Bruk ressursrekvisisjoner til å svare på rekvisisjoner, utveksle meldinger med prosjektlederen og administrere rekvisisjonsrelaterte prosesser. Med funksjonen for ressursrekvisisjoner i CA Clarity PPM kan du opprette enkle eller detaljerte rekvisisjoner som rekvirerer ressurser for flere tidsperioder.
Denne delen inneholder følgende emner:
Oversikt over ressursrekvisisjoner
Få tilgang til funksjonen for ressursrekvisisjoner
Dekke forespurte bemanningsbehov
Behandle automatiserte rekvisisjonsprosesser
En rekvisisjon er en forespørsel om å bemanne et bestemt prosjekt med arbeidsressurser. Hovedfordelen ved bruk av rekvisisjoner er planlegging. Hvis du omgår en rekvisisjon og tildeler en ressurs direkte til et prosjekt, kan du sette ditt eget prosjekt i fare. Grunnen til dette er at du tildeler ressursen uten å vite stort om de andre prosjektene ressursen kan være i gang med. Du kan derfor risikere å overbelaste ressursen eller tildele feil ressurs. Mottakerne av rekvisisjoner er som regel ressursansvarlige som har kunnskap om ressursenes arbeidsbelastninger og kompetanser. Når du sender inn en rekvisisjon, lar du ressursansvarlige tildele de best egnede ressursene for prosjektene.
Du kan bruke ressursrekvisisjoner til å gjøre følgende:
Rekvisisjoner er prosjektspesifikke, det vil si at du ikke kan opprette en rekvisisjon som bemanner flere prosjekter samtidig. Hver rekvisisjon inneholder en forespørsel for bare ett bemanningskrav, og kan bare tjene ett prosjekt.
Se brukerveiledningen for prosjektledelse hvis du vil ha mer informasjon.
Som en leder med ansvar for ressurser kan du definere en standard bestillingsleder for hver ressurs og rolle i systemet. Da blir rekvisisjonene automatisk sendt til riktig ressursansvarlig uten ekstraarbeid for prosjektlederen.
Å definere en standard bestillingsleder er valgfritt. Hvis definert, settes denne ressursansvarlige inn i Bestillingsleder-feltet for en rekvisisjon som standard, og vises på ressursens egenskapsside. Hvis du ikke definerer dette feltet, kan prosjektlederen definere det på rekvisisjonsnivå eller la det stå tomt. Hvis du lar feltet stå tomt, vil tilgangsrettighetene til den tilgjengelige ressursansvarlige bestemme allokeringen for denne rekvisisjonen.
For roller kan en tilordning mellom roller og en ONS-struktur brukes til å definere standard bestillingsleder.
Følg denne fremgangsmåten:
Når en rekvisisjon opprettes, sendes den til riktig bestillingsleder basert på følgende:
Både prosjektlederen (personen som opprettet rekvisisjonen) og bestillingslederen (den ressursansvarlige) varsles om statusendringer i rekvisisjoner. Hvis det ikke velges noen bestillingsleder, sendes ingen varsling. Men alle med de nødvendige tilgangsrettighetene kan se rekvisisjonen i sin liste. For eksempel ved å filtrere etter ikke-tilordnede rekvisisjoner. Bestillingsleder-feltet kan endres når som helst for å gjenspeile en annen ressursansvarlig. Muligheten til å endre lar ressursansvarlige distribuere rekvisisjonene på nytt.
Verdien i feltet Forespørsel fra på siden Rekvisisjonsegenskaper er som standard personen som opprettet rekvisisjonen. Hvis du er en annen enn gjeldende Forespørsel fra-bruker, endrer du feltverdien i feltet til deg selv. Dette er nyttig hvis selskapet ditt har en distribusjonskjede som går gjennom flere personer.
Bare brukere i Forespørsel fra- og Bestillingsleder-feltene blir varslet om åpne rekvisisjoner. Ønskede og bestilte ressurser varsles ikke. Ressursvarsler sendes når ressursen legges til i prosjektet som medarbeider. Varslingen kan stilles inn til å skje automatisk når ressursen får en fast bestilling. Kontakt systemansvarlig for nærmere informasjon.
Følgende er en beskrivelse av de ulike rekvisisjonsstatustypene og vanlige bruksområder for statustypene:
Alle rekvisisjoner begynner som «Ny». De beholder denne statusen til eieren sender inn rekvisisjonen eller endrer statusen manuelt. Når du er klar til å få rekvisisjonen oppfylt av en bestillingsleder, endrer du statusen til «Åpen».
Se brukerveiledningen for prosjektledelse hvis du vil ha mer informasjon.
Denne statusen betyr at rekvisisjonen er aktiv og må oppfylles. Det er personen som oppretter rekvisisjonen som endrer statusen til Åpen. Bestillingslederen varsles. Når statusen er Åpen, kan den endres til Ny, Foreslått eller Lukket.
Merk: Statusen Foreslått er tilgjengelig hvis du har tilgangsrettigheten Prosjekt – rekvisisjonsoppføringsressurser. Innstillingen Rekvisisjonsgodkjenning kreves m også velges for prosjektet.
Bestillingslederen foreslår bestillinger for å oppfylle rekvisisjonen. Personen som opprettet rekvisisjonen, varsles. Personen som opprettet rekvisisjonen, vurderer de foreslåtte ressursene. Hvis personen som opprettet rekvisisjonen, forkaster ressursene som ble foreslått av bestillingslederen, endres rekvisisjonsstatusen til Åpen.
Denne statusen betyr at prosjektlederen eller den ressursansvarlige har godkjent (bestilt) ressursen i rekvisisjonen. Rekvisisjonsstatusen endres automatisk til Bestilt, og anmoderen og bestillingsansvarlig varsles. Statusen Bestilt er tilgjengelig:
Denne statusen betyr at rekvisisjonen ikke krever mer arbeid. En rekvisisjon kan bare lukkes av personen som opprettet den. Hvis bestillingslederen forkaster en åpen rekvisisjon, endres rekvisisjonsstatusen automatisk til Lukket.
Merk: Statusfeltet til en rekvisisjon befinner seg på siden Rekvisisjonsegenskaper. Rekvisisjonseieren (også anmoder) er den eneste som kan endre startstatusen fra Ny til noe annet (som regel Åpen). Mottakere kan endre statusen fra Åpen til Foreslått, bestilt eller Lukket.
Følgende tabell viser partene som varsles når en rekvisisjonsstatus endres:
|
Endringer i rekvisisjonsstatus |
Forespørsel fra |
Bestillingsleder |
|---|---|---|
|
Opprettet |
|
|
|
Fra Ny til Åpen |
|
Varsles |
|
Fra Åpen til Ny |
|
Varsles |
|
Fra Åpen til Foreslått |
Varsles |
|
|
Fra Foreslått til Bestilt |
Varsles |
Varsles |
|
Fra Åpen til Bestilt (hvis rekvisisjonsgodkjenning ikke kreves) |
Varsles |
|
|
Bestillingslederendringer |
Varsles |
Ny og gammel bestillingsleder varsles. |
|
Forespørsel fra endres |
|
|
|
Lukket |
|
|
|
Slettet |
|
|
Du kan finne varslingsformatet for rekvisisjoner (det vil si meldingsoppsett og leveringsmetode) på siden Kontoinnstillinger: Varsler for kontoen din.
Se den grunnleggende brukerveiledningen hvis du vil ha mer informasjon.
Du kan konfigurere en automatisk prosess som identifiserer ulike faser av livssyklusen til en rekvisisjon og automatisk sender ut varsler ved hver fase.
Som ressursansvarlig mottar du varsler for hver rekvisisjon som er tildelt deg. Du har tilgang til disse åpne rekvisisjonene på følgende måter:
Siden Ressursrekvisisjoner lister opp alle tildelte rekvisisjoner og ikke-tildelte rekvisisjoner som du har rettigheter til å se. Fra denne siden kan du foreslå og bestille rekvisisjoner.
Bruk Rekvisisjonsfilter-delen øverst på siden Ressursrekvisisjoner til å finne rekvisisjoner ved hjelp av ulike søkekriterier. Du kan søke etter rekvisisjonsnavn, ID, tilknyttet prosjekt, status eller prioritet.
Følg denne fremgangsmåten:
Søketreffene vises på den nederste delen av siden.
Se den grunnleggende brukerveiledningen hvis du vil ha mer informasjon.
Følg denne fremgangsmåten:
Denne siden viser informasjonen som legges inn av rekvisisjonsanmoderen.
Bruk denne siden til å finne og legge til ressurser i rekvisisjonene.
Bruk denne siden til å innlede og delta i diskusjoner angående rekvisisjonen.
Bruk denne siden til å opprette, kjøre og overvåke rekvisisjonsprosesser.
Bruk denne siden til å overvåke endringer i rekvisisjonsobjektet (hvis rekvisisjonsfelt er aktivert for revisjon). Kontakt systemansvarlig for nærmere informasjon.
Fra siden Ressursrekvisisjoner får du tilgang til og kan oppfylle alle rekvisisjoner som er tildelt til deg. Du kan svare på de forespurte bemanningsbehovene på følgende måte:
Forespørsler om navngitte ressurser inneholder en foreslått ressurs som gjør det enklere for deg å svare. Når du skal behandle forespørsler om navngitte ressurser, åpner du en rekvisisjon og behandler den enkeltvis. Du kan også velge flere rekvisisjoner og foreslå dem tilbake til prosjektlederen.
Bruk siden Rekvisisjonsressurser til å behandle navngitte ressursrekvisisjoner. Denne siden viser et histogram som viser mer informasjon om ressursen. Du ser nøyaktig hvor mye som er forespurt av prosjektlederen på ukebasis. Den gule delen av histogrammet representerer hvor mye av ressursen som er nødvendig til det bestemte prosjektet. Den grønne delen representerer mengden som er nødvendig på andre prosjekter. Den røde viser hvor ressursen er overallokert.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Ressursrekvisisjoner åpnes og oppdaterer rekvisisjonsstatusen til «Foreslått».
Når du har åpnet en rekvisisjon og finner ut at en ressurs er overallokert, kan du redusere allokeringen.
Du kan også klikke ikonet for egenskaper til venstre for ressursnavnet, redigere eksisterende allokeringssegmenter og eventuelt legge til nye allokeringssegmenter. Når du er ferdig, klikker du på Lagre og gå tilbake.
Følg denne fremgangsmåten:
Den gule representerer nå den bestilte mengden til dette prosjektet, og den grønne representerer bestillingene til andre prosjekter. Ingen rød del vises for å angi overallokering.
Når du har åpnet en rekvisisjon og redigert den allokerte mengden for den navngitte ressursen, kan du foreslå allokeringen tilbake til prosjektlederen. Klikk på Foreslå. Siden Ressursrekvisisjoner åpnes og oppdaterer rekvisisjonsstatusen til «Foreslått».
|
Hvis... |
Så ... |
|---|---|
|
Alternativet Rekvisisjonsgodkjenning kreves for prosjektet er slått av (ingen godkjenning fra prosjektleder kreves). |
Bestill-knappen vises i stedet for Foreslå-knappen på siden. Klikk Bestill for å reservere ressursen automatisk til prosjektet uten godkjenning fra prosjektleder. |
|
Alternativet Rekvisisjonsgodkjenning kreves er slått av, men du har ikke tilgangsrettigheten Prosjekt – Rediger. |
Foreslå-knappen vises i stedet for Bestilling-knappen på siden. Klikk på Foreslå for å sende bestillingen til godkjenning i stedet for å bestille den til prosjektet direkte. Når prosjektlederen senere viser siden Prosjektgruppe: Rekvisisjoner, vises knappene Bestill og Avvis på siden. |
Hvis du foreslår den samme ressursen med den samme allokeringen til prosjektlederen, godkjennes forslaget automatisk. Prosjektlederen godkjenner ikke forslaget. Automatisk godkjenning sender et varsel til prosjektlederen.
Følg denne fremgangsmåten:
Hvis en rekvisisjon inneholder en forespørsel om å fjerne reservasjonen av en bestemt ressurs, vises en hake i kolonnen Fjern reservasjon på siden Ressursrekvisisjoner.
Avbestilling av en ressurs fjerner fast allokering av ressursen i fremtiden. Startdato for avbestilling er som standard satt til neste dag. Hvis du vil, kan du flytte startdatoen til en tidligere dato.
Følg denne fremgangsmåten:
Legg merke til hvordan den reserverte allokeringsmengden endres i kolonnen Gjennomsnittlig sats på siden Ressursrekvisisjoner. Hvis reservasjonen av ressursen er fjernet helt, vises verdien 0,00 prosent.
Merk: En rekvisisjon om å fjerne en reservasjon og erstatte en ressurs, merker av for både Fjern reservasjon og Erstatt på siden for rekvisisjonsegenskaper. Ressurser-menyen åpnes også. Klikk på Ressurser for å definere et passende filtreringsvilkår. Deretter kan du velge og legge til en ny ressurs med samme tilgjengelighet som ressursen som erstattes. Hvis du har de nødvendige tilgangsrettighetene, vises Erstatt-knappen på siden. Klikk Erstatt for å erstatte ressursen med den nye ressursen. Hvis ikke, kan prosjektlederen gjennomgå den foreslåtte erstatningen og så bestille den ressursen.
Se brukerveiledningen for prosjektledelse hvis du vil ha mer informasjon.
Når du mottar en rollerekvisisjon, må du finne og foreslå minst én ressurs som passer til rollen beskrevet i bemanningskravet. Hvis du foreslår flere ressurser, må du allokere ressursene riktig slik at rekvisisjonsmengden blir delt opp på de ulike ressursene. Hvis for eksempel prosjektlederen ba om én ressurs i en uke, kan du foreslå to ressurser allokert slik: én fra mandag til onsdag, og den andre fra torsdag til fredag.
Du finner ressurser som stemmer med bemanningsbehovene ved å åpne rekvisisjonen eller klikke på ikonet for person med liste ved siden av rekvisisjonen. Informasjonen som vises på Finn ressurser-siden er basert på kravene angitt i bemanningsforespørselen. Du kan endre søkevilkårene for å finne mer kvalifiserte ressurser.
Følg denne fremgangsmåten:
Hvis en rekvisisjon har én ressurs, velges ressursen. Ressursen er den foreslåtte kandidaten i kortlisten.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Rekvisisjonsressurser åpnes med Ressurser-siden aktivert.
Siden Ressursrekvisisjoner åpnes og oppdaterer rekvisisjonsstatusen til «Foreslått».
Hvis rekvisisjonen har flere ressurser, må du finne ut hvor mye du skal allokere til hver ressurs.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Ressursrekvisisjoner åpnes og oppdaterer rekvisisjonsstatusen til «Foreslått».
Som ressursansvarlig kan du endre et forslag og sende det på nytt. Rediger bare når du får melding om at prosjektlederen har forkastet ressursene på en rekvisisjon.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Ressursrekvisisjoner åpnes og oppdaterer rekvisisjonsstatusen til «Foreslått».
Du kan avslå en rekvisisjon av flere grunner: Avvik fra valget eller utilgjengelig ressurs. Hvis du avslår en rekvisisjon, kan du legge inn et innlegg på fanen Diskusjoner der du forklarer grunnen til avslaget.
Følg denne fremgangsmåten:
Bruk rekvisisjonsdiskusjonene i en rekvisisjon til å utveksle meldinger og annen informasjon med mottakere. Bare rekvisisjonsmottakere og andre med tilgang til rekvisisjonen kan delta i diskusjoner som startes fra en rekvisisjon.
Følg denne fremgangsmåten:
Hvis du har tilgang til rekvisisjonen, kan du starte nye diskusjoner og svare på eksisterende meldinger. Når du skal opprette en ny melding av en eller annen type, det være seg for å starte en ny diskusjon eller svare på en eksisterende melding, bruker du siden Diskusjonsmelding: Egenskaper.
Følg denne fremgangsmåten:
Begge handlingene bringer deg til siden Diskusjonsmelding: Egenskaper der du oppretter meldingen.
Definerer emnet for meldingen.
Definerer teksten i meldingen.
Klikk på Bla gjennom-ikonet for å legge ved et dokument.
Angir om diskusjonsmottakere skal motta et e-postvarsel om nye meldinger for gjennomgang.
Standard: Valgt
Du kan angi varselinnstillingene, for eksempel for e-post, fra siden Kontoinnstillinger: Varsler.
Se den grunnleggende brukerveiledningen hvis du vil ha mer informasjon.
Når du har sendt meldingen, vil du se den i Meldinger-delen på siden Rekvisisjonsdiskusjon: Meldinger.
En diskusjonstråd starter med det første svaret under den opprinnelige meldingen. Påfølgende meldinger vises i synkende rekkefølge. Bruk siden Rekvisisjonsdiskusjon: Meldingssvar til å vise diskusjonstråden, vise meldinger eller svare på en melding.
Når du har utvidet diskusjonstråden, klikker du på Ny for å svare og på den måten utvide tråden ytterligere. Klikk på Diskusjon for å skjule alle åpne tråder. Klikk på Ny for å opprette en diskusjon om rekvisisjonen.
Følg denne fremgangsmåten:
I varslingssystemet for rekvisisjoner som fulgte med systemet, er generering av varsler avhengig av at du endrer statusinnstillingen for rekvisisjonen. Hvis innstillingen ikke endres, sendes heller ingen varsler. Hvis statusen for nye rekvisisjoner ikke endres til Åpne, vil ikke mottakerne få vite om den nye rekvisisjonen som skal fylles.
Du kan unngå usikkerhet i forbindelse med varsler ved å sette opp en automatisk varslingsprosess som identifiserer ulike faser i en rekvisisjons livssyklus. En automatisk prosess kan utstede et varsel hver gang en ny fase er nådd. Bruk siden Rekvisisjon: Prosesser til å utstede et varsel.
Når du oppretter en prosess fra en rekvisisjon, vil den bare være tilgjengelig for den rekvisisjonen. Når administratoren oppretter en global rekvisisjonsprosess i administrasjonsverktøyet, blir prosessen tilgjengelig for bruk for alle rekvisisjoner. Globale tilgangsrettigheter kreves for å opprette en global prosess.
Siden Rekvisisjon: Prosesser inneholder to koblinger:
Følg denne fremgangsmåten:
Opprett en automatisert varslingsprosess for å identifisere de ulike fasene i livssyklusen til en rekvisisjon og unngå usikkerheten ved manuelle varsler. En automatisk prosess utsteder et varsel hver gang en ny fase nås.
Den nye prosessen vises i listen over tilgjengelige rekvisisjonsprosesser. Hvis prosessen er manuell, starter du prosessen ved å velge den og klikke på Start. Objektet for prosessen må angis for rekvisisjoner.
Du finner mer informasjon i administrasjonsveiledningen.
Følg denne fremgangsmåten:
Bruk siden Rekvisisjon: Prosesser til å spore fremdriften for prosesser som allerede er startet. Du åpner denne siden ved å åpne en rekvisisjon og klikke på Prosesser.
Mens prosessene pågår, vises statusen «Kjører» i statusfeltet på siden Rekvisisjon: Prosesser startet. Klikk på Returner for å stoppe prosessforekomsten.
Du finner mer informasjon i administrasjonsveiledningen.
Du kan slette en prosess både fra siden Rekvisisjon: Tilgjengelige prosesser og siden Rekvisisjon: Prosesser startet.
Følg denne fremgangsmåten:
Slettingen åpner siden for oppdaterte prosesser.
På siden Revisjonsspor for rekvisisjon kan du se om visse problemfelter ble endret, og av hvem. På denne måten kan du spore endringer etter ressurs og dato.
CA Clarity PPM-administratoren din bruker Studio til å velge rekvisisjonsfeltene som er tilgjengelig for deg på denne siden.
Følg denne fremgangsmåten:
Revisjonsfeltene for rekvisisjonen vises-
|
Copyright © 2013 CA.
Med enerett.
|
|