Ce chapitre traite des sujets suivants :
Exemple : Capture des coûts facturables du projet
Procédure de mise à disposition de types de ressources et de justificatifs à des fins de traitement
Procédure de gestion des transactions
Création d'en-têtes de justificatif
Création d'entrées de transactions
Modification des détails de la transaction
Révision des transactions traitées
Les transactions capturent le coût total de la main-d'oeuvre, du matériel et de l'équipement, ainsi que les autres dépenses pouvant être facturées aux départements pour des services et autres investissements (par exemple, actifs, applications et projets). Les transactions peuvent être initiées à partir des feuilles de temps, importées de systèmes externes ou saisies manuellement. Les transactions de travaux en cours constituent une étape importante dans le processus de comptabilité : elles permettent en effet d'ajuster et de réviser les transactions avant de les facturer.
La saisie manuelle de transactions vous permet de capturer le coût total des dépenses associées à un investissement : matériel, équipement, main-d'oeuvre, etc.
Par exemple, vous pouvez utiliser les transactions pour valider le coût des serveurs utilisés pour le développement d'une application et facturer ce coût au département ayant commandité le projet de développement de l'application.
Toutes les transactions sont saisies sous forme de justificatifs, puis enregistrées dans les travaux en cours afin de les inclure dans les factures des départements.
Les travaux en cours représentent un concept de comptabilité fondamental dans lequel tous les coûts d'un investissement sont capturés et capitalisés. Avant de pouvoir être traitées, les transactions doivent être enregistrées dans les travaux en cours.
Vous pouvez enregistrer des transactions dans les travaux en cours, ajuster les transactions de travaux en cours enregistrées, puis approuver ou rejeter les ajustements des travaux en cours.
L'ensemble des tableaux de travaux en cours contient les transactions saisies pour enregistrement dans un système comptable. Les valeurs négatives sont autorisées lors de l'enregistrement de transactions dans les travaux en cours. Après son enregistrement dans les travaux en cours, une transaction réunit tous les critères de validation requis pour la facturation et l'enregistrement dans le grand livre.
Des enregistrements détaillés sur les modifications, les ajustements et les facturations sont journalisés. Vous ne pouvez pas supprimer des transactions enregistrées dans les travaux en cours, mais vous pouvez les modifier via le processus d'ajustement des travaux en cours.
Une entrée de transaction comprend les éléments suivants :
Recommandation : Avant de créer et d'afficher des transactions, vous devez vous connecter en tant qu'utilisateur dont les propriétés financières sont activées.
Vous pouvez rechercher, mettre à jour et supprimer des transactions tant qu'elles ne sont pas enregistrées dans les travaux en cours. Après enregistrement dans les travaux en cours, vous pouvez afficher, modifier ou rejeter des transactions dans la page Ajustements des travaux en cours.
Les transactions sont utilisées pour imputer le coût des investissements aux départements. Les transactions saisies ne sont pas enregistrées dans un système financier de paiement ou d'achat intégré. Si le composant d'implémentation comptable est intégré à votre installation de CA Clarity PPM, nous vous recommandons de saisir directement toutes les transactions d'achat et de paiement via votre système financier de paiement ou d'achat.
Le groupe Développement d'applications de Forward Inc développe le logiciel AutoPay destiné aux périphériques sans fil de l'entreprise JJ Johnston. Cette entreprise a accepté de payer tous les coûts associés au projet, y compris le temps de développement, les assistants personnels pour le test et les frais de déplacement.
Afin de comptabiliser tous les coûts, le chef de projets a ajouté les ressources de main-d'oeuvre, d'équipement et de déplacement au projet. Chaque ressource est ajoutée par type de ressource au projet en tant que membre de l'équipe.
Une fois les différents types de ressources définis et le projet activé pour le traitement financier, les entrées de transactions sont créées pour les dépenses à l'aide de Justificatif - Dépenses et pour l'achat des assistants personnels à l'aide de Justificatif - Autre.
Les types de justificatifs suivants sont utilisés pour classer les transactions par type de ressources pour l'entrée de transaction :
Pour rendre les types de ressources (main-d'oeuvre, matériel, équipement et dépense) disponibles pour le traitement de transactions, procédez comme suit :
Pour plus d'informations sur la gestion des ressources, reportez-vous au Manuel de l'utilisateur du module de gestion des ressources.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel de l'utilisateur du module de gestion de projets.
Vous devez créer des en-têtes de justificatif pour saisir des transactions. Les en-têtes de justificatif servent à classer les transactions en fonction des types de ressources. Vous pouvez par exemple créer des en-têtes de justificatif pour la main-d'oeuvre et l'équipement.
Vous pouvez afficher une liste des en-têtes de justificatifs qui n'ont pas été enregistrés dans les travaux en cours. Vous pouvez les ouvrir pour créer, modifier ou afficher une liste des transactions associées. Vous pouvez également créer d'autres en-têtes de justificatif ou supprimer les en-têtes existants.
Plusieurs tâches vous permettent de gérer les transactions :
Procédez comme suit :
La page Entrée de transaction apparaît.
La page Entrée apparaît.
Définit le type de justificatif.
Définit un nombre utilisé pour effectuer le suivi et le traitement de la transaction.
Limite: 30 caractères maximum
Définit le numéro du bon de commande associé à la transaction.
Définit le code du fournisseur de la société ou de la ressource qui a fourni le produit ou le service. Le code du fournisseur est requis pour les justificatifs de dépenses si aucune ressource n'est sélectionnée dans le champ Coût engagé par.
Définit la ressource qui a engagé la dépense. Si vous n'avez sélectionné aucun fournisseur, vous devez spécifier la ressource ayant engagé le coût pour les justificatifs de dépenses.
Vous devez créer des en-têtes de justificatif avant de pouvoir créer des transactions.
Procédez comme suit :
La page Détails de la transaction apparaît.
Indique la date de la transaction.
Indique l'ID de l'investissement pour cette transaction. L'investissement doit être activé financièrement.
Identifie le nom du projet ou de l'investissement.
Identifie le code d'imputation du projet ou de la tâche. Vous pouvez effectuer votre sélection parmi tous les codes d'imputation disponibles ou les codes d'imputation propres au projet.
Définit l'ID de la ressource associée à la transaction.
Une ressource peut être une personne (main-d'oeuvre), de l'équipement, du matériel ou une dépense, selon le type de ressource dont vous traitez les coûts pour cette transaction.
Définit le rôle lors de l'application d'un coût ou d'un taux basé sur le rôle dans la transaction. Le type de ressource pour le rôle doit correspondre au type de ressource pour la ressource associée.
Définit la classe de transaction de la ressource. Cette valeur est automatiquement remplie si la ressource est affectée à une classe de transactions. Dans le cas contraire, sélectionnez une classe de transactions.
Définit le code de valorisation de la ressource. Ce champ est automatiquement rempli si la ressource est affectée à un code de valorisation. Dans le cas contraire, sélectionnez un code de valorisation.
Définit les propriétés personnalisées. Vous pouvez uniquement sélectionner cette option si votre administrateur CA Clarity PPM a créé des valeurs d'éléments de recherche à l'aide de Studio.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel du développeur de l'application Studio.
Définit le type de dépense permettant de déterminer le mode de traitement des frais. Une dépense de capital requiert une réservation différente de l'amortissement.
Définit des informations supplémentaires relatives à la transaction.
Les valeurs saisies sont enregistrées dans la section Général lorsque vous soumettez et créez une nouvelle transaction au cours de la même session. Pour enregistrer les valeurs saisies, activez cette case à cocher.
Définit le nombre d'unités de calcul du coût total. Ce champ accepte les valeurs négatives.
Indique le coût associé à la transaction. Si une matrice de coûts ou de taux est associée à l'investissement sélectionné, ou à une valeur par défaut de l'entité ou du système, laissez ce champ vide pour utiliser le coût défini dans la matrice de coûts ou de taux. Sinon, saisissez le coût réel associé à la transaction.
Si l'option Multidevise n'est pas activée, la devise par défaut du système est utilisée. Si l'option Multidevise est activée, la valeur par défaut de la devise active qui apparaît en premier dans la liste alphabétique sera appliquée au coût de la transaction. Par exemple, si ADP et INR sont actives, ADP devient la devise par défaut. Si nécessaire, sélectionnez une autre devise.
Fournit le taux de facturation associé à la transaction. Si une matrice de coûts ou de taux est associée à l'investissement sélectionné, ou à une valeur par défaut de l'entité ou du système, laissez ce champ vide pour utiliser le taux défini dans la matrice de coûts ou de taux. Sinon, saisissez le taux de facturation associé à la transaction.
Si l'option Multidevise n'est pas activée, la devise par défaut du système est utilisée. Si l'option Multidevise est activée, la valeur par défaut de la devise active qui apparaît en premier dans la liste alphabétique sera appliquée au taux de la transaction. Par exemple, si ADP et INR sont actives, ADP devient la devise par défaut. Si nécessaire, sélectionnez une autre devise.
Indique si cette transaction implique des coûts devant être facturés en interne à des départements. Si cette option n'est pas sélectionnée, cette transaction ne sera pas disponible pour facturation.
Vous pouvez modifier les informations d'une transaction à partir de l'en-tête de justificatif, avant son enregistrement dans les travaux en cours. Après enregistrement dans les travaux en cours, vous pourrez modifier les transactions dans la page Ajustements des travaux en cours.
Procédez comme suit :
La page Entrée apparaît.
La page Détails apparaît.
Indique la date de la transaction.
Indique l'ID de l'investissement pour cette transaction. L'investissement doit être activé financièrement.
Identifie le nom du projet ou de l'investissement.
Identifie le code d'imputation du projet ou de la tâche. Vous pouvez effectuer votre sélection parmi tous les codes d'imputation disponibles ou les codes d'imputation propres au projet.
Définit l'ID de la ressource associée à la transaction.
Une ressource peut être une personne (main-d'oeuvre), de l'équipement, du matériel ou une dépense, selon le type de ressource dont vous traitez les coûts pour cette transaction.
Définit le rôle lors de l'application d'un coût ou d'un taux basé sur le rôle dans la transaction. Le type de ressource pour le rôle doit correspondre au type de ressource pour la ressource associée.
Définit la classe de transaction de la ressource. Cette valeur est automatiquement remplie si la ressource est affectée à une classe de transactions. Dans le cas contraire, sélectionnez une classe de transactions.
Définit le code de valorisation de la ressource. Ce champ est automatiquement rempli si la ressource est affectée à un code de valorisation. Dans le cas contraire, sélectionnez un code de valorisation.
Définit les propriétés personnalisées. Vous pouvez uniquement sélectionner cette option si votre administrateur CA Clarity PPM a créé des valeurs d'éléments de recherche à l'aide de Studio.
Pour plus d'informations, consultez le Manuel du développeur de l'application Studio.
Définit le type de dépense permettant de déterminer le mode de traitement des frais. Une dépense de capital requiert une réservation différente de l'amortissement.
Définit des informations supplémentaires relatives à la transaction.
Les valeurs saisies sont enregistrées dans la section Général lorsque vous soumettez et créez une nouvelle transaction au cours de la même session. Pour enregistrer les valeurs saisies, activez cette case à cocher.
Définit le nombre d'unités de calcul du coût total. Ce champ accepte les valeurs négatives.
Indique le coût associé à la transaction. Si une matrice de coûts ou de taux est associée à l'investissement sélectionné, ou à une valeur par défaut de l'entité ou du système, laissez ce champ vide pour utiliser le coût défini dans la matrice de coûts ou de taux. Sinon, saisissez le coût réel associé à la transaction.
Si l'option Multidevise n'est pas activée, la devise par défaut du système est utilisée. Si l'option Multidevise est activée, la valeur par défaut de la devise active qui apparaît en premier dans la liste alphabétique sera appliquée au coût de la transaction. Par exemple, si ADP et INR sont actives, ADP devient la devise par défaut. Si nécessaire, sélectionnez une autre devise.
Fournit le taux de facturation associé à la transaction. Si une matrice de coûts ou de taux est associée à l'investissement sélectionné, ou à une valeur par défaut de l'entité ou du système, laissez ce champ vide pour utiliser le taux défini dans la matrice de coûts ou de taux. Sinon, saisissez le taux de facturation associé à la transaction.
Si l'option Multidevise n'est pas activée, la devise par défaut du système est utilisée. Si l'option Multidevise est activée, la valeur par défaut de la devise active qui apparaît en premier dans la liste alphabétique sera appliquée au taux de la transaction. Par exemple, si ADP et INR sont actives, ADP devient la devise par défaut. Si nécessaire, sélectionnez une autre devise.
Indique si cette transaction implique des coûts devant être facturés en interne à des départements. Si cette option n'est pas sélectionnée, cette transaction ne sera pas disponible pour facturation.
Si les transactions ne sont pas enregistrées dans les travaux en cours, vous pouvez supprimer un groupe entier de transactions associé à une entrée de transaction, ou vous pouvez supprimer des transactions individuelles à partir de l'en-tête de justificatif sélectionné.
Vous pouvez également supprimer des transactions à partir du menu Gestion financière.
Procédez comme suit :
Pour supprimer un en-tête de justificatif :
L'en-tête de justificatif et ses transactions associées sont supprimés.
Pour supprimer une transaction :
La page Entrée apparaît.
La transaction sélectionnée est supprimée.
Les transactions de travaux en cours constituent une étape importante dans le processus de comptabilité : elles permettent en effet d'ajuster et de réviser les transactions avant de les facturer.
Les transactions disponibles pour enregistrement dans les travaux en cours ne sont pas automatiquement affichées. Vous devez d'abord rechercher les transactions que vous souhaitez enregistrer dans les travaux en cours.
Deux méthodes d'enregistrement dans les travaux en cours sont disponibles :
Procédez comme suit :
La page Enregistrer dans les travaux en cours apparaît.
Définit une plage de dates spécifique pour l'enregistrement des transactions. Pour enregistrer des transactions au sein de la plage de dates spécifiée, utilisez le sélecteur de date.
Pour traiter des transactions passées ou futures ne figurant pas dans la période fiscale par défaut, vous devez spécifier une date de début et une date de fin.
Définit des emplacements financiers pour les transactions associées. Vous pouvez uniquement sélectionner des emplacements incluant des transactions en attente.
Fournit les codes des clients pour les transactions associées.
Indique les projets auxquels les transactions sont associées.
Indique les ressources auxquelles les transactions sont associées.
Indique le type d'entrée de transaction. Pour enregistrer les transactions en fonction de l'entrée de transaction, utilisez les informations suivantes.
Valeurs :
Définit la ressource à l'origine de la transaction.
Indique si des transactions de main-d'oeuvre sont enregistrées. Pour enregistrer les transactions de main-d'oeuvre, activez cette case à cocher.
Par défaut : option sélectionnée
Indique si toutes les transactions de matériel seront incluses dans l'enregistrement. Pour inclure toutes les transactions de matériel dans l'enregistrement, activez cette case à cocher.
Par défaut : option sélectionnée
Indique si toutes les transactions d'équipement seront incluses dans l'enregistrement. Pour inclure toutes les transactions d'équipement dans l'enregistrement, activez cette case à cocher.
Par défaut : option sélectionnée
Indique si toutes les transactions de dépenses seront incluses dans l'enregistrement. Pour inclure toutes les transactions de dépenses dans l'enregistrement, activez cette case à cocher.
Par défaut : option sélectionnée
Toutes les transactions correspondant aux critères sont regroupées dans un compte de transactions (par exemple, Tout pour un enregistrement complet ou Emplacement pour un enregistrement sélectif basé sur des emplacements). Le nombre total d'entrées s'affiche. La case à cocher située à côté de ce compte est activée par défaut.
Le bouton Recalculer et enregistrer apparaît sur la page Enregistrer dans les travaux en cours lorsque l'option Multidevise est activée.
Les transactions enregistrées dans les travaux en cours sont disponibles pour les ajustements des travaux en cours et pour la facturation des départements. Les ajustements des travaux en cours vous permettent de modifier et de corriger les transactions enregistrées dans les travaux en cours. Vous pouvez mettre à jour, extourner ou transférer les transactions enregistrées dans les travaux en cours.
Les ajustements de travaux en cours garantissent l'enregistrement de montants corrects pour les contre-passations. Les transactions enregistrées dans les travaux en cours doivent répondre aux critères suivants pour pouvoir être ajustées :
Remarque : Si la transaction ne satisfait pas à l'un de ces critères, elle ne peut pas être ajustée.
Lorsque vous saisissez un ajustement de travaux en cours, une transaction est ajoutée. Cette transaction permet de référencer la transaction originale, sans la remplacer. Cette transaction d'ajustement est mise en attente et demeure indisponible jusqu'à son approbation ou son rejet.
Les ajustements de travaux en cours sont disponibles pour la création d'un rapport avant l'approbation des travaux en cours. Les ajustements de travaux en cours sont traités dans le montant de la devise naturelle. Si l'option Multidevise est activée, les montants des devises sont mis à jour avec les taux de change, en fonction de la date de la transaction d'origine et chaque fois qu'un ajustement des travaux en cours est saisi. Vous pouvez saisir des valeurs négatives dans un ajustement de travaux en cours.
Vous pouvez modifier ou ajuster une transaction enregistrée dans les travaux en cours.
Procédez comme suit :
La page Créer apparaît.
Les transactions correspondant à ces critères apparaissent.
La page Modifier la transaction apparaît.
Indique la date de la transaction.
Indique l'ID de l'investissement pour cette transaction. L'investissement doit être activé financièrement.
Identifie le nom du projet ou de l'investissement.
Identifie le code d'imputation du projet ou de la tâche. Vous pouvez effectuer votre sélection parmi tous les codes d'imputation disponibles ou les codes d'imputation propres au projet.
Définit l'ID de la ressource associée à la transaction.
Une ressource peut être une personne (main-d'oeuvre), de l'équipement, du matériel ou une dépense, selon le type de ressource dont vous traitez les coûts pour cette transaction.
Définit le rôle lors de l'application d'un coût ou d'un taux basé sur le rôle dans la transaction. Le type de ressource pour le rôle doit correspondre au type de ressource pour la ressource associée.
Définit la classe de transaction de la ressource. Cette valeur est automatiquement remplie si la ressource est affectée à une classe de transactions. Dans le cas contraire, sélectionnez une classe de transactions.
Définit le code de valorisation de la ressource. Ce champ est automatiquement rempli si la ressource est affectée à un code de valorisation. Dans le cas contraire, sélectionnez un code de valorisation.
Définit le nombre d'unités de calcul du coût total. Ce champ accepte les valeurs négatives.
Indique le coût associé à la transaction. Si une matrice de coûts ou de taux est associée à l'investissement sélectionné, ou à une valeur par défaut de l'entité ou du système, laissez ce champ vide pour utiliser le coût défini dans la matrice de coûts ou de taux. Sinon, saisissez le coût réel associé à la transaction.
Si l'option Multidevise n'est pas activée, la devise par défaut du système est utilisée. Si l'option Multidevise est activée, la valeur par défaut de la devise active qui apparaît en premier dans la liste alphabétique sera appliquée au coût de la transaction. Par exemple, si ADP et INR sont actives, ADP devient la devise par défaut. Si nécessaire, sélectionnez une autre devise.
Fournit le taux de facturation associé à la transaction. Si une matrice de coûts ou de taux est associée à l'investissement sélectionné, ou à une valeur par défaut de l'entité ou du système, laissez ce champ vide pour utiliser le taux défini dans la matrice de coûts ou de taux. Sinon, saisissez le taux de facturation associé à la transaction.
Si l'option Multidevise n'est pas activée, la devise par défaut du système est utilisée. Si l'option Multidevise est activée, la valeur par défaut de la devise active qui apparaît en premier dans la liste alphabétique sera appliquée au taux de la transaction. Par exemple, si ADP et INR sont actives, ADP devient la devise par défaut. Si nécessaire, sélectionnez une autre devise.
Définit les propriétés personnalisées. Vous pouvez uniquement sélectionner cette option si votre administrateur CA Clarity PPM a créé des valeurs d'éléments de recherche à l'aide de Studio.
Définit le type de dépense permettant de déterminer le mode de traitement des frais. Une dépense de capital requiert une réservation différente de l'amortissement.
Indique si cette transaction implique des coûts devant être facturés en interne à des départements. Si cette option n'est pas sélectionnée, cette transaction ne sera pas disponible pour facturation.
Définit des informations supplémentaires relatives à la transaction.
Indique si les taux seront recalculés. Pour recalculer les taux, activez cette case à cocher. Ce champ apparaît toujours indépendamment des filtres sélectionnés.
L'ajustement des travaux en cours est mis en attente jusqu'à son approbation ou son rejet.
Si l'option Multidevise est activée et que vous modifiez le code de devise du taux, les montants des devises associées à la transaction seront recalculés avec le code de devise modifié.
Une extourne annule la transaction originale enregistrée avant qu'elle ne soit facturée. Si l'option Multidevise est activée, les montants des devises de l'extourne des travaux en cours équivalent à ceux de la transaction d'origine.
Procédez comme suit :
Les transactions correspondant à ces critères apparaissent.
La transaction est prête à être approuvée dans les travaux en cours.
Si vous avez modifié la matrice de coûts/taux et que vous souhaitez recalculer les transactions financières afin de récupérer le nouveau taux, effectuez un ajustement de travaux en cours en créant un transfert de travaux en cours. Activez ensuite la case à cocher Calculer les nouveaux taux. Les transactions utilisent le taux actuel dans la matrice de coûts/taux associée à l'investissement.
Le transfert vous permet de réaliser des ajustements des travaux en cours par lots sur les transactions sélectionnées ou de transférer des transactions par lots d'un projet à un autre.
Pour activer le transfert, vous devez filtrer les transactions en fonction des détails de la transaction que vous souhaitez ajuster (ou transférer). Outre la plage de dates, vous devez filtrer au moins l'un des détails suivants de la transaction :
Procédez comme suit :
Les transactions correspondant à ces critères apparaissent dans la liste.
La page Transférer les transactions apparaît.
Affiche le projet pour lequel la transaction a été effectuée.
Affiche la tâche associée à la transaction.
Affiche le code d'imputation associé à la transaction.
Affiche le code de valorisation associé à la transaction.
Affiche la ressource pour laquelle la facturation est enregistrée.
Affiche la classe de transactions à laquelle appartient la transaction.
Les informations figurant dans cette section dépendent des filtres que vous avez sélectionnés.
Identifie une nouvelle date pour la transaction. Ce champ apparaît toujours indépendamment des filtres sélectionnés. Pour sélectionner une date, utilisez le sélecteur de date.
Identifie l'investissement vers lequel la transaction sera transférée. Ce champ apparaît uniquement si l'ID de l'investissement est sélectionné comme filtre de détails de la transaction.
Identifie la tâche vers laquelle la transaction sera transférée. Ce champ s'affiche si l'ID de la tâche ou de l'investissement est sélectionné comme filtre de détails de la transaction.
Identifie le code d'imputation vers lequel la transaction sera transférée. Ce champ apparaît uniquement si le code d'imputation est sélectionné comme filtre de détails de la transaction.
Identifie le code de valorisation vers lequel la transaction sera transférée. Ce champ apparaît uniquement si le code de valorisation est sélectionné comme filtre de détails de la transaction.
Identifie la ressource vers laquelle la transaction sera transférée. Ce champ apparaît uniquement si l'ID de la ressource est sélectionné comme filtre de détails de la transaction.
Indique si les taux seront recalculés. Pour recalculer les taux, activez cette case à cocher. Ce champ apparaît toujours indépendamment des filtres sélectionnés.
Identifie la classe de transactions vers laquelle la transaction sera transférée. Ce champ s'affiche uniquement si la classe de transactions est sélectionnée comme filtre des détails de la transaction.
La page Statut du transfert apparaît. En cas d'échec du transfert, le motif de l'échec s'affiche.
Tous les ajustements des travaux en cours doivent être révisés, puis approuvés ou rejetés. Un réviseur de deuxième niveau est souvent impliqué et chargé de déterminer la précision d'un ajustement des travaux en cours.
Procédez comme suit :
La page Approuver l'ajustement des travaux en cours apparaît.
La page des détails de l'ajustement des travaux en cours vous permet de comparer la transaction originale et la transaction ajustée.
Procédez comme suit :
Les détails de l'ajustement des travaux en cours s'affichent.
Révisez toutes les transactions enregistrées afin de vérifier leur enregistrement correct. En cas d'erreur, vous pouvez extourner les frais.
Procédez comme suit :
La page de liste s'affiche. Par défaut, les transactions sont filtrées en fonction de la période fiscale actuelle.
Les transactions sélectionnées indiquent que les frais ont été extournés.
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