U kunt uw documenten openen en beheren vanaf twee opslagplaatsen
Dit gedeelte bevat de volgende onderwerpen:
Overzicht van opslagplaatsen voor documenten
Kennisopslag en Documentbeheer worden beheerd door uw beheerder. Deze bibliotheken bevatten documenten over beleid dat van toepassing is en procedures die van toepassing zijn op een groot aantal mensen.
U kunt Kennisopslag gebruiken om uw algemene documenten op te slaan en te openen. U kunt Documentbeheer gebruiken:
Hoewel de meeste gebruikers toegang hebben tot deze opslagplaatsen, hebben ze voor de verschillende mappen en documenten verschillende toegangsrechten. Met de juiste bevoegdheden kunnen gebruikers nieuwe mappen maken, documenten aan mappen toevoegen en zowel documenten als mappen bewerken. Er bestaan belangrijke verschillen tussen de toegangsrechten van de twee bibliotheken.
Toegang tot Kennisopslag en de bijbehorende mappen en documenten wordt op twee niveaus verleend:
De volgende rechten zijn vereist om inhoud in Kennisopslag te beheren of weer te geven.
Hiermee wordt de gebruiker toegang verleend tot alle mappen en documenten in Kennisopslag. Alleen gebruikers die over het recht Kennisopslag - Beheer beschikken, kunnen mappen maken op het hoogste niveau van de mapstructuur van Kennisopslag. Gebruikers met het recht Kennisopslag - Beheer en de juiste machtigingen kunnen submappen en documenten aan de mappen toevoegen.
Hiermee kunt u in Kennisopslag documenten en mappen waartoe u toegang hebt, maken, bewerken en weergeven. Hiermee mappen die u hebt gemaakt en documenten die u hebt toegevoegd, verwijderen.
Hiermee kunt u alle documenten in Kennisopslag weergeven.
De toegangrechten voor Kennisopslag worden verleend door uw CA Clarity PPM-beheerder. Toegang tot mappen en documenten wordt per geval verleend. Ga na welke gebruikers toegang moeten hebben tot de map of het document wanneer u een map of document maakt of beheert. Verleen de gebruikers vervolgens een bevoegdheid voor lezen, lezen/schrijven of lezen/schrijven/verwijderen voor de desbetreffende map of het desbetreffende document. Het bevoegdheidsniveau bepaalt welke handelingen resources kunnen uitvoeren met betrekking tot een map of document.
In de volgende tabel zijn de bevoegdheden beschreven die voor Kennisopslag en Documentbeheer zijn vereist.
|
Bevoegdheid |
Beschrijving |
|---|---|
|
Lezen |
U hebt de volgende mogelijkheden:
|
|
Lezen/schrijven |
U hebt de volgende mogelijkheden:
|
|
Lezen/schrijven/verwijderen |
U hebt alle lees/schrijf-rechten en u kunt documenten en mappen verplaatsen en verwijderen. |
Aan alle Documentbeheer-participanten wordt automatisch de bevoegdheid Lezen verleend. De andere bevoegdheden worden verleend door de projectmanager, de programmamanager, de resourcemanager of CA Clarity PPM-beheerder.
U kunt de mappen waartoe u toegang hebt, weergeven met de pagina Kennisopslag.
Opmerking: Als u de koppeling Kennisopslag niet ziet staan, hebt u hiertoe geen toegang. Neem contact op met uw CA Clarity PPM-beheerder voor informatie over toegang.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Kennisopslag verschijnt.
Hierdoor vouwt u de mapstructuur uit, zodat de onderliggende submappen en documenten worden weergegeven.
De volgende procedures beschrijven hoe u documenten kunt weergeven die betrekking hebben op een specifiek project of programma of een specifieke resource.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina wordt weergegeven.
De pagina Documentbeheer voor het project wordt weergegeven.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina wordt weergegeven.
De pagina Documentbeheer voor het programma wordt weergegeven.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina wordt weergegeven.
De pagina Documentbeheer voor de resource wordt weergegeven.
Mappen kunnen zelfstandig zijn en documenten bevatten of het hoogste niveau vormen en submappen bevatten. Zowel de mappen van het hoogste niveau als de submappen kunnen documenten bevatten.
Klik op een Kennisopslag- of Documentbeheer-pagina op het menu Handelingen van een map als u de lijst met maphandelingen wilt geven. Welke handelingen worden weergegeven, is afhankelijk van uw toegangsrechten en bevoegdheden.
Als u niet over de juiste toegangsrechten beschikt voor een bepaalde handeling, wordt de handeling niet in het menu Handelingen van die map weergegeven.
U kunt in een map op het hoogste niveau submappen maken en u kunt submappen maken in een submap. Wanneer u een submap maakt, krijgen de resources die u op het hoogste niveau hebt geselecteerd, automatisch lees-/schrijftoegang tot de desbetreffende submap. Deze resources worden participanten genoemd. U kunt afzonderlijke resources selecteren uit de bestaande groep participanten en u kunt toegang verlenen aan andere gebruikers.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina met eigenschappen wordt weergegeven.
Hier definieert u de unieke naam voor de map.
Hiermee bepaalt u welke resources toegang hebben tot deze map. Selecteer extra resources in een lijst met resources waartoe u toegang hebt. U kunt een bestaande resource ook verwijderen.
Resources worden automatisch gegroepeerd als participanten. U kunt resources als groep toegang verlenen aan de submappen.
Geeft aan of gebruikers die niet aan het project zijn toegewezen, toegang hebben tot de projectdocumenten.
U kunt maximaal vijf bestanden tegelijk aan een map toevoegen. Als u Documenten toevoegen kiest in het mapmenu Handelingen wanneer u vanuit een pagina in Documentbeheer bestanden toevoegt, wordt de pagina Meerdere documenten toevoegen geopend.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Documenten toevoegen verschijnt.
Hiermee kunt u opgeven welke bestanden aan de map moeten worden toegevoegd. Klik voor elk veld op het pictogram Bladeren om een bestand toe te voegen.
Limiet: vijf bestanden tegelijk
Hiermee geeft u aan of de documenten zijn goedgekeurd, afgewezen of ingediend.
Hiermee definieert u de categorie van het document. Selecteer bijvoorbeeld Voorstel in de vervolgkeuzelijst als het document een voorstel is.
Hiermee definieert u de aanmaakdatum van het document. Dit kan de feitelijke datum zijn waarop het bestand is gemaakt of de dag waarop u het bestand aan de map hebt toegevoegd.
Geeft het type toegang voor deze map aan.
Waarden
Participanten selecteren. Geeft aan dat individuele resources deel uitmaken van de bestaande participantengroep.
Standaard: de waarde Alle participanten is geselecteerd.
Geeft aan of gebruikers die niet aan het project zijn toegewezen, toegang hebben tot de projectdocumenten.
Hiermee geeft u aan dat resources met de juiste toegangsrechten het bestand kunnen bekijken en bewerken.
Hiermee geeft u aan dat resources met de juiste toegangsrechten een andere versie van het bestand kunnen maken.
Hiermee geeft i aan of resources met toegang tot de bestanden een melding ontvangen wanneer documenten worden toegevoegd.
Hiermee definieert u de bestanden.
Hier staan eventuele opmerkingen over de bestanden.
De geselecteerde documenten worden aan de map toegevoegd.
Gebruik de optie Alles downloaden of Stapsgewijs downloaden om bestanden uit een geselecteerde map te downloaden naar een lokaal zip-bestand. Als deze opties niet in het menu Handelingen worden weergegeven, wil dat zeggen dat u niet over de vereiste bevoegdheden voor het uitvoeren van de desbetreffende handelingen beschikt.
U kunt het volgende downloaden:
Standaard krijgt het zip-bestand de naam van de map. U kunt kiezen waar u het bestand wilt downloaden. Als u bestanden uit een map downloadt, blijft de bestandsstructuur niet behouden in het opgeslagen zip-bestand.
Belangrijk! Schakel de instelling Documentdownload inschakelen in voordat u bestanden downloadt.
Raadpleeg de Beheerdershandleiding voor meer informatie.
Gebruikt de volgende procedure voor het downloaden van alle geselecteerde bestanden, waaronder bestanden in submappen.
Volg de onderstaande stappen:
Het venster Bestand downloaden wordt geopend.
Download een subset van de bestanden in de map als de grootte de maximale downloadgrootte overschrijdt die door uw beheerder is ingesteld.
Het dialoogvenster Opslaan als wordt geopend.
Het zip-bestand wordt opgeslagen op de opgegeven locatie op uw computer.
Gebruik de volgende procedure als u een subset bestanden uit een geselecteerde map wilt downloaden. Het ZIP-bestand bevat uitsluitend bestanden die zijn gewijzigd sinds de laatste keer dat u deze hebt gedownload en bestanden die u nog niet hebt gedownload.
De bestandsstructuur blijft niet behouden in het opgeslagen zip-bestand.
Volg de onderstaande stappen:
Het venster Bestand downloaden wordt geopend.
Download één bestand tegelijk als de grootte de maximale downloadgrootte overschrijdt die door uw beheerder is ingesteld.
Het dialoogvenster Opslaan als wordt geopend.
Het zip-bestand wordt opgeslagen op de opgegeven locatie op uw computer.
Volg de onderstaande stappen:
Hiermee definieert u de unieke naam van de map.
Hiermee definieert u de eigenaar van de map.
Hiermee definieert u het toegangsniveau van de map.
Opties:
Wanneer u resources aan een map toevoegt, worden ze automatisch als participanten gegroepeerd en krijgen ze voor deze map bevoegdheid voor lezen/schrijven. De gebruiker die de map maakt, krijgt automatisch bevoegdheden voor het lezen, schrijven en verwijderen van toegang tot de map. U kunt deze bevoegdheden op elk gewenst moment wijzigen.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Bevoegdheden wordt weergegeven.
U kunt een document uitschrijven om het te bewerken, maar u kunt het ook in de alleen-lezen modus openen als u het document uitsluitend wilt weergeven.
U kunt een document weergeven door Openen te kiezen in het menu Handelingen van het document en door vervolgens opnieuw op Openen te klikken wanneer dat in het venster Bestand downloaden wordt gevraagd. Deze optie beperkt uw toegang zodat u het document uitsluitend kunt lezen.
U kunt een document opslaan door Openen te kiezen in het menu Handelingen van het document en door vervolgens op Opslaan te klikken wanneer dat in het venster Bestand downloaden wordt gevraagd.
Met deze optie is het alleen mogelijk het document te lezen, net zoals openen met het kenmerk Alleen-lezen. Als u het document wilt bewerken en opnieuw wilt opslaan naar de toepassing, moet u het document uitschrijven.
Als u een document wilt bewerken, moet u dit eerst uit een map uitschrijven. Als u klaar bent met het document, kunt u het opnieuw inschrijven. Als de mogelijkheid tot het gebruik van documentversies is ingeschakeld, wordt er automatisch een andere versie van het document gemaakt.
Andere gebruikers kunnen een uitgeschreven document niet bewerken, totdat u dit inschrijft. De optie voor het uitschrijven van documenten moet zijn ingeschakeld voordat u door kunt gaan.
Volg de onderstaande stappen:
Het dialoogvenster Bestand downloaden wordt weergegeven.
Alleen de resource die het document oorspronkelijk heeft uitgeschreven, kan dit opnieuw inschrijven. Als deze handeling wordt uitgevoerd, wordt het document ontgrendeld, waardoor anderen het document kunnen uitschrijven.
Kies Uitschrijven ongedaan maken in het menu Handelingen van het document om de uitschrijfstatus van een document ongedaan te maken.
Klik in het menu Handelingen van het document op Inschrijven en blader naar de bijgewerkte kopie op die locatie die u tijdens het uitschrijven van het document hebt geselecteerd.
Volg de onderstaande stappen:
Er wordt een pagina weergegeven voor het selecteren van de doelmap.
De gebruiker die het document heeft toegevoegd, kan de documenteigenschappen bijwerken.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina met eigenschappen wordt weergegeven.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Bevoegdheden wordt weergegeven.
De opties zijn Lezen, Lezen/schrijven en Lezen/schrijven/verwijderen.
Op de pagina Documentgeschiedenis worden de namen van de resources weergegeven die toegang hebben tot het document en de datum en tijd van hun laatste bezoek.
Volg de onderstaande stappen:
De geschiedenispagina wordt weergegeven.
Volg de onderstaande stappen:
Er wordt een pagina weergegeven voor het selecteren van de doelmap.
Gebruik documentversies om elke keer dat u een document inschrijft, een afzonderlijke versie van het document op te slaan. Als u documentversies wilt gebruiken, moet u de desbetreffende optie voor het gebruik van documentversies inschakelen.
U kunt geen wijzigingen aanbrengen in een eerdere versie van een document, maar u kunt een eerdere versie wel openen en weergeven.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Documentversies wordt weergegeven. Op deze pagina worden alle versies van het document weergegeven.
Het venster Bestand downloaden wordt weergegeven.
U kunt een bepaalde versie van een document naar een andere map kopiëren. Als u dit doet, moet u de documentbevoegdheden herzien nadat u de versie hebt gekopieerd.
Volg de onderstaande stappen:
De pagina Documentversies wordt weergegeven. Op deze pagina worden alle versies van het document weergegeven.
De pagina Document kopiëren wordt weergegeven.
Als uw CA Clarity PPM-beheerder aan het document gerelateerde processen heeft gemaakt, worden deze weergegeven op de pagina Beschikbare processen. Documentprocessen kunnen nuttig zijn bij het routeren van een document door een goedkeuringsproces. Processen zijn nuttig omdat een documentproces aan elk gerelateerd project of programma kan worden gekoppeld. U kunt meldingen en actiepunten uit het documentproces verzenden naar de projectrollen en -resources.
Opmerking: raadpleeg de Beheerdershandleiding voor meer informatie.
De pagina Geïnitieerde processen van een document vermeldt de lopende of voltooide processen. Als u deze pagina wilt weergeven, opent u Kennisopslag en klikt u in het menu Handelingen van het document op Processen.
De stappen voor het starten, stoppen en verwijderen van documentprocessen via de pagina Documentbeheer zijn gelijk aan de stappen die hier worden beschreven.
Volg de onderstaande stappen:
De lijst met geïnitieerde processen wordt weergegeven.
De pagina wordt weergegeven.
De pagina Geïnitieerde processen van een document vermeldt de lopende of voltooide processen. Als u een documentproces wilt stoppen, selecteert u het desbetreffende proces en klikt u op Proces annuleren. Het proces wordt gestopt door de toepassing.
U kunt voltooide of geannuleerde processen verwijderen. Het is echter niet mogelijk om lopende processen te verwijderen.
Volg de onderstaande stappen:
De lijst met geïnitieerde processen wordt weergegeven.
De lijst met beschikbare processen wordt weergegeven.
De pagina Verwijderen procesinstantie bevestigen wordt weergegeven.
|
Copyright © 2013 CA.
Alle rechten voorbehouden.
|
|