Use a requisição de recursos para responder a requisições, trocar mensagens com o gerente de projeto e gerenciar processos relacionados a requisições. A requisição de recursos do CA Clarity PPM permite criar requisições simples ou detalhadas para solicitar recursos para diversos períodos.
Esta seção contém os seguintes tópicos:
Visão geral da requisição de recursos
Acessar requisições de recurso
Gerenciar requisições de recurso
Atender às necessidades de definição de equipe solicitadas
Gerenciar processos de requisição automatizados
Uma requisição é uma solicitação de definição de uma equipe com recursos de mão-de-obra para um projeto específico. O principal benefício das requisições é o planejamento. Se ignorar uma requisição e atribuir um recurso diretamente a um projeto, você poderá comprometer seu próprio projeto. Isso ocorre porque você está atribuindo sem saber dos outros projetos em que o recurso pode estar trabalhando. Dessa forma, você pode sobrecarregar o recurso ou atribuir o recurso errado. Os destinatários da requisição normalmente são gerentes de recursos que conhecem as cargas de trabalho e as habilidades de seus recursos. Portanto, ao enviar uma requisição, os gerentes de recursos atribuem os recursos mais adequados para os projetos.
Você pode usar a requisição de recurso para fazer o seguinte:
As requisições são específicas do projeto, isto é, você não pode criar uma requisição que defina uma equipe para vários projetos ao mesmo tempo. Cada requisição contém a solicitação de definição de apenas uma equipe e só atende a um projeto.
Para obter mais informações, consulte o Guia do Usuário de Gerenciamento de Projetos.
Na qualidade de gerente encarregado dos recursos, você pode definir um gerente de reservas padrão para cada recurso e função no sistema. Portanto, as requisições são encaminhadas automaticamente para o gerente de recursos apropriado, sem qualquer intervenção do gerente de projeto.
A definição do gerente de reservas é opcional. Se for definido, o campo Gerente de reservas de uma requisição receberá como valor padrão esse gerente de recursos e será exibido na página de propriedades do recurso. Se você não definir esse campo, o gerente de projeto poderá defini-lo no nível da requisição ou deixá-lo em branco. Se o campo for deixado em branco, os direitos de acesso do gerente do recurso disponível decidirão a alocação a essa requisição.
No caso de funções, um mapeamento entre as funções e um ORG pode ser usado para definir o gerente de reservas padrão.
Siga estas etapas:
Depois de criada, a requisição é encaminhada para o gerente de reservas apropriado com base nas seguintes considerações:
Tanto o gerente de projeto (criador da requisição) quanto o gerente de reservas (gerente de recursos) são notificados sobre as modificações de status nas requisições. Se nenhum gerente de reservas for selecionado, nenhuma notificação será enviada. No entanto, todas as pessoas que tiverem direitos de acesso apropriados verão a requisição em suas listas. Por exemplo, filtrando por requisições não atribuídas. O campo Gerente de reservas pode ser alterado a qualquer momento para refletir outro gerente de recursos. O recurso de alteração permite que os gerentes de recursos encaminhem as requisições novamente.
O valor do campo Solicitado por, na página Propriedades da requisição, recebe como valor padrão o criador da requisição. Se você não for o usuário atual mencionado em Solicitado por, altere o valor desse campo para que seja você mesmo. Se a sua empresa tiver uma cadeia de encaminhamento que passa por diversas pessoas, o recurso de alteração será útil.
Somente os usuários nos campos Solicitado por e Gerente de reservas são notificados sobre as requisições em aberto. Os recursos solicitados e reservados não são notificados. A notificação de recursos ocorre quando o recurso é adicionado ao projeto como participante da equipe. Isso pode ser definido para ocorrer automaticamente quando ocorrer a reserva definitiva do recurso. Para obter detalhes, entre em contato com o administrador.
O seguinte descreve os diferentes tipos de status de requisição e descreve um uso típico para os status:
Todas as requisições começam como "Novas". Elas mantêm o status de "Novo" até que o proprietário envie a requisição ou altere o status manualmente. Quando estiver pronto para que um gerente de reservas preencha a solicitação, altere o status para "Aberto".
Para obter mais informações, consulte o Guia do Usuário de Gerenciamento de Projetos.
Este status indica que a requisição está ativa e precisa ser preenchida. O solicitante que cria a requisição é o mesmo que altera o status para "Aberto". O gerente de reservas é notificado. Em "Aberto", o status pode ser definido como "Novo", "Proposto" ou "Fechado".
Observação: o status "Proposto" estará disponível se você tiver o direito de acesso Projeto - Anexar recursos de requisição. Além disso, é necessário selecionar a configuração Aprovação de requisição obrigatória para o projeto.
O gerente de reservas propõe reservas para atender à requisição. O solicitante é notificado. Ele analisa os recursos propostos. Se o solicitante rejeitar os recursos identificados pelo gerente de reservas, o status da requisição será alterado para "Aberto".
Esse status indica que um gerente de projeto ou de recursos aceitou (reservou) o recurso na requisição. O status da requisição é alterado automaticamente para “Reservado” e o solicitante e o gerente de reservas são notificados. O status "Reservado" ficará disponível:
Este status indica que não há mais necessidade de trabalho em uma requisição. Somente o solicitante pode fechar uma requisição. Se o gerente de reservas recusar uma requisição aberta, o status da requisição será alterado automaticamente para Fechado.
Observação: o campo Status de uma requisição está localizado na página Propriedades da requisição. O proprietário da requisição (também chamado de solicitante) é a única pessoa que pode alterar seu status inicial de "Novo" para algo diferente (geralmente "Aberto"). Os destinatários podem alterar o status de "Aberto" para "Proposto", "Reservado" ou "Fechado".
A tabela a seguir mostra as partes notificadas quando o status da requisição é alterado:
|
Alterações no status da requisição |
Solicitado por |
Gerente de reservas |
|---|---|---|
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Criado |
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De Novo para Aberto |
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Notificado |
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De Aberto para Novo |
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Notificado |
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De Aberto para Propor |
Notificado |
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De Propor para Reservado |
Notificado |
Notificado |
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De Aberto para Reservar (caso não seja necessária a aprovação da requisição) |
Notificado |
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Alterações do gerente de reservas |
Notificado |
Os gerentes de reservas novos e antigos são notificados. |
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Alteração de Solicitado por |
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Closed |
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Excluído |
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É possível determinar o formato da notificação de requisição (ou seja, o layout da mensagem e o método de entrega) na página Configurações da conta: Notificações.
Para obter mais informações, consulte o Guia Básico do Usuário.
Você pode configurar um processo automatizado que identifique as diferentes etapas do ciclo de vida de uma requisição e emita notificações automaticamente em cada etapa.
Na qualidade de gerente de recursos, você recebe uma notificação para cada requisição atribuída a você. Você pode acessar essas requisições em aberto por meio da:
A página Requisições de recurso lista todas as requisições atribuídas e não atribuídas que você tem direito de visualizar. Nessa página, você pode propor e reservar requisições.
Use a seção Filtro de requisições na parte superior da página Requisições de recurso para localizar uma ou mais requisições usando diversos critérios de pesquisa. A pesquisa pode ser feita por nome da requisição, ID, projeto associado, status ou prioridade.
Siga estas etapas:
Os resultados da pesquisa são exibidos na parte inferior da página.
Para obter mais informações, consulte o Guia Básico do Usuário.
Siga estas etapas:
Esta página fornece os detalhes inseridos pelo solicitante da requisição.
Use esta página para localizar e adicionar recursos às suas requisições.
Use esta página para iniciar discussões sobre a requisição e participar delas.
Use esta página para criar, executar e acompanhar processos de requisição.
Use esta página para acompanhar as alterações no objeto da requisição (se os campos da requisição estiverem ativados para auditoria). Para obter detalhes, entre em contato com o administrador.
Na página Requisições de recurso, é possível acessar e atender a todas as requisições que lhe foram atribuídas. Você pode atender às necessidades de definição de equipe solicitadas da seguinte maneira:
As requisições de recursos nomeados incluem a proposta de um recurso, facilitando assim a resposta. Para atender a solicitações de recursos nomeados, abra uma requisição e trate-a individualmente. Ou então, selecione várias requisições e proponha-as novamente ao gerente de projeto.
Use a página Recursos da requisição para atender às requisições de recursos nomeados. Essa página exibe um histograma que apresenta mais informações sobre o recurso. Você vê com precisão o volume solicitado pelo gerente de projeto semanalmente. A parte amarela do histograma representa o quanto o recurso é necessário nesse projeto específico. A parte verde representa o quanto ele é necessário em outros projetos. A vermelha mostra onde o recurso está superalocado.
Siga estas etapas:
A página Requisições de recurso é exibida e atualiza o status da requisição para "Proposto".
Depois de abrir uma requisição, se você decidir que um recurso está superalocado, poderá reduzir a alocação.
Você também pode clicar no ícone Propriedades à esquerda do nome do recurso, editar os segmentos de alocação existentes e, opcionalmente, adicionar novos segmentos de alocação. Ao concluir, clique em Salvar e voltar.
Siga estas etapas:
O amarelo agora representa o novo valor da reserva para o projeto e o verde representa as reservas para outros projetos. Nenhum vermelho é exibido para indicar a superalocação.
Depois de abrir uma requisição e editar o valor de alocação para o recurso nomeado, você pode propor a alocação em resposta ao gerente de projeto. Clique em Propor. A página Requisições de recurso é exibida e atualiza o status da requisição para "Proposto".
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Se... |
Então... |
|---|---|
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A opção Aprovação de requisição obrigatória do projeto estiver desativada (a aprovação do gerente de projeto não é obrigatória). |
O botão Reservar será exibido na página, em vez do botão Propor. Clique em Reservar para fazer a reserva definitiva do recurso no projeto automaticamente, sem a aprovação do gerente de projeto. |
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Se a opção Aprovação de requisição obrigatória estiver desativada, mas você não possuir o direito de acesso Projeto – Editar. |
O botão Propor será exibido na página, em vez do botão Reservar. Clique em Propor para enviar a reserva para aprovação, em vez de reservá-la diretamente para o projeto. Posteriormente, quando o gerente de projeto visualizar a página Equipe do projeto: Requisições, os botões Reservar e Rejeitar serão exibidos na página. |
Se você propuser o mesmo recurso com a mesma alocação ao gerente de projeto, a proposta será aprovada automaticamente. O gerente de projeto não aprova a proposta. A aceitação automática envia uma notificação ao gerente de projeto.
Siga estas etapas:
Na página Requisições do recurso, se uma requisição contiver uma solicitação para cancelar a reserva de um recurso específico, uma marca de seleção será exibida na coluna Cancelar reserva.
Cancelando a reserva de um recurso remove a alocação definitiva para o recurso no futuro. Por padrão, a data de início do cancelamento da reserva é definida para o dia seguinte. Você pode mover a data de início para uma data anterior, se desejar.
Siga estas etapas:
Na página Requisições de recurso, observe como o valor da alocação reservada em definitivo se altera na coluna Taxa média. Se a reserva de um recurso for totalmente cancelada, o valor será exibido como 0,00%.
Observação: uma requisição para cancelar a reserva e substituir um recurso marca as caixas de seleção Cancelar reserva e Substituir, na página Propriedades da requisição. Além disso, o menu Recursos é exibido. Clique em Recursos para definir critérios de filtragem apropriados. Em seguida, selecione e adicione um novo recurso para coincidir com a disponibilidade do recurso substituído. Se você tiver os direitos de acesso necessários, o botão Substituir será exibido na página. Clique em Substituir para substituir o recurso cuja reserva foi cancelada pelo novo recurso. Caso contrário, o gerente de projeto poderá revisar a substituição proposta e reservar esse recurso.
Para obter mais informações, consulte o Guia do Usuário de Gerenciamento de Projetos.
Ao receber uma requisição de função, localize e proponha pelo menos um recurso que seja compatível com a função descrita na requisição de definição de equipe. Se você propuser vários recursos, aloque os recursos adequadamente para que o valor da requisição seja dividido entre os vários recursos. Por exemplo, se o gerente de projeto solicitar um recurso por uma semana, você poderá propor dois recursos da seguinte forma: um de segunda a quarta-feira e outro de quinta a sexta-feira.
Para localizar recursos que correspondam às necessidades de definição de equipe, abra a requisição ou clique no ícone Pessoa com lista, ao lado da requisição. As informações exibidas na página Localizar recursos baseiam-se nos requisitos especificados na solicitação de definição de equipe. É possível modificar os critérios de pesquisa para encontrar recursos mais adequados.
Siga estas etapas:
Se uma requisição tiver um único recurso, ele será selecionado. O recurso é o candidato proposto na lista curta.
Siga estas etapas:
A página Recursos da requisição é exibida com a página Recursos ativa.
A página Requisições de recurso é exibida e atualiza o status da requisição para "Proposto".
Se forem adicionados vários recursos à requisição, calcule quanto será alocado de cada recurso.
Siga estas etapas:
A página Requisições de recurso é exibida e atualiza o status da requisição para "Proposto".
Na qualidade de gerente de recursos, você pode modificar uma proposta e reenviá-la. Edite somente quando você receber uma notificação de que o gerente de projeto rejeitou os recursos de uma requisição.
Siga estas etapas:
A página Requisições de recurso é exibida e atualiza o status da requisição para "Proposto".
É possível recusar uma requisição por vários motivos: diferenças com a seleção ou falta de disponibilidade do recurso para atender à requisição. Se você recusar uma requisição, poderá registrar uma observação na página Discussões, explicando o motivo da recusa.
Siga estas etapas:
Use as discussões de uma requisição para trocar mensagens e outras informações com os destinatários. Somente os destinatários da requisição e as pessoas que tiverem acesso a ela poderão participar das discussões iniciadas em uma requisição.
Siga estas etapas:
Se você puder acessar a requisição, inicie novas discussões e responda às mensagens existentes. Para criar novas mensagens de qualquer tipo, seja para iniciar uma nova discussão ou para responder a uma mensagem existente, use a página Mensagem de discussão: Propriedades.
Siga estas etapas:
As duas ações levam você à página Mensagem de discussão: Propriedades, para criar sua mensagem.
Define o assunto da mensagem.
Define o texto da mensagem.
Clique no ícone Procurar para anexar um documento.
Especifica se você deseja que os destinatários da discussão recebam uma notificação por email quando chegar uma nova mensagem para revisão.
Padrão: selecionado
Você pode especificar suas configurações de notificação, como as de email, na página Configurações da conta: Notificações.
Para obter mais informações, consulte o Guia Básico do Usuário.
Depois de enviar a mensagem, você a verá na seção Mensagens da página Discussões da requisição: Mensagens.
Um segmento de discussão começa com a primeira resposta, abaixo da mensagem original. As mensagens subsequentes são exibidas em ordem decrescente. Use a página Discussões da requisição: Respostas das mensagens para visualizar o segmento de discussão, visualizar as mensagens ou responder a uma mensagem.
Depois de expandir o segmento de discussão, clique em Novo para responder, expandindo assim ainda mais o segmento. Clique em Discussão para recolher todos os segmentos abertos. Clique em Novo para criar uma discussão sobre a requisição.
Siga estas etapas:
No sistema de notificação imediata para as requisições, a geração da notificação depende da alteração manual da configuração do Status da requisição. Se a configuração não for alterada, a notificação não poderá ser enviada. Se o status das novas requisições não for alterado para "Aberto", os destinatários não poderão saber sobre a nova requisição a ser preenchida.
Você pode evitar a incertezas na notificação configurando um processo de notificação automatizado que identifique diferentes etapas do ciclo de vida da requisição. O processo automatizado poderá emitir uma notificação sempre que um novo estágio for atingido. Use a página Requisição: Processos para emitir uma notificação.
Quando você cria um processo em uma requisição, ele fica disponível somente para essa requisição. Quando o administrador cria um processo de requisição global na Ferramenta de administração, o processo fica disponível para ser usado por todas as requisições. São necessários direitos globais de acesso para criar um processo global.
A página Requisição: Processos contém dois links:
Siga estas etapas:
Crie um processo de notificação automatizado para identificar as diferentes etapas do ciclo de vida de uma requisição e evitar incertezas de notificações manuais. Um processo automatizado emite uma notificação ao atingir uma nova etapa.
O novo processo é exibido na lista de processos de requisição disponíveis. Se o processo for manual, para iniciá-lo, selecione-o e clique em Iniciar. O objeto do processo deve ser definido para as requisições.
Para obter mais informações, consulte o Guia de Administração.
Siga estas etapas:
Use a página Requisição: Processos para acompanhar o andamento dos processos já iniciados. Para acessar essa página, abra uma requisição e clique em Processos.
Enquanto o processo estiver em andamento, o status será exibido como "Em execução" no campo Status da página Requisição: Processos. Clique em Retorno para parar a instância do processo.
Para obter mais informações, consulte o Guia de Administração.
É possível excluir um processo tanto da página Requisição: Processos disponíveis como da página Requisição: Processos iniciados.
Siga estas etapas:
A exclusão abre a página de processos atualizada.
A página Trilha de auditoria da requisição permite ver quando determinados campos das ocorrências foram alterados e quem os alterou. Dessa forma, é possível acompanhar as alterações por recurso e data.
O administrador do CA Clarity PPM seleciona os campos da requisição que estão disponíveis para você na página usando o Studio.
Siga estas etapas:
Os campos de auditoria da requisição são exibidos.
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