Forrige emne: Usikkerheter, Problemer, Endringsforespørsler og AksjonspunkterNeste emne: Programmer

Usikkerheter, Problemer, Endringsforespørsler og Aksjonspunkter › Slik behandler du prosjektusikkerheter:

Slik behandler du prosjektusikkerheter:

En usikkerhetsadministrasjonsprosess inkluderer identifikasjon, analyse, planlegging, sporing og kommunikasjon av usikkerhet. Usikkerhetsadministrasjon omfatter usikkerheter, problemer og endringsforespørsler. Det å treffe informerte beslutninger gjennom bevisst vurdering av mulige problemer og deres konsekvenser, er kjernen i usikkerhetsadministrasjon for prosjekter.

Prosjektlederen oppretter en usikkerhet eller et problem på bakgrunn av usikkerhetens konsekvenser, etter identifisering og analysering av usikkerheten.

Usikkerheter kan identifiseres når som helst i løpet av prosjektets livssyklus. Du kan eskalere en usikkerhet til et problem når det ser ut som om usikkerheten kommer til å påvirke prosjektet vesentlig. Endringsforespørsler er et resultat av problemer og kan gjøre det lettere å finne effektive løsninger.

Følgende diagram og scenario beskriver én fremgangsmåte for behandling av prosjektusikkerheter. Se brukerveiledningen for prosjektledelse hvis du vil ha mer informasjon om andre måter å behandle prosjektusikkerheter på.

Denne figuren viser arbeidsprosessen for behandling av en prosjektusikkerhet.

Eksempel: Opprette og behandle en prosjektusikkerhet.

I dette eksemplet er prosjektteamet hos Forward Inc. i gang med å utvikle et nytt produkt ved hjelp av nisjeteknologi. Det er liten erfaring med denne typen teknologi hos ressursene i organisasjonen, og teamet må derfor bruke eksterne ressurser for å fullføre prosjektet. I tillegg leveres produktet sammen med programmeringsgrensesnitt fra tredjepart, noe som krever juridisk godkjenning.

Teamet identifiserer to usikkerheter som påvirker prosjektet i vesentlig grad:

Etter analysen, på bakgrunn av usikkerhetens konsekvens for prosjektet, oppretter prosjektlederen en usikkerhet for de begrensede ressursene og et problem for avhengighetsforholdet.

Utfør disse trinnene for å behandle prosjektusikkerheter:

  1. Les gjennom forhåndskravene.
  2. Analyser usikkerhet.

Les gjennom forhåndskravene

Du må ha følgende tilgangsrettigheter for å fullføre alle aktivitetene i dette scenarioet:

Opprett en usikkerhet

En usikkerhet er en potensiell fremtidig begivenhet som kan ha en positiv eller negativ konsekvens for et prosjektmål. Identifiser usikkerhetene tidlig i prosjektet for å bli klar over hvilke konsekvenser de kan ha for prosjektomfanget, tidsplanen, budsjettet og andre faktorer. I dette scenarioet bestemmer teamet seg for å redusere konsekvensene av å ha for få ressurser ved å ansatte eksterne ressurser. Prosjektlederen oppretter en detaljert usikkerhet som omfatter all informasjon, og velger Ressurstilgjengelighet fra nedtrekkslisten Kategori.

Hvis den totale poengsummen for en detaljert usikkerhet avviker fra rangeringen du tildelte til den, arbeider de to komponentene i usikkerhetsadministrasjon sammen. Poengsummen for den detaljerte usikkerheten overstyrer poengsummen du tildelte. Hvis du oppretter en detaljert usikkerhet uten å tildele satser, vil poengsummer fra usikkerhetsoppføringene påvirke den aktuelle faktoren i listen. Hvis en detaljert usikkerhet slettes, endres prosjektets totale usikkerhetspoengsum i tillegg til den kombinerte usikkerhetspoengsummen for den spesielle usikkerhetsstrategien.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet, og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Klikk på Ny.
  3. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Kategori

    Definerer kategorien som usikkerheten tilhører.

    Verdier:

    • Fleksibilitet – prosjektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – prosjektfinansieringen er ikke allokert eller er tilgjengelig med begrensninger.
    • Menneskelig grensesnitt – brukergrensesnittet (UI) er ikke godt definert.
    • Implementering – det finnes mindre usikkerhet når det gjelder implementeringsarbeid og brukeraksept.
    • Avhengigheter – prosjektet er avhengig av andre prosjekter.
    • Mål – kravene, målene, omfanget og gevinstene er urimelige, utydelig definert, ikke målbare og ikke verifiserbare.
    • Organisasjonskultur – prosjektet krever endringer i organisasjonskulturen, forretningsprosessene, prosedyrene eller policyene.
    • Ressurstilgjengelighet – det er usikker tilgang på interne ressurser, og eksterne ressurser er påkrevd.
    • Sponsoravtale – sponsoravtalen er ikke tydelig identifisert og bekreftet.
    • Støttevennlighet – det kommer ikke til å være lette å støtte prosjektet, det kreves store oppdateringer.
    • Teknisk – prosjektteknologien er ikke utprøvd, og ny intern eller ekstern ekspertise kreves.

      Obs! Når du angir en usikkerhetskategori, overstyrer den totale poengsummen for usikkerheten alle avvikende statusvalg du gjør for usikkerhetskategorien eller -faktoren.

    Eier

    Definerer navnet på ressursen som behandler usikkerheten. Denne ressursen har ansvar for å sikre at usikkerheten tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  4. Fyll ut feltene under Detaljer. Følgende felter må forklares:
    Dato konsekvens inntreffer

    Definerer datoen for når ettervirkningene fra denne usikkerheten kan begynne å påvirke prosjektet. Hvis du identifiserte en innvirkningsdato, må du oppgi en dato i feltet Forventet løsningsdato.

    Standard: Dagens dato

    Antagelser

    Definerer antagelsene som bestemmer at dette elementet kan være en usikkerhet. Du kan verifisere disse antagelsene for å sikre at de fortsetter å være gyldige i hele usikkerhetens varighet. Hvis antagelsene endres, kan også usikkerhetens konsekvenser eller sannsynlighet endres.

    Tilknyttede usikkerheter

    Definerer usikkerhetene i prosjektet som er tilknyttet denne usikkerheten. Du kan kun knytte denne usikkerheten til usikkerheter i dette prosjektet.

    Tilknyttede problemer

    Definerer problemene i prosjektet som er tilknyttet denne usikkerheten. Denne usikkerheten kan bare knyttes til problemer i dette prosjektet.

    Tiltak

    Definerer hva slags tiltak du vil bruke med denne usikkerheten.

    Verdier:

    • Overvåking. Du ønsker ikke å svare på en usikkerhet. Denne typen tildeles vanligvis usikkerheter som har en lav beregnet usikkerhetspoengsum. Selv om sannsynligheten for eller konsekvensen av usikkerheten ikke er tilstrekkelig til å utløse en handling, bør du la usikkerheten være åpen og overvåke den.
    • Godta. Usikkerheten godtas, og i noen tilfeller har du ingen planer om å gjøre noe i forhold til den.
    • Overfør. Du ønsker å overføre usikkerheten til et annet prosjekt. Når usikkerheten er overført, kan du lukke den.
    • Reduser. Du ønsker å ta i bruk et usikkerhetstiltak for å løse usikkerheten.

      Standard: Overvåking

      Obs! I dette scenarioet skal du velge Reduser.

  5. Fyll ut feltene under Kvantifiser usikkerhet: Følgende felter må forklares:
    Sannsynlighet

    Definerer sannsynligheten for at usikkerheten kan oppstå. Usikkerhetssannsynligheten brukes til å beregne usikkerhetseksponeringen.

    Verdier: Lav (1), Middels (2) eller Høy (3)

    Standard: Lav

    Beregnet usikkerhet

    Viser poengsummen som er beregnet på bakgrunn av alternativene du har angitt i feltene Sannsynlighet og Konsekvens.

    Verdier:

    • 1–3 (grønn). Den beregnede usikkerheten er lav.
    • 4–6 (gul). Den beregnede usikkerheten er middels.
    • 7–9 (rød). Den beregnede usikkerheten er høy.
    Konsekvens

    Definerer effekten av usikkerheten på prosjektet. Usikkerhetens innvirkning på prosjektets ytelse, støttevennlighet, kostnad og tidsplan fastsetter konsekvensen. Denne verdien brukes til å beregne usikkerhetseksponeringen.

    Standard: Lav

  6. Legg ved et dokument som gir verdifulle bakgrunnsopplysninger om usikkerheten, tiltak som er truffet eller innvirkningen på prosjektet, under Vedlegg.
  7. Fyll ut følgende felter under Løsning: Følgende felter må forklares:
    Løsning

    Definerer den endelige løsningen for denne usikkerheten etter at usikkerheten er redusert. Løsningsdataene kan gjøre det lettere å huske resultatet av et tiltak for en usikkerhet når du planlegger eller håndterer usikkerhetsplaner for fremtidige prosjekter.

    Obs! Du kan definere en løsning mens du oppretter usikkerheten eller før du lukker den.

    Restusikkerheter

    Angir usikkerhetene som oppstod eller ble opprettet i prosjektet som et resultat av tiltakene som ble truffet for å løse usikkerheten. Til forskjell fra tilknyttede usikkerheter vil restusikkerheter ikke få tilsvarende resultater, men skyldes en handling du utførte da du løste en usikkerhet.

  8. Lagre endringene.

Opprett et tiltak

Når det er bestemt at en usikkerhet skal reduseres, vil prosjektleder opprette og tildele en usikkerhetseier som skal utvikle et tiltak. Usikkerhetstiltak dokumenterer handlingene, sporingskravene og annen støtteinformasjon som trengs for å redusere sannsynligheten for og konsekvensene av usikkerheten.

Uansett hvem som eier usikkerheten, kan individuelle tiltak tildeles til forskjellige ressurser, og hvert tiltak kan ha sin egen forfallsdato. Disse datoene og navnene kan brukes med prosesser for å sende varsler og påminnelser til usikkerhetseiere. Du oppretter vanligvis et usikkerhetstiltak når du velger håndteringen Reduser.

I noen tilfeller kan du godta usikkerheten og ikke gjøre noe i forhold til den.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet, og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne usikkerheten.
  3. Åpne Egenskaper-menyen, og klikk på Tiltak.
  4. Fyll ut feltene, og klikk på Legg til for å lagre endringene.

Lukk usikkerheten.

Når usikkerheten er redusert, endrer du statusen for usikkerheten til Lukket og angir den endelige løsningen. En detaljert løsning kan gjøre det lettere å huske resultatet av et tiltak for en usikkerhet når du planlegger eller håndterer usikkerhetsplaner for fremtidige prosjekter.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet, og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne usikkerheten.
  3. Endre Status til Lukket.
  4. Skriv inn hvordan usikkerheten ble redusert, under Løsning.
  5. Lagre endringene.

Opprett et problem og lukk usikkerheten

Et problem er en begivenhet som har påvirket prosjektet. Når du ikke klarer å redusere usikkerheten, kan du eskalere usikkerheten til et problem. Opprett et problem fra den eksisterende usikkerheten, og lukk deretter usikkerheten. Det nye problemet arver usikkerhetens navn og beskrivelse og noen av verdiene, for eksempel Status ("Åpen") og Opprettingsdato (gjeldende kalenderdato). Du kan alltid gå tilbake til den opprinnelige usikkerheten. Ved å opprette et problem fra en usikkerhet skaper du bevissthet, handlinger og aktiviteter knyttet til et problem, slik at prosjektteamet kan konkludere. I tillegg får teamet mulighet til å holde oversikt over problemer med resultater for analyse ved prosjektslutt og planlegging av fremtidige prosjekter.

Du kan også koble sammen andre usikkerheter eller problemer som er relatert dette problemet. Dette kan gjøre det lettere å spore avhengigheter og gjenkjenne trender i senere analyser og revisjoner.

I dette scenarioet er eksterne entreprenører hyret inn som en del av tiltaksplanen, for fullføre prosjektet Entreprenørene har imidlertid ikke den nødvendige ekspertisen, noe som får konsekvenser for fremdriften og ferdigstillingen av prosjektet. Usikkerheten har nå blitt et problem. Prosjektlederen oppretter derfor et problem fra usikkerheten og lukker usikkerheten.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet, og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne usikkerheten.
  3. Klikk på Opprett problem.
  4. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Kategori

    Definerer kategorien som dette problemet tilhører.

    Verdier:

    • Fleksibilitet – prosjektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – prosjektfinansieringen er ikke allokert eller er tilgjengelig med begrensninger.
    • Menneskelig grensesnitt – brukergrensesnittet (UI) er ikke godt definert.
    • Implementering – det finnes mindre usikkerhet når det gjelder implementeringsarbeid og brukeraksept.
    • Avhengigheter – prosjektet er avhengig av andre prosjekter.
    • Mål – kravene, målene, omfanget og gevinstene er urimelige, utydelig definert, ikke målbare og ikke verifiserbare.
    • Organisasjonskultur – prosjektet krever endringer i organisasjonskulturen, forretningsprosessene, prosedyrene eller policyene.
    • Ressurstilgjengelighet – det er usikker tilgang på interne ressurser, og eksterne ressurser er påkrevd.
    • Sponsoravtale – sponsoravtalen er ikke tydelig identifisert og bekreftet.
    • Støttevennlighet – det kommer ikke til å være lette å støtte prosjektet, det kreves store oppdateringer.
    • Teknisk – prosjektteknologien er ikke utprøvd, og ny intern eller ekstern ekspertise kreves.
    Eier

    Definerer navnet på ressursen som behandler problemet. Denne ressursen har ansvar for å sikre at problemet tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  5. Fyll ut feltene under Detaljer.
  6. Legg ved et dokument som gir verdifulle bakgrunnsopplysninger om problemet, løsningen eller innvirkningen på prosjektet, under Vedlegg.
  7. Fyll ut Løsning-delen etter at problemet er løst.
  8. Klikk på Lagre og gå tilbake for å gå til siden Usikkerhetsegenskaper, og lukk usikkerheten.
  9. Endre Status til Lukket.
  10. Lagre endringene.

Opprett et problem

Opprett et problem når usikkerheten påvirker prosjektet vesentlig. Ettersom forsinkelsen i godkjenningsprosessen er forventet, oppretter prosjektlederen et problem og tildeler avhengighetskategorien.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet, og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne menyen Usikkerhet/problemer/endringer, og klikk på Problemer.
  3. Klikk på Ny.
  4. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Problem-ID

    Definerer den unike identifikatoren for problemet. Når du har lagret problemet, kan du ikke endre identifikatoren.

    Kategori

    Definerer kategorien som dette problemet tilhører.

    Verdier:

    • Fleksibilitet – prosjektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – prosjektfinansieringen er ikke allokert eller er tilgjengelig med begrensninger.
    • Menneskelig grensesnitt – brukergrensesnittet (UI) er ikke godt definert.
    • Implementering – det finnes mindre usikkerhet når det gjelder implementeringsarbeid og brukeraksept.
    • Avhengigheter – prosjektet er avhengig av andre prosjekter.
    • Mål – kravene, målene, omfanget og gevinstene er urimelige, utydelig definert, ikke målbare og ikke verifiserbare.
    • Organisasjonskultur – prosjektet krever endringer i organisasjonskulturen, forretningsprosessene, prosedyrene eller policyene.
    • Ressurstilgjengelighet – det er usikker tilgang på interne ressurser, og eksterne ressurser er påkrevd.
    • Sponsoravtale – sponsoravtalen er ikke tydelig identifisert og bekreftet.
    • Støttevennlighet – det kommer ikke til å være lette å støtte prosjektet, det kreves store oppdateringer.
    • Teknisk – prosjektteknologien er ikke utprøvd, og ny intern eller ekstern ekspertise kreves.
    Eier

    Definerer navnet på ressursen som behandler problemet. Denne ressursen har ansvar for å sikre at problemet tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

    Oppretter

    Viser navnet på ressursen som opprettet problemet.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  5. Fyll ut feltene under Detaljer.
  6. Legg ved et dokument som gir verdifulle bakgrunnsopplysninger om problemet, løsningen eller innvirkningen på prosjektet, under Vedlegg.
  7. Fyll ut Løsning-delen etter at problemet er løst.
  8. Lagre endringene.

Lukk problemet

Når problemet er løst, endrer du statusen Lukket. Deretter skriver du inn den endelige løsningen på problemet. En detaljert løsning kan gjøre det lettere å huske resultatet av et problem når du planlegger eller håndterer problemplaner for fremtidige prosjekter.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet, og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne menyen Usikkerhet/problemer/endringer, og klikk på Problemer.
  3. Åpne problemet.
  4. Endre Status til Lukket.
  5. Skriv inn hvordan problemet ble løst, under Løsning.
  6. Lagre endringene.

Opprett en endringsforespørsel

En endringsforespørsel er en endring for å utvide eller inngå en avtale om prosjektomfanget, tidsplanen eller budsjettet. Opprett en endringsforespørsel når problemløsningen påvirker prosjektomfanget, tidsplanen eller budsjettet, eller når problemet ikke er løst. Endringsforespørsler hjelper deg med å analysere prosjektet samtidig som du kan dra lærdom fra tidligere begivenheter.

I dette scenarioet oppretter prosjektlederen en endringsforespørsel om å utvide prosjekttidsfristen for å løse begge problemene:

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet, og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne menyen Usikkerhet/problemer/endringer, og klikk på Problemer.
  3. Åpne problemet, og klikk på Opprett endringsforespørsel.
  4. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Kategori

    Definerer kategorien som endringsforespørselen tilhører.

    Verdier:

    • Fleksibilitet – prosjektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – prosjektfinansieringen er ikke allokert eller er tilgjengelig med begrensninger.
    • Menneskelig grensesnitt – brukergrensesnittet (UI) er ikke godt definert.
    • Implementering – det finnes mindre usikkerhet når det gjelder implementeringsarbeid og brukeraksept.
    • Avhengigheter – prosjektet er avhengig av andre prosjekter.
    • Mål – kravene, målene, omfanget og gevinstene er urimelige, utydelig definert, ikke målbare og ikke verifiserbare.
    • Organisasjonskultur – prosjektet krever endringer i organisasjonskulturen, forretningsprosessene, prosedyrene eller policyene.
    • Ressurstilgjengelighet – det er usikker tilgang på interne ressurser, og eksterne ressurser er påkrevd.
    • Sponsoravtale – sponsoravtalen er ikke tydelig identifisert og bekreftet.
    • Støttevennlighet – det kommer ikke til å være lette å støtte prosjektet, det kreves store oppdateringer.

      Teknisk – prosjektteknologien er ikke utprøvd, og ny intern eller ekstern ekspertise kreves.

    Eier

    Definerer navnet på ressursen som behandler endringsforespørselen. Denne ressursen har ansvar for å sikre at endringsforespørselen tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  5. Fyll ut feltene under Detaljer.
  6. Legg ved et dokument som gir verdifulle bakgrunnsopplysninger om endringsforespørselen, løsningen eller innvirkningen på prosjektet, under Vedlegg.
  7. Fyll ut feltene under Effekt. Følgende felter må forklares:
    Konsekvens for opprinnelig plan

    Beskriver hvordan endringene i forespørselen kan påvirke prosjektets opprinnelige plan.

    Konsekvens for andre prosjekter

    Beskriver hvordan forespørselen kan påvirke andre prosjekter.

    Endring i kostnad

    Definerer beløp som forespørselen kan endre de budsjetterte kostnadene for prosjektet med. Budsjettkostnaden er et felt som defineres på egenskapssiden for budsjettet.

    Endring i tidsplan

    Definerer antallet dager denne forespørselen kan forsinke eller fremskynde den totale prosjektplanen med.

    Endring i ressurser

    Definerer et tall som gjenspeiler forespørselen om en økning eller reduksjon i antall ressurser som trengs for prosjektet.

  8. Fyll ut feltene under Vurdering.
  9. Klikk på Lagre og gå tilbake for å gå til siden for problemegenskaper, og lukk usikkerheten.
  10. Endre Status til Lukket.
  11. Lagre endringene.

Risikoer

Du kan opprette usikkerheter for å håndtere usikkerhet, minimere de kostbare konsekvensene av uforutsette eller uhåndterlige problemer. Du kan opprette tiltak for usikkerheter, og knytte usikkerheter til aktiviteter og prosesser.

Slik arbeider du med usikkerheter:

Usikkerhetslistesiden viser en liste over eksisterende usikkerheter. Et hakeikon i kolonnen Over terskel på usikkerhetssiden angir at poengsummen for usikkerheten har overskredet terskelverdien for usikkerheten.

Du kan behandle usikkerheter på følgende måter:

Slik oppretter du usikkerheter:

Du kan opprette usikkerheter på følgende måter:

Opprette usikkerheter ut fra problemer

Du kan opprette usikkerheter fra eksisterende problemer. Standardinformasjon fra felles felt overføres til det nye problemet for enkel konfigurasjon. Du kan koble tilbake til det opprinnelige problemet fra usikkerheten for enkel navigering mellom postene. I tillegg kan du manuelt knytte usikkerheter eller problemer til hverandre. Manuell tilknytning er nyttig for å forstå relasjonene mellom usikkerhetene og problemene, og gi bedre generell ledelse over et prosjekt.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Problemer.
  3. Klikk på navnet på problemet.
  4. Klikk på Opprett usikkerhet.
  5. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Kategori

    Definerer kategorien som usikkerheten tilhører.

    Verdier:

    • Fleksibilitet – prosjektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – prosjektfinansieringen er ikke allokert eller er tilgjengelig med begrensninger.
    • Menneskelig grensesnitt – brukergrensesnittet (UI) er ikke godt definert.
    • Implementering – det finnes mindre usikkerhet når det gjelder implementeringsarbeid og brukeraksept.
    • Avhengigheter – prosjektet er avhengig av andre prosjekter.
    • Mål – kravene, målene, omfanget og gevinstene er urimelige, utydelig definert, ikke målbare og ikke verifiserbare.
    • Organisasjonskultur – prosjektet krever endringer i organisasjonskulturen, forretningsprosessene, prosedyrene eller policyene.
    • Ressurstilgjengelighet – det er usikker tilgang på interne ressurser, og eksterne ressurser er påkrevd.
    • Sponsoravtale – sponsoravtalen er ikke tydelig identifisert og bekreftet.
    • Støttevennlighet – det kommer ikke til å være lette å støtte prosjektet, det kreves store oppdateringer.
    • Teknisk – prosjektteknologien er ikke utprøvd, og ny intern eller ekstern ekspertise kreves.
    Eier

    Definerer navnet på ressursen som behandler usikkerheten. Denne ressursen har ansvar for å sikre at usikkerheten tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

    Oppretter

    Viser navnet på ressursen som opprettet denne usikkerheten.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  6. Fyll ut feltene under Detaljer. Følgende felter må forklares:
    Usikkerhetssymptomer

    Definerer symptomene som identifiserer dette elementet som en usikkerhet.

    Vurdering av konsekvens

    Viser en beskrivelse av resultatet usikkerheten hadde på prosjektet.

    Dato konsekvens inntreffer

    Viser datoen når ettervirkningene fra usikkerheten får konsekvenser for prosjektet.

    Måldato for løsning

    Viser datoen når usikkerheten bør være løst.

    Antagelser

    Viser antagelsene som fastsatte usikkerheten.

    Tilknyttede usikkerheter

    Definerer usikkerhetene i prosjektet som er tilknyttet denne usikkerheten. Du kan kun knytte denne usikkerheten til usikkerheter i dette prosjektet.

    Tilknyttede problemer

    Definerer problemene i prosjektet som er tilknyttet denne usikkerheten. Du kan kun knytte denne usikkerheten til usikkerheter i dette prosjektet.

    Tiltak

    Definerer hva slags tiltak du vil bruke med denne usikkerheten.

    Verdier:

    • Overvåking. Bruk denne typen når du ikke ønsker å svare på en usikkerhet. Denne typen tildeles vanligvis til enhver usikkerhet som har en lav beregnet usikkerhetspoengsum. Med andre ord, selv om usikkerhetens sannsynlighet eller innvirkning ikke er høy nok til å berettige til tiltak, vil du likevel ha usikkerheten åpen og overvåke den.
    • Godta. Bruk denne typen når usikkerhetseksponeringen er godtatt, og i noen tilfeller har man ikke tenkt å forfølge usikkerheten.
    • Overfør. Bruk denne typen når du ønsker å overføre denne usikkerheten til et annet prosjekt. Når usikkerheten er overført, kan du lukke den.
    • Reduser. Bruk type når du vil bruke en svarstrategi for usikkerhet for å løse usikkerheten.

      Standard: Overvåkning

  7. Fyll ut feltene under Kvantifiser usikkerhet: Følgende felter må forklares:
    Sannsynlighet

    Definerer sannsynligheten for at konsekvensen vil oppstå. Usikkerhetssannsynligheten brukes til å beregne usikkerhetseksponeringen.

    Verdier: Lav (1), Middels (2) eller Høy (3)

    Standard: Lav

    Beregnet usikkerhet

    Viser den beregnede poengsummen basert på alternativene du angir i feltene Sannsynlighet og Konsekvens.

    Usikkerhetsverdier:

    • 4–6 (gul). Den beregnede usikkerheten er middels.
    • 7–9 (rød). Den beregnede usikkerheten er høy.
    • 1–3 (grønn). Den beregnede usikkerheten er lav.
    Konsekvens

    Definerer effekten av den bestemte usikkerheten for prosjektet, fastsatt av usikkerhetens innvirkning på prosjektets ytelse, støttevennlighet, kostnad og tidsplan. Denne verdien brukes til å beregne usikkerhetseksponeringen.

    Verdier: Lav (1), Middels (2) eller Høy (3)

    Standard: Lav

  8. Legg ved eventuelle dokumenter i delen Vedlegg.
  9. Fyll ut feltene under Løsning. Følgende felter må forklares:
    Løsning

    Definerer den endelige løsningen etter at usikkerheten er redusert. Løsningsdataene kan gjøre det lettere å huske resultatet av et tiltak for en usikkerhet når du planlegger eller håndterer usikkerhetsplaner for fremtidige prosjekter.

    Restusikkerheter

    Angir eventuelle usikkerhetene som oppstod eller ble opprettet i prosjektet som et resultat av tiltakene som ble truffet for å løse usikkerheten. Til forskjell fra tilknyttede usikkerheter vil restusikkerheter ikke få tilsvarende resultater, men skyldes en handling du utførte da du løste en usikkerhet.

  10. Lagre endringene.

Opprette usikkerhet ut fra endringsforespørsler

Hvis du oppretter en usikkerhet fra en endringsforespørsel, hentes verdiene i noen av feltene fra den relaterte endringsforespørselen. Åpne usikkerheten og klikk på IDen i feltet Opprinnelig endringsforespørsel for å vise den opprinnelige endringsforespørselen.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Endringsforespørsler.
  3. Klikk på navnet på endringsforespørselen.
  4. Klikk på Opprett usikkerhet.
  5. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Kategori

    Definerer kategorien som usikkerheten tilhører.

    Verdier:

    • Fleksibilitet – prosjektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – prosjektfinansieringen er ikke allokert eller er tilgjengelig med begrensninger.
    • Menneskelig grensesnitt – brukergrensesnittet (UI) er ikke godt definert.
    • Implementering – det finnes mindre usikkerhet når det gjelder implementeringsarbeid og brukeraksept.
    • Avhengigheter – prosjektet er avhengig av andre prosjekter.
    • Mål – kravene, målene, omfanget og gevinstene er urimelige, utydelig definert, ikke målbare og ikke verifiserbare.
    • Organisasjonskultur – prosjektet krever endringer i organisasjonskulturen, forretningsprosessene, prosedyrene eller policyene.
    • Ressurstilgjengelighet – det er usikker tilgang på interne ressurser, og eksterne ressurser er påkrevd.
    • Sponsoravtale – sponsoravtalen er ikke tydelig identifisert og bekreftet.
    • Støttevennlighet – det kommer ikke til å være lette å støtte prosjektet, det kreves store oppdateringer.
    • Teknisk – prosjektteknologien er ikke utprøvd, og ny intern eller ekstern ekspertise kreves.
    Eier

    Definerer navnet på ressursen som behandler usikkerheten. Denne ressursen har ansvar for å sikre at usikkerheten tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

    Oppretter

    Viser navnet på ressursen som opprettet denne usikkerheten.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  6. Fyll ut feltene under Detaljer. Følgende felter må forklares:
    Usikkerhetssymptomer

    Definerer symptomene som identifiserer dette elementet som en usikkerhet.

    Vurdering av konsekvens

    Viser en beskrivelse av resultatet usikkerheten hadde på prosjektet.

    Dato konsekvens inntreffer

    Viser datoen når ettervirkningene fra usikkerheten får konsekvenser for prosjektet.

    Antagelser

    Definerer antagelsene som bestemmer at dette elementet kan være en usikkerhet. Du kan verifisere disse antagelsene for å sikre at de fortsetter å være gyldige i hele usikkerhetens varighet. Hvis antagelsene endres, kan også usikkerhetens virkning eller sannsynlighet endres.

    Tilknyttede usikkerheter

    Definerer usikkerhetene i prosjektet som er tilknyttet denne usikkerheten. Du kan kun knytte denne usikkerheten til usikkerheter i dette prosjektet.

    Tilknyttede problemer

    Definerer problemene i prosjektet som er tilknyttet denne usikkerheten. Du kan kun knytte denne usikkerheten til usikkerheter i dette prosjektet.

  7. Fyll ut følgende felter under ///Quantity Risk: Følgende felter må forklares:
    Sannsynlighet

    Definerer sannsynligheten for at konsekvensen vil oppstå. Usikkerhetssannsynligheten brukes til å beregne usikkerhetseksponeringen.

    Verdier: Lav (1), Middels (2) eller Høy (3)

    Standard: Lav

    Konsekvens

    Definerer effekten av den bestemte usikkerheten for prosjektet, fastsatt av usikkerhetens innvirkning på prosjektets ytelse, støttevennlighet, kostnad og tidsplan. Denne verdien brukes til å beregne usikkerhetseksponeringen.

    Verdier: Lav (1), Middels (2) eller Høy (3)

    Standard: Lav

    Beregnet usikkerhet

    Viser den beregnede poengsummen basert på alternativene du angir i feltene Sannsynlighet og Konsekvens.

    Usikkerhetsverdier:

    • 4–6 (gul). Den beregnede usikkerheten er middels.
    • 7–9 (rød). Den beregnede usikkerheten er høy.

      1–3 (grønn). Den beregnede usikkerheten er lav.

  8. Legg ved eventuelle dokumenter i delen Vedlegg.
  9. Fyll ut feltene under Løsning. Følgende felter må forklares:
    Løsning

    Definerer den endelige løsningen etter at usikkerheten er redusert. Løsningsdataene kan gjøre det lettere å huske resultatet av et tiltak for en usikkerhet når du planlegger eller håndterer usikkerhetsplaner for fremtidige prosjekter.

    Restusikkerheter

    Angir eventuelle usikkerhetene som oppstod eller ble opprettet i prosjektet som et resultat av tiltakene som ble truffet for å løse usikkerheten. Til forskjell fra tilknyttede usikkerheter vil restusikkerheter ikke få tilsvarende resultater, men skyldes en handling du utførte da du løste en usikkerhet.

  10. Lagre endringene.

Usikkerhetsvurdering

Organisasjoner foretrekker vanligvis å finansiere prosjekter med lave og middels usikkerheter. Med mindre et prosjekt med høy usikkerhet kan tilby vesentlige gevinster eller er strategisk viktig for å nå forretningsmål, kan det bli terminert.

Du kan vurdere en forhåndsdefinert liste over mulige usikkerhetsfaktorer for hvert prosjekt på hovedusikkerhetssiden.

Følende farger brukes til å vise poengsummen for usikkerhet i form av et stopplys:

Når du har tildelt usikkerhetssatser til de enkelte faktorene, beregnes et generelt usikkerhetsnivå for prosjektet. Beregningen er basert på det samlede usikkerhetsnivået for alle usikkerhetsfaktorene i listen. Det generelle usikkerhetsnivået vises øverst i faktorlisten.

Mer informasjon:

Slik legger du til nye usikkerhetskategorier

Slik fungerer usikkerhetsvurdering

Du kan rangere usikkerhetene på hovedusikkerhetssiden. Alle de andre komponentene og handlingene for usikkerhetsadministrasjon du kan utføre, finnes på usikkerhetssiden i et prosjekt. Opprett en detaljert usikkerhet på usikkerhetssiden og tildel den til en usikkerhetskategori. Kategorien tilsvarer én av usikkerhetskategoriene eller -faktorene på hovedsiden for usikkerhet.

Hvis den totale poengsummen for en detaljert usikkerhet avviker fra rangeringen du tildelte til den på hovedusikkerhetssiden, arbeider de to komponentene i usikkerhetsadministrasjon sammen. Poengsummen for den detaljerte usikkerheten overstyrer poengsummen du tildelte. Hvis du oppretter en detaljert usikkerhet uten å tildele satser, vil poengsummer fra usikkerhetsoppføringene påvirke den aktuelle faktoren i listen.

Eksempel

La oss si at du sletter en detaljert finansieringsusikkerhet, og det finnes flere usikkerheter i denne usikkerhetskategorien. Usikkerhetspoengsummen for den usikkerhetskategorien/-faktoren beregnes på nytt basert på den samlede poengsummen for alle gjenværende usikkerheter i kategorien. Men hvis du sletter en finansieringsusikkerhet, og det bare er igjen én usikkerhet i denne kategorien, kan du velge en usikkerhetsverdi fra nedtrekkslisten Finansiering.

Tildele satser til usikkerhetsfaktorer

Du kan tildele satser til prosjektusikkerhetsfaktorene på hovedusikkerhetssiden. Usikkerhetsfaktorene vises i delen for medvirkende faktorer på siden. Feltet Usikkerhet øverst på siden angir et kombinert usikkerhetsnivå for prosjektet. Usikkerhetsnivået er basert på alle valgene du gjorde i delen for medvirkende faktorer på siden.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Velg alternativer for å rangere usikkerheten.
    Mål

    Angir om kravene, målene, omfanget og gevinstene er rimelige, tydelig definerte, målbare og verifiserbare.

    Sponsoravtale

    Angir om sponsoravtalen er tydelig identifisert og bekreftet.

    Kapital

    Angir om prosjektkapitalen er tilgjengelig uten begrensninger.

    Ressurstilgjengelighet

    Angir om det er ubegrenset tilgang på interne ressurser for prosjektet og at eksterne ressurser ikke trengs.

    Gjensidige avhengigheter

    Angir om prosjektet ikke er avhengig av andre prosjekter.

    Teknisk

    Angir om prosjektteknologien er utprøvd og at ny intern eller ekstern ekspertise kreves.

    Menneskelig grensesnitt

    Angir om prosjektet har et godt definert brukergrensesnitt.

    Organisasjonskultur

    Angir om prosjektet krever små endringer i organisasjonskultur, forretningsprosesser, prosedyrer eller policyer.

    Støttevennlighet

    Angir om prosjektet vil være lett å støtte i fremtiden, uten at det kreves store oppdateringer.

    Implementering

    Angir om det finnes mindre usikkerhet når det gjelder implementeringsarbeid og brukeraksept.

    Fleksibilitet

    Angir om prosjektet er lett å tilpasse.

  3. Lagre endringene.

    Stopplysene ved siden av hver usikkerhetsfaktor, endres til fargen som er tilordnet nivået du valgte for hver usikkerhet.

Beregnet risikopoengsum

Du kan angi og vise en detaljert beregnet usikkerhetspoengsum for en usikkerhet i delen Kvantifiser usikkerhet på egenskapssiden for usikkerhet. Risikopoengsummen beregnes basert på alternativene du angir i feltene Sannsynlighet og Innvirkning på denne siden.

Sannsynlighets- og konsekvensnivåer rangeres som følger:

Eksempel

Du setter usikkerhetens sannsynlighetsnivå til Høy (3) og konsekvensnivået til Middels (2). Den beregnede usikkerhetspoengsummen er 6.

Den beregnede usikkerhetspoengsummen fungerer med terskelverdien for usikkerhet på systemnivå for alle prosjekter, angitt av CA Clarity PPM-administratoren. Terskelverdien for usikkerheten er det akseptable usikkerhetsnivået som kan tolereres uten å starte svarstrategiene for usikkerheten. Terskelverdien for usikkerhet er nyttig fordi prosjekt kan ha hundrevis av usikkerheter. Den eneste måten å håndtere dem på er å fokusere på dem som er viktigst.

Risikoens poengsummatrise og terskelverdi inneholder standardverdier. Du kan angi verdiene så høyt eller lavt som det passer for organisasjonen. Du kan vise om usikkerhetene dine ligger over terskelverdien, på siden usikkerhetssiden. Du kan utforme prosedyrer eller prosesser for å ta hånd om risikoer som overskrider terskelverdien.

Mer informasjon:

Om Poengsummatrise for usikkerhet

Angi terskelverdi for usikkerhet

Om usikkerhetsnotater

Du kan legge inn notater for å registrere mer informasjon om en usikkerhet (problem eller endringsforespørsel). Notatene du legger til, vises i en liste på siden Usikkerhetsnotater. De er angitt i rekkefølgen de ble opprettet. Notatet som ble opprettet sist, vises øverst i listen. På denne siden kan du vise og sortere listen over notater og legge til flere notater.

Du kan ikke redigere eller opprette svar på usikkerhetsnotater.

Mer informasjon:

Legge til notater (usikkerheter)

Legge til notater (usikkerheter)

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne menyen Usikkerhet/problemer/endringer og klikk på Usikkerheter.
  2. Åpne usikkerheten for å legge til et notat.
  3. Klikk på notater.
  4. Fyll ut feltene, og klikk på Legg til for å lagre notatene.

Usikkerheter knyttet til aktiviteter

Du kan tildele en usikkerhet til en eksisterende aktivitet eller opprette en ny aktivitet. Du kan også tildele usikkerheter til én eller flere nøkkelaktiviteter. En nøkkelaktivitet er viktig på en eller annen måte. Startdatoen for andre aktiviteter kan for eksempel være avhengig av nøkkelaktiviteten.På siden for usikkerhetstilknyttede aktiviteter kan du vise en liste over aktivitetene som er knyttet til usikkerheten.

Du kan knytte usikkerhetene du oppretter, til aktivitetene og vise dem på siden for usikkerheter tilknyttet aktiviteter. Du kan ikke svare på eller redigere usikkerhetene som vises på siden.

Mer informasjon:

Vise en liste over usikkerheter knyttet til aktiviteter

Opprette nøkkelaktiviteter knyttet til usikkerheter

Knytte eksisterende aktiviteter til usikkerheter

Vise en liste over usikkerheter knyttet til aktiviteter

Bruk følgende fremgangsmåte for å vise en liste over usikkerheter. Siden viser navn, prioritet, status, konsekvensdato og mottakernavn for usikkerheten. Ressurser som har prosjekttilgang, kan vise usikkerhetene.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Klikk på navnet på usikkerheten.
  3. Klikk på Tilknyttede aktiviteter.

Mer informasjon:

Usikkerheter knyttet til aktiviteter

Knytte eksisterende aktiviteter til usikkerheter

Opprette nøkkelaktiviteter knyttet til usikkerheter

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Klikk på navnet på usikkerheten.
  3. Klikk på Tilknyttede aktiviteter.
  4. Klikk på Ny.
  5. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Milepæl

    Angir hvorvidt du vil tilordne denne aktiviteten som en milepælaktivitet. Milepæler er aktiviteter som har en forfallsdato, men ikke en varighet (en periode mellom start- og sluttdato). Etter lagringen, låses Start-feltet på egenskapssiden for aktiviteten.

    Standard: Tom

    Merk: Du kan ikke tildele deltakere til milepæler eller angi dem som sammendragsaktiviteter.

    Nøkkelaktivitet

    Angir om du vil identifisere denne aktiviteten som en nøkkelaktivitet. En nøkkelaktivitet er viktig på en eller annen måte. Startdatoen for andre aktiviteter kan for eksempel være avhengig av nøkkelaktiviteten.

    Eksempel: Hvis denne aktiviteten er viktig for andre aktiviteters startdato, kan du merke den som en nøkkelaktivitet.

    Standard: Valgt

    Status

    Viser statusen for aktiviteten basert på verdien for % fullført. Dette feltet beregnes automatisk og oppdateres basert på verdien for % fullført for aktiviteten.

    Verdier:

    • Fullført. Angir at ETF for aktiviteten er null og prosent fullført er 100.
    • Ikke påbegynt. Angir at faktiske ikke er postert, og % fullført er null.
    • Startet. Viser når en ressurs posterer faktisk til aktivitetstildelingen. Verdien for % fullført for oppgaven er over null og under 100.

      Standard: Ikke påbegynt

    % fullført

    Definerer hvor mange prosent av arbeidet som er fullført når aktiviteten er delvis fullført.

    Verdier:

    • Null. Aktiviteten har ikke startet.
    • 1 til 99. Aktiviteten har postert ETF eller faktiske data, og aktiviteten har ikke startet.
    • 100. Aktiviteten er fullført.
    • Standard: 0
    Debiteringskode

    Angir debiteringskoden for aktiviteten. Endringskoder på aktivitetsnivå har forrang foran debiteringskoder på prosjektnivå i hendelser der begge er angitt.

    Må starte den

    Definerer datoen når aktiviteten må starte. Denne datoen brukes som en datobegrensning under automatisk planlegging.

    Må avsluttes den

    Definerer datoen når aktiviteten må slutte. Denne datoen brukes som en begrensning under automatisk planlegging.

    Start tidligst

    Definerer tidligst mulig startdato for aktiviteten. Denne datoen brukes som en begrensning under automatisk planlegging.

    Start senest

    Definerer senest mulig startdato for aktiviteten. Denne datoen brukes som en begrensning under automatisk planlegging.

    Ferdig tidligst

    Definerer den tidligst mulige sluttdatoen for en aktivitet. Denne datoen brukes som en begrensning under automatisk planlegging.

    Ferdig senest

    Definerer senest mulig sluttdato for aktiviteten. Denne datoen brukes som en begrensning under automatisk planlegging.

    Utelat fra automatisk planlegging

    Angir at datoene skal utelates for denne aktiviteten under den automatiske planleggingen.

    Standard: Tom

    Obligatorisk: Nei

    Merk: Dette feltet fungerer sammen med feltet Planlegg tildelinger i utelatte aktiviteter på autoplanleggingssiden. La oss si at du utelater aktiviteten fra automatisk planlegging. Men du tillater endringer i ressurstildelingsdatoer for utelatte aktiviteter under automatisk planlegging. Den automatiske planleggingen endre ressurstildelingsdatoene for aktiviteten, men holdes innenfor start- og sluttdatoene for aktiviteten.

  6. Lagre og send endringene.

Knytte eksisterende aktiviteter til usikkerheter

Ved å opprette en tilknytning mellom en usikkerhet og en aktivitet kan du lettere se tilknytningen på siden for usikkerheter tilknyttet aktiviteter.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Klikk på navnet på usikkerheten.
  3. Klikk på Tilknyttede aktiviteter.
  4. Klikk på Legg til eksisterende aktiviteter.
  5. Merk av for aktiviteten som skal knyttes til usikkerheten, og klikk på Kobling til.

Mer informasjon:

Vise en liste over usikkerheter knyttet til aktiviteter

Revisjonsspor for aktivitet

På siden revisjonsspor for aktivitet kan du se om visse usikkerhetsfelter er endret, og av hvem. På denne måten kan du spore endringer etter ressurs og dato.

CA Clarity PPM-administratoren kan sette opp revisjon for å revidere og bevare en logg over handlinger utført på usikkerheter. Når du redigerer en usikkerhet, vises endringer på siden Revisjonsspor når den åpnes i CA Clarity PPM.

Du finner mer informasjon i veiledningen for studioutviklere.

Vise revisjonsfelter (usikkerheter)

Du kan se feltene som er endret for en usikkerhet. Disse feltene vises i listen på siden Revisjonsspor for usikkerhet, sammen med navnet på ressursen som endret dem, og når.

Før du kan vise siden Revisjonsspor for usikkerhet, må CA Clarity PPM-administratoren konfigurere usikkerheter for revisjon.

Du finner mer informasjon i veiledningen for studioutviklere.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Klikk på navnet på usikkerheten.
  3. Klikk på Revisjon.
  4. Filtrer listen.

Usikkerhetsadministrasjonsprosesser

Du kan bruke prosesser til å automatisere visse elementer i usikkerhetsadministrasjonsprosessen. Før du begynner å opprette og behandle noen usikkerhetsadministrasjonsprosesser, bør du forsikre deg om at du forstår prosessen og hvordan den fungerer.

Se den grunnleggende brukerveiledningen hvis du vil ha mer informasjon.

Problemer

På problemsiden kan du opprette og administrere problemer. Du kan opprette problemer fra usikkerheter for å eskalere en alvorlig usikkerhet til et høyere nivå. Eller du kan opprette problemer som er uavhengige av usikkerheter og endringsforespørsler. På samme måte som for usikkerheter, kan du knytte problemer til aksjonspunkt, aktiviteter og prosesser.

Slik arbeider du med problemer:

Problemlistesiden viser en liste over eksisterende problemer. Du får tilgang til problemlistesiden ved å åpne prosjektet og klikke på Problemer på menyen Usikkerhet/problemer/endringer.

Du kan behandle et problem på følgende måter:

Slik oppretter du problemer:

Du kan opprette så mange problemer du vil for hvert prosjekt. På samme måte som for prosjekter, programmer og usikkerheter, kan du opprette problemer på følgende måter:

Opprette problemer ut fra endringsforespørsler

Du kan opprette problemer fra endringsforespørsler.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Endringsforespørsler.
  3. Klikk på navnet på endringsforespørselen.
  4. Klikk på Opprett problem.
  5. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felt forklares:
    Eier

    Definerer navnet på ressursen som behandler usikkerheten. Denne ressursen har ansvar for å sikre at problemet tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen. Hvis du oppretter et problem fra en lukket usikkerhet, hentes verdien i feltet fra feltet Eier på egenskapssiden for usikkerheten.

    Standard: Ressursen som er logget på.

    Oppretter

    Viser navnet på ressursen som opprettet problemet.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  6. Fyll ut feltene under Detaljer.
  7. Legg ved eventuelle dokumenter.
  8. Fyll ut Løsning-feltet under Løsning.
  9. Lagre endringene.

Importere problemer fra et annet registreringssystem

Hvis organisasjonen bruker et annet system for å opprette og overvåke problemer, for eksempel Microsoft Excel eller Access, kan du bruke XML Open Gateway (XOG) til å importere dem til CA Clarity PPM.

Se utviklerveiledningen for XML Open Gateway for mer informasjon.

Lukke endringsforespørsler og spore dem som problemer

Du kan raskt opprette en endringsforespørsel fra et eksisterende problem. Standardinformasjon fra felles felt overføres til de nye endringsforespørslene for enkel konfigurasjon. En kobling tilbake til den opprinnelige endringsforespørselen kan gjøres på siden for problemegenskaper for å forenkle navigering mellom postene.

Dessuten kan du knytte problemer eller endringsforespørsler til hverandre manuelt. Tilknytning kan hjelpe deg å forstå relasjonene mellom problemene og endringsforespørslene, og forbedre den generelle prosjektstyringen.

Klikk på IDen i feltet Opprinnelig endringsforespørsel for å vise den opprinnelige endringsforespørselen.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne siden for endringsforespørsel.
  2. Endre Status til Lukket.
  3. Lagre endringene.
  4. Klikk på Opprett problem.
  5. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felt forklares:
    Eier

    Definerer navnet på ressursen som behandler usikkerheten. Denne ressursen har ansvar for å sikre at problemet tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen. Hvis du oppretter et problem fra en lukket usikkerhet, hentes verdien i feltet fra feltet Eier på egenskapssiden for usikkerheten.

    Standard: Ressursen som er logget på.

    Oppretter

    Viser navnet på ressursen som opprettet problemet.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  6. Fyll ut feltene under Detaljer. Følgende felt trenger en forklaring:
    Måldato for løsning

    Definer datoen for løsing av problemet. Datoen må være den samme som eller tidligere enn konsekvensdatoen.

    Standard: Dagens dato

  7. Legg ved eventuelle dokumenter.
  8. Fyll ut Løsning-feltet under Løsning.
  9. Lagre endringene.

Om problemnotater

Du kan legge inn notater for å registrere mer informasjon om et problem. Notatene vises i en liste på siden Problemnotater. De er angitt i rekkefølgen de ble opprettet. Notatet som ble opprettet sist, vises øverst i listen. På denne siden kan du vise og sortere listen over notater og legge til flere notater.

Du kan ikke legge inn et svar til problemnotater.

Legge til notater (problemer)

Du kan vise notater i listedelen på problemsiden. Men du kan ikke opprette svar på notater eller redigere notater til problemer. Brukere med tilgang til siden Usikkerhet/problemer/endringer for et prosjekt, kan vise notater.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne menyen Usikkerhet/problemer/endringer og klikk på Problemer.
  2. Åpne problemet for å legge til et notat.
  3. Klikk på notater.
  4. ///Fyll ut feltene, og klikk på Legg til for å lagre notatene.
  5. ///Open th

Problemer knyttet til aktiviteter

Bruk siden for problemtilknyttede aktiviteter til å knytte aktiviteter til problemet, og til å se en liste over aktiviteter knyttet til problemet. Du kan knytte aktiviteter, nøkkelaktiviteter og milepæler til et problem. Du kan ikke svare på eller redigere problemene som vises på siden.

Som standard vises ikke alle aktiviteter som er tilknyttet problemet, i listen. Hvis du vil vise alle aktiviteter knyttet til problemet, utvider du filteret, velger Alle ved filterfeltet Nøkkelaktivitet, og klikker deretter på Filtrer.

Vise en liste over problemer knyttet til aktiviteter

Bruk følgende fremgangsmåte for å vise en liste over problemer. Siden viser navnet på problemet, prioritet, forventet løsningsdato og navnet på mottakeren. Ressurser som har prosjekttilgang, kan vise problemene.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Problemer.
  3. Klikk på navnet på problemet.
  4. Klikk på Tilknyttede aktiviteter.

Mer informasjon:

Knytte eksisterende nøkkelaktiviteter til problemer

Knytte eksisterende nøkkelaktiviteter til problemer

Ved å opprette en tilknytning mellom problemet og aktiviteten kan du lettere se tilknytningen på siden for problemer tilknyttet aktiviteter.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Problemer.
  3. Klikk på navnet på problemet.
  4. Klikk på Tilknyttede aktiviteter.
  5. Klikk på Legg til eksisterende aktiviteter.
  6. Merk av for aktiviteten som skal knyttes til problemet, og klikk på Kobling til.

Mer informasjon:

Problemer knyttet til aktiviteter

Vise en liste over problemer knyttet til aktiviteter

Revisjonsspor for problem

Bruk siden revisjonsspor for problem til å vise endringer i visse problemdetaljer og ressursene som endret dem. Du kan spore endringer etter ressurs og dato.

CA Clarity PPM-administratoren avgjør hvilke egenskapsfelter som å konfigureres for revisjonssporing.

Du finner mer informasjon i veiledningen for studioutviklere.

Vise revisjonsfelter (problemer)

Du kan vise attributter som er endret, eller som endret i et filter for et problem. Disse feltene vises i listen på siden Revisjonsspor for problem, sammen med navnet på ressursen som endret dem, og når.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Problemer.
  3. Klikk på navnet på problemet.
  4. Klikk på Revisjon.
  5. Filtrer listen.

Om problemprosesser

Du kan bruke prosesser til å automatisere visse elementer i problemadministrasjonsprosessen. Du kan for eksempel opprette prosesser som varsler deg når problemrelaterte aktiviteter er fullført. Før du begynner å opprette og behandle noen problemadministrasjonsprosesser, bør du forsikre deg om at du forstår prosessen og hvordan den fungerer.

Du finner mer informasjon i administrasjonsveiledningen.

Se den grunnleggende brukerveiledningen hvis du vil ha mer informasjon.

Endringsforespørsler

Du kan opprette endringsforespørsler for å sende inn og spore forespørsler fra interessenter. Endringsforespørsler er forespørsler om å utvide eller redusere prosjektomfanget eller planene, eller om å revidere planer. En endringsforespørsel kan legges frem for en ny produktfunksjon, en forbedringsforespørsel, en defekt eller et endret krav. Du kan spore endringsforespørselsstatusen gjennom prosjektets livssyklus.

Slik arbeider du med endringsforespørsler:

Listesiden for endringsforespørsler viser en liste over eksisterende endringsforespørsler. Du får tilgang til siden ved å åpne prosjektet og klikke på Endringsforespørsler på menyen Usikkerhet/problemer/endringer.

Du kan behandle endringsforespørsler på følgende måter:

Slik oppretter du endringsforespørsler:

Du kan opprette så mange endringsforespørsler du vil for hvert prosjekt, på følgende måter:

Opprette endringsforespørsler

Følg disse trinnene for å opprette en endringsforespørsel:

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Endringsforespørsler.
  3. Klikk på Ny.
  4. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Eier

    Angir navnet på ressursen som er ansvarlig for forespørselen. Denne ressursen har ansvar for å sikre at forespørselen tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

    Oppretter

    Viser navnet på ressursen som opprettet forespørselen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  5. Fyll ut feltene under Detaljer.
  6. Legg ved eventuelle dokumenter i delen Vedlegg.
  7. Fyll ut feltene under Effekt. Følgende felter må forklares:
    Konsekvens for opprinnelig plan

    Definerer hvordan endringene i forespørselen kan påvirke prosjektets opprinnelige plan.

    Konsekvens for andre prosjekter

    Definerer hvordan forespørselen kan påvirke andre prosjekter.

    Fordeler

    Definerer hvordan denne endringen kan være til fordel for prosjektet.

    Endring i kostnad

    Definerer beløp som forespørselen kan endre de budsjetterte kostnadene for prosjektet med. Budsjettkostnaden er et felt på egenskapssiden for budsjettet.

    Endring i tidsplan

    Definerer antallet dager denne forespørselen kan forsinke eller fremskynde den totale prosjektplanen med.

    Endring i ressurser

    Definerer tallet som gjenspeiler forespørselen om en økning eller minskning i antall ressurser som trengs for prosjektet.

  8. Fyll ut feltene under Vurdering.
  9. Lagre endringene.

Opprette endringsforespørsler ut fra usikkerheter

Du kan opprette endringsforespørsler fra eksisterende usikkerheter. Feltet Opprinnelig usikkerhet vises også på egenskapssiden for endringsforespørselen. Dette feltet er en kobling til usikkerheten endringsforespørselen ble avledet fra. Standardinformasjon som usikkerhetsnavn og ID-nummer, overføres til den nye endringsforespørselen for å forenkle oppsettet.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Klikk på navnet på usikkerheten.
  3. Klikk på Opprett endringsforespørsel.
  4. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Eier

    Angir navnet på ressursen som er ansvarlig for forespørselen. Denne ressursen har ansvar for å sikre at forespørselen tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

    Oppretter

    Viser navnet på ressursen som opprettet forespørselen.

    Standard: Ressursen som er logget på.

  5. Fyll ut feltene under Detaljer.
  6. Fyll ut feltene under Effekt. Følgende felter må forklares:
    Konsekvens for opprinnelig plan

    Definer effekten av endringsforespørselen på prosjektets opprinnelige plan.

    Konsekvens for andre prosjekter

    Definer effekten av endringsforespørselen på andre prosjekter.

    Fordeler

    Beskriver hvordan denne endringen kan være til fordel for prosjektet.

    Endring i kostnad

    Definerer beløp som forespørselen kan endre de budsjetterte kostnadene for prosjektet med. Budsjettkostnaden er et felt på egenskapssiden for budsjettet.

    Endring i tidsplan

    Definerer antallet dager denne forespørselen kan forsinke eller fremskynde den totale prosjektplanen med.

    Endring i ressurser

    Definerer tallet som gjenspeiler forespørselen om en økning eller minskning i antall ressurser som trengs for prosjektet.

  7. Fyll ut feltene under Vurdering.
  8. Lagre endringene.

Obs! Lukk endringsforespørselen ved å endre statusen til Lukket.

Mer informasjon:

Opprette endringsforespørsler

Lukke endringsforespørsler.

Når en endringsforespørsel er løst, endrer du statusen til «Lukket» og legger inn en endelig løsning på endringsforespørselen. En detaljert løsning kan gjøre det lettere å huske resultatet av en endringsforespørsel når du planlegger eller håndterer fremtidige prosjekter.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne endringsforespørselen som skal lukkes.

    Hovedsiden for endringsforespørsel vises.

  2. Fyll ut følgende felt under Generelle egenskaper:
    Status

    Angir statusen for endringsforespørselen.

    Verdier: Åpen, Arbeid pågår, Lukket eller Løst.

    Standard: Åpen

    Obligatorisk: Ja

    Velg «Lukket» som status.

    Årsaker

    Angi årsaken til den forespurte endringen.

  3. Lagre endringene.

Notater (endringsforespørsel)

Du kan legge inn notater for å registrere mer informasjon om en forespørsel. Notatene du legger til, vises i en liste på siden endringsforespørselsnotater. Notater vises i rekkefølgen de ble opprettet, med det nyeste notatet vist øverst på listen. På denne siden kan du vise og sortere listen over notater og legge til flere notater. Du kan ikke opprette et svar til endringsforespørselsnotater.

Opprette endringsforespørselsnotater

Den nye endringsforespørselen vises på notatsiden for endringsforespørselen. Endringsforespørselsnotater vises i listedelen på siden. Du kan bare vise notatene på siden.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Endringsforespørsler.
  3. Åpne forespørselen for å legge til et notat.
  4. Klikk på notater.
  5. Fyll ut feltene og klikk på Legg til for å lagre notatene.

Om revisjonsspor for endringsforespørsel

På siden revisjonsspor for endringsforespørsel kan du se om visse forespørselsfelter er endret, og av hvem. På denne måten kan du spore endringer etter ressurs og dato.

CA Clarity PPM-administratoren kan sette opp revisjon for å revidere og bevare en logg over handlinger utført på endringsforespørsler. Når du redigerer en endringsforespørsel, vises endringen på siden Revisjonsspor når den åpnes i CA Clarity PPM.

Du finner mer informasjon i veiledningen for studioutviklere.

Vise revisjonsfelter (endringsforespørsler)

Du kan vise attributtene for en forespørsel som har gjennomgått en endring. Feltene vises i nedre halvdel av siden Revisjonsspor for endringsforespørsel. Detaljene omfatter navnet på ressursen som endret den, og når.

Før du kan vise siden Revisjonsspor for endringsforespørsel, må CA Clarity PPM-administratoren konfigurere usikkerheter for revisjon.

Du finner mer informasjon i veiledningen for studioutviklere.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.

    Usikkerhetssiden åpnes.

  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Endringsforespørsler.

    Siden for endringsforespørsler vises.

  3. Åpne forespørselen og klikk på Revisjon.

    Siden Revisjonsspor for endringsforespørsel åpnes.

  4. Filtrer listen.

    Revisjonsfeltene for forespørselen vises.

Om prosesser for endringsforespørsler

Du kan bruke prosesser til å automatisere visse elementer i endringsforespørselsprosessen. Du kan for eksempel opprette prosesser som varsler deg når revisjonsspor for endringsforespørsler endres. Før du begynner å opprette og behandle noen endringsforespørselsprosesser, bør du forsikre deg om at du forstår prosessen og hvordan den fungerer.

Se den grunnleggende brukerveiledningen hvis du vil ha mer informasjon.

Om aksjonspunkter (prosjekter)

Aksjonspunkter er arbeidsenheter som ikke er aktiviteter, som du tildeler deg selv eller andre og som andre tildeler til deg. Du kan bruke aksjonspunkt til å spore fremgangen til prosjekter og å sikre at et prosjekt fullføres og er i tide.

Mer informasjon:

Slik arbeider du med aksjonspunkter (prosjekter):

Slik arbeider du med aksjonspunkter (prosjekter):

Prosjektrelaterte aksjonspunkter er oppført i Aksjonspunkt-portleten oversiktssiden. De er også oppført på planleggersiden for aksjonspunkter og innenfor prosjektet på aksjonspunktsiden.

Du kan endre aksjonspunktets generelle egenskaper, varselegenskaper og mottakeregenskaper fra egenskapssiden for aksjonspunktet. Du kan bare oppdatere statusen for aksjonspunkter som andre ressurser oppretter og tildeler til deg.

Du kan behandle aksjonspunkter på følgende måter:

Opprette aksjonspunkter (prosjekter)

Opprett prosjektrelaterte aksjonspunkter fra et prosjekt. Når du oppretter et aksjonspunkt, blir du eieren av aksjonspunktet, eller du kan tildele aksjonspunktet til ressurser som bruker det. Som eier kan du endre og slette det.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne Hjem og klikk på Planlegger under Personlig.
  2. Klikk på Ny.
  3. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:
    Regelmessig

    Angir om aksjonspunktet forekommer med jevne mellomrom. Hvis aksjonspunktet bare skal skje én gang, tømmer du denne avmerkingsboksen.

    Frekvens

    Angir hvor ofte aksjonspunktet skal gjentas. Hvis du for eksempel må opprette en statusrapport hver uke, skriver du 1 i Frekvens-feltet.

  4. Fyll ut feltene under Varsle. Følgende felter må forklares:
    Varsle mottakere

    Angir om den tildelte ressursen skal motta et varsel via e-post eller SMS på oversiktssiden.

    Standard: Tom

    Send påminnelse

    Angir om en påminnelse i form av en e-postmelding er sendt til den tildelte ressursen (eller ressursene) når aksjonspunktet forfaller.

    Standard: Tom

    Tid før påminnelse

    Hvis det er merket av for Send påminnelse, definerer feltet hvor lenge før aksjonspunktet forfaller, du vil at påminnelsen skal sendes. Du kan for eksempel skrive 15 i dette feltet, og velge Minutter i feltet Enheter.

  5. Velg ressursene for å tildele aksjonspunktet under Mottakere.
  6. Lagre endringene.

Notater

Du kan legge inn notater for å registrere mer informasjon om en usikkerhet, et problem eller en endringsforespørsel. Notatene du legger til, vises i en liste på notatsiden. Notater vises i rekkefølgen de ble opprettet, med det nyeste notatet vist øverst på listen. På denne siden kan du vise og sortere listen over notater og legge til flere notater. Du kan ikke opprette svar for notater.

Legge til notater (usikkerheter)

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne menyen Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Klikk på Usikkerheter, Problemer eller Endringsforespørsler.
  3. Åpne usikkerheten, problemet eller endringsforespørselen for å legge til et notat.
  4. Klikk på notater.
  5. Fyll ut feltene og klikk på Legg til for å lagre notatene.

Legge til notater for problemer

Du kan vise notater i listedelen på problemsiden. Men du kan ikke opprette svar på notater eller redigere notater til problemer. Brukere med tilgang til siden Usikkerhet/problemer/endringer for et prosjekt, kan vise notater.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne menyen Usikkerhet/problemer/endringer og klikk på Problemer.
  2. Åpne problemet for å legge til et notat.
  3. Klikk på notater.
  4. Fyll ut feltene og klikk på Legg til for å lagre notatene.

Legge til notater for endringsforespørsler

Den nye endringsforespørselen vises på notatsiden for endringsforespørselen. Endringsforespørselsnotater vises i listedelen på siden. Du kan bare vise notatene på siden.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Endringsforespørsler.
  3. Åpne forespørselen for å legge til et notat.
  4. Klikk på notater.
  5. Fyll ut feltene og klikk på Legg til for å lagre notatene.

Revisjonsspor

Bruk siden revisjonsspor for problem til å vise endringer i visse problemdetaljer og ressursene som endret dem. Du kan spore endringer etter ressurs og dato.

CA Clarity PPM-administratoren avgjør hvilke egenskapsfelter som å konfigureres for revisjonssporing.

Du finner mer informasjon i veiledningen for studioutviklere.

BCL--Vise revisjonsfelter (usikkerheter)

Du kan vise attributter som er endret, eller som endret i et filter for et problem. Disse feltene vises i listen på siden Revisjonsspor for problem, sammen med navnet på ressursen som endret dem, og når.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne menyen Usikkerhet/problemer/endringer og klikk på Usikkerheter.
  3. Klikk på navnet på usikkerheten.
  4. Klikk på Revisjon.
  5. Filtrer listen.

Vise revisjonsfelter (problemer)

Du kan vise attributter som er endret, eller som endret i et filter for et problem. Disse feltene vises i listen på siden Revisjonsspor for problem, sammen med navnet på ressursen som endret dem, og når.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Problemer.
  3. Klikk på navnet på problemet.
  4. Klikk på Revisjon.
  5. Filtrer listen.

Vise revisjonsfelter (endringsforespørsler)

Du kan vise attributter som er endret, eller som endret i et filter for en endringsforespørsel. Disse feltene vises i listen på siden Revisjonsspor for endringsforespørsel, sammen med navnet på ressursen som endret dem, og når.

Følg denne fremgangsmåten:

  1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
  2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Endringsforespørsler.
  3. Klikk på navnet på endringsforespørselen.
  4. Klikk på Revisjon.
  5. Filtrer listen.