Du kan få tilgang til og styre dokumentene dine fra to repositorier:
Denne delen inneholder følgende emner:
Oversikt over dokumentrepositorier
Kunnskapsbasen og Dokumentbehandling vedlikeholdes av din administrator. Disse repositoriene inneholder dokumenter om policyer eller prosedyrer som angår mange personer.
Du kan bruke Kunnskapsbasen til å lagre og åpne generiske dokumenter. Du kan bruke Dokumentbehandling til å gjøre følgende:
Selv om de fleste brukere har tilgang til disse repositoriene varierer tilgangen de har til mappene og dokumentene i dem. Hvis de har tilgangsrettighetene som kreves kan brukere opprette nye mapper, legge til dokumenter i dem og redigere både dokumenter og mapper. Det er noen viktige forskjeller mellom de to repositorienes tilgangsrettigheter.
Tilgang til Kunnskapsbasen og mappene og dokumentene i den tilbys på følgende nivåer:
Det er mulig at følgende tilgangsrettigheter kreves for å kunne behandle eller vise innhold i Kunnskapsbasen:
Gir deg tilgang til alle mapper og dokumenter i Kunnskapsbasen. Bare brukere med tilgangsrettigheten Kunnskapsbase – Administrasjon kan opprette mapper på det høyeste nivået i Kunnskapsbasens mappetre. Bruker med tilgangsrettigheten Kunnskapsbase – Tilgang og korrekte privilegier kan legge til undermapper og dokumenter i disse mappene.
Lar deg opprette, redigere og vise dokumenter og mapper i Kunnskapsbasen som du har tilgang til. Lar deg slette mappene du har opprettet og dokumentene du har lagt til.
Lar deg vise alle dokumenter i Kunnskapsbasen.
CA Clarity PPM-administratoren gir tilgangsrettigheter til kunnskapsbasen. Tilgang til mapper og dokumenter tildeles for hver enkelt sak. Når du oppretter eller administrerer en mappe eller et dokument, må du identifisere brukerne som må ha tilgang til mappen eller dokumentet. Deretter gir du brukerne tillatelse til å lese, lese/skrive eller lese/skrive/slette mappen eller dokumentet Tillatelsesnivået avgjør hvilke handlinger brukeren kan utføre på en mappe eller et dokument.
Følgende tabell beskriver tillatelsene du trenger til Kunnskapsbasen eller Dokumentbehandling.
|
Tillatelse |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Les |
Du kan gjøre følgende:
|
|
Les/skriv |
Du kan gjøre følgende:
|
|
Les/skriv/slett |
Du har alle tillatelsene fra les/skriv, og i tillegg kan du flytte og slette dokumenter og mapper. |
Alle involverte i Dokumentbehandling tildeles automatisk tillatelsen Les. De andre tillatelsene tildeles av prosjektleder, programleder, ressursansvarlig eller CA Clarity PPM-administrator.
Du kan vise mappene du har tilgang til, via siden Kunnskapsbase.
Merk: Hvis du ikke ser Kunnskapsbasekoblingen, har du ikke tilgang til Kunnskapsbasen. Be CA Clarity PPM-administratoren din om tilgang.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Kunnskapsbase åpnes.
Denne handlingen utvider mappetreet slik at du kan se undermappene og dokumentene under mappen.
Følgende prosedyrer viser hvordan du ser dokumenter relatert til et bestemt prosjekt eller program eller en bestemt ressurs.
Følg denne fremgangsmåten:
Listesiden åpnes.
Siden Dokumentbehandling for prosjektet åpnes.
Følg denne fremgangsmåten:
Listesiden åpnes.
Siden Dokumentbehandling for programmet åpnes.
Følg denne fremgangsmåten:
Listesiden åpnes.
Siden Dokumentbehandling for ressursen åpnes.
Mapper kan være enkeltstående og inneholde dokumenter, eller de kan fungere som en mappe på toppnivå som inneholder undermapper. Både mapper på toppnivå og undermapper kan inneholde dokumenter.
Du kan vise listen over handlinger du kan utføre med en mappe fra en Kunnskapsbase- eller Dokumentbehandlingsside ved å klikke på menyen Handlinger for en mappe. Handlingene som vises, avhenger av dine tilgangsrettigheter og tillatelser.
Hvis du ikke har tilgangsrettigheter for en bestemt handling, vises ikke handlingen i menyen Handlinger for den aktuelle mappen.
Du kan opprette undermapper til en mappe på toppnivå og undermapper til undermapper. Når du oppretter en undermappe, gir applikasjonen automatisk les/skriv-tilgang til denne undermappen til ressursene du valgte på toppnivået. Disse ressursene er navngitte involverte. Du kan velge individuelle ressurser fra den eksisterende gruppen av involverte og gi tilgang til flere brukere.
Følg denne fremgangsmåten:
Egenskapssiden åpnes.
Definerer det unike navnet på mappen.
Definerer ressursene som har tilgang til denne mappen. Velg flere ressurser fra en liste over ressurser som du har tilgang til. Du kan også fjerne en eksisterende ressurs.
Ressurser grupperes automatisk som involverte. Du kan tildele dem tilgang til hvilke som helst av undermappene som gruppe.
Angir om brukere som ikke er tildelt til prosjektet, har tilgang til prosjektdokumenter.
Du kan legge til maks fem filer i en mappe om gangen. Hvis du legger til filer fra en side i Dokumentbehandling og velger Legg til dokumenter fra en mappes Handlinger-meny, åpnes siden Legg til flere dokumenter.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Legg til dokumenter vises.
Angir filene du vil legge til i mappen. Ved hvert felt klikker du på Bla gjennom-ikonet for å legge ved en fil.
Grense: Fem filer av gangen
Angir om dokumentene er Godkjent, Forkastet eller Sendt.
Definerer dokumentets kategori. Du velger for eksempel «Forslag» fra nedtrekkslisten hvis dokumentet er et forslag.
Definerer dokumentets opprettingsdato. Datoen kan være den faktiske opprettingsdatoen eller datoen du la til filen i mappen.
Angir typen tilgang til denne mappen
Verdier
Velg involverte. Angir at individuelle ressurser er fra den eksisterende gruppen av involverte.
Standard: Alle involverte valgt.
Angir om brukere som ikke er tildelt til prosjektet, har tilgang til prosjektdokumenter.
Angir om ressurser med de rette tilgangsrettighetene kan sjekke ut og redigere filen.
Angir om ressurser med de rette tilgangsrettighetene kan opprette en annen versjon av filen.
Angir om ressurser som har tilgang til filene varsles når dokumenter legges til.
Definerer beskrivelsen av filene.
Angir eventuelle kommentarer om filene.
De valgte dokumentene legges til i mappen.
Bruk alternativet Last ned alle eller Trinnvis nedlasting til å laste ned filer fra en valgt mappe til en lokal zip-fil. Fravær av disse alternativene på menyen Handlinger betyr at du ikke har tillatelsene som kreves for å kunne utføre handlingen.
Du kan laste ned:
Zip-filnavnet er navnet på mappen som standard. Du kan velge hvor du vil laste ned filen til. Når du laster ned filer fra en mappe beholdes ikke filstrukturen i den lagrede zip-filen.
Viktig! Aktiver innstillingen Aktiver dokumentnedlasting før du laster ned filer.
Du finner mer informasjon i administrasjonsveiledningen.
Bruk følgende fremgangsmåte hvis du vil laste ned alle filene du har valgt, inkludert filer i undermapper.
Følg denne fremgangsmåten:
Vinduet Filnedlasting åpnes.
Hvis størrelsen overskrider maksimumsstørrelse som er angitt av administratoren, laster du ned et delsett av filer fra den valgte mappen.
Dialogboksen Lagre som åpnes.
Zip-filen lagres til den angitte plasseringen på datamaskinen.
Bruk følgende fremgangsmåte hvis du vil laste ned et delsett filer fra en valgt mappe. Denne zip-filen inneholder bare de filene som er endret siden forrige gang du lastet ned, og filer som du ikke har lastet ned enda.
Filstrukturen beholdes ikke i den lagrede zip-filen.
Følg denne fremgangsmåten:
Vinduet Filnedlasting åpnes.
Hvis størrelsen overskrider den maksimale nedlastingsstørrelsen angitt av administratoren, kan du laste ned én fil av gangen.
Dialogboksen Lagre som åpnes.
Zip-filen lagres til den angitte plasseringen på datamaskinen.
Følg denne fremgangsmåten:
Definerer det unike mappenavnet.
Definerer eieren av mappen.
Definerer nivået på mappetilgang.
Alternativer:
Når du legger til ressurser i en mappe, grupperes de automatisk som involverte med lese-/skrivetilgang til den aktuelle mappen. Brukeren som oppretter mappen får automatisk lese-, skrive- og slettetilgang til mappen. Du kan endre tillatelsene når som helst.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Tillatelser åpnes.
Du kan sjekke ut et dokument hvis du vil redigere det, men du kan også åpne det i skrivebeskyttet modus hvis du bare vil vise det.
Du viser et dokument ved å velge Åpne fra dokumentets Handlinger-meny og klikke på Åpne når du får melding i vinduet Filnedlasting. Dette alternativet begrenser tilgangen din til skrivebeskyttet for dette dokumentet.
Du lagrer et dokument på datamaskinen ved å velge Åpne fra dokumentets Handlinger-meny og klikke på Lagre ved meldingen i vinduet Filnedlasting.
Dette alternativet begrenser tilgangen din til skrivebeskyttet for dette dokumentet, på samme måte som å åpne dokumentet som skrivebeskyttet begrenser tilgangen. Sjekk ut dokumentet for å redigere deg og lagre det i applikasjonen.
Hvis du vil redigere et dokument, må du først sjekke det ut fra en mappe. Når du er ferdig, må du sjekke det inn igjen. Hvis dokumentversjonskontroll er aktivert, opprettes en ny versjon av dokumentet automatisk.
Andre brukere kan ikke redigere et utsjekket dokument før du sjekker det inn igjen. Aktiver dokumentet for utsjekking før du kan fortsette.
Følg denne fremgangsmåten:
Vinduet Filnedlasting åpnes.
Bare brukeren som sjekket ut dokumentet til å begynne med, kan angre en utsjekking. Denne handlingen låser opp dokumentet slik at andre kan sjekke det ut.
Velg Angre utsjekking fra dokumentets Handlinger-meny hvis du vil angre et dokuments utsjekkingsstatus.
Klikk på Sjekk inn fra dokumentets Handlinger-meny og bla til den oppdaterte kopien på plasseringen du valgte da du sjekket ut dokumentet.
Følg denne fremgangsmåten:
En side der du kan velge målmappe vises.
Brukeren som la til dokumentet, kan oppdatere dokumentegenskapene.
Følg denne fremgangsmåten:
Egenskapssiden åpnes.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Tillatelser åpnes.
Verdier inkluderer Les, Les/skriv og Les/skriv/slett.
Siden Dokumentlogg viser en liste over navnene på brukerne som har åpnet dokumentet, og klokkeslett og dato for det siste besøket.
Følg denne fremgangsmåten:
Loggsiden åpnes.
Følg denne fremgangsmåten:
En side der du kan velge målmappe vises.
Bruk dokumentversjonskontroll til å lagre en separat versjon av et dokument hver gang du sjekker det inn. For å kunne bruke dokumentversjonskontroll må dokumentet være aktivert for versjonskontroll.
Du kan ikke endre en tidligere versjon av et dokument, men du kan åpne og vise den.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Dokumentversjoner åpnes med en liste over alle versjoner av dokumentet.
Vinduet Filnedlasting åpnes.
Du kan kopiere en bestemt versjon av et dokument til en annen mappe. Hvis du gjør dette, må du revidere tillatelsene til dokumentet etter kopieringen.
Følg denne fremgangsmåten:
Siden Dokumentversjoner åpnes med en liste over alle versjoner av dokumentet.
Siden Kopier dokument åpnes.
Hvis CA Clarity PPM-administratoren har opprettet dokumentrelaterte prosesser, vises disse på siden med tilgjengelige prosesser. Dokumentprosesser kan være effektive når et dokument skal styres gjennom en godkjenningsprosess. Prosesser er effektive fordi en dokumentprosess kan koble til et hvilket som helst tilknyttet prosjekt eller program. Du kan sende varsler og aksjonspunkt fra dokumentprosessen til prosjektrollen og -ressursene.
Obs! Se administrasjonsveiledningen for å få mer informasjon.
Siden Startede prosesser for dokumentet viser pågående eller fullførte prosesser. Du kan vise denne siden ved å åpne Kunnskapsbasen og velge Prosesser fra dokumentets Handlinger-meny.
Trinnene man utfører for å starte, stoppe og slette dokumentprosesser fra en Dokumentbehandlingsside, ligner trinnene som er beskrevet i dette avsnittet.
Følg denne fremgangsmåten:
Listen over startede prosesser vises.
Listesiden åpnes.
Siden Startede prosesser for dokumentet viser pågående eller fullførte prosesser. Du stanser en dokumentprosess ved å velge prosessen du vil stanse, og klikke på Avbryt prosess. Programmet stanser prosessen.
Du kan slette fullførte eller avbrutte prosesser, men ikke kjørende prosesser.
Følg denne fremgangsmåten:
Listen over startede prosesser vises.
Listen over tilgjengelige prosesser vises.
Siden Bekreft sletting av prosessforekomst åpnes.
|
Copyright © 2013 CA.
Med enerett.
|
|