Brug ressourcerekvisitioner til at reagere på rekvisitioner, udveksle meddelelser med projektlederen og administrere rekvisitionsprocesser. Ressourcerekvisitioner i CA Clarity PPM gør det muligt at oprette simple eller detaljerede rekvisitioner, som anmoder om ressourcer til flere tidsperioder.
Denne sektion indeholder følgende emner:
Oversigt over ressourcerekvisitioner
Få adgang til ressourcerekvisitioner
Administration af ressourcerekvisitioner
Opfyld anmodede personalebehov
Administrer automatiserede rekvisitionsprocesser
En rekvisition er en anmodning om medarbejderressourcer til et bestemt projekt. Hovedformålet med rekvisitioner er planlægning. Hvis du tilsidesætter en rekvisition og tildeler en ressource direkte til et projekt, kan du bringe dit projekt i fare. Det skyldes, at du tildeler uden at vide noget om de andre projekter, ressourcen muligvis arbejder på. Dermed kan du overbebyrde ressourcen eller tildele den forkerte ressource. Rekvisitionsmodtagere er ofte ressourceledere, som kender deres ressourcers arbejdsmængder og kompetencer. Det betyder, at når du sender en rekvisition, tildeler ressourcelederne de mest velegnede ressourcer til projektet.
Du kan bruge ressourcerekvisitioner til at gøre følgende:
Rekvisitioner er projektspecifikke, hvilket betyder, at du ikke kan oprette en rekvisition, som bemander flere projekter ad gangen. Hver rekvisition indeholder en anmodning for kun ét personalebehov og kan kun bruges til ét projekt.
Se Brugervejledning til projektstyring for at få flere oplysninger.
Som leder med ansvar for ressourcer kan du definere en standardreservationsleder til hver ressource og rolle i systemet. Det betyder, at rekvisitioner automatisk dirigeres til den relevante ressourceleder uden nogen indgriben fra projektlederen.
Det er valgfrit, om du vil definere reservationslederen. Hvis reservationslederen er defineret, udfyldes feltet Reservationsleder for en rekvisition som standard med denne ressourceleder, og det vises på siden med egenskaber for ressourcen. Hvis du ikke definerer dette felt, kan projektlederen definere det på rekvisitionsniveau eller lade det stå tomt. Hvis feltet er tomt, afgør den tilgængelige ressourceleders adgangsrettigheder allokeringen til denne rekvisition.
For roller kan en tilknytning mellem roller og en OBS-struktur bruges til at definere standardreservationslederen.
Følg disse trin:
Når der oprettes en rekvisition, dirigeres den til den relevante reservationsleder ud fra følgende:
Både projektlederen (rekvisitionsopretteren) og reservationslederen (ressourcelederen) får besked om statusændringer i rekvisitioner. Hvis der ikke er valgt nogen reservationsleder, sendes der ikke nogen besked. Alle med passende adgangsrettigheder kan dog se rekvisitionen på deres liste. Det kan f.eks. ske ved, at men filtrerer på ikke-tildelte rekvisitioner. Feltet Reservationsleder kan til enhver tid ændres, så det viser en anden ressourceleder. Funktionen til at ændre gør det muligt for ressourceledere at dirigere rekvisitionerne igen.
Værdien i feltet Anmodet af på siden Rekvisitionsegenskaber angives som standard til rekvisitionsopretteren. Hvis du er en anden end den aktuelle Anmodet af-bruger, skal du ændre værdien i feltet Anmodet af, så den svarer til dig selv. Hvis din virksomhed har en dirigeringskæde, som går gennem flere personer, er funktionen til at ændre nyttig.
Kun brugere i felterne Anmodet af og Reservationsleder får besked om åbne rekvisitioner. Anmodede og reserverede ressourcer får ikke besked. Ressourcemeddelelser sendes, når ressourcen føjes til projektet som medarbejderdeltager. Meddelelsen kan indstilles til at blive sendt automatisk, når ressourcen er fast reserveret. Kontakt administratoren for at få detaljerede oplysninger.
Nedenfor beskrives de forskellige typer af rekvisitionsstatus og den typiske anvendelse af den pågældende status:
Alle rekvisitioner begynder med statussen "Ny". De bevarer denne status, indtil ejeren sender rekvisitionen eller manuelt ændrer status. Når du er klar til, at en reservationsleder udfylder anmodningen, skal du ændre status til "Åben".
Se Brugervejledning til projektstyring for at få flere oplysninger.
Denne status angiver, at rekvisitionen er aktiv og skal udfyldes. Det er anmoderen, som har oprettet rekvisitionen, der skal ændre status til "Åben". Reservationslederen gives besked. Under "Åben" kan status angives til "Ny", "Foreslået" eller "Lukket".
Bemærk! Statussen "Foreslået" er tilgængelig, hvis du har adgangsrettigheden Projekt – Tilknyt ressourcer, der indtaster rekvisitioner. Desuden skal indstillingen Godkendelse af rekvisition påkrævet være valgt for projektet.
Reservationslederen foreslår reservationer til opfyldelse af rekvisitionen. Anmoderen får besked herom. Anmoderen gennemgår de foreslåede ressourcer. Hvis anmoderen afviser de ressourcer, som reservationslederen har identificeret, ændres rekvisitionsstatus til "Åben".
Denne status angiver, at en projektleder eller ressourceleder har accepteret (reserveret) ressourcen til rekvisitionen. Rekvisitionsstatussen skifter automatisk til "Reserveret", og både anmoderen og reservationslederen bliver informeret. Statussen "Reserveret" er tilgængelig:
Denne status angiver, at der ikke skal ske mere med en rekvisition. Kun anmoderen kan lukke en rekvisition. Hvis reservationslederen afviser en åben rekvisitionen, ændres rekvisitionsstatus automatisk til Lukket.
Bemærk! Feltet Status for en rekvisition er placeret på siden Rekvisitionsegenskaber. Rekvisitionsejeren (også kaldet en anmoder) er den eneste person, som kan ændre den oprindelige status fra "Ny" til noget andet (typisk "Åben"). Modtagere kan ændre status fra "Åben" til "Foreslået," "Reserveret" eller "Lukket".
Nedenstående tabel viser de parter, som får besked, når en rekvisitionsstatus ændres:
|
Ændringer af rekvisitionsstatus |
Anmodet af |
Reservationsleder |
|---|---|---|
|
Oprettet |
|
|
|
Fra Ny til Åben |
|
Besked modtaget |
|
Fra Åben til Ny |
|
Besked modtaget |
|
Fra Åben til Foreslået |
Besked modtaget |
|
|
Fra Foreslået til Reserveret |
Besked modtaget |
Besked modtaget |
|
Fra Åben til Reserver (hvis rekvisitionsgodkendelse ikke er påkrævet) |
Besked modtaget |
|
|
Ændringer af reservationsleder |
Besked modtaget |
Nye og gamle reservationsledere får besked. |
|
Anmodet af-ændringer |
|
|
|
Closed |
|
|
|
Slettet |
|
|
Du kan bestemme formatet på din rekvisitionsmeddelelse (dvs. meddelelseslayout og leveringsmetode) på siden Kontoindstillinger: Meddelelser.
Se Grundlæggende brugervejledning for at få flere oplysninger.
Du kan konfigurere en automatiseret proces, som identificerer de forskellige faser i en rekvisitions livscyklus og automatisk sender meddelelser ved hver fase.
Som ressourceleder får du besked om alle rekvisitioner, som du er tildelt. Du kan få adgang til disse åbne rekvisitioner på følgende måder:
Siden Ressourcerekvisitioner viser alle tildelte rekvisitioner og ikke-tildelte rekvisitioner, som du har rettigheder til at få vist. På denne side kan du foreslå og reservere rekvisitioner.
Brug afsnittet Filter for rekvisition øverst på siden Ressourcerekvisitioner til at finde en eller flere rekvisitioner ved hjælp af forskellige søgekriterier. Du kan søge efter rekvisitionsnavn, id, tilknyttet projekt, status eller prioritet.
Følg disse trin:
Søgeresultaterne vises i den nederste del af siden.
Se Grundlæggende brugervejledning for at få flere oplysninger.
Følg disse trin:
Denne side indeholder de oplysninger, som rekvisitionens anmoder angiver.
Brug denne side til at finde og føje ressourcer til rekvisitionerne.
Brug denne side til at starte og deltage i rekvisitionsdiskussionerne.
Brug denne side til at oprette, køre og spore rekvisitionsprocesser.
Brug denne side til at spore ændringer i rekvisitionsobjektet (hvis rekvisitionsfelterne er aktiveret til revision). Kontakt administratoren for at få detaljerede oplysninger.
På siden Ressourcerekvisitioner kan du få adgang til og opfylde alle de rekvisitioner, du har fået tildelt. Du kan reagere på de anmodede personalebehov på følgende måde:
Anmodninger om navngivne ressourcer indeholder en foreslået ressource, som gør det lettere for dig at reagere. For at adressere anmodninger til navngivne ressourcer kan du åbne en rekvisition og adressere den individuelt. Eller du kan vælge flere rekvisitioner og foreslå dem tilbage til projektlederen.
Brug siden Rekvisitionsressourcer til at adressere navngivne ressourcerekvisitioner. På denne side vises et histogram, som præsenterer flere oplysninger om ressourcen. Du kan se, nøjagtigt hvor meget projektlederen anmoder om ugentligt. Den gule del af histogrammet repræsenterer den mængde, der er behov for ressourcen på det pågældende projekt. Den grønne del repræsenterer den mængde, der er behov for på andre projekter. Den røde del viser, hvor ressourcen er overallokeret.
Følg disse trin:
Siden Ressourcerekvisitioner vises og opdaterer rekvisitionsstatus til "Foreslået".
Efter at du har åbnet en rekvisition, kan du reducere allokeringen, hvis du mener, at en ressource er overallokeret.
Du kan også klikke på ikonet Egenskaber til venstre for ressourcenavnet, redigere eksisterende allokeringssegmenter og evt. tilføje nye allokeringssegmenter. Klik på Gem og gå tilbage, når du er færdig.
Følg disse trin:
Den gule farve repræsenterer nu den nye reservationsmængde til projektet, og den grønne farve repræsenterer reservationer på andre projekter. Der vises ingen rød del, som angiver overallokering.
Når du har åbnet en rekvisition og redigeret allokeringsmængden for den navngivne ressource, kan du foreslå allokeringen tilbage til projektlederen. Klik på Foreslå. Siden Ressourcerekvisitioner vises og opdaterer rekvisitionsstatus til "Foreslået".
|
Hvis... |
Sker der følgende… |
|---|---|
|
Indstillingen Godkendelse af rekvisition påkrævet til projektet er deaktiveret (ingen projektleder er påkrævet). |
Knappen Reserver vises på siden i stedet for knappen Foreslå. Klik på Reserver for automatisk at lave en fast reservation af ressourcen til projektet uden en projektleders godkendelse. |
|
Indstillingen Godkendelse af rekvisition påkrævet til projektet er deaktiveret, men du har ikke adgangsrettigheden Projekt - Rediger. |
Knappen Foreslå vises på siden i stedet for knappen Reserver. Klik på Foreslå for at sende reservationen til godkendelse i stedet for at reservere direkte til projektet. Når projektlederen senere får vist siden Projektteam: Rekvisitioner, vises knapperne Reserver og Afvis på siden. |
Hvis du foreslår den samme ressource med den samme allokering til projektlederen, bliver forslaget automatisk godkendt. Projektlederen godkender ikke forslaget. Ved automatisk accept sendes en meddelelse til projektlederen.
Følg disse trin:
Hvis en rekvisition indeholder en anmodning om at fjerne reservationen af en bestemt ressource, vises der en markering i kolonnen Fjern reservation på siden Ressourcerekvisitioner.
Når reservationen af en ressource fjernes, bliver den faste allokering også fjernet for ressourcen i fremtiden. Startdatoen for fjernelse af reservationen angives som standard til næste dag. Du kan flytte startdatoen til en tidligere dato, hvis du ønsker det.
Følg disse trin:
På siden Ressourcerekvisitioner er det værd at bemærke, at det fastreserverede allokeringsmængde ændrer sig i kolonnen Gennemsnitlig sats. Hvis en ressource er annulleret helt, vises værdien som 0,00 procent.
Bemærk! En anmodning om at fjerne reservationen af en ressource og erstatte den markerer både afkrydsningsfeltet Fjern reservation og afkrydsningsfeltet Erstat på siden Rekvisitionsegenskaber. Desuden vises menuen Ressourcer. Klik på Ressourcer for at angive et passende filtreringskriterium. Vælg og tilføj derefter en ny ressource, som svarer til tilgængeligheden for den erstattede ressource. Hvis du har de påkrævede adgangsrettigheder, vises knappen Erstat på siden. Klik på Erstat for at erstatte den ressource, som reservationen er fjernet for, med den nye ressource. I modsat fald kan projektlederen gennemgå den foreslåede erstatning og derefter reservere den pågældende ressource.
Se Brugervejledning til projektstyring for at få flere oplysninger.
Ved modtagelsen af en rollerekvisition skal du finde og foreslå mindst én ressource, som passer til den rolle, der er beskrevet i personalebehovet. Hvis du foreslår flere ressourcer, skal du allokere ressourcerne på en sådan måde, at rekvisitionsmængden deles blandt flere ressourcer. Hvis projektlederen f.eks. anmoder om en ressource i en uge, kan du foreslå to ressourcer som følger: én fra mandag til onsdag og den anden fra torsdag til fredag.
For at finde de ressourcer, som opfylder personalebehovet, kan du åbne rekvisitionen eller klikke på ikonet Person med liste ud for rekvisitionen. De oplysninger, som vises på siden Find ressourcer, er baseret på de krav, der er angivet i personaleanmodningen. Du kan tilpasse søgekriterierne for at finde mere velegnede ressourcer.
Følg disse trin:
Hvis en rekvisition har en enkelt ressource, bliver ressourcen valgt. Ressourcen er den foreslåede kandidat på indstillingslisten.
Følg disse trin:
Siden Rekvisitionsressourcer vises med siden Ressourcer aktiveret.
Siden Ressourcerekvisitioner vises og opdaterer rekvisitionsstatus til "Foreslået".
Hvis der føjes flere ressourcer til rekvisitionen, skal du finde ud af, hvor meget du vil allokere til hver ressource.
Følg disse trin:
Siden Ressourcerekvisitioner vises og opdaterer rekvisitionsstatus til "Foreslået".
Som ressourceleder kan du ændre et forslag og sende det igen. Rediger kun, hvis du modtager en besked om, at projektlederen har afvist ressourcerne til en rekvisition.
Følg disse trin:
Siden Ressourcerekvisitioner vises og opdaterer rekvisitionsstatus til "Foreslået".
Du kan afvise en rekvisition af flere grunde: Afviger fra valget eller den ressource, som rekvisitionen skal udfyldes med, er ikke tilgængelig. Hvis du afviser en rekvisition, kan du vælge at sende en meddelelse herom på siden Diskussioner for at forklare, hvorfor du har afvist rekvisitionen.
Følg disse trin:
Brug rekvisitionsdiskussioner inde fra en rekvisition for at udveksle meddelelser og andre oplysninger med modtagere. Kun rekvisitionsmodtagere og andre med adgang til rekvisitionen kan deltage i diskussioner, som startes inde fra en rekvisition.
Følg disse trin:
Hvis du kan få adgang til rekvisitionen, kan du starte nye diskussioner og svare på eksisterende meddelelser. For at oprette nye meddelelser af enhver art, hvad enten det er for at starte en ny diskussion eller svare på en eksisterende meddelelse, skal du bruge siden Diskussionsmeddelelse: Egenskaber.
Følg disse trin:
Begge handlinger åbner siden Diskussionsmeddelelse: Egenskaber, hvor du kan oprette meddelelsen.
Definerer emnet for meddelelsen.
Definerer teksten i meddelelsen.
Klik på ikonet gennemse for at vedhæfte et dokument.
Angiver, om du ønsker, at diskussionsmodtagere skal modtage en e-mail-meddelelse, når der er kommet en ny meddelelse, som de skal gennemse.
Standard: Valgt
Du kan angive meddelelsesindstillinger, f.eks. e-mail, på siden Kontoindstillinger: Beskeder.
Se Grundlæggende brugervejledning for at få flere oplysninger.
Når du har sendt meddelelsen, kan du se den i sektionen Meddelelser på siden Rekvisitionsdiskussioner: Meddelelser.
En diskussionstråd begynder med det første svar under den oprindelige meddelelse. Efterfølgende meddelelser vises i faldende rækkefølge. Brug siden Rekvisitionsdiskussioner: Svar på meddelelser til at få vist diskussionstråden og meddelelserne eller til at svare på en meddelelse.
Når du har udvidet diskussionstråden, skal du klikke på Ny for at svare og således udvide tråden yderligere. Klik på Diskussion for at skjule alle åbne tråde. Klik på Ny for at oprette en diskussion om rekvisitionen.
Følg disse trin:
I det direkte meddelelsessystem til rekvisitioner afhænger oprettelsen af meddelelser af, at du manuelt ændrer indstillingen Status for rekvisitionen. Hvis indstillingen ikke ændres, kan der ikke sendes en meddelelse. Hvis status for nye rekvisitioner ikke ændres til "Åben", kan modtagere ikke vide noget om, at der skal udfyldes en ny rekvisition.
Du kan undgå usikkerhed om meddelelser ved at konfigurere en automatiseret meddelelsesproces, som identificerer de forskellige faser i en rekvisitions livscyklus. En automatiseret proces kan sende en meddelelser, hver gang en ny fase er nået. Brug siden Rekvisition: Processer til at sende en meddelelse.
Hvis du opretter en proces inde fra en rekvisition, er den kun tilgængelig for den pågældende rekvisition. Hvis administratoren opretter en global rekvisitionsproces i administrationsværktøjet, er processen tilgængelig for alle rekvisitioner. Du skal bruge globale adgangsrettigheder for at oprette en global proces.
Siden Rekvisition: Processer indeholder to links:
Følg disse trin:
Opret en automatiseret meddelelsesproces for at identificere de forskellige faser i en rekvisitions livscyklus og undgå usikkerheden ved manuelle meddelelser. En automatiseret proces sender en meddelelse, når hver ny fase er nået.
Den nye proces vises på listen over tilgængelige rekvisitionsprocesser. Hvis processen er manuel, skal du vælge processen og derefter klikke på Start for at igangsætte den. Objektet for processen skal angives for rekvisitioner.
Se Administrationsvejledning for at få flere oplysninger.
Følg disse trin:
Brug siden Rekvisition: Processer til at spore status for processer, der allerede er startet. For at få adgang til denne side skal du åbne en rekvisition og klikke på Processer.
Mens processen er i gang, vises status som "Kører" i feltet Status på siden Rekvisition: Processer startet. Klik på Gå tilbage for at stoppe procesforekomsten.
Se Administrationsvejledning for at få flere oplysninger.
Du kan slette en proces fra både siden Rekvisition: Tilgængelige processer og siden Rekvisition: Igangsatte processer.
Følg disse trin:
Sletningen åbner siden med opdaterede processer.
På siden Revisionsspor for betingelser kan du se, hvornår bestemte problemfelter er ændret, og hvem der har foretaget ændringerne. På den måde kan du spore ændringer efter ressource og dato.
CA Clarity PPM-administratoren vælger de rekvisitionsfelter, som er tilgængelige for dig på siden ved hjælp af Studio.
Følg disse trin:
Revisionsfelterne for rekvisitionen vises.
|
Copyright © 2013 CA.
Alle rettigheder forbeholdes.
|
|