Le réquisitionnement des ressources permet de répondre aux réquisitions, d'échanger des messages avec le chef de projets et de gérer les processus liés aux réquisitions. Le réquisitionnement de ressources de CA Clarity PPM permet de créer des réquisitions simples ou détaillées nécessitant des ressources pour plusieurs périodes.
Ce chapitre traite des sujets suivants :
Présentation des réquisitions de ressources
Accéder aux réquisitions de ressources
Gestion des réquisitions de ressource
Réponse à la demande de besoins en personnel
Gestion des processus de réquisition automatisés
Une réquisition est une requête destinée à doter un projet spécifique en personnel, avec des ressources de main-d'oeuvre. Le principal avantage des réquisitions est la planification. Si vous contournez une réquisition et que vous affectez une ressource directement à un projet, vous risquez de mettre en danger votre propre projet. car vous ne connaissez pas les autres projets sur lesquels la ressource peut être en train de travailler. Par conséquent, il est possible de surcharger une ressource ou de ne pas affecter la bonne ressource. Les destinataires des réquisitions sont en général des responsables des ressources qui connaissent bien les charges de travail et les compétences de ces dernières. Ainsi, lorsque vous soumettez une réquisition, les responsables des ressources affectent les ressources adaptées aux projets.
Vous pouvez réquisitionner les ressources pour :
Les réquisitions sont propres aux projets, ce qui signifie que vous ne pouvez pas créer de réquisition qui affecte du personnel à plusieurs projets en même temps. Chaque réquisition contient une seule demande de dotation en personnel et peut concerner un seul projet.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel de l'utilisateur du module de gestion de projets.
En tant que responsable des ressources, vous pouvez définir un responsable des réservations par défaut pour chaque ressource ou rôle du système. Les réquisitions sont adressées automatiquement au responsable des ressources approprié sans que le chef de projets n'intervienne.
La définition du responsable des réservations est facultative. Si le responsable est défini, le champ Responsable des réservations d'une réquisition est remplacé par défaut par ce responsable des ressources et s'affiche sur la page Propriétés de la ressource. Si vous ne définissez pas ce champ, le chef de projets peut le définir au niveau de la réquisition ou le laisser vide. Si le champ est vide, les droits d'accès du responsable des ressources disponible déterminent l'allocation à cette réquisition.
Pour les rôles, un mappage entre les rôles et un organigramme organisationnel peut permettre de définir le responsable des réservations par défaut.
Procédez comme suit :
Lorsqu'une réquisition est créée, elle est acheminée vers le responsable des réservations approprié, selon les éléments suivants :
Le chef de projets (créateur de la réquisition) et le responsable des réservations (responsable des ressources) sont informés des modifications de statut des réquisitions. Si aucun responsable des réservations n'est sélectionné, aucune notification ne sera envoyée. Mais toutes les personnes disposant des droits d'accès appropriés pourront voir la réquisition dans leur liste. Par exemple, en filtrant les réquisitions non affectées. Le champ Responsable des réservations peut être modifié à tout moment pour faire apparaître un autre responsable des ressources. La fonction de modification permet aux responsables des ressources d'adresser à nouveau les réquisitions.
La valeur par défaut du champ Demandé(e) par de la page Propriétés de la réquisition est le créateur de la réquisition. Si vous n'êtes pas le demandeur actuel, ajoutez votre nom dans le champ Demandé(e) par. La fonction de modification est utile lorsque votre société dispose d'une chaîne de routage affectant plusieurs personnes.
Seuls les utilisateurs figurant dans les champs Demandé(e) par et Responsable des réservations sont informés des réquisitions ouvertes. Les ressources demandées et réservées ne sont pas signalées. La notification des ressources a lieu lorsque la ressource est ajoutée au projet en tant que participant membre du personnel. Il est possible de paramétrer un envoi automatique de notification lorsque la réservation ferme de la ressource est confirmée. Pour plus de détails, contactez votre administrateur.
Les éléments suivants décrivent les types de statuts de réquisition ainsi que l'utilisation classique de ce statut :
Toutes les réquisitions commencent avec le statut Nouveau. Elles conservent ce statut jusqu'à ce que le propriétaire soumette la réquisition ou modifie manuellement le statut. Lorsque vous êtes prêt(e) à ce que le responsable des réservations remplisse la demande, passez le statut en Ouvert(e).
Pour plus d'informations, consultez le Manuel de l'utilisateur du module de gestion de projets.
Ce statut indique que la réquisition est active et doit être remplie. Le demandeur qui créé la réquisition est celui qui passe le statut en Ouvert(e). Le responsable des réservations est informé. Il est possible de remplacer le statut Ouvert(e) par Nouveau, Proposé(e) ou Clôturé(e).
Remarque : Le statut Proposé(e) est disponible si vous disposez du droit d'accès Projet - Rattacher les ressources d'entrées de réquisition. En outre, vous devez sélectionner le paramètre Approbation de la réquisition requise pour le projet.
Le responsable des réservations propose des réservations pour répondre à la réquisition. Le demandeur en est informé. Il examine alors les ressources proposées. Si le demandeur rejette les ressources identifiées par le responsable des réservations, le statut de la réquisition devient Ouvert(e).
Ce statut indique qu'un chef de projets ou un responsable des ressources a accepté (réservé) la ressource selon la réquisition. Le statut de la réquisition passe alors automatiquement à Réservé(e) et le demandeur, ainsi que le responsable des réservations en sont informés. Le statut Réservé(e) est disponible :
Ce statut indique qu'aucun travail supplémentaire n'est nécessaire sur une réquisition. Seul le demandeur peut clôturer une réquisition. Si le responsable des réservations refuse une réquisition ouverte, le statut de la réquisition passe automatiquement à Clôturé(e).
Remarque : Le champ Statut d'une réquisition se trouve sur la page Propriétés de la réquisition. Le propriétaire de réquisition (également nommé un demandeur) est la seule personne qui peut remplacer son statut initial Nouveau par un autre statut (généralement Ouvert(e)). Les destinataires peuvent remplacer le statut Ouvert(e) par Proposé(e), Réservé(e) ou Clôturé(e)
Le tableau suivant affiche les parties informées en cas de modification du statut de la réquisition :
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Modifications du statut de réquisition |
Demandé(e) par |
Responsable des réservations |
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Créé(e) |
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De Nouveau à Ouvert(e) |
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Notifié |
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De Ouvert(e) à Nouveau |
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Notifié |
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De Ouvert(e) à Proposé(e) |
Notifié |
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De Proposé(e) à Réservé(e) |
Notifié |
Notifié |
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De Ouvert(e) à Réservé(e) (si l'approbation de la réquisition n'est pas requise) |
Notifié |
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Changement de responsable des réservations |
Notifié |
Les nouveaux et les anciens responsables des réservations sont informés. |
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Modification du champ Demandé(e) par |
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Clôturé |
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Supprimé(e) |
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Vous pouvez définir la forme de notification de la réquisition (présentation du message et méthode de livraison) à partir de la page Paramètres du compte : Notifications.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Manuel de l'utilisateur sur les principes de base.
Vous pouvez configurer un processus automatisé pour identifier les différentes étapes du cycle de vie d'une réquisition et publier automatiquement des notifications à toutes les étapes.
En tant que responsable des ressources, vous recevez une notification pour chaque réquisition qui vous est affectée. Vous pouvez accéder à ces réquisitions ouvertes de différentes façons :
La page Réquisitions de ressource répertorie les réquisitions affectées et les réquisitions non affectées que vous avez le droit d'afficher. A partir de cette page, vous pouvez proposer et réserver des réquisitions.
La section Filtre de réquisition située en haut de la page Réquisitions de ressource permet de localiser une ou plusieurs réquisitions à l'aide de plusieurs critères de recherche. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de réquisition, ID, projet associé, statut ou priorité.
Procédez comme suit :
Les résultats de la recherche s'affichent au bas de la page.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Manuel de l'utilisateur sur les principes de base.
Procédez comme suit :
Cette page fournit les détails entrés par le demandeur de la réquisition.
Cette page permet de rechercher des ressources et de les ajouter à vos réquisitions.
Cette page permet de lancer des discussions relatives à la réquisition et d'y participer.
Cette page permet de créer, d'exécuter et de suivre les processus de réquisition.
Cette page permet de suivre les modifications intervenant sur l'objet de la réquisition (si les champs de la réquisition sont activés pour l'audit). Pour plus de détails, contactez votre administrateur.
Dans la page Réquisitions de la ressource, vous pouvez accéder à toutes les réquisitions qui vous ont été affectées et y répondre. Vous pouvez répondre à la demande de dotation en personnel de la façon suivante :
Les demandes de ressources nommées comprennent une ressource proposée, ce qui vous permet de répondre plus facilement. Pour traiter des demandes pour des ressources nommées, ouvrez une réquisition et traitez-les individuellement. Ou, sélectionnez plusieurs réquisitions et proposez-les de retour au chef de projets.
La page Ressources de la réquisition permet de traiter les réquisitions de ressources nommées. Cette page affiche un histogramme présentant davantage d'informations sur la ressource. Vous pouvez consulter les demandes hebdomadaires du chef de projets. La partie jaune de l'histogramme représente la quantité de ressources nécessaires à ce projet. La partie verte représente la quantité nécessaire à d'autres projets. La partie rouge montre à quel endroit la ressource est surallouée.
Procédez comme suit :
La page Réquisitions de ressource s'affiche et modifie le statut de la réquisition en le définissant sur Proposé(e).
Après avoir ouvert une réquisition, si vous décidez qu'une ressource est surallouée, vous pouvez réduire l'allocation.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône Propriétés à gauche du nom de la ressource, modifier des segments d'allocation existants et ajouter éventuellement de nouveaux segments. Une fois ces opérations effectuées, cliquez sur Enregistrer et revenir.
Procédez comme suit :
La partie en jaune représente le nouveau montant de réservation pour ce projet et la partie en vert, les réservations pour d'autres projets. Aucun marquage rouge ne s'affiche pour indiquer la surallocation.
Après avoir ouvert une réquisition et modifié le montant d'allocation pour la ressource nommée, vous pouvez reproposer l'allocation au chef de projets. Cliquez sur Proposer. La page Réquisitions de ressource s'affiche et modifie le statut de la réquisition en le définissant sur Proposé(e).
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Si... |
Alors... |
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L'option Approbation de la réquisition requise pour le projet est désactivée. Aucune approbation du chef de projets n'est requise. |
Le bouton Réserver s'affiche sur la page à la place du bouton Proposer. Cliquez sur Réserver pour effectuer automatiquement une réservation ferme de la ressource sur le projet, sans l'approbation du chef de projets. |
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L'option Approbation de la réquisition requise est désactivée, mais vous ne disposez pas du droit d'accès Projet – Modifier. |
Le bouton Proposer s'affiche sur la page à la place du bouton Réserver. Cliquez sur Proposer pour soumettre la réservation pour approbation plutôt que de procéder à une réservation directe pour le projet. Ensuite, lorsque le chef de projets accèdera à la page Equipe du projet : Réquisitions, les boutons Réserver et Rejeter apparaîtront. |
Si vous proposez la même ressource avec la même allocation au chef de projets, la proposition est approuvée automatiquement. Le chef de projets n'approuve pas la proposition. Le système d'acceptation automatique envoie une notification au chef de projets.
Procédez comme suit :
Sur la page Réquisitions de ressource, si une réquisition contient une demande d'annulation de réservation pour une ressource spécifique, une coche apparaît dans la colonne Annuler la réservation.
Annuler la réservation d'une ressource supprime l'allocation ferme future de la ressource. La date de début de l'annulation de la réservation est définie sur le jour suivant par défaut. Vous pouvez déplacer la date de début à une date antérieure, le cas échéant.
Procédez comme suit :
Sur la page Réquisitions de la ressource, le montant de l'allocation ayant fait l'objet d'une réservation ferme change dans la colonne Taux moyen. Si la réservation d'une ressource est complètement annulée, la valeur apparaît au format 0,00 %.
Remarque : Une réquisition d'annulation de réservation et de remplacement de ressource sélectionne les deux cases à cocher Annuler la réservation et Remplacer sur la page Propriétés de la réquisition. En outre, le menu Ressources s'affiche. Cliquez sur Ressources pour définir des critères de filtre adaptés. Sélectionnez et ajoutez ensuite une nouvelle ressource correspondant à la disponibilité de la ressource remplacée. Si vous possédez les droits d'accès requis, le bouton Remplacer apparaît sur la page. Cliquez sur Remplacer pour remplacer directement la ressource dont la réservation a été annulée par la nouvelle ressource. Dans le cas contraire, le chef de projets peut revoir le remplacement proposé, puis réserver cette ressource.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel de l'utilisateur du module de gestion de projets.
A la réception d'une réquisition de rôle, recherchez et proposez au moins une ressource adaptée au rôle décrit dans les exigences en personnel. Si vous proposez plusieurs ressources, vous devez allouer les ressources de manière appropriée afin que le montant de la réquisition soit partagé entre les différentes ressources. Par exemple, si le chef de projets a demandé une ressource pour une semaine, vous pouvez proposer deux ressources allouées de la façon suivante : une du lundi au mercredi et l'autre du jeudi au vendredi.
Pour chercher des ressources correspondant aux besoins en personnel, vous pouvez soit ouvrir la réquisition, soit cliquer sur l'icône Personne avec liste située à côté de la réquisition. Les informations se trouvant déjà sur la page Chercher des ressources dépendent des besoins en personnel spécifiés. Vous pouvez modifier les critères de recherche pour trouver plus de ressources éligibles.
Procédez comme suit :
Si une réquisition dispose d'une ressource unique, la ressource est sélectionnée. La ressource est la candidate proposée dans la liste de présélection.
Procédez comme suit :
La page Ressources de la réquisition s'affiche et l'onglet Ressources est activé.
La page Réquisitions de ressource s'affiche et modifie le statut de la réquisition en le définissant sur Proposé(e).
Si plusieurs ressources sont ajoutées à la réquisition, définissez le taux d'allocation pour chaque ressource.
Procédez comme suit :
La page Réquisitions de ressource s'affiche et modifie le statut de la réquisition en le définissant sur Proposé(e).
En tant que responsable des ressources, vous pouvez modifier une proposition et la resoumettre. Modifiez-la uniquement lorsque vous recevez une notification indiquant que le chef de projets a rejeté les ressources pour une réquisition.
Procédez comme suit :
La page Réquisitions de ressource s'affiche et modifie le statut de la réquisition en le définissant sur Proposé(e).
Vous pouvez refuser une réquisition pour plusieurs raisons : la sélection ne vous convient pas ou indisponibilité de la ressource pour la réquisition. Si vous refusez une réquisition, vous devez publier une note dans l'onglet Discussions pour expliquer la raison de votre refus.
Procédez comme suit :
Les discussions de la réquisition permettent d'échanger des messages et d'autres informations avec les destinataires. Seuls les destinataires de la réquisition et les autres personnes ayant accès à la réquisition peuvent participer aux discussions qui sont lancées à partir d'une réquisition.
Procédez comme suit :
Si vous accédez à une réquisition, démarrez de nouvelles discussions et répondez aux messages existants. Pour créer de nouveaux messages de tout type, pour démarrer une nouvelle discussion ou répondre à un message existant, utilisez la page Message de discussion : Propriétés.
Procédez comme suit :
Ces deux actions vous mènent à la page Message de discussion : Propriétés, permettant de créer votre message.
Définit l'objet du message.
Définit le texte du message.
Pour joindre le document souhaité, cliquez sur l'icône de recherche.
Ce champ permet de spécifier l'envoi d'un courriel de notification avertissant les destinataires de discussion de l'arrivée d'un message.
Par défaut : Option sélectionnée
Vous pouvez indiquer vos paramètres de notification, tels que l'e-mail, sur la page Paramètres du compte : Notification.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Manuel de l'utilisateur sur les principes de base.
Une fois le message soumis, il sera répertorié dans la section Messages de la page Discussion de réquisition : Messages.
Le fil de la discussion commence par la première réponse, qui apparaît sous le message original. Les messages suivants s'affichent par ordre décroissant. La page Discussions de la réquisition : Réponses aux messages permet d'afficher le fil de la discussion, d'afficher les messages ou de répondre à un message.
Une fois que vous avez développé un fil de discussion, cliquez sur Créer pour répondre et étendre davantage le fil. Cliquez sur Discussion pour réduire tous les fils de discussion ouverts. Cliquez sur Créer pour créer une discussion sur la réquisition.
Procédez comme suit :
Dans le système de notification par défaut pour les réquisitions, la génération de notifications dépend de la modification manuelle du paramètre Statut pour la réquisition. Si le paramètre n'est pas modifié, aucune notification ne peut être envoyée. Si le statut des nouvelles réquisitions n'est pas remplacé par Ouvert(e), les destinataires ne peuvent pas connaître la nouvelle réquisition à remplir.
Vous pouvez éviter l'incertitude de la notification en paramétrant un processus de notification automatisé permettant d'identifier différentes étapes dans la durée de vie d'une réquisition. Un processus automatisé peut émettre une notification dès qu'une étape est atteinte. Utilisez Réquisition : processus pour publier une notification.
Lorsque vous créez un processus à partir d'une réquisition, il peut être utilisé uniquement pour cette réquisition. Lorsque l'administrateur crée un processus de réquisition global dans l'outil d'administration, le processus est disponible pour toutes les réquisitions. Des droits d'accès globaux sont requis pour créer un processus global.
La page Réquisition : processus comporte deux liens.
Procédez comme suit :
Créez un processus de notification automatisé pour identifier les différentes étapes dans un cycle de vie de réquisition et éviter l'incertitude des notifications manuelles. Un processus automatisé envoie une notification dès qu'une nouvelle étape est atteinte.
Le nouveau processus s'affiche dans la liste des processus de réquisition disponibles. Si le processus est manuel pour le démarrage du processus, sélectionnez le processus, puis cliquez sur Démarrer. L'objet pour le processus doit être défini pour des réquisitions.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel d'administration.
Procédez comme suit :
La page Réquisition : Processus permet de suivre la progression des processus déjà démarrés. Pour accéder à cette page, ouvrez une réquisition et cliquez sur l'onglet Processus.
Pendant que le processus est en cours, le statut En cours d'exécution s'affiche dans le champ Statut dans la page Réquisition : Processus lancés. Cliquez sur Revenir pour arrêter l'instance du processus.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel d'administration.
Vous pouvez supprimer un processus dans les pages Réquisition : Processus disponibles et Réquisition : Processus lancés.
Procédez comme suit :
La suppression ouvre la page des processus mis à jour.
La page Piste d'audit de réquisition permet d'identifier les champs de problèmes modifiés et l'auteur de la modification. De cette façon, vous pouvez effectuer le suivi des modifications par ressource et par date.
L'administrateur CA Clarity PPM sélectionne les champs de réquisition disponibles sur la page à l'aide de Studio.
Procédez comme suit :
Les champs d'audit s'affichent.
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