Utilizzare la funzione di creazione delle richieste di risorse per rispondere alle richieste, scambiare messaggi con il manager progetto e gestire i processi relativi alle richieste. La funzione di creazione delle richieste di risorse di CA Clarity PPM consente di creare richieste semplici o dettagliate per richiedere risorse per più periodi di tempo.
Questa sezione contiene i seguenti argomenti:
Panoramica sulle richieste delle risorse
Accesso alle richieste di risorse
Soddisfazione delle richieste di personale
Gestione di processi di richiesta automatici
Per richiesta si intende la petizione di assegnazione di una o più risorse di lavoro a un progetto specifico. Il vantaggio principale offerto dalle richieste è la pianificazione. Se si ignora una richiesta e si assegna una risorsa direttamente a un progetto, il progetto potrebbe essere compromesso. in quanto l'assegnazione viene eseguita senza considerare gli eventuali altri progetti ai quali potrebbe essere assegnata la risorsa. Di conseguenza, si potrebbe sovraccaricare una risorsa o assegnare al proprio progetto una risorsa non idonea. I destinatari delle richieste sono in genere manager delle risorse a conoscenza dei carichi di lavoro e delle competenze delle proprie risorse. Per questa ragione, quando si inoltra una richiesta, i manager delle risorse si incaricano di assegnare ai progetti le risorse più appropriate.
È possibile utilizzare la funzione di creazione delle richieste di risorse per effettuare le seguenti attività:
Le richieste sono specifiche del progetto, pertanto non è possibile creare una richiesta per l'assegnazione di personale a più progetti contemporaneamente. Ogni richiesta può contenere una sola petizione di personale e può essere utilizzata per un solo progetto.
Per ulteriori informazioni, consultare la Guida per l'utente della gestione progetto.
Il manager responsabile delle risorse può definire un manager della prenotazione predefinito per ciascuna risorsa e ciascun ruolo del sistema. Pertanto, le richieste verranno indirizzate automaticamente al manager delle risorse corrispondente senza l'intervento del manager di progetto.
La definizione del manager della prenotazione della risorsa è facoltativa. Se specificato, il campo Manager della pianificazione della richiesta viene compilato per impostazione predefinita con il manager delle risorse e visualizzato nella pagina delle proprietà della risorsa. Se il campo non viene definito, il manager di progetto potrà impostarlo a livello della richiesta oppure lasciarlo vuoto. Se il campo viene lasciato vuoto, i diritti di accesso del manager delle risorse disponibile determinano l'allocazione alla richiesta.
Per i ruoli, è possibile definire il manager della prenotazione predefinito mediante il mapping tra i ruoli e una struttura OBS.
Procedere come descritto di seguito:
Al momento della creazione di una richiesta, questa viene inoltrata al manager della prenotazione appropriato in base ai seguenti elementi:
Sia il manager di progetto (creatore della richiesta) che il manager della prenotazione (manager delle risorse) ricevono una notifica riguardante la modifica dello stato nelle richieste. Nel caso in cui non venga selezionato alcun manager della prenotazione, non verrà inviata alcuna notifica. Tuttavia, tutti gli utenti che dispongono dei diritti di accesso appropriati potranno visualizzare la richiesta nel proprio elenco. Ad esempio, filtrando per richieste non assegnate. Il campo Manager della prenotazione può essere modificato in qualsiasi momento per specificare un manager delle risorse diverso. La possibilità di effettuare questa modifica consente ai manager delle risorse di reindirizzare le richieste.
Per impostazione predefinita, il campo Richiesto da nella pagina Proprietà richiesta viene compilato con il nome del creatore della richiesta. Se l'utente corrente non corrisponde all'utente specificato nel campo Richiesto da, modificare tale campo immettendo il proprio nome. Questa funzione è utile nel caso in cui l'azienda disponga di una catena di reindirizzamento che include più persone.
Solo gli utenti indicati nei campi Richiesto da e Manager della prenotazione ricevono una notifica in seguito all'apertura di una richiesta. Le risorse richieste e prenotate non ricevono alcuna notifica. La notifica viene inoltrata a una risorsa quando questa viene aggiunta al progetto come partecipante del personale. È possibile impostare l'invio automatico della notifica in caso di prenotazione effettiva della risorsa. Per informazioni, contattare l'amministratore.
Quanto segue descrive i diversi tipi di stato della richiesta e il tipico utilizzo dello stato:
Inizialmente, tutte le richieste presentano lo stato Nuovo e lo conservano finché il proprietario non invia la richiesta o modifica manualmente lo stato. Quando la richiesta è pronta per la compilazione da parte di un manager della prenotazione, modificare lo stato in Aperto.
Per ulteriori informazioni, consultare la Guida per l'utente della gestione progetto.
Questo stato indica che la richiesta è attiva e deve essere compilata. Il richiedente che ha creato la richiesta ne cambia lo stato in Aperto e il manager della prenotazione riceve una notifica. Lo stato Aperto può essere modificato in Nuovo, Proposto o Chiuso.
Nota: lo stato "Proposto" è disponibile se si dispone del diritto di accesso Progetto - Aggiunta risorse richiesta. Inoltre, l'opzione Approvazione della richiesta obbligatoria deve essere selezionata nel progetto.
Il manager della prenotazione propone le prenotazioni per soddisfare la richiesta. Il richiedente viene informato. Il richiedente rivede le risorse proposte. Se il richiedente rifiuta le risorse identificate dal manager della prenotazione, lo stato della richiesta viene modificato in Aperto.
Questo stato indica che un manager di progetto o un manager delle risorse ha accettato (prenotato) la risorsa indicata nella richiesta. Lo stato della richiesta viene modificato automaticamente in "Prenotato" e il richiedente e il manager delle prenotazioni vengono informati. Lo stato Prenotato è disponibile:
Questo stato indica che non è necessario eseguire altre operazioni su una richiesta. La chiusura della richiesta può essere eseguita solo dal richiedente. Se un manager della prenotazione rifiuta una richiesta aperta, lo stato della richiesta viene modificato automaticamente in Chiuso.
Nota: il campo Stato di una richiesta è disponibile nella pagina Proprietà richiesta. Il proprietario della richiesta (denominato anche richiedente) è l'unico utente in grado di modificare lo stato iniziale Nuovo (in genere in Aperto). I destinatari possono modificare lo stato da Aperto a Proposto, Prenotato o Chiuso.
Nella seguente tabella vengono mostrate le parti che ricevono una notifica riguardante la modifica dello stato di una richiesta:
|
Modifiche allo stato della richiesta |
Richiesto da |
Manager della prenotazione |
|---|---|---|
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Creato |
|
|
|
Da Nuovo ad Apri |
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Informato |
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Da Apri a Nuovo |
|
Informato |
|
Da Apri a Proponi |
Informato |
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Da Proposto a Prenotato |
Informato |
Informato |
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Da Aperto a Prenotato (se l'approvazione della richiesta non è obbligatoria) |
Informato |
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Modifiche del manager della prenotazione |
Informato |
Viene inviata una notifica ai manager della prenotazione precedenti e nuovi. |
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Modifiche del campo Richiesto da |
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Chiuso |
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Eliminato |
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È possibile determinare il formato della notifica della richiesta (ovvero il layout del messaggio e il metodo di consegna) dalle impostazioni dell'account personale: Pagina Notifiche.
Per ulteriori informazioni, consultare la Guida base per l'utente.
È possibile impostare un processo automatizzato per l'individuazione delle diverse fasi del ciclo di vita di una richiesta e per l'emissione automatica delle notifiche per ciascuna fase.
Il manager delle risorse riceve una notifica per ciascuna risorsa che gli è stata assegnata. È possibile accedere a tali richieste aperte nei seguenti modi:
Nella pagina Richieste di risorse vengono elencate tutte le richieste assegnate e non assegnate per cui si dispone del diritto alla visualizzazione. In questa pagina, è possibile proporre e prenotare richieste.
Utilizzare la sezione Filtro Richiesta della parte superiore della pagina Richieste di risorse per individuare una o più richieste utilizzando diversi criteri di ricerca. È possibile eseguire la ricerca in base al nome della richiesta, all'ID, al progetto associato, allo stato o alla priorità.
Procedere come descritto di seguito:
I risultati della ricerca vengono visualizzati nella parte inferiore della pagina.
Per ulteriori informazioni, consultare la Guida base per l'utente.
Procedere come descritto di seguito:
Questa pagina contiene i dettagli immessi dal richiedente.
Questa pagina consente di individuare e aggiungere risorse alle richieste.
Questa pagina consente di avviare discussioni sulla richiesta e parteciparvi.
Utilizzare questa pagina per creare, eseguire e tenere traccia dei processi di richiesta.
Questa pagina consente di tenere traccia delle modifiche apportate all'oggetto della richiesta (se i campi della richiesta sono abilitati per il controllo). Per informazioni, contattare l'amministratore.
Nella pagina Richieste di risorse è possibile accedere e rispondere a tutte le richieste di personale assegnate. È possibile rispondere alle esigenze di personale richiesto nel modo seguente:
Le richieste di risorse denominate includono una risorsa proposta. facilitando il processo di risposta. Per l'elaborazione di richieste per risorse denominate, aprire una richiesta e indirizzarla individualmente, oppure selezionare più richieste e proporle nuovamente la manager di progetto.
Per soddisfare le richieste di risorse denominate utilizzare la pagina Richieste di risorse. In questa pagina viene visualizzato un istogramma che presenta ulteriori informazioni sulla risorsa. Viene mostrato il numero di richieste dal manager di progetto su base settimanale. La parte gialla dell'istogramma rappresenta la quantità di risorsa necessaria per un particolare progetto. La parte gialla rappresenta le quantità necessarie per gli altri progetti. Il rosso indica la sovrallocazione della risorsa.
Procedere come descritto di seguito:
Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in Proposto.
Dopo aver aperto una richiesta, se una risorsa sembra sovrallocata, è possibile ridurne l'allocazione.
È anche possibile fare clic sull'icona Proprietà a sinistra del nome della risorsa, modificare i segmenti di allocazione esistenti e aggiungere nuovi segmenti di allocazione. Una volta completata l'operazione, fare clic su Salva e Indietro.
Procedere come descritto di seguito:
Il giallo rappresenta il nuovo valore di prenotazione per il progetto e il verde rappresenta le prenotazioni per altri progetti. Non viene visualizzata alcuna sezione di colore rosso indicante la sovrallocazione.
Dopo aver aperto una richiesta e aver modificato la quantità di allocazione per la risorsa denominata, è possibile riproporre l'allocazione al manager progetto. Fare clic su Proponi Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in Proposto.
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Se... |
Allora... |
|---|---|
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L'opzione Approvazione della richiesta obbligatoria per il progetto è disattivata (non è necessaria l'approvazione da parte del manager progetto). |
Invece del pulsante Proponi, verrà visualizzato il pulsante Prenota. Fare clic su Prenota per effettuare automaticamente la prenotazione effettiva della risorsa sul progetto senza l'approvazione del manager di progetto. |
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L'opzione Approvazione della richiesta obbligatoria è disattivata ma non si dispone del diritto di accesso Progetto – Modifica. |
Invece del pulsante Prenota, verrà visualizzato il pulsante Proponi. Fare clic su Proponi per inviare la prenotazione per l'approvazione, anziché effettuare direttamente una prenotazione per il progetto. In seguito, quando il manager di progetto visualizza la pagina Team progetto: Richieste, verranno visualizzati sulla pagina i pulsanti Prenota e Rifiuta. |
Se si suggerisce la stessa risorsa con la stessa allocazione al manager di progetto, la proposta viene approvata automaticamente. Il manager di progetto non approva la proposta ma riceve una notifica dell'accettazione automatica.
Procedere come descritto di seguito:
Se nella pagina Richieste di risorse, è contenuta una richiesta di non prenotare una risorsa specifica, verrà visualizzato un segno di spunta nella colonna Annulla prenotazione.
L'annullamento della prenotazione di una risorsa rimuove l'allocazione effettiva della risorsa nel futuro. Per impostazione predefinita, la data di inizio dell'annullamento della prenotazione viene impostata sul giorno successivo. Se necessario, è possibile spostare la data di inizio a una data precedente.
Procedere come descritto di seguito:
Nella pagina Richieste di risorse, l'importo dell'allocazione effettiva della colonna Tasso medio viene modificato. Se la prenotazione di una risorsa viene annullata completamente, il valore percentuale visualizzato sarà 0.00%
Nota: la richiesta di annullamento della prenotazione e di sostituzione una risorsa seleziona entrambe le caselle di controllo Annulla prenotazione e Sostituisci nella pagina Proprietà richiesta. Inoltre viene visualizzato il menu Risorse. Fare clic su Risorse per impostare il criterio di filtro adeguato, quindi selezionare e aggiungere una nuova risorsa corrispondente alla disponibilità della risorsa sostituita. Se si dispone dei diritti di accesso richiesti, nella pagina verrà visualizzato il pulsante Sostituisci. Fare clic su Sostituisci per sostituire direttamente la risorsa di cui è stata annullata la prenotazione con la nuova risorsa. In caso contrario, il manager di progetto potrà esaminare la sostituzione proposta e prenotare nuovamente la risorsa.
Per ulteriori informazioni, consultare la Guida per l'utente della gestione progetto.
In caso di ricezione di una richiesta di ruolo, individuare e proporre almeno una risorsa corrispondente al ruolo descritto nel requisito del personale. Se vengono proposte più risorse, è necessario allocare tali risorse correttamente affinché il valore di allocazione sia suddiviso tra le esse. Ad esempio, se il manager di progetto richiede una risorsa per una settimana, è possibile proporre due risorse allocando una risorsa da lunedì a mercoledì e l'altra da giovedì a venerdì.
Per individuare le risorse che corrispondono alle esigenze di personale, aprire la richiesta oppure fare clic sull'icona Persona con elenco accanto alla richiesta. Le informazioni visualizzate nella pagina Trova risorse si basano sui requisiti specificati nella richiesta di personale. È possibile modificare i criteri di ricerca per individuare risorse più idonee.
Procedere come descritto di seguito:
Se una richiesta dispone di una sola risorsa, verrà selezionata tale risorsa. La risorsa sarà il candidato suggerito nell'elenco.
Procedere come descritto di seguito:
Verrà visualizzata la pagina Risorse richiesta contenente la scheda Risorse attiva.
Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in Proposto.
Se alla richiesta vengono aggiunte più risorse, sarà necessario calcolare l'allocazione per ciascuna risorsa.
Procedere come descritto di seguito:
Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in Proposto.
Il manager delle risorse può modificare una proposta e inoltrarla nuovamente. Le modifiche dovranno essere apportate solo in caso di notifica delle risorse della richiesta da parte del manager delle risorse.
Procedere come descritto di seguito:
Viene visualizzata la pagina Richieste di risorse e lo stato della richiesta viene aggiornato in Proposto.
È possibile rifiutare una richiesta per diverse ragioni: non si approva la selezione effettuata oppure la risorsa non è disponibile per la richiesta. Se si rifiuta una richiesta, è possibile inserire nella scheda Discussioni una nota per spiegare il motivo del rifiuto.
Procedere come descritto di seguito:
È possibile utilizzare la funzione Discussioni richiesta dall'interno di una richiesta per scambiare messaggi e altre informazioni con i destinatari della richiesta. Solo i destinatari della richiesta e altri utenti con accesso alla richiesta possono partecipare alle discussioni avviate dall'interno di una richiesta.
Procedere come descritto di seguito:
Se si dispone dell'accesso alla richiesta, è possibile avviare nuove discussioni e rispondere ai messaggi esistenti. Per creare nuovi messaggi, avviare una nuova discussione o rispondere a un messaggio esistente, utilizzare la pagina Messaggio di discussione: Proprietà.
Procedere come descritto di seguito:
Entrambe le azioni visualizzano la pagina Messaggio di discussione: Proprietà, dove sarà possibile creare il messaggio.
Consente di definire l'oggetto del messaggio.
Consente di definire il testo del messaggio.
Fare clic sull'icona Sfoglia per allegare un documento.
Consente di specificare se i destinatari della discussione debbano ricevere una notifica di posta elettronica per essere informati dell'arrivo di un nuovo messaggio.
Impostazione predefinita: opzione selezionata
È possibile specificare le impostazioni di notifica, ad esempio tramite messaggio di posta elettronica, nella pagina Impostazioni account: Notifiche.
Per ulteriori informazioni, consultare la Guida base per l'utente.
Una volta inviato il messaggio, questo sarà elencato nella sezione Messaggi della pagina Messaggio di discussione: Proprietà.
Il thread di discussione inizia con la prima risposta, visualizzata sotto il messaggio originale. I messaggi successivi verranno visualizzati in ordine discendente. Utilizzare la pagina Discussione richiesta: Risposte ai messaggi per visualizzare il thread della discussione, visualizzare messaggi o rispondere a un messaggio.
Dopo aver ampliato il thread di discussione, fare clic su Nuovo per rispondere ed espandere ulteriormente il thread. Fare clic su Discussione per comprimere tutti i thread aperti. Fare clic su Nuovo per creare una discussione sulla richiesta.
Procedere come descritto di seguito:
Nel sistema di notifica predefinito, la generazione delle notifiche delle richieste dipende dalla modifica manuale dell'impostazione Stato della richiesta. Salvo modifica dell'impostazione, non verrà inviata alcuna notifica. Se lo stato delle nuove richieste non viene modificato in Aperto, i destinatari non saranno a conoscenza della nuova richiesta da compilare.
Per garantire la generazione delle notifiche, è possibile impostare un processo di notifica automatizzato in grado di identificare le diverse fasi del ciclo di vita di una richiesta. Un processo automatico può inviare una notifica ogni volta che viene raggiunta una nuova fase. Utilizzare la pagina Richiesta: Processi per pubblicare una notifica.
Una volta creato il processo dall'interno di una richiesta, il processo sarà disponibile solo per tale richiesta. Quando l'amministratore crea un processo di richiesta globale nello strumento di amministrazione, il processo potrà essere utilizzato in tutte le richieste. Per creare un processo globale sono necessari diritti di accesso globali.
La pagina Richiesta: Processi contiene due collegamenti:
Procedere come descritto di seguito:
Creare un processo di notifica automatizzato per identificare le diverse fasi del ciclo di vita di una richiesta e evitare la notifica manuale. Il processo automatizzato invia una notifica quando viene raggiunta una nuova fase.
Il nuovo processo viene visualizzato nell'elenco dei processi di richiesta disponibili. Per avviare un processo manuale, selezionare il processo e premere il pulsante Avvio. È necessario specificare l'oggetto del processo per le richieste.
Per ulteriori informazioni, consultare la Guida per l'amministratore.
Procedere come descritto di seguito:
Usare la pagina Richiesta: Processi per tenere traccia dell'avanzamento dei processi già avviati. Per accedere a questa pagina, aprire una richiesta e fare clic su Processi.
Durante l'elaborazione del processo, nel campo Stato della pagina Richiesta: Processi avviati verrà visualizzato lo stato In esecuzione. Per arrestare l'istanza di processo, fare clic su Indietro.
Per ulteriori informazioni, consultare la Guida per l'amministratore.
È possibile eliminare un processo sia dalla pagina Richiesta: Processi disponibili che dalla pagina Richiesta: Processi avviati.
Procedere come descritto di seguito:
Verrà aperta la pagina contenente i processi aggiornati.
La pagina Audit Trail richiesta consente di verificare se sono state apportate modifiche a determinati campi del problema nonché l'utente autore di tali modifiche. In tal modo, è possibile tenere traccia delle modifiche per risorsa e data.
L'amministratore di CA Clarity PPM seleziona i campi della richiesta disponibili nella pagina utilizzando Studio.
Procedere come descritto di seguito:
Vengono visualizzati i campi di audit.
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