчетов между подразделениями (стандартного правила дебетования). Обязательное поле.
Экономическая единица, связанная с правилом расчетов между подразделениями. Обязательное поле.
Настраиваемые свойства. Доступны для выбора только в том случае, если в Studio определены значения подстановки.
Дополнительные сведения см. в документе "Руководство разработчика Studio".
Код расходов, связанный с правилом расчетов между подразделениями.
Код типа входа, связанный с правилом расчетов между подразделениями.
Класс транзакции, связанный с правилом расчетов между подразделениями.
Указывает, следует ли относить оставшиеся затраты к накладным расходам. Если этот флажок установлен, требуется определить правила расчетов между подразделениями для накладных расходов.
По умолчанию: Не выбран
Указывает, доступно ли стандартное правило для расчетов между подразделениями. Обязательное поле.
Значения:
Чтобы удалить стандартное правило, выберите его и нажмите кнопку "Удалить".
Выполните следующие действия:
Появятся сведения о правиле.
Появятся основные свойства.
Уникальный код, используемый для классификации правила расчетов между подразделениями (стандартного правила дебетования). Обязательное поле.
Экономическая единица, связанная с правилом расчетов между подразделениями. Обязательное поле.
Настраиваемые свойства. Доступны для выбора только в том случае, если в Studio определены значения подстановки.
Дополнительные сведения см. в документе "Руководство разработчика Studio".
Код расходов, связанный с правилом расчетов между подразделениями.
Код типа входа, связанный с правилом расчетов между подразделениями.
Класс транзакции, связанный с правилом расчетов между подразделениями.
Указывает, следует ли относить оставшиеся затраты к накладным расходам. Если этот флажок установлен, требуется определить правила расчетов между подразделениями для накладных расходов.
По умолчанию: Не выбран
Указывает, доступно ли стандартное правило для расчетов между подразделениями. Обязательное поле.
Значения:
В правилах кредитования определяются подразделения, которые кредитуются на сумму предоставленных инвестиций или сервисов. Для этого используются атрибуты ресурсов, назначенных таким инвестициям или сервисам. Поэтому местоположение и подразделение, назначенные ресурсу, должны совпадать с данными подразделения, получающего кредит.
Выполните следующие действия:
Появится список заголовков правил.
Откроется страница создания.
Уникальный код, используемый для классификации правила кредитования.
Указывает, активно ли правило кредитования и находится ли оно на удержании.
Экономическая единица, связанная с подразделением, получающим кредит.
Местоположение, связанное с подразделением, получающим кредит.
Подразделение, получающее кредит.
Класс ресурса, связанный с правилом кредитования.
Класс транзакции, связанный с правилом кредитования.
Чтобы удалить правило кредитования, выберите его и нажмите кнопку "Удалить".
Выполните следующие действия:
Появятся ведения о свойствах правила.
Появятся основные свойства.
Уникальный код, используемый для классификации правила кредитования.
Указывает, активно ли правило кредитования и находится ли оно на удержании.
Экономическая единица, связанная с подразделением, получающим кредит.
Местоположение, связанное с подразделением, получающим кредит.
Подразделение, получающее кредит.
Класс ресурса, связанный с правилом кредитования.
Класс транзакции, связанный с правилом кредитования.
Выделения по ГК определяют счета ГК и подразделения, для которых выполняется дебетование (для стандартных правил) или кредитование (для правил кредитования). Кроме того, в них указывается проценты затрат, подлежащих дебетованию и кредитованию.
Процент выделения по кредитному правилу в любой момент времени должен равняться 100 процентам.
Выполните следующие действия:
Появятся сведения о свойствах правила.
Откроется страница сведений о правиле.
Счет ГК, связанный с правилом.
Подразделение, связанное с правилом. Для правил кредитования определяет подразделение, получающее кредит, для стандартных правил — подразделение, которому выставляется счет.
По умолчанию появляется пустая строка с полями для дат начала и завершения и процента.
Если в стандартных правилах и правилах дебетования оставшиеся расходы списываются на накладные постоянные расходы, для определения того, какие счета ГК при этом дебетуются, используются правила накладных расходов. Эти правила могут включать только один набор выделений по ГК. Сведения заголовка не требуются.
Чтобы подразделениям начислялись постоянные накладные расходы, настройте следующее:
Выполните следующие действия:
Появится список правил.
Откроется страница создания.
Экономическая единица, связанная с правилом.
Счет ГК, связанный с правилом.
Подразделение, связанное с правилом.
Чтобы удалить правило накладных расходов, выберите его и нажмите кнопку "Удалить".
Выполните следующие действия:
Откроется страница сведений о правиле.
Чтобы настроить кредиты ресурса для разнесения в ГК, требуется право доступа "Финансовое сопровождение — Управление финансами".
Большинство ИТ-отделов выставляют кредиты группе, на которую они работают, для выделения расходов и трудовых ресурсов. В кредите ресурса задано, для какого подразделения, экономической единицы, местоположения, класса транзакций или класса ресурсов он выделяется. Кредиты ресурсов основаны на инцидентах.
Выделения по ГК можно удалить из:
Можно удалить выделение по ГК, только если на него нет ссылок в расчетах между подразделениями или планах затрат.
Выполните следующие действия:
Появятся сведения о свойствах правила.
Выполните следующие действия:
Откроется страница сведений о правиле.
Для просмотра и отслеживания ошибок и предупреждений при расчетах между подразделениями используйте страницу "Сообщения".
После устранения ошибок и предупреждений сообщения удаляются со страницы. В таблице указаны некоторые частые сообщения и пути устранения проблем:
|
Тип |
Сообщение |
Возможное решение |
|---|---|---|
|
|
[Ошибка при выплате дебетовых расходов (превышение доступности).] |
|
|
|
[Ошибка при выплате накладных расходов (пост.) (превышение доступности).] |
|
|
Предупреждение |
Тип взаиморасчетов для инвестиции не задан. |
Задайте параметры расчетов между подразделениями для инвестиции. |
|
Ошибка |
В диапазоне дат транзакции нет сведений о выделении для правила кредитования. |
Определите выделение по ГК в правиле кредитования для даты транзакции. |
|
Ошибка |
В диапазоне дат транзакции нет сведений о выделении для правила дебетования. |
Определите выделение по ГК в правиле дебетования для даты транзакции. |
|
Ошибка |
Соответствующее правило кредитования не найдено. |
Выполните одно из следующих действий: Если правила кредитования нет, создайте его. Обратитесь к финансовому менеджеру. Если правило существует, сравните его критерии с транзакцией и скорректируйте их либо создайте другое правило. Можно также изменить транзакцию так, чтобы она соответствовала правилу. Обратитесь к финансовому менеджеру и менеджеру по инвестициям. |
|
Ошибка |
Соответствующее правило дебетования не найдено. |
Выполните одно из следующих действий: Если правила дебетования нет, создайте его. Обратитесь к менеджеру инвестиций или сервисов. Если правило существует, сравните его критерии с транзакцией и скорректируйте их либо создайте другое правило. Можно также изменить транзакцию так, чтобы она соответствовала правилу. Обратитесь к финансовому менеджеру и менеджеру по инвестициям. |
|
Ошибка |
Правило для накладных расходов (пост.) не найдено. |
Выполните одно из следующих действий: Создайте правило накладных расходов. Обратитесь к финансовому менеджеру. Снимите флажок, который управляет назначением оставшихся затрат правилу дебетования. |
|
Ошибка |
Недопустимое сочетание выбранных подразделения и местонахождения. |
Убедитесь, что в свойствах правила кредитования задано допустимое сочетание подразделения и местоположения. |
|
Предупреждение |
Не удается записать на кредит всю сумму расхода. |
Просмотрите правило кредитования и убедитесь, что выделение по ГК на дату транзакции равняется 100 процентам. За дополнительными сведениями обратитесь к финансовому менеджеру. |
|
Предупреждение |
Тип расходов [Капитальные затраты|Амортизация] для транзакции НЗП не соответствует типу расходов [Капитальные затраты|Амортизация] для выставления счетов по инвестициям. |
Выполните одно из следующих действий: Задайте тип расходов для транзакции НЗП в соответствии с типом для выставления счетов по инвестициям. Обратитесь к финансовому менеджеру. Задайте тип расходов для выставления счетов по инвестициям в соответствии с типом для транзакции НЗП. Обратитесь к менеджеру инвестиций или сервисов. |
Выполните следующие действия:
Появится список ошибок и предупреждений.
Имя инвестиции, которое использовалась в транзакции.
Код расходов, связанный с инвестицией.
Дата транзакции.
Тип расходов.
Ресурс, который понес затраты в связи с инвестицией.
Правило, для которого возникла ошибка или предупреждение.
Указывает, используется ли правило кредитования или дебетования.
Указывает, является ли правило стандартным или же зависящим от инвестиции.
Дата запуска задания "Создать счета-фактуры".
Пользователь, запустивший задание "Создать счета-фактуры".
Указывает, что сообщение об ошибке находится на удержании.
Ошибка или предупреждение.
Расчеты между подразделениями и кредиты регулируются правилами и обрабатываются через транзакции НЗП. Эти правила используются во время обработки транзакций для применения расходов или кредитов назначенными подразделениями. Менеджеры подразделений могут просматривать свои расходы и кредиты с помощью следующих средств.
Поддерживаются следующие правила расчетов между подразделениями.
При настройке правил дебетования менеджер инвестиций или сервисов может основывать расходы на стандартных правилах или зависящих от инвестиций правилах.
Правила дебетования и кредитования формируются из заголовка и набора выделений по ГК с учетом времени.
Заголовки правил
Заголовок уникально описывает правило и используется во время финансовой обработки для соответствия транзакциям. Некоторые примеры.
Правило дебетования DB-800 имеет код расходов "Расходы" и код транзакции "techSup". Другое правило дебетования DB-900 имеет код расходов "Расходы" и код транзакции "SysMaint".
Правило кредитования "CR-000" включает местоположение "Санта-Клара" и класс ресурсов "ENG". Другое правило кредитования "CR-111" включает местоположение "Борнмут" и класс ресурсов "ENG".
Можно настроить автозаполнение кода выделения по ГК, используемого для создания и определения правил.
Дополнительные сведения см. в документе "Руководство разработчика Studio".
Выделения по ГК с учетом времени
Правила дебетования и кредитования формируются из заголовка и набора выделений по ГК с учетом времени. Выделение с учетом времени определяет величину дебетования или кредитования подразделений для затрат на период времени. Правила расчетов между подразделениями основаны на следующем.
Бизнес-подразделение розничного банковского обслуживания Forward Inc разместило проект разработки ипотечного приложения, которое будет совместно использоваться подразделениями самообслуживания и привилегированного обслуживания. Подразделение розничного банковского обслуживания использует функцию расчетов между подразделениями для выделения расходов, понесенных ИТ на этот проект разработки.
Для этого проекта требуются опыт и навыки разработчиков приложений, опыт анализа технических операторов розничного ИТ и опыт в технической безопасности ИТ инвестиционных банковских услуг. ИТ инвестиционного банковского обслуживания настраивает зависящие от инвестиций правила дебетования и правила кредитования для расчетов между подразделениями затрат подразделений, разместивших работу, и кредитование тех, кто предоставил работу.
Кредитование нескольких ИТ-подразделений за выполненные работы
Финансовый менеджер розничного ИТ настраивает правило кредитования для выделения 100 процентов кредита между тремя подразделениями поставщика.
Подразделение по разработке розничного приложения выполняет основную массу работы по разработке, и кредитуется на 50 процентов на первые три месяца, и на 80 процентов на остальные три месяца.
Подразделение по технической эксплуатации предоставляет консультации в начале проекта и кредитуется на 25 процентов в первые три месяца и на 10 процентов в остальные три месяца.
ИТ инвестиционного банковского обслуживания также предоставляет консультации в начале проекта и кредитуется на 25 процентов в первые три месяца и на 10 процентов в остальные три месяца
Дебетование нескольких бизнес-подразделений за размещенную работу
Менеджер проекта розничного ИТ для этого проекта настраивает правило дебетования для отнесения по 50 процентов каждый квартал подразделениям розничного самообслуживания и привилегированного обслуживания.
С помощью гибких правил расчетов между подразделениями компания Forward Inc может выделить отнесение издержек подразделениям, получающим доход от сервисов, предоставляемых подразделением ИТ. Она также позволяет подразделениям ИТ получать кредит для предоставляемой ими работы.
Управление расчетами между подразделениями в инвестициях включает настройку параметров расчетов между подразделениями. Можно выбрать следующие параметры и типы расчетов:
Правила дебетования, зависящие от инвестиций, определяют, какова доля начисления каждому потребляющему подразделению от общих расходов для инвестиций или сервисов.
Если оставшиеся затраты начисляются на накладные расходы, сумма дебетования подразделений по обслуживанию клиентов не обязательно равна 100 процентов затрат. Финансовый менеджер отвечает за настройку стандартных правил, правил кредитования или накладных расходов, а также за обеспечение того, чтобы дебеты были равны кредитам. На странице "Расчеты между подразделениями" для инвестиции или сервиса можно просмотреть список правил дебетования, определенных для них. На этой странице можно выполнить детализацию и просмотреть, добавить или обновить выделение по ГК для выбранного правила дебетования.
Расходы по счету определяют способ резервирования затрат. Они также используются для сопоставления с транзакциями, чтобы определить, включены ли в счета-фактуры инвестиционные затраты. Предположим, в компании имеется политика отнесения на внутренние подразделения только инвестиций, которые рассматриваются как капитальные расходы. Предположим далее, что вы управляете серверами электронной почты. Компании считают серверы и другое критически важное оборудование подлежащим амортизации и обращаются с ними по-другому во время обработки транзакций. Транзакции капитальных затрат, обрабатываемые для серверов электронной почты, не учитываются, и расчеты между подразделениями для них не производятся.
Параметры расчетов между подразделениями определяют, как и когда создаются расходы во время формирования счетов-фактур. Для обработки расчетов между подразделениями необходимо задать параметры.
Тип расчетов между подразделениями определяет, соответствует ли транзакциям правило, определяемое инвестицией, или стандартное правило дебетования во время финансовой обработки.
Важно! Для создания счетов-фактур для согласованных транзакций необходимо выбрать тип расчетов между подразделениями.
Выполните следующие действия:
Откроется страница свойств.
Откроется страница параметров.
Тип расчетов между подразделениями для инвестиции или сервиса.
Значения:
Указывает, как учитываются затраты и рассматриваются ли они для создания счетов-фактур при обработке транзакций.
Значения:
Свойства правила дебетования однозначно описывают правило, и используются для соответствия транзакций во время финансовой обработки. Чтобы начислять оставшиеся расходы полному счету ГК, должно существовать правило накладных расходов.
Правило дебетования можно удалить, если оно не используется для обработки транзакций.
Выполните следующие действия:
Откроется страница свойств.
Откроется страница правил.
Откроется страница создания.
Уникальный код, используемый для классификации правила дебетования для данной инвестиции.
Код расходов, связанный с правилом дебетования.
Настраиваемые свойства, связанные с правилом дебетования. Доступны для выбора только в том случае, если в Studio определены значения подстановки.
Дополнительные сведения см. в документе "Руководство разработчика Studio".
Код типа входа, связанный с правилом дебетования.
Класс транзакции, связанный с правилом дебетования.
Указывает, доступно ли правило дебетования для расчетов между подразделениями.
Значения:
Указывает, отнести ли оставшиеся затраты на накладные расходы. Установите этот флажок, чтобы отнести оставшиеся затраты на накладные расходы.
Выполните следующие действия:
Откроется страница свойств.
Откроется страница правил.
Откроется главная страница свойства выделения по ГК.
Уникальный код, используемый для классификации правила дебетования для данной инвестиции.
Код расходов, связанный с правилом дебетования.
Настраиваемые свойства, связанные с правилом дебетования. Доступны для выбора только в том случае, если в Studio определены значения подстановки.
Код типа входа, связанный с правилом дебетования.
Класс транзакции, связанный с правилом дебетования.
Указывает, доступно ли правило дебетования для расчетов между подразделениями.
Значения:
На удержании. Если транзакция не соответствует активным правилам, правило может учитываться при проверке транзакции.
Указывает, отнести ли оставшиеся затраты на накладные расходы. Установите этот флажок, чтобы отнести оставшиеся затраты на накладные расходы.
После создания правил дебетования можно определить выделения по ГК, определяющие способ начисления затрат подразделениям по работе с клиентами. Выделение по ГК состоит из полного счета ГК и набора правил выделения, которые представляют процент выделенной стоимости за указанный период времени. Полный счет ГК является комбинацией обычного счета ГК и подразделения.
Для каждого выделения по ГК можно равномерно распределить проценты расчетов между подразделениями на все фискальные периоды времени или задать разные проценты для каждого периода времени. Например, если компания использует квартальные периоды времени, можно задать 100 процентов выделения на первый квартал и 50 процентов на остальные кварталы. Оставшиеся затраты на последние три квартала могут быть начислены другому подразделению или на накладные расходы.
Можно удалить выделение по ГК из правил дебетования, если на него нет ссылок в финансовых планах или расчетах между подразделениями.
Выполните следующие действия:
Откроется страница свойств.
Откроется страница правил.
Откроется страница "Список сведений о выделении по ГК".
Откроется страница "Создать сведения о выделении в ГК".
Откроется страница свойств выделений по ГК.
Фискальные периоды времени, доступные для выбора, определяются типом фискального периода времени экономической единицы.
Можно просмотреть транзакции, обрабатываемые для инвестиций или сервисов, чтобы убедиться, что они разнесены правильно. При обнаружении ошибок, для которых требуется обращение, можно также обратить расходы для выбранных транзакций или для всех указанных транзакций.
При обращении расходов выделенное начисление удаляется из счетов-фактур подразделения. Они не выводятся, когда счета-фактуры создаются в следующий раз или менеджер подразделения вручную восстанавливает счет-фактуру. Если при обращении расходов счет-фактура заблокирована или утверждена, это изменение отражается на будущих счетах-фактурах.
Выполните следующие действия:
Откроется страница свойств.
Откроется страница транзакций.
Выделенные транзакции показывают, что расходы были обращены.
Каждое подразделение, которому начислена стоимость предоставленных инвестиций или сервисов, получает счет-фактуру для каждого периода времени. Счета-фактуры можно периодически просматривать, чтобы контролировать расходы, выполнять коррекции, утверждать или отклонять счета-фактуры, и вручную восстанавливать счета-фактуры.
Менеджер инвестиций или сервисов настраивает правила дебетования, которые определяют подразделения, которым выполняются начисления, и проценты затрат, которые им дебетуются.
Чтобы получать и отправлять, утверждать или отклонять счета-фактуры, необходимо настроить следующее:
Или
Обычно финансовый менеджер и менеджер подразделения совместно работают над утверждением счетов-фактур. Финансовый менеджер отправляет счета-фактуры на утверждение, а менеджер подразделения утверждает или отклоняет счета-фактуры. Права доступа к счетам-фактурам подразделения определяют пользователей, которые могут выполнять задачи, связанные со счетами-фактурами.
Используйте политики компании и рекомендации для определения ролей, ответственных за счета-фактуры, и сроков отправки и утверждения счетов-фактур. Далее описывается процесс утверждения.
Делегированное утверждение счетов-фактур позволяет подчиненным подразделениям просматривать и утверждать свои собственные счета-фактуры. Делегированное утверждение счета-фактуры определяется при настройке подразделений.
Когда подчиненным подразделениям делегируется право утверждения счетов-фактур, счета-фактуры создаются для каждого подчиненного подразделения и для родительского подразделения, если существуют правила дебетования и для них разнесены транзакции. Расходы подчиненного подразделения не сводятся в родительское подразделение.
Если подчиненным подразделениям не делегировано утверждение счетов-фактур, расходы, проведенные по этим подчиненным подразделениям, сводятся в счет-фактуру родительского подразделения.
Чтобы родительские подразделения могли делегировать утверждение счета-фактуры своим подчиненным подразделениям, им самим должно быть делегировано такое право. Если родительское подразделение верхнего уровня не задало делегированное утверждение счета-фактуры, никакие подчиненные подразделения в этой ветви не смогут просматривать или утверждать счета-фактуры. Все расходы сводятся в родительское подразделение верхнего уровня.
Рассмотрим следующую организационную структуру и влияние делегированного утверждения счета-фактуры, оказываемое на каждое подразделение.
Бизнес-подразделение розничного банковского обслуживания
Делегирует утверждение счетов-фактур двум своим подчиненным подразделениям — подразделению банковского самообслуживания и подразделению управления счетами важных клиентов. Счет-фактура для бизнес-подразделения розничного банковского обслуживания создается при разноске транзакций бизнес-подразделения.
Подразделение банковского самообслуживания
Не делегирует утверждение счетов-фактур двум своим подчиненным подразделениям — подразделению маркетинга и подразделению обслуживания клиентов. Счет-фактура для подразделения банковского обслуживания самообслуживания создается, когда для этого подразделения выполняется разноска транзакций. Расходы, проводимые для подразделений маркетинга и обслуживания клиентов, сводятся в счет-фактуру банковского самообслуживания. Подразделения маркетинга самообслуживания и обслуживания клиентов не получают счетов-фактур.
Пдразделение управления счетами важных клиентов
Делегирует утверждение счетов-фактур двум своим подчиненным подразделениям — подразделению маркетинга и подразделению обслуживания клиентов. Когда для подразделения управления счетами важных клиентов выполняется разноска транзакций, для этого подразделения создается счет-фактура. Подразделения маркетинга счетов важных клиентов и обслуживания счетов важных клиентов также получают свои собственные счета-фактуры, когда для этих подразделений выполняется разноска транзакций.
В каждом линейном элементе счета-фактуры отображаются агрегированные затраты родительской инвестиции или сервиса верхнего уровня в иерархии. Можно выполнить детализацию и просмотреть данные затрат родительской инвестиции или дочерней инвестиции, участвующих в транзакциях за период времени счета-фактуры.
Чтобы узнать, как работать с расходами в иерархиях инвестиций или сервисов, см. следующие документы:
Подразделение розничного самообслуживания компании Forward Inc управляет продуктом "Банковское самообслуживание". Этот продукт является родителькой инвестицией нескольких других дочерних инвестиций, таких как система оперативного выставления и оплаты счетов (OBP) и техническая поддержка. При просмотре счетов-фактур менеджеры подразделений будут видеть только агрегированные расходы родительского объекта верхнего уровня. Например, 4190 $ за "Банковское самообслуживание" представляют итоговые расходы для инвестиции в иерархии, которая существовала в транзакции во время учетного периода.
Менеджеры подразделений могут просматривать подробные расходы в каждой инвестиции в иерархии, щелкнув сумму или итоговую сумму
Время от времени могут возникать неверные расходы, требующие корректировки или обращения. Когда это происходит, можно отклонить счет-фактуру и запросить корректировку. Далее приведены примеры корректировок, которые можно запросить.
Обратитесь к менеджеру инвестиции или сервиса и запросите корректировку своего процента выделения дебета.
Обратитесь к финансовому менеджеру, чтобы создать корректировку НЗП и изменить транзакцию нужным образом, например, увеличить или снизить ставку, стоимость или единицы измерения.
Обратитесь к менеджеру инвестиций или сервисов либо к финансовому менеджеру, чтобы обратить расходы.
Корректировки или обращения транзакций либо правил дебетования инициируют корректировки в других подразделениях, совместно использующих затраты инвестиции. Например, если процент выделения уменьшен на 5 процентов, другие подразделения перенимают эти дополнительные расходы. Если общая стоимость снижена для одной транзакции, тогда все подразделения, совместно использующие показатели стоимости, также получают скорректированные расходы.
Корректировки или обращения, выполненные в заблокированных или в утвержденных счетах-фактурах, отражаются в следующем незаблокированном счете-фактуре или в будущих счетах-фактурах.
Менеджеры подразделений могут просматривать список счетов-фактур, созданных для их подразделений. Финансовые менеджеры могут просматривать все созданные счета-фактуры, а также детализировать и просматривать подробные сведения о них и данные транзакций.
Менеджеры подразделений могут просматривать их счета-фактуры на страницах счетов-фактур подразделения.
Выполните следующие действия:
Просмотр счета-фактуры для подразделения
Откроется страница списка.
Отобразится список счетов-фактур для подразделения. Можно просмотреть статус и сумму счета-фактуры.
Финансовые менеджеры могут просматреть все счета-фактуры, связанные с расчетами между подразделениями, на страницах счетов-фактур управления финансами.
Выполните следующие действия:
Просмотр всех счетов-фактур
Откроется страница списка. Можно просмотреть статус и сумму счета-фактуры.
Можно просмотреть детали счета-фактуры, корректировки предыдущего периода и сумму счета-фактуры. Можно также утверждать и отклонять счета-фактуры в зависимости от их состояния.
Выполните следующие действия:
Откроется страница свойств.
Отображает инвестицию, являющуюся источником расходов.
Отображает сумму расхода для указанного периода времени. Щелкните эту ссылку, чтобы просмотреть детали транзакции.
Сумма корректировки, применявшейся в предыдущий период времени. Если это значение равно нулю, корректировки предыдущего периода не выполнялись. Щелкните эту ссылку, чтобы просмотреть детали корректировки.
Отображает итоговую сумму расходов меньше корректировок за указанный период времени. Щелкните эту ссылку, чтобы просмотреть детали транзакции.
Указывает, подписаны ли вы на сервис. Если вы подписаны на сервис, флажок установлен.
Включены следующие ключевые сведения.
Указывает, представляет ли транзакция незавершенное производство (НЗП) или корректировку.
Отображает сумму транзакции.
Отображает процент, начисленный сервису.
Пример: 100% означает, что инвестиция используется одним сервисом, а 50% — что инвестиция используется двумя сервисами.
Отображает масштабируемую денежную сумму в зависимости от процента, начисленного сервису.
Обычно финансовый менеджер отправляет счета-фактуры на утверждение. Отправленные счета-фактуры автоматически блокируются и находятся в состоянии "Отправлено". Отправленные счета-фактуры можно возвратить, утвердить или отклонить.
Выполните следующие действия:
Обычно блокирует и разблокирует счета-фактуры финансовый менеджер.
Для блокировки и разблокировки счетов-фактур используйте страницу "Элементы счета-фактуры подразделения".
Если счет-фактура отправлен, он автоматически блокируется. Если счет-фактура заблокирован, транзакции не могут быть добавлены в счет-фактуру. При наличии прав на отправку счетов-фактур можно временно разблокировать и восстановить последние изменения.
Выполните следующие действия:
Утверждает или отклоняет счет-фактуру обычно менеджер подразделения.
Если счет-фактура утвержден, нельзя возвратить счет-фактуру и делать над ним какие-либо другие действия. Корректировки или обращения, выполненные для счета-фактуры после его утверждения, включаются со следующими разблокированными или будущими счетами-фактурами.
Если счет-фактура отклонен, могут быть сделаны корректировки НЗП или изменения правил дебетования для коррекции расходов. Обратитесь к финансовому менеджеру за помощью с корректировками НЗП.
Выполните следующие действия:
Состояние счета-фактуры изменяется на "Утверждено".
Состояние счета-фактуры изменяется на "Отклонено".
Счета-фактуры непрерывно обновляются во время запланированных запусков задания "Создать счета-фактуры". Но в промежутке между запусками запланированного задания можно вручную обновить счет-фактуру и просмотреть недавно добавленные транзакции.
Если повторный расчет влияет на несколько счетов-фактур, и все затронутые счета-фактуры разблокированы, счет-фактура обновляется. Если счет-фактура, затрагиваемый изменением, блокирован, повторный расчет не учитывается. Если повторный расчет невозможен, появляется сообщение, оповещающее об этом.
Выполните следующие действия:
Во время процесса восстановления будет отображаться индикатор выполнения. По окончании отобразится восстановленный счет-фактура.
Можно вернуть состояние счета-фактуры его в состояние при отправке, выполнив его обращение.
Выполните следующие действия:
Состояние счета-фактуры изменяется на "Вызванный".
Отчет о возмещении затрат сообщает подразделениям, насколько могут быть возмещены понесенные ими затраты из подразделений, получивших выгоды от предоставленных сервисов. Отчет о возмещении затрат аналогичен отчету о прибылях компании (только для подразделений).
Понесенные расходы начисляются подразделениям, которые получают сервисы. Менеджеры подразделений могут просмотреть свои расходы в счете-фактуре.
Только подразделения, которые предоставляют сервисы, могут просматривать отчеты о возмещении затрат подразделений. Должны быть выполнены следующие условия.
Дополнительные сведения см. в документе "Руководство пользователя по управлению ИТ-сервисом".
Отчет о возмещении затрат создается совместно со счетами-фактурами во время запланированных запусков задания "Создать счета-фактуры".
Forward Inc предлагает своим бизнес-подразделениям широкий спектр сервисов поддержки ИТ, таких как поддержка электронной почты, обслуживание компьютеров и сетевая поддержка. Такие сервисы необходимы каждому бизнес-подразделению для работы. Каждому из этих подразделений проводятся начисления за эти сервисы. Каждое подразделение, которое предоставляет сервисы, получает кредит на выполненную работу.
Утвержденные счета-фактуры относят затраты подразделениям, которые пользуются сервисами.
Счета-фактуры подразделений создаются, рассматриваются и утверждаются ежеквартально подразделениями, которые пользуются предоставленными им сервисами. Корпоративное подразделение персонала подписано на несколько ИТ-сервисов и согласно принимать начисления за часть этих сервисов. Подразделение персонала утвердило счет-фактуру на сумму 7400 долларов.
Переобразование начисленных затрат в кредит для предоставляющих подразделений
Подразделение предоставления ИТ-сервисов получает кредит за предоставленные сервисы. Менеджер подразделения может видеть понесенные затраты и кредиты, просмотрев отчет о возмещении затрат подразделения. В отчете указывается, что некоторые расходы были утверждены и подразделение возместило на текущий момент 7400 долларов. Менеджеры других подразделений еще должны утвердить свои начисления. Они будут отображаться как отклонение от возмещения.
В отчете о возмещении затрат можно просмотреть сводку всех понесенных затрат, возмещенных затрат и кредитов, отсортированных по сервисам.
Выполните следующие действия:
Откроется страница списка.
Откроется страница свойств.
Появится отчет о возмещении затрат.
Отобразится список инвестиций, принадлежащих подразделению.
Отображает имя инвестиции, принадлежащей этому подразделению и предлагаемой как сервис другим подразделениям.
Указывает, является инвестиция сервисом или инвестицией другого типа.
Отображает общие затраты, понесенные на текущий момент этой инвестицией, которые были начислены другим подразделениям. Щелкните это значение, чтобы просмотреть детали транзакции.
Отображает общие затраты, утвержденные на настоящую дату подразделениями, которым начислены затраты по этой инвестиции. Это итоговые затраты, возмещенные на текущую дату данным подразделением. Щелкните это значение, чтобы просмотреть детали транзакции.
Отображает разницу между понесенными затратами и возмещенными затратами на текущую дату. Это итоговая сумма, которую данное подразделение предполагает возместить.
Отображает итоговый возможный кредит, который данное подразделение может получить. Щелкните это значение, чтобы просмотреть детали транзакции.
Отображает разницу на текущую дату между возмещенными затратами и кредитом.
Можно просмотреть сведения отчета о возмещении затрат для просмотра сведений о транзакции.
Выполните следующие действия:
Откроется список инвестиций.
Откроется список обработанных транзакций, влияющих на этот отчет о возмещении затрат.
Отображает имя инвестиции, затраты которой были понесены.
Имя подразделения, которое оплатило расходы.
Отображает дату транзакции.
Отображает итоговые понесенные затраты.
Отображает выделение ГК, определенное в правиле кредитования финансовым менеджером.
Масштабируемая сумма согласно проценту выделения по ГК.
|
© 2013 CA.
Все права защищены.
|
|