Ta sekcja zawiera następujące tematy:
Zapotrzebowanie na zasoby — przegląd
Dostęp do zapotrzebowań na zasoby
Zarządzanie zapotrzebowaniami na zasoby
Realizowanie żądanych przydziałów personelu
Dyskusje dotyczące zapotrzebowania
Zarządzanie zautomatyzowanymi procesami dotyczącymi zapotrzebowań
Funkcja obsługi zapotrzebowań na zasoby służy do odpowiadania na zapotrzebowania, wymiany wiadomości z kierownikiem projektu i zarządzania procesami związanymi z zapotrzebowaniami. Funkcja obsługi zapotrzebowań na zasoby programu CA Clarity PPM umożliwia tworzenie zapotrzebowań prostych lub szczegółowych, które służą do zamawiania zasobów na wiele okresów czasu.
Zapotrzebowanie to zamówienie przydziału personelu (zasobów robocizny) do konkretnego projektu. Główną zaletą funkcji zapotrzebowań jest możliwość planowania. Bezpośrednie przypisanie zasobu do projektu z pominięciem zapotrzebowania może spowodować wystąpienie problemów w projekcie. Wynika to z tego, że zasób jest przypisywany bez sprawdzenia informacji o innych projektach, przy których zasób może pracować. Przez to zasób może zostać przeciążony albo może nastąpić przypisanie niewłaściwego zasobu do pracy. Odbiorcami zapotrzebowań są zwykle menedżerzy ds. zasobów, którzy znają obciążenie podlegających im zasobów. W związku z tym gdy zostanie przesłane zapotrzebowanie, menedżer może przypisać do projektów najbardziej odpowiednie zasoby.
Funkcja zapotrzebowań na zasoby może służyć do następujących celów:
Zapotrzebowania są związane z konkretnymi projektami, zatem nie można utworzyć zapotrzebowania służącego do obsadzenia wielu projektów w tym samym czasie. Każde zapotrzebowanie zawiera żądanie z tylko jednym wymaganiem dotyczącym przydziału personelu i przeznaczone dla tylko jednego projektu.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik użytkownika — Zarządzanie projektami.
Menedżer zarządzający zasobami może określić domyślnego menedżera alokacji dla każdego zasobu i roli w systemie. Umożliwia to automatyczne przekazywanie zapotrzebowań do właściwego menedżera ds. zasobów bez wykonywania żadnych dodatkowych czynności przez kierownika projektu.
Określenie menedżera alokacji jest opcjonalne. Jeśli zostanie określony, pole Menedżer alokacji w zapotrzebowaniu będzie domyślnie wskazywać tego menedżera ds. zasobów i będzie wyświetlane na stronie właściwości zasobu. Jeśli to pole nie zostanie określone, kierownik projektu może określić je na poziomie zapotrzebowania lub pozostawić puste. Jeśli pole pozostanie puste, o alokacji do zapotrzebowania decydują prawa dostępu dostępnego menedżera ds. zasobów.
W przypadku ról do określenia domyślnego menedżera alokacji można wykorzystać mapowanie między rolami a strukturą SPO.
Wykonaj następujące kroki:
Po utworzeniu zapotrzebowania jest ono przekazywane do odpowiedniego menedżera alokacji wybranego na podstawie następujących kryteriów:
Kierownik projektu (twórca zapotrzebowania) i menedżer alokacji (menedżer ds. zasobów) są powiadamiani o zmianach stanu zapotrzebowania. Jeśli nie wybrano menedżera alokacji, nie jest wysyłane żadne powiadomienie. Wszystkie osoby z odpowiednimi prawami dostępu widzą jednak zapotrzebowanie na swoich listach, na przykład podczas filtrowania według nieprzypisanych zapotrzebowań. Zawartość pola Menedżer alokacji można zmienić w dowolnej chwili, aby wskazać innego menedżera ds. zasobów. Możliwość zmiany pozwala menedżerom ds. zasobów przekierowywać zapotrzebowania.
Domyślna wartość pola Żądanie zgłoszone przez na stronie Właściwości zapotrzebowania to twórca zapotrzebowania. Użytkownik może zmienić wartość pola „Żądanie zgłoszone przez” tak, aby wskazywała jego samego, jeśli aktualnie tak nie jest. Jest to przydatne, jeśli w firmie istnieje łańcuch kierowania obejmujący wiele osób.
Tylko użytkownicy wskazani w polach Żądanie zgłoszone przez i Menedżer alokacji są powiadamiani o otwartych zapotrzebowaniach. Zamawiane i alokowane zasoby nie są powiadamiane. Zasób jest powiadamiany, gdy zostanie dodany do projektu jako uczestnik (członek personelu). Można sprawić, że powiadomienie będzie następować automatycznie w przypadku twardej alokacji zasobu. Aby uzyskać szczegółowe informacje, skontaktuj się z administratorem.
Poniżej opisano różne typy statusu zapotrzebowania oraz ich typowe zastosowania:
Wszystkie zapotrzebowania mają początkowo status „Nowy”. Zachowują go do momentu, gdy właściciel prześle zapotrzebowanie lub zmieni status ręcznie. Gdy wszystko jest gotowe do wypełnienia żądania przez menedżera alokacji, należy zmienić status na „Otwarte”.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik użytkownika — Zarządzanie projektami.
Ten status wskazuje, że zapotrzebowanie jest aktywne i powinno zostać wypełnione. Status zapotrzebowania na „Otwarte” zmienia jego twórca. Menedżer alokacji jest o tym powiadamiany. Status z „Otwarte” można zmienić na „Nowy”, „Zaproponowano” lub „Zamknięte”.
Uwaga: Status „Zaproponowano” jest dostępny, jeśli użytkownik ma prawo dostępu Projekt - Dołączanie zasobów pozycji zapotrzebowania. Ponadto w projekcie musi być włączone ustawienie Wymagane zatwierdzenie zapotrzebowania.
Menedżer alokacji proponuje alokacje w celu zrealizowania zapotrzebowania. Osoba zgłaszająca żądanie jest powiadamiana. Osoba zgłaszająca żądanie zapoznaje się z proponowanymi zasobami. Jeśli osoba zgłaszająca żądanie odrzuci zasoby wskazane przez menedżera alokacji, status zapotrzebowania zostanie zmieniony na „Otwarte”.
Ten status wskazuje, że kierownik projektu lub menedżer ds. zasobów zaakceptował (alokował) zasób dla zapotrzebowania. Status zapotrzebowania zostaje automatycznie zmieniony na „Alokowano”, a zasób i menedżer alokacji zostaje powiadomiony. Status „Alokowano” jest dostępny:
Ten status wskazuje, że nie są potrzebne żadne dalsze czynności dotyczące zapotrzebowania. Zapotrzebowanie może zamknąć tylko osoba zgłaszająca żądanie. Jeśli menedżer alokacji odrzuci otwarte zapotrzebowanie, status zapotrzebowania zostanie automatycznie zmieniony na Zamknięte.
Uwaga: Pole Status zapotrzebowania znajduje się na stronie Właściwości zapotrzebowania. Tylko właściciel zapotrzebowania (osoba zgłaszająca żądanie) może zmienić jego status z początkowego „Nowy” na inny (zwykle „Otwarte”). Odbiorcy mogą zmieniać status z „Otwarte” na „Zaproponowano”, „Alokowano ”lub „Zamknięte".
W poniższej tabeli przedstawiono strony, które są powiadamiane o zmianie statusu zapotrzebowania:
|
Status zapotrzebowania ulega zmianie |
Żądanie zgłoszone przez |
Menedżer alokacji |
|---|---|---|
|
Utworzono |
|
|
|
Z Nowy na Otwarte |
|
Powiadomiono |
|
Z Otwarte na Nowy |
|
Powiadomiono |
|
Z Otwarte na Zaproponowano |
Powiadomiono |
|
|
Z Zaproponowano na Alokowano |
Powiadomiono |
Powiadomiono |
|
Z Otwarte na Alokowano (jeśli nie jest wymagane zatwierdzenie zapotrzebowania) |
Powiadomiono |
|
|
Menedżer alokacji ulega zmianie |
Powiadomiono |
Powiadamiany jest nowy i poprzedni menedżer alokacji. |
|
Zmianie ulega Żądanie zgłoszone przez |
|
|
|
Zamknięte |
|
|
|
Usunięto |
|
|
Format powiadomienia dotyczącego zapotrzebowania (czyli układ i metodę dostarczania wiadomości) można określić na stronie Ustawienia konta: Powiadomienia.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik użytkownika — Podstawy.
Można skonfigurować automatyczny proces identyfikowania różnych etapów cyklu życia zapotrzebowania i wysyłania powiadomień po osiągnięciu każdego z tych etapów.
Menedżer ds. zasobów otrzymuje powiadomienie o każdym przydzielonym mu zapotrzebowaniu. Dostęp do tych otwartych zapotrzebowań można uzyskać przy użyciu następujących sposobów:
Na stronie Zapotrzebowania na zasoby znajduje się lista wszystkich przypisanych zapotrzebowań oraz nieprzypisanych zapotrzebowań, do których wyświetlania użytkownik ma prawa. Na tej stronie można proponować i alokować zapotrzebowania.
Sekcja Filtr zapotrzebowania na górze strony Zapotrzebowania na zasoby umożliwia znalezienie jednego lub większej liczby zapotrzebowań przy użyciu różnych kryteriów wyszukiwania. Możliwe jest wyszukiwanie według nazwy, identyfikatora, skojarzonego projektu, statusu i priorytetu zapotrzebowania.
Wykonaj następujące kroki:
Wyniki wyszukiwania są wyświetlane w dolnej części strony.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik użytkownika — Podstawy.
Wykonaj następujące kroki:
Na tej stronie znajdują się szczegółowe informacje wprowadzone przez osobę zgłaszającą zapotrzebowanie.
Ta strona służy do wyszukiwania i dodawania zasobów do zapotrzebowań.
Ta strona służy do inicjowania dyskusji dotyczącej zapotrzebowania i udziału w niej.
Ta strona służy do tworzenia, uruchamiania i śledzenia procesów związanych z zapotrzebowaniem.
Ta strona służy do śledzenia modyfikacji obiektu zapotrzebowania (jeśli włączona jest inspekcja pól zapotrzebowania). Aby uzyskać szczegółowe informacje, skontaktuj się z administratorem.
Na stronie Zapotrzebowania na zasoby użytkownik ma dostęp do wszystkich przydzielonych mu zapotrzebowań i możliwość ich realizacji. Na żądania przydziału personelu można odpowiadać w następujący sposób:
Żądania zasobów nazwanych zawierają propozycję zasobu, co ułatwia odpowiadanie na nie. Aby obsłużyć zapotrzebowanie na zasób nazwany, należy je otworzyć i obsłużyć indywidualnie. Można również zaznaczyć wiele zapotrzebowań i przesłać propozycję zwrotną kierownikowi projektu.
Strona Zasoby zapotrzebowania służy do obsługi zapotrzebowań na zasoby nazwane. Na tej stronie jest wyświetlany histogram prezentujący więcej informacji o zasobie. Widoczny jest dokładny poziom zapotrzebowania zgłaszanego przez kierownika projektu w ujęciu tygodniowym. Żółta część histogramu odpowiada wielkości zapotrzebowania na zasób w tym projekcie. Zielona część odpowiada wielkości zapotrzebowań w innych projektach. Czerwona część wskazuje nadmierną alokację zasobu.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona Zapotrzebowania na zasoby ze statusem zapotrzebowania zmienionym na „Zaproponowano”.
Jeśli po otwarciu zapotrzebowania stwierdzona zostanie nadmierna alokacja zasobu, można zmniejszyć alokację.
Można również kliknąć ikonę Właściwości po lewej stronie nazwy zasobu, przeprowadzić edycję istniejących segmentów alokacji i opcjonalnie dodać nowe segmenty. Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz i powróć.
Wykonaj następujące kroki:
Teraz kolor żółty odpowiada nowej wielkości alokacji do tego projektu, a zielony — alokacjom do innych projektów. Kolor czerwony (wskazujący nadmierną alokację) nie pojawia się.
Po otwarciu zapotrzebowania i dokonaniu edycji wielkości alokacji zasobu nazwanego można przekazać kierownikowi projektu propozycję zwrotną alokacji. Kliknij przycisk Zaproponuj. Zostanie wyświetlona strona Zapotrzebowania na zasoby ze statusem zapotrzebowania zmienionym na „Zaproponowano”.
|
Jeśli... |
Wówczas... |
|---|---|
|
Opcja Wymagane zatwierdzenie zapotrzebowania jest wyłączona dla projektu (nie jest wymagane zatwierdzenie przez kierownika projektu). |
Na stronie jest wyświetlany przycisk Alokacja zamiast przycisku Zaproponuj. Kliknij przycisk Alokacja, aby automatycznie dokonać twardej alokacji zasobu w projekcie bez zatwierdzania przez kierownika projektu. |
|
Opcja Wymagane zatwierdzenie zapotrzebowania jest wyłączona, ale użytkownik nie ma prawa dostępu Projekt – Edycja. |
Na stronie jest wyświetlany przycisk Zaproponuj zamiast przycisku Alokacja. Kliknij przycisk Zaproponuj, aby przesłać alokację do zatwierdzenia, a nie dokonywać alokacji bezpośrednio w projekcie. Później, po wyświetleniu przez kierownika projektu strony Zespół projektu: Zapotrzebowania, na stronie zostaną wyświetlone przyciski Alokacja i Odrzuć. |
Jeśli przesłana kierownikowi projektu propozycja wskazuje ten sam zasób z taką samą alokacją, propozycja zostanie zatwierdzona automatycznie. Kierownik projektu nie zatwierdza propozycji. Automatyczna akceptacja powoduje wysłanie powiadomienia do kierownika projektu.
Wykonaj następujące kroki:
Jeśli zapotrzebowanie zawiera żądanie anulowania alokacji konkretnego zasobu, na stronie Zapotrzebowania na zasoby w kolumnie Anuluj alokację jest wyświetlany znacznik wyboru.
Anulowanie alokacji zasobu usuwa twardą alokację tego zasobu w przyszłości. Data początkowa anulowania alokacji przypada domyślnie na następny dzień. W razie potrzeby można ją zmienić na wcześniejszą.
Wykonaj następujące kroki:
Na stronie Zapotrzebowania na zasoby zwróć uwagę, jak zmieniają się wielkości twardej alokacji w kolumnie Średnia stawka. W przypadku całkowitego anulowania alokacji zasobu będzie wyświetlana wartość 0,00%.
Uwaga: Jeśli w zapotrzebowaniu żądano anulowania alokacji zasobu oraz jego zastąpienia, na stronie Właściwości zapotrzebowania są zaznaczone pola wyboru Anuluj alokację oraz Zastąp. Ponadto wyświetlane jest menu Zasoby. Kliknij opcję Zasoby, aby ustawić odpowiednie kryteria filtrowania. Następnie zaznacz i dodaj nowy zasób odpowiadający pod względem dostępności zasobowi zastępowanemu. Jeśli posiadasz wymagane prawa dostępu, na stronie wyświetlany jest przycisk Zastąp. Kliknij przycisk Zastąp, aby zasób, którego alokacja jest anulowana, zastąpić nowym zasobem. Jeśli nie masz odpowiednich praw, kierownik projektu może zapoznać się z propozycją zastąpienia, a następnie alokować ten zasób.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik użytkownika — Zarządzanie projektami.
Po otrzymaniu zapotrzebowania na rolę trzeba znaleźć i zaproponować co najmniej jeden zasób pasujący do roli opisanej w zapotrzebowaniu na personel. Jeśli użytkownik proponuje wiele zasobów, musi alokować je tak, aby wielkość zapotrzebowania została podzielona między nie. Jeśli na przykład kierownik projektu prosi o jeden zasób na okres tygodnia, użytkownik może zaproponować dwa zasoby alokowane w następujący sposób: jeden od poniedziałku do środy i drugi od czwartku do piątku.
Aby znaleźć zasoby odpowiadające potrzebom dotyczącym przydziału personelu, należy otworzyć zapotrzebowanie albo kliknąć ikonę Osoba z listą obok zapotrzebowania. Informacje wyświetlanie na stronie Znajdź zasoby są oparte na wymaganiach określonych w żądaniu przydziału personelu. Kryteria wyszukiwania można zmodyfikować, aby znaleźć więcej odpowiednich zasobów.
Wykonaj następujące kroki:
Jeśli zapotrzebowanie ma jeden zasób, zostanie on wybrany. Zasobem tym będzie proponowany kandydat na krótkiej liście.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona Zasoby zapotrzebowania z aktywną kartą Zasoby.
Zostanie wyświetlona strona Zapotrzebowania na zasoby ze statusem zapotrzebowania zmienionym na „Zaproponowano”.
Jeśli do zapotrzebowania zostanie dodanych wiele zasobów, należy wybrać wielkość alokacji każdego z nich.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona Zapotrzebowania na zasoby ze statusem zapotrzebowania zmienionym na „Zaproponowano”.
Menedżer ds. zasobów może zmodyfikować propozycję i przesłać ją ponownie. Należy robić to tylko w razie otrzymania powiadomienia, że kierownik projektu odrzucił zasoby w zapotrzebowaniu.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona Zapotrzebowania na zasoby ze statusem zapotrzebowania zmienionym na „Zaproponowano”.
Powody odrzucenia zapotrzebowania mogą być różne: niezgoda na wybór lub niedostępność zasobów, które mogłyby spełnić zapotrzebowanie. Jeśli użytkownik odrzuci zapotrzebowanie, może opublikować na karcie Dyskusje uwagę z wyjaśnieniem powodu odrzucenia.
Wykonaj następujące kroki:
Dyskusje dotyczące zapotrzebowania (dostępne z jego poziomu) umożliwiają wymianę wiadomości i innych informacji z odbiorcami. W dyskusjach rozpoczynanych z poziomu zapotrzebowania mogą uczestniczyć tylko odbiorcy związani z zapotrzebowaniem i inne osoby mające do niego dostęp.
Wykonaj następujące kroki:
Jeśli użytkownik ma dostęp do zapotrzebowania, może rozpoczynać nowe dyskusje i odpowiadać na istniejące wiadomości. Do tworzenia nowych wiadomości dowolnego rodzaju (rozpoczynanie nowych dyskusji albo odpowiadanie na istniejące wiadomości) służy strona „Wiadomość w dyskusji: Właściwości”.
Wykonaj następujące kroki:
Obie czynności powodują przejście na stronę „Wiadomość w dyskusji: Właściwości”, która służy do tworzenia wiadomości.
Określa temat wiadomości.
Określa tekst wiadomości.
Kliknij ikonę Przeglądaj w celu załączenia dokumentu.
Określa, czy uczestnicy dyskusji mają otrzymać powiadomienie e-mail o opublikowaniu nowej wiadomości.
Domyślnie: zaznaczone
Na swojej stronie Ustawienia konta: Powiadomienia można określić ustawienia powiadomień, takie jak adres e-mail.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik użytkownika — Podstawy.
Po przesłaniu wiadomości będzie ona widoczna w sekcji wiadomości na stronie Dyskusja dotycząca zapotrzebowania: Wiadomości.
Wątek dyskusji zaczyna się od pierwszej odpowiedzi, która jest wyświetlana pod oryginalną wiadomości. Kolejne wiadomości są wyświetlane w kolejności malejącej. Strona Dyskusja dotycząca zapotrzebowania: Odpowiedzi na wiadomość służy do wyświetlania wątku dyskusji, a także do wyświetlania wiadomości i odpowiadania na nie.
Po rozwinięciu wątku dyskusji można kliknąć przycisk Nowy, aby odpowiedzieć i przedłużyć wątek. Kliknij przycisk Dyskusja, aby zwinąć wszystkie otwarte wątki. Kliknij przycisk Nowy, aby utworzyć dyskusję na temat zapotrzebowania.
Wykonaj następujące kroki:
W standardowej konfiguracji systemu powiadomień dotyczących zapotrzebowań generowanie powiadomień zależy od ręcznej zmiany ustawienia stanu zapotrzebowania. Jeśli to ustawienie nie zostanie zmienione, nie można zmienić postanowienia. Dopóki status nowego zapotrzebowania nie zostanie zmieniony na „Otwarte”, odbiorcy nie będą wiedzieć, że zostało ono utworzone i wymaga wypełnienia.
Niepewności dotyczącej powiadomień można zapobiec, konfigurując zautomatyzowany proces powiadamiania informujący o różnych etapach cyklu życia zapotrzebowania. Zautomatyzowany proces może powodować wysyłanie powiadomień po osiągnięciu każdego etapu. Służy do tego strona Zapotrzebowanie: Procesy.
Jeśli proces zostanie utworzony z poziomu zapotrzebowania, będzie dostępny tylko w tym zapotrzebowaniu. Globalny proces dotyczący zapotrzebowań utworzony przez administratora przy użyciu Narzędzia administrowania jest dostępny do użytku we wszystkich zapotrzebowaniach. Do utworzenia procesu globalnego konieczne jest posiadanie globalnych praw dostępu.
Na stronie Zapotrzebowanie: Procesy znajdują się dwa łącza:
Wykonaj następujące kroki:
Aby uniknąć niepewności wynikającej z ręcznych powiadomień, można utworzyć zautomatyzowany proces powiadamiania informujący o różnych etapach cyklu życia zapotrzebowania. Zautomatyzowany proces powoduje wysyłanie powiadomień po osiągnięciu każdego etapu.
Nowy proces pojawia się na liście dostępnych procesów związanych z zapotrzebowaniem. Aby zainicjować proces ręczny, zaznacz go i kliknij przycisk Rozpocznij. Obiektem procesu muszą być zapotrzebowania.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik administracyjny.
Wykonaj następujące kroki:
Strona Zapotrzebowanie: Procesy umożliwia śledzenie postępu rozpoczętych procesów. Aby przejść na tę stronę, otwórz zapotrzebowanie i kliknij opcję Procesy.
Gdy proces jest w toku, w polu Status na stronie Zapotrzebowanie: Procesy zainicjowane będzie wyświetlana wartość „Uruchomiono”. Kliknij przycisk Powrót, aby zatrzymać wystąpienie procesu.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik administracyjny.
Proces można usunąć na stronie Zapotrzebowanie: Dostępne procesy lub Zapotrzebowanie: Procesy zainicjowane.
Wykonaj następujące kroki:
Usunięcie powoduje otwarcie strony ze zaktualizowanymi procesami.
Na stronie Dziennik inspekcji zapotrzebowania widać, kiedy określone pola zostały zmienione i przez kogo. W ten sposób można śledzić zmiany według zasobu i daty.
Administrator programu CA Clarity PPM wybiera przy użyciu programu Studio pola zapotrzebowania, które są dostępne na tej stronie dla użytkowników.
Wykonaj następujące kroki:
Zostaną wyświetlone pola inspekcji dla danego zapotrzebowania.
|
Prawa autorskie © 2013 CA.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
|
|