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Anforderungen

Verwenden Sie die Ressourcenanforderung, um Anforderungen zu bearbeiten, Nachrichten mit dem Projektmanager auszutauschen und anforderungsbezogene Prozesse zu verwalten. Mithilfe der Ressourcenanforderung von CA Clarity PPM können Sie einfache oder detaillierte Anforderungen erstellen, um Ressourcen für mehrere Zeiträume anzufordern.

Dieses Kapitel enthält folgende Themen:

Ressourcenanforderung - Übersicht

Zugreifen auf Ressourcenanforderungen

Verwalten der Ressourcenanforderungen

Erfüllen von Personaleinsatzanforderungen

Anforderungsdiskussionen

Verwalten von automatisierten Anforderungsprozessen

Ressourcenanforderung - Übersicht

Eine Anforderung ist eine Anfrage zur Ausstattung eines bestimmten Projekts mit Arbeitsressourcen. Der Hauptvorteil von Anforderungen ist die Planbarkeit. Wenn Sie eine Anforderung umgehen und eine Ressource einem Projekt direkt zuweisen, gefährden Sie damit möglicherweise Ihr eigenes Projekt. Der Grund dafür ist, dass Sie Zuweisungen durchführen, ohne zu wissen, an welchen anderen Projekten die Ressource möglicherweise arbeitet. Daher besteht die Gefahr, dass Sie die Ressource überlasten oder die falsche Ressource zuweisen. Empfänger von Anforderungen sind in der Regel Ressourcenmanager, denen die Auslastung und die Qualifikationen ihrer Ressourcen bekannt sind. Wenn Sie eine Anforderung vorlegen, weisen die Ressourcenmanager den Projekten die geeignetsten Ressourcen zu.

Sie können die Ressourcenanforderung zur Durchführung folgender Aktionen einsetzen:

Bedenken Sie, dass Anforderungen projektspezifisch sind, was bedeutet, dass Sie keine Anforderungen erstellen können, über die mehrere Projekte gleichzeitig mit Personal ausgestattet werden. Jede Anforderung enthält eine Anfrage für lediglich eine Personaleinsatzanforderung und kann nur für ein Projekt verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch zum Projektmanagement.

Einrichten eines Standardbuchungsmanagers für Ressourcen

Als für Ressourcen verantwortlicher Manager können Sie einen Standardbuchungsmanager für jede Ressource und Rolle im System definieren. Daher werden Anforderungen ohne jegliche Intervention durch den Projektmanager automatisch zum entsprechenden Ressourcenmanager weitergeleitet.

Die Festlegung des Buchungsmanagers ist optional. Wenn er festgelegt wird, zeigt das Feld "Buchungsmanager" einer Anforderung standardmäßig den Ressourcenmanager an und erscheint auf der Seite für Ressourceneigenschaften. Wenn Sie dieses Feld nicht festlegen, kann der Projektmanager es auf der Anforderungsebene definieren oder leer lassen. Wenn das Feld leer gelassen wird, entscheiden die Zugriffsrechte des verfügbaren Ressourcenmanagers über die Zuordnung zu dieser Anforderung.

Bei Rollen kann der Standardbuchungsmanager über eine Zuordnung zwischen den Rollen und einer OBS-Struktur definiert werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcen".
  2. Klicken Sie auf den Namen einer Ressource, um die Ressourceneigenschaften zu öffnen.
  3. Geben Sie den Buchungsmanager für die Ressource im Abschnitt "Allgemein" an.
  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Weiterleiten von und Benachrichtigen über Anforderungen

Wenn eine Anforderung erstellt wurde, wird diese basierend auf Folgendem an den zuständigen Buchungsmanager weitergeleitet:

Sowohl der Projektmanager (Ersteller der Anforderung) als auch der Buchungsmanager (Ressourcenmanager) werden über Änderungen am Anforderungsstatus benachrichtigt. Wenn kein Buchungsmanager ausgewählt wird, wird keine Benachrichtigung gesendet. Jedoch sieht jeder, der über entsprechende Zugriffsrechte verfügt, die Anforderung in seiner Liste. Dies erfolgt zum Beispiel durch Filtern nach nicht zugewiesenen Anforderungen. Das Feld "Buchungsmanager" kann zu jeder Zeit so verändert werden, dass es einen anderen Ressourcenmanager anzeigt. Die Funktion für Änderungen erlaubt es Ressourcenmanagern, die Anforderungen erneut weiterzuleiten.

Auf der Seite "Anforderungseigenschaften" wird als Feldwert für "Angefordert von" standardmäßig der Ersteller der Anforderung angezeigt. Wenn Sie nicht der aktuelle Benutzer im Feld "Angefordert von" sind, geben Sie im Feld "Angefordert von" sich selbst ein. Wenn Ihr Unternehmen eine Weiterleitungskette hat, die mehrere Personen durchläuft, ist die Änderungsfunktion sehr nützlich.

Benachrichtigungen über offene Anforderungen gehen nur an Benutzer, die in den Feldern "Angefordert von" und "Buchungsmanager" aufgeführt sind. Angeforderte und gebuchte Ressourcen werden nicht benachrichtigt. Eine Ressourcenbenachrichtigung erfolgt, wenn die Ressource dem Projekt als ein Teilnehmer hinzugefügt wird. Die Benachrichtigung kann über eine entsprechende Einstellung automatisch erfolgen, wenn die Ressource fest gebucht ist. Wenden Sie sich an den Administrator, um weitere Details zu erhalten.

Anforderungsstatustypen

Im Folgenden werden die unterschiedlichen Anforderungsstatustypen sowie die gewöhnlichen Verwendungszwecke beschrieben:

Neu

Alle Anforderungen sind am Anfang "Neu". Sie behalten den Status "Neu" bei, bis der Besitzer die Anforderung einreicht oder den Status manuell ändert. Wenn Sie möchten, dass ein Buchungsmanager die Anforderung erfüllt, setzen Sie den Status auf "Offen".

Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch zum Projektmanagement.

Offen

Dieser Status bedeutet, dass die Anforderung aktiv ist und erfüllt werden muss. Der Anforderer, der diese erstellt, muss den Status auf "Offen" ändern. Der Buchungsmanager wird benachrichtigt. Von "Offen" kann der Status in "Neu", "Vorgeschlagen" oder "Geschlossen" umgeändert werden.

Hinweis: Der Status "Vorgeschlagen" ist verfügbar, wenn Sie über das Zugriffsrecht Projekt - Anforderungseintrag-Ressourcen anfügen verfügen. Auch ist die Einstellung "Anforderung - Genehmigung erforderlich" erforderlich, um für das Projekt ausgewählt zu werden.

Vorgeschlagen

Der Buchungsmanager schlägt Buchungen zum Erfüllen der Anforderung vor. Der Anforderer wird benachrichtigt. Der Anforderer sieht die vorgeschlagenen Ressourcen durch. Wenn der Anforderer die Ressourcen ablehnt, die von dem Buchungsmanager benannt wurden, ändert sich der Anforderungsstatus in "Offen".

Gebucht

Dieser Status bedeutet, dass ein Projektmanager oder ein Ressourcenmanager die Ressource in der Anforderung akzeptiert (gebucht) hat. Der Anforderungsstatus wird automatisch in "Gebucht" umgeändert, und Anforderer und Buchungsmanager werden benachrichtigt. Der Status "Gebucht" ist verfügbar,

Geschlossen

Mit diesem Status wird angegeben, dass die Bearbeitung einer Anforderung abgeschlossen ist. Nur der Anforderer kann eine Anforderung schließen. Wenn der Buchungsmanager eine offene Anforderung ablehnt, wechselt der Anforderungsstatus automatisch auf "Geschlossen".

Hinweis: Das Statusfeld einer Anforderung befindet sich auf der Seite "Anforderungseigenschaften". Der Anforderungsbesitzer (auch ein Anforderer genannt) ist die einzige Person, die ihren Anfangsstatus von "Neu" in einen anderen Status ändern kann (normalerweise in "Offen"). Empfänger können den Status von "Offen" in "Vorgeschlagen", "Gebucht" oder "Geschlossen" ändern.

Die folgende Tabelle zeigt die Parteien, die bei Änderung des Anforderungsstatus benachrichtigt werden:

Änderungen des Anforderungsstatus

Angefordert von

Buchungsmanager

Erstellt

 

 

Von "Neu" zu "Offen"

 

Benachrichtigt

Von "Offen" zu "Neu"

 

Benachrichtigt

Von "Offen" zu "Vorschlagen"

Benachrichtigt

 

Von "Vorgeschlagen" zu "Gebucht"

Benachrichtigt

Benachrichtigt

Von "Offen" zu "Buchen" (wenn für die Anforderung keine Genehmigung erforderlich ist)

Benachrichtigt

 

Änderungen an "Buchungsmanager"

Benachrichtigt

Neue und alte Buchungsmanager werden benachrichtigt.

Änderungen an "Angefordert von"

 

 

Geschlossen

 

 

Gelöscht

 

 

Sie können das Format für Ihre Anforderungsbenachrichtigung (d. h. das Nachrichtenlayout und die Zustellungsmethode) über Ihre Seite "Benutzereinstellungen: Benachrichtigungen" festlegen.

Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch mit grundlegenden Informationen.

Sie können einen automatischen Prozess einrichten, um im Lebenszyklus einer Anforderung die unterschiedlichen Stages zu identifizieren und automatisch Benachrichtigungen an jedem Stage auszugeben.

Weitere Informationen:

Verwalten von automatisierten Anforderungsprozessen

Zugreifen auf Ressourcenanforderungen

Als Ressourcenmanager erhalten Sie eine Benachrichtigung für jede Ihnen zugewiesene Anforderung. Sie können auf diese offenen Anforderungen auf folgende Weise zugreifen:

Die Seite "Ressourcenanforderungen" zeigt alle zugewiesenen und nicht zugewiesenen Anforderungen an, zu deren Anzeige Sie berechtigt sind. Auf dieser Seite können Sie Anforderungen vorschlagen und buchen.

Weitere Informationen:

Erfüllen von Personaleinsatzanforderungen

Filtern der Anforderungsliste

Über den Bereich "Anforderungsfilter" oben auf der Seite "Ressourcenanforderungen" können Sie anhand verschiedener Suchkriterien eine oder mehrere Anforderungen ermitteln. Die Suche kann nach Anforderungsnamen, ID, dazugehörigem Projekt, Status oder Priorität erfolgen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie die Suchkriterien im Filterbereich der Seite ein oder wählen Sie sie dort aus.
  2. Klicken Sie auf "Filter".

    Die Suchergebnisse werden im unteren Bereich auf der Seite angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch mit grundlegenden Informationen.

Verwalten der Ressourcenanforderungen

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf die Anforderungsverknüpfung, um die Anforderung zu öffnen und zu bearbeiten. Die Seite enthält die folgenden Registerkarten:
    Eigenschaften

    Diese Seite gibt die Details an, die der Anforderer der Anforderung eingibt.

    Ressourcen

    Verwenden Sie diese Seite, um Ressourcen für Ihre Anforderungen zu suchen und hinzuzufügen.

    Diskussionen

    Auf dieser Seite können Sie Diskussionen über die Anforderung starten oder daran teilnehmen.

    Prozesse

    Verwenden Sie diese Seite, um Anforderungsprozesse zu erstellen, auszuführen und zu verfolgen.

    Rückverfolgungspfad

    Verwenden Sie diese Seite, um Änderungen am Anforderungsobjekt zu verfolgen (wenn Anforderungsfelder zur Rückverfolgung aktiviert sind). Wenden Sie sich an den Administrator, um weitere Details zu erhalten.

  3. Je nach Ihren Zugriffsrechten können Sie jedes beliebige verfügbare Feld auf jeder beliebigen Registerkarte ändern.
  4. Klicken Sie auf "Speichern und zurückkehren", um Ihre Änderungen zu speichern und zur Seite "Ressourcenanforderungen" zurückzukehren.

Weitere Informationen:

Anforderungsdiskussionen

Verwalten von automatisierten Anforderungsprozessen

Erfüllen von Personaleinsatzanforderungen

Auf der Seite "Ressourcenanforderungen" können Sie auf alle Ihnen zugewiesenen Anforderungen zugreifen und diese erfüllen. Sie können auf folgende Weise auf die Personaleinsatzanforderung reagieren:

Anforderungen für benannte Ressourcen

Anforderungen für benannte Ressourcen enthalten eine vorgeschlagene Ressource, um Ihnen das Antworten zu erleichtern. Um Anforderungen für genannte Ressourcen zu bearbeiten, öffnen Sie eine Anforderung und bearbeiten Sie sie individuell. Sie können auch mehrere Anforderungen auswählen und sie wieder dem Projektmanager vorschlagen.

Verwenden Sie die Seite "Anforderungsressourcen", um sich mit benannten Ressourcenanforderungen zu befassen. Diese Seite zeigt ein Histogramm mit weiteren Informationen über die Ressource. Sie sehen detailliert, wie viel der Projektmanager pro Woche angefordert hat. Der gelbe Teil des Histogramms zeigt, wie lange die Ressource für das jeweilige Projekt benötigt wird. Der grüne Teil zeigt, wie lange sie für andere Projekte benötigt wird. Rot zeigt an, wo die Ressource überlastet ist.

Weitere Informationen:

Vorschlagen von Ressourcenzuordnungen

Öffnen von und Befassen mit einer einzelnen Anforderung

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf das Symbol "Person mit Liste" neben einer Anforderung, um auf diese Anforderung zuzugreifen.
  3. Klicken Sie auf "Vorschlagen", um dem Projektmanager die Ressource sowie den angeforderten Zeitraum und Zuordnungsbetrag vorzuschlagen.

    Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf "Vorgeschlagen" gesetzt.

Reduzieren der Ressourcenzuordnung

Wenn Sie nach dem Öffnen einer Anforderung zu dem Schluss kommen, dass eine Ressource überlastet ist, können Sie die Zuordnung reduzieren.

Sie können auch auf das Eigenschaftensymbol links neben dem Ressourcennamen klicken, vorhandene Zuordnungssegmente bearbeiten und optional neue Zuordnungssegmente hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf "Speichern und zurückkehren".

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Felder auf dieser Seite bearbeiten.
  3. Reduzieren Sie die Zuordnung der Ressource, um Überlastung zu vermeiden.
  4. Speichern Sie den neuen Zuordnungsbetrag.

    Gelb zeigt nun den neuen Buchungsbetrag für dieses Projekt und Grün die Buchungen für andere Projekte an. Keine roten Anzeigen sind nun vorhanden, die Überlastung anzeigen.

Vorschlagen von Ressourcenzuordnungen

Nach dem Öffnen einer Anforderung und dem Bearbeiten des Zuordnungsbetrags für die benannte Ressource können Sie die Zuordnung dem Projektmanager vorschlagen. Klicken Sie auf "Vorschlagen". Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf "Vorgeschlagen" gesetzt.

Falls...

Dann...

Die Option "Anforderung - Genehmigung erforderlich" für das Projekt ist deaktiviert (keine Genehmigung durch den Projektmanager erforderlich).

Auf der Seite wird die Schaltfläche "Buchen" anstelle der Schaltfläche "Vorschlagen" angezeigt. Klicken Sie auf "Buchen", um die Ressource ohne Genehmigung durch den Projektmanager für das Projekt automatisch fest zu buchen.

Die Option "Anforderung - Genehmigung erforderlich" ist zwar deaktiviert, aber Sie verfügen nicht über das Zugriffsrecht Projekt – Bearbeiten.

Auf der Seite wird die Schaltfläche "Vorschlagen" anstelle der Schaltfläche "Buchen" angezeigt. Klicken Sie auf "Vorschlagen", um die Buchung für die Genehmigung einzureichen, anstatt direkt für das Projekt zu buchen. Wenn Ihr Projektmanager später die Seite "Projektteam: Anforderungen" anzeigt, werden die Schaltflächen "Buchen" und "Ablehnen" auf der Seite angezeigt.

Wenn Sie dem Projektmanager die gleiche Ressource mit der gleichen Zuordnung vorschlagen, wird der Vorschlag automatisch genehmigt. Der Projektmanager genehmigt nicht den Vorschlag. Mit der automatischen Genehmigung wird eine Benachrichtigung an den Projektmanager gesendet.

Vorschlagen mehrerer benannter Anforderungen

Gehen Sie wie folgt vor:

Aufheben von Anforderungsbuchungen

Auf der Seite "Ressourcenanforderungen" wird ein Häkchensymbol in der Spalte "Buchung aufheben" angezeigt, wenn eine Anforderung eine Aufforderung dazu enthält, die Buchung für eine bestimmte Ressource aufzuheben.

Wenn Sie die Buchung einer Ressource aufheben, wird die feste Zuordnung für die Ressource zukünftig entfernt. Das Anfangsdatum für das Aufheben der Buchung wird standardmäßig auf den nächsten Tag festgelegt. Sie können das Anfangsdatum bei Bedarf auf ein früheres Datum verschieben.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf die Verknüpfung für diese Anforderung.
  3. Klicken Sie auf "Buchung aufheben".

    Auf der Seite "Ressourcenanforderungen" ändert sich der fest gebuchte Zuordnungsbetrag in der Spalte "Durchschnittssatz". Wenn die Buchung für eine Ressource völlig aufgehoben wird, zeigt der Wert 0,00 Prozent an.

    Hinweis: Eine Anforderung, die Buchung für eine Ressource aufzuheben und die Ressource zu ersetzen, aktiviert sowohl das Kontrollkästchen "Buchung aufheben" als auch das Kontrollkästchen "Ersetzen" auf der Seite "Anforderungseigenschaften". Auch das Menü "Ressourcen" wird angezeigt. Klicken Sie auf "Ressourcen", um geeignete Filterkriterien festzulegen. Wählen Sie dann die neue Ressource aus und fügen Sie sie hinzu, um Übereinstimmung mit der Verfügbarkeit der ersetzten Ressource zu erreichen. Wenn Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, wird die Schaltfläche "Ersetzen" auf der Seite angezeigt. Klicken Sie auf "Ersetzen", um die Ressource, deren Buchung aufgehoben wurde, durch die neue Ressource zu ersetzen. Andernfalls kann der Projektmanager den Ersatzvorschlag durchsehen und dann diese Ressource buchen.

    Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch zum Projektmanagement.

Bearbeiten von Rollenanforderungen unter Verwendung von Anforderungen

Suchen Sie bei Erhalt einer Rollenanforderung mindestens eine Ressource, die zu der in der Personaleinsatzanforderung beschriebenen Rolle passt, und schlagen Sie sie vor. Wenn Sie mehrere Ressourcen vorschlagen, müssen Sie die Ressourcen entsprechend zuordnen, sodass der Anforderungsbetrag zwischen mehreren Ressourcen aufgeteilt wird. Wenn der PM beispielsweise für eine Woche eine Ressource benötigt, können Sie zwei Ressourcen folgendermaßen vorschlagen: eine von Montag bis Mittwoch und die andere von Donnerstag bis Freitag.

Ressourcen suchen

Um Ressourcen zu suchen, die den Personaleinsatzanforderungen entsprechen, öffnen Sie entweder die Anforderung oder klicken Sie auf das Symbol "Person mit Liste" neben der Anforderung. Die Informationen, die automatisch auf der Seite "Ressourcen suchen" angezeigt werden, basieren auf den in der Personaleinsatzanforderung angezeigten Anforderungen. Sie können die Suchkriterien ändern, um geeignetere Ressourcen zu finden.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf den Namen der Ressourcenanforderung.
  3. Klicken Sie auf "Ressourcen". Sie können auch auf das Symbol "Person mit Liste" neben der Anforderung klicken, um auf die Option direkt von der Seite "Ressourcenanforderungen" aus zuzugreifen.
  4. Klicken Sie auf "Hinzufügen".
  5. Nach Wunsch können Sie auch weitere Suchkriterien festlegen und dann auf "Filter" klicken. Die Suchkriterien werden auf der Seite unten angezeigt.
  6. Sie können nach Wunsch die Filterkriterien ändern und nach zusätzlichen Kandidaten suchen.
  7. Wählen Sie eine Ressource aus, und klicken Sie auf "Hinzufügen", um sie auf die Liste der vorgeschlagenen Ressourcen zu setzen.

Vorschlagen einer einzigen Ressource

Wenn eine Anforderung eine einzelne Ressource hat, wird diese Ressource ausgewählt. Die Ressource ist der vorgeschlagene Kandidat in der Liste zur engeren Auswahl.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den gewünschten Kandidaten aus, und klicken Sie auf "Hinzufügen".

    Die Seite "Anforderungsressourcen" öffnet sich und zeigt die Seite "Ressourcen" an.

  2. Klicken Sie auf "Vorschlagen".

    Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf "Vorgeschlagen" gesetzt.

Vorschlagen mehrerer Ressourcen

Wenn mehrere Ressourcen einer Anforderung hinzugefügt werden, müssen Sie entscheiden, wie viel Sie jeder Ressource zuordnen können.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Greifen Sie auf jede Ressource zu, um den Zuordnungsbetrag zu bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf der Seite "Ressourcen" auf "Vorschlagen".

    Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf "Vorgeschlagen" gesetzt.

Ändern und erneutes Einreichen von Vorschlägen

Als Ressourcenmanager können Sie einen Vorschlag ändern und erneut übergeben. Dies ist notwendig, wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass der Projektmanager die Ressourcen auf einer Anforderung abgelehnt hat.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf die Anforderungsverknüpfung.
  3. Klicken Sie auf "Diskussionen", um den Grund für die Zurückweisung zu erfahren.
  4. Wählen Sie die Ressource aus, die am besten zur Anforderung passt, und schlagen Sie diese vor. Löschen Sie die anderen Ressourcen.

    Die Seite "Ressourcenanforderungen" wird angezeigt, und der Status der Anforderung wird auf "Vorgeschlagen" gesetzt.

Ablehnen einer offenen Ressourcenanforderung

Sie können eine Anforderung aus verschiedenen Gründen ablehnen: Unterschied zur Auswahl oder Nichtverfügbarkeit der Ressource, die die Anforderung erfüllen soll. Wenn Sie eine Anforderung ablehnen, können Sie eine Notiz auf die Registerkarte "Diskussionen" stellen und darin die Ablehnung der Anforderung begründen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf die Verknüpfung für diese Anforderung.
  3. Setzen Sie den Status auf "Geschlossen" und klicken Sie auf "Speichern und zurückkehren".

Weitere Informationen:

Starten von und Antworten auf Diskussionen

Anforderungsdiskussionen

Mithilfe der Anforderungsdiskussionen können Sie im Rahmen einer Anforderung Nachrichten und andere Informationen mit Anforderungsempfängern austauschen. Nur Anforderungsempfänger und andere Benutzer mit Zugriff auf die Anforderung können an Diskussionen teilnehmen, die innerhalb einer Anforderung gestartet werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Öffnen Sie die Anforderung, um eine Diskussion zu erstellen oder daran teilzunehmen.
  3. Klicken Sie auf "Diskussionen".

Weitere Informationen:

Starten von und Antworten auf Diskussionen

Anzeigen von Diskussions-Threads

Starten von und Antworten auf Diskussionen

Wenn Sie auf die Anforderung zugreifen können, können Sie auch neue Diskussionen starten und auf vorhandene Nachrichten antworten. Zum Erstellen neuer Nachrichten, sei es zum Starten einer neuen Diskussion oder zum Beantworten einer vorhandenen Nachricht, verwenden Sie die Seite "Diskussionsnachricht: Eigenschaften".

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Anforderung, zu der Sie eine Diskussion erstellen möchten oder an deren Diskussion Sie teilnehmen möchten.
  2. Klicken Sie auf "Diskussionen".
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    Über beide Aktionen gelangen Sie auf die Seite "Diskussionsnachricht: Eigenschaften", auf der Sie die Nachricht verfassen können.

  4. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    Betreff

    Legt den Betreff der Nachricht fest.

    Nachrichtentext

    Legt den Text der Nachricht fest.

    Anlagen

    Klicken Sie auf das Symbol "Durchsuchen", um ein Dokument anzufügen.

    Teilnehmer benachrichtigen

    Gibt an, ob Diskussionsempfänger eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten sollen, wenn eine neue Nachricht zu ihrer Überprüfung eingegangen ist.

    Standard: Ausgewählt

    Auf Ihrer Seite "Benutzereinstellungen: Benachrichtigungen" können Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen, wie z. B. E-Mail, festlegen.

    Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch mit grundlegenden Informationen.

  5. Klicken Sie auf "Speichern und zurückkehren", um die Meldung zu senden.

    Nach dem Übernehmen der Nachricht wird diese im Bereich "Nachrichten" der Seite Anforderungsdiskussionen: Nachrichten angezeigt.

Anzeigen von Diskussions-Threads

Ein Diskussions-Thread beginnt mit der ersten Antwort, die unter der Ausgangsnachricht angezeigt wird. Nachfolgende Meldungen werden in absteigender Reihenfolge angezeigt. Auf der Seite "Anforderungsdiskussionen: Antworten auf Nachrichten" können Sie den Diskussions-Thread und Nachrichten lesen sowie auf Nachrichten antworten.

Wenn Sie den Diskussions-Thread eingeblendet haben, klicken Sie auf "Neu", um zu antworten. Dadurch erweitert sich der Thread. Klicken Sie auf "Diskussion", um alle offenen Threads auszublenden. Klicken Sie auf "Neu", um eine Diskussion über die Anforderung zu erstellen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf der Seite "Anforderungsdiskussionen: Nachrichten" auf die Betreffzeile der Diskussion, die Sie anzeigen möchten.
  2. Führen Sie zum Erweitern der Nachricht und Lesen ihres Inhalts einen der folgenden Schritte aus:

Weitere Informationen:

Starten von und Antworten auf Diskussionen

Verwalten von automatisierten Anforderungsprozessen

Im im Lieferumfang enthaltenen Benachrichtigungssystem für Anforderungen hängt die Benachrichtigungserstellung von der manuellen Änderung der Einstellung "Status" der Anforderung ab. Wenn Sie die Einstellung nicht ändern, kann keine Benachrichtigung gesendet werden. Wenn der Status neuer Anforderungen nicht auf "Offen" geändert wird, erfahren die Empfänger nicht, dass eine neue Anforderung zu erfüllen ist.

Sie können Ungewissheiten bei Benachrichtigungen vermeiden, indem Sie einen automatisierten Benachrichtigungsprozess einrichten, der über die verschiedenen Stages im Lebenszyklus einer Anforderung informiert. Ein automatisierter Prozess kann immer dann eine Benachrichtigung ausgeben, wenn ein neues Stage erreicht ist. Verwenden Sie die Seite "Anforderung: Prozesse", um eine Benachrichtigung auszugeben.

Wenn Sie im Rahmen einer Anforderung einen Prozess erstellen, steht dieser nur für diese Anforderung zur Verfügung. Wird durch Ihren Administrator im Verwaltungstool ein globaler Anforderungsprozess angelegt, steht der Prozess allen Anforderungen zur Verfügung. Zur Erstellung eines globalen Prozesses sind globale Zugriffsrechte erforderlich.

Die Seite "Anforderung: Prozesse" enthält zwei Verknüpfungen:

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcenanforderungen".
  2. Klicken Sie auf die Anforderung, um einen Anforderungsprozess zu erstellen, auszuführen oder anzuzeigen.
  3. Klicken Sie auf "Prozesse".

Weitere Informationen:

Erstellen von Prozessen für Ressourcenanforderungen

Nachverfolgen des Fortschritts von Prozessen

Löschen von Prozessen

Erstellen von Prozessen für Ressourcenanforderungen

Erstellen Sie einen automatischen Benachrichtigungsprozess, um im Lebenszyklus einer Anforderung die unterschiedlichen Stages zu identifizieren und die Ungewissheit manueller Benachrichtigungen zu vermeiden. Ein automatischer Prozess gibt eine Benachrichtigung aus, wenn ein neues Stage erreicht wurde.

Der neue Prozess wird in der Liste der verfügbaren Anforderungsprozesse angezeigt. Wenn der Prozess so eingestellt ist, dass er manuell gestartet werden muss, wählen Sie den Prozess aus, und klicken Sie dann auf "Starten". Das Objekt für den Prozess muss für Anforderungen festgelegt sein.

Weitere Informationen finden Sie im Administrationshandbuch.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Anforderung.
  2. Klicken Sie auf "Prozesse".
  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Verfügbar".
  4. Klicken Sie auf "Neu".

Weitere Informationen:

Nachverfolgen des Fortschritts von Prozessen

Nachverfolgen des Fortschritts von Prozessen

Auf der Seite Anforderung: Prozesse können Sie den Fortschritt bereits gestarteter Prozesse verfolgen. Um auf diese Seite zuzugreifen, öffnen Sie eine Anforderung, und klicken Sie auf "Prozesse".

Während der Prozess in Bearbeitung ist, wird der Status im Statusfeld auf der Seite "Anforderung: Initiierte Prozesse" als "Wird ausgeführt" angezeigt. Klicken Sie auf "Zurückkehren", um die Prozessinstanz anzuhalten.

Weitere Informationen finden Sie im Administrationshandbuch.

Löschen von Prozessen

Sie können einen Prozess sowohl auf der Seite Anforderung: Prozesse verfügbar als auch auf der Seite Anforderung: Prozesse gestartet löschen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Prozess.
  2. Klicken Sie auf "Löschen".
  3. Klicken Sie zur Bestätigung des Löschvorgangs auf "Ja".

    Durch den Löschvorgang öffnet sich die aktualisierte Prozesseseite.

Anzeigen von Rückverfolgungsfeldern für Anforderungen

Auf der Seite "Anforderung - Rückverfolgungspfad" können Sie sehen, ob und von wem bestimmte Problemfelder geändert wurden. Auf diese Weise können Sie Veränderungen nach Ressource und Datum verfolgen.

Ihr CA Clarity PPM-Administrator wählt die Anforderungsfelder, die Ihnen auf der Seite zur Verfügung stehen, in Studio aus.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Anforderung, deren Rückverfolgungspfad Sie überprüfen möchten.
  2. Klicken Sie auf "Rückverfolgung".
  3. Die Liste filtern.

    Die Rückverfolgungsfelder für die Anforderung werden angezeigt.