Dostęp do dokumentów i możliwość zarządzania nimi zapewniają dwa repozytoria:
Ta sekcja zawiera następujące tematy:
Przegląd repozytorium dokumentów
Konserwacja magazynu wiedzy i menedżera dokumentów należy do zadań administratora. Te repozytoria zawierają dokumenty dotyczące zasad i procedur odnoszących się do wielu osób.
Magazynu wiedzy można używać do zapisywania dokumentów ogólnych i uzyskiwania do nich dostępu. Menedżer dokumentów umożliwia wykonywanie następujących czynności:
Co prawda większość użytkowników ma dostęp do tych repozytoriów, ale poziom dostępu do folderów i dokumentów, które się w nich znajdują, może być różny. Dysponując odpowiednimi uprawnieniami, użytkownicy mogą tworzyć nowe foldery, dodawać do nich dokumenty oraz edytować zarówno dokumenty, jak i foldery. Prawa dostępu do obu tych repozytoriów różnią się kilkoma zasadniczymi cechami.
Dostęp do magazynu wiedzy oraz jego folderów i dokumentów jest zapewniany na następujących poziomach:
Do zarządzania zawartością magazynu wiedzy lub do jej wyświetlania są wymagane następujące prawa dostępu:
Zezwala na dostęp do wszystkich folderów i dokumentów w magazynie wiedzy. Tylko użytkownicy z prawem dostępu Magazyn wiedzy - Administracja mogą tworzyć foldery na najwyższym poziomie drzewa folderów magazynu wiedzy. Użytkownicy z prawem dostępu Magazyn wiedzy - Dostęp i mający odpowiednie uprawnienia mogą dodawać do folderów podfoldery i dokumenty.
Zezwala na tworzenie, edytowanie i wyświetlanie dokumentów oraz folderów w magazynie wiedzy, do którego użytkownik ma dostęp. Umożliwia usuwanie folderów, które użytkownik utworzył, oraz dokumentów, które dodał.
Zezwala użytkownikowi na wyświetlanie wszystkich dokumentów w magazynie wiedzy.
Prawa dostępu do magazynu wiedzy są przyznawane przez administratora programu CA Clarity PPM. Dostęp do folderów i dokumentów jest udzielany w każdym przypadku osobno. Przy tworzeniu folderu lub dokumentu bądź administrowaniu nim należy zidentyfikować użytkowników, którzy wymagają dostępu do tego folderu lub dokumentu. Następnie należy nadać tym użytkownikom uprawnienia do odczytu, odczytu/zapisu lub odczytu/zapisu/usuwania folderu bądź dokumentu. Poziom uprawnienia określa czynności, które użytkownicy mogą wykonywać na folderze lub dokumencie.
W poniższej tabeli zostały opisane uprawnienia wymagane w przypadku magazynu wiedzy lub menedżera dokumentów.
|
Uprawnienie |
Opis |
|---|---|
|
Odczyt |
Można wykonać następujące czynności:
|
|
Odczyt/zapis |
Można wykonać następujące czynności:
|
|
Odczyt/zapis/usuwanie |
Wszystkie uprawnienia związane z prawem odczytu/zapisu rozszerzone o możliwość przenoszenia i usuwania dokumentów oraz folderów. |
Wszystkim uczestnikom menedżera dokumentów zostaje automatycznie nadane uprawnienie do odczytu. Pozostałe uprawnienia są przyznawane przez kierownika projektu, menedżera programu, menedżera ds. zasobów lub administratora programu CA Clarity PPM.
Korzystając ze strony Magazyn wiedzy, użytkownik może wyświetlać foldery, do których ma dostęp.
Uwaga: jeśli łącze Magazyn wiedzy nie jest wyświetlane, użytkownik nie ma dostępu do magazynu wiedzy. W kwestiach związanych z dostępem należy kontaktować się z administratorem programu CA Clarity PPM.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona Magazyn wiedzy.
Czynność ta powoduje rozwinięcie drzewa folderów, dzięki czemu widoczne będą podfoldery i dokumenty, które się w nim znajdują.
Poniższe procedury ilustrują sposoby, w jakie można wyświetlać dokumenty związane z określonym projektem, programem lub zasobem.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona listy.
Zostanie wyświetlona strona Menedżer dokumentów związana z danym projektem.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona listy.
Zostanie wyświetlona strona Menedżer dokumentów związana z danym programem.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona listy.
Zostanie wyświetlona strona Menedżer dokumentów związana z danym zasobem.
Foldery mogą być samodzielne i zawierać dokumenty oraz mogą służyć jako foldery najwyższego poziomu zawierające podfoldery. Zarówno foldery najwyższego poziomu, jak i podfoldery mogą zawierać dokumenty.
Aby wyświetlić listę czynności związanych z folderami, na stronie Magazyn wiedzy lub Menedżer dokumentów kliknij menu Czynności związane z folderem. Wyświetlane czynności zależą od praw dostępu i uprawnień użytkownika.
Jeśli użytkownik nie ma odpowiedniego dostępu do określonej czynności, nie jest ona wyświetlana w menu Czynności związanym z danym folderem.
Podfoldery można tworzyć zarówno w folderze najwyższego poziomu, jak i w podfolderach. Gdy użytkownik tworzy podfolder, aplikacja automatycznie przyznaje dostęp do jego odczytu/zapisu zasobom, które zostały wybrane przez użytkownika na najwyższym poziomie. Te zasoby są nazywane uczestnikami. Można wybierać poszczególne zasoby z istniejącej grupy uczestników, a także przyznawać dostęp dodatkowym użytkownikom.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona właściwości.
Określa unikatową nazwę folderu.
Definiuje zasoby mające dostęp do folderu. Wybierz dodatkowe zasoby z listy zasobów, do których masz dostęp. Można również usuwać istniejące zasoby.
Zasoby są automatycznie grupowane jako uczestnicy. Użytkownik nadaje im jako grupie dostęp do dowolnych podfolderów.
Wskazuje, czy użytkownicy, którzy nie są przydzieleni do projektu, mają dostęp do dokumentów projektu.
Za jednym razem można dodać do folderu maksymalnie pięć plików. Jeśli pliki są dodawane z poziomu strony Menedżer dokumentów, wybranie opcji Dodaj dokumenty z menu Czynności folderu powoduje otwarcie strony dodawania wielu dokumentów.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona Dodaj dokumenty.
Określa pliki dodawane do folderu. W każdym polu kliknij ikonę Przeglądaj, aby dołączyć plik.
Ograniczenia: Jednocześnie pięć plików
Wskazuje, czy dokumenty są w stanie Zatwierdzone, Odrzucone czy Przesłane.
Określa kategorię dokumentu. Na przykład z listy rozwijanej wybierz element Propozycja, jeśli dokument jest propozycją.
Określa datę utworzenia dokumentu. Może to być rzeczywista data utworzenia lub data dodania pliku do folderu.
Wskazuje typ dostępu do folderu
Wartości
Wybierz uczestników. Wskazuje, że konkretne zasoby pochodzą z istniejącej grupy uczestników.
Domyślnie: Wszyscy wybrani uczestnicy.
Wskazuje, czy użytkownicy, którzy nie są przydzieleni do projektu, mają dostęp do dokumentów projektu.
Wskazuje, czy zasoby z odpowiednim dostępem mogą wyewidencjonować plik oraz go edytować.
Wskazuje, czy zasoby z odpowiednim dostępem mogą tworzyć inne wersje pliku.
Wskazuje, czy zasoby uzyskujące dostęp do plików są powiadamiane o dodaniu dokumentów.
Definiuje opis plików.
Określa dowolne komentarze na temat plików.
Wybrane dokumenty zostaną dodane do folderu.
Użyj opcji Pobierz wszystko lub Pobieranie przyrostowe, aby pobrać wszystkie pliki z wybranego folderu do lokalnego pliku zip. Brak tych opcji w menu Czynności oznacza, że użytkownik nie ma wymaganych uprawnień do wykonania danej czynności.
Można pobierać:
Domyślną nazwą pliku zip jest nazwa folderu. Można wybrać, dokąd ma zostać pobrany plik. Gdy z folderu są pobierane pliki, ich struktura nie jest zachowywana w pliku zip.
Ważne! Aby można było pobierać pliki, musi być włączone ustawienie Włącz pobieranie dokumentów.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik administracyjny.
Użyj następującej procedury, aby pobrać wszystkie wybrane pliki, w tym te, które znajdują się w podfolderach.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie otwarte okno Pobieranie pliku.
Jeśli rozmiar przekracza maksymalną wartość określoną przez administratora na potrzeby pobierania dokumentów, można pobrać podzbiór plików z folderu.
Zostanie otwarte okno dialogowe Zapisz jako.
Plik zip jest zapisywany w określonym położeniu na komputerze.
Użyj następującej procedury, aby pobrać podzbiór plików z wybranego folderu. Plik zip zawiera tylko pliki zmienione od ostatniego pobrania i pliki, które nie były jeszcze pobierane.
Struktura plików nie jest zachowywana w pliku zip.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie otwarte okno Pobieranie pliku.
Jeśli rozmiar przekracza maksymalną wartość określoną przez administratora na potrzeby pobierania dokumentów, pobieraj po jednym pliku na raz.
Zostanie otwarte okno dialogowe Zapisz jako.
Plik zip jest zapisywany w określonym położeniu na komputerze.
Wykonaj następujące kroki:
Określa unikatową nazwę folderu.
Definiuje właściciela folderu.
Definiuje poziom dostępu do folderu.
Opcje:
Gdy zasoby są dodawane do folderu, są automatycznie grupowane jako uczestnicy z dostępem do odczytu/zapisu folderu. Użytkownik, który utworzył folder, ma automatycznie przyznawany dostęp do odczytu, zapisu i usuwania folderu. Uprawnienia można zmienić w dowolnym momencie.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona uprawnień.
Oprócz możliwości wyewidencjonowania dokumentu do edycji można także otworzyć go w trybie tylko do odczytu, aby go przejrzeć.
Aby wyświetlić dokument, wybierz polecenie Otwórz z menu Czynności danego dokumentu i, w razie wyświetlenia monitu, kliknij przycisk Otwórz w oknie Pobieranie pliku. Użycie tej opcji ogranicza dostęp użytkownika do dokumentu do trybu tylko do odczytu.
Aby zapisać dokument na komputerze, wybierz polecenie Otwórz z menu Czynności danego dokumentu i, w razie wyświetlenia monitu, kliknij przycisk Zapisz w oknie Pobieranie pliku.
Użycie tej opcji ogranicza dostęp do dokumentu jedynie w trybie tylko do odczytu (tak samo, jak otwieranie dokumentu w trybie tylko do odczytu). Aby przeprowadzić edycję dokumentu i zapisać go z powrotem w aplikacji, należy ten dokument wyewidencjonować.
Aby edytować dokument, należy go wyewidencjonować z folderu. Po zakończeniu edycji należy zaewidencjonować dokument z powrotem. Jeśli zarządzanie wersjami dokumentów jest włączone, nowa wersja dokumentu jest tworzona automatyczne.
Wyewidencjonowane dokumenty nie mogą być edytowane przez innych użytkowników do czasu ich zaewidencjonowania. Zanim będzie można kontynuować, dokument musi być dostępny do wyewidencjonowania.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlone okno Pobieranie pliku.
Tylko użytkownicy, którzy pierwotnie wyewidencjonowali dokument, mogą cofnąć jego wyewidencjonowanie. Wykonanie tej czynności powoduje odblokowanie dokumentu i umożliwia innym użytkownikom jego wyewidencjonowanie.
Aby cofnąć wyewidencjonowanie dokumentu, z menu Czynności danego dokumentu wybierz polecenie Cofnij wyewidencjonowanie.
Kliknij opcję Zaewidencjonuj z menu Czynności danego dokumentu i odszukaj zaktualizowaną kopię w lokalizacji wybranej podczas wyewidencjonowywania dokumentu.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona umożliwiająca wybór folderu docelowego.
Właściwości dokumentu mogą być aktualizowane przez użytkownika, który dodał dokument.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona właściwości.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona uprawnień.
Wartości to: Odczyt, Odczyt/zapis, Odczyt/zapis/usuwanie.
Na stronie Historia dokumentu są wyświetlane nazwy użytkowników, którzy uzyskiwali dostęp do dokumentu, oraz data i godzina ostatniej wizyty.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona historii.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona umożliwiająca wybór folderu docelowego.
Funkcja zarządzania wersjami dokumentów umożliwia zapisywanie osobnych wersji dokumentów w przypadku każdej operacji ewidencjonowania. Aby można było korzystać z funkcji zarządzania wersjami dokumentów, należy ją włączyć dla dokumentu.
Nie jest możliwe wprowadzanie zmian w poprzednich wersjach dokumentów, ale takie wersje można otwierać i przeglądać.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona wersji dokumentu z listą wszystkich wersji dokumentu.
Zostanie wyświetlone okno pobierania pliku.
Konkretną wersję dokumentu można skopiować do innego folderu. W przypadku wykonania tej czynności wymagane jest przejrzenie uprawnień dokumentu po skopiowaniu.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona strona wersji dokumentu z listą wszystkich wersji dokumentu.
Zostanie wyświetlona strona kopiowania dokumentu.
Jeśli administrator programu CA Clarity PPM utworzył procesy powiązane z dokumentami, są one wyświetlane na stronie dostępnych procesów. Procesy dotyczące dokumentów mogą być przydatne, jeśli dokument podlega kilkuetapowej procedurze zatwierdzania. Procesy są efektywne, ponieważ proces dotyczący dokumentu umożliwia połączenie z dowolnym skojarzonym projektem lub programem. Użytkownik może wysyłać powiadomienia i czynności do wykonania z procesu dotyczącego dokumentu do ról i zasobów uczestniczących w projekcie.
Uwaga: aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podręcznik administracyjny.
Na stronie zainicjowanych procesów dokumentu znajdują się listy procesów wykonywanych i zakończonych. Aby wyświetlić tę stronę, otwórz Magazyn wiedzy i kliknij opcję Procesy w menu Czynności dokumentu.
Czynności, które należy wykonać w celu rozpoczęcia, zatrzymania lub usunięcia procesów dotyczących dokumentu za pomocą Menedżera dokumentów, są podobne do czynności opisanych w tej sekcji.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona lista zainicjowanych procesów.
Zostanie wyświetlona strona listy.
Na stronie zainicjowanych procesów dokumentu znajdują się listy procesów wykonywanych i zakończonych. Aby zatrzymać proces dotyczący dokumentu, wybierz proces do zatrzymania i kliknij opcję Anuluj proces. Proces zostanie zatrzymany przez aplikację.
Można usuwać zakończone lub anulowane procesy, ale nie można usuwać procesów działających.
Wykonaj następujące kroki:
Zostanie wyświetlona lista zainicjowanych procesów.
Zostanie wyświetlona lista dostępnych procesów.
Zostanie wyświetlona strona potwierdzenia usunięcia wystąpienia procesu.
|
Prawa autorskie © 2013 CA.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
|
|