Du kan åbne og administrere dine dokumenter i to lagre:
Denne sektion indeholder følgende emner:
Din administrator vedligeholder videnslageret og Dokumentstyring. Disse lagre indeholder dokumenter om politikker eller proceduren, som gælder for mange personer.
Du kan bruge videnslageret til at gemme og få adgang til dine generelle dokumenter. Du kan bruge dokumentstyring til at foretage følgende:
Selvom de fleste brugere har adgang til disse lagre, kan der være forskelle i deres adgang til mapper og dokumenter i dem. Med de korrekte tilladelser kan brugere oprette nye mapper, føje dokumenter til dem og redigere både dokumenter og mapper. Der nogle vigtige forskelle mellem adgangsrettigheder til de to lagre.
Der gives adgang til videnslageret og dets mapper og dokumenter på følgende niveauer:
De følgende adgangsrettigheder er nødvendige for at administrere eller få vist indhold i videnslageret:
Giver dig adgang til alle mapperne og dokumenterne i videnslageret. Kun brugere med adgangsrettigheden Videnslager – Administrer kan oprette mapper på øverste niveau i videnslagerets mappetræ. Brugere med adgangsrettigheden Videnslager – Adgang og med de rigtige tilladelser kan føje undermapper og dokumenter til mapperne.
Giver dig mulighed for at oprette, redigere og få vist de dokumenter og mapper i videnslageret, som du har adgang til. Giver dig mulighed for at slette de mapper, du oprettede, og de dokumenter, du tilføjede.
Giver dig mulighed for at få vist alle dokumenter i videnslageret.
CA Clarity PPM-administratoren tildeler adgangsrettigheder til videnslageret. Adgang til mapper og dokumenter gives på sagsbasis. Når du opretter eller administrerer en mappe eller et dokument, skal du identificere de brugere, der skal have adgang til mappen eller dokumentet. Giv derefter brugerne tilladelse til at læse, læse/skrive eller læse/skrive/slette for mappen eller dokumentet. Tilladelsesniveauet bestemmer de handlinger, som brugere kan foretage i forhold til en mappe eller et dokument.
Den følgende tabel beskriver de tilladelser, der kræves til Videnslager eller Dokumentstyring.
|
Tilladelse |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Læs |
Du kan gøre følgende:
|
|
Læs/Skriv |
Du kan gøre følgende:
|
|
Læs/Skriv/Slet |
Du har alle tilladelser til at læse og skrive, og du kan flytte og slette dokumenter og mapper. |
Alle dokumentstyringsdeltagere gives automatisk læsetilladelse. Projektlederen, programlederen, ressourcelederen eller CA Clarity PPM-administratoren tildeler de andre tilladelser.
Du kan få vist de mapper, som du har adgang til, via siden Videnslager.
Bemærk! Hvis du ikke kan se linket Videnslager, har du ikke adgang til videnslageret. Kontakt CA Clarity PPM-administratoren for at få adgang.
Følg disse trin:
Siden Videnslager vises.
Dette udvider mappetræet, så du kan se undermapperne og dokumenterne under dem.
Følgende procedurer viser, hvordan du får vist dokumenter, der er relateret til et bestemt projekt, program eller en bestemt ressource.
Følg disse trin:
Oversigtssiden vises.
Siden Dokumentstyring vises for det pågældende projekt.
Følg disse trin:
Oversigtssiden vises.
Siden Dokumentstyring vises for det pågældende program.
Følg disse trin:
Oversigtssiden vises.
Siden Dokumentstyring vises for den pågældende ressource.
Mapper kan være enkeltstående og indeholde dokumenter. En mappe kan også fungere som en mappe på øverste niveau, der indeholder undermapper. Både mapper på øverste niveau og undermapper kan indeholde dokumenter.
Hvis du vil have vist listen over mappehandlinger, skal du klikke på menuen Handlinger for en mappe fra en videnslager- eller dokumentstyringsside. Dine adgangsrettigheder og tilladelser bestemmer de handlinger, der vises.
Hvis du ikke har den nødvendige rettighed til en bestemt handling, vises denne handling ikke i menuen Handlinger for den pågældende mappe.
Du kan oprette undermapper til en mappe på øverste niveau og undermapper til en undermappe. Når du opretter en undermappe, giver applikationen automatisk læs/skriv-adgang til den pågældende undermappe til de ressourcer, du valgte på øverste niveau. Disse ressourcer kaldes deltagere. Du kan vælge individuelle ressourcer fra den eksisterende deltagergruppe og give yderligere brugere adgang.
Følg disse trin:
Siden med egenskaber vises.
Definerer det entydige navn på mappen.
Definerer ressourcerne, der har adgang til denne mappe. Vælg yderligere ressourcer fra en liste over ressourcer, som du har adgang til. Du kan også fjerne en eksisterende ressource.
Ressourcer grupperes automatisk som deltagere. Du er nødt til at give dem adgang til en af disse undermapper på gruppebasis.
Angiver, om brugere, der ikke er tildelt til projektet, har adgang til projektdokumenter.
Du kan maksimalt føje fem filer til en mappe ad gangen. Hvis du tilføjer filer fra en side i Dokumentstyring, åbnes siden til tilføjelse af flere dokumenter, hvis du vælger Tilføj dokumenter i mappemenuen Handlinger.
Følg disse trin:
Siden Tilføj dokumenter vises.
Angiver de filer, der tilføjes til mappen. Klik på ikonet Gennemse ved hvert felt for at vedhæfte en fil.
Grænser: Fem filer ad gangen
Angiver, om dokumenterne er Godkendt, Afvist eller Sendt.
Definerer dokumentkategorien. Vælg f.eks. Forslag på rullelisten, hvis dokumentet er et forslag.
Definerer dokumentets oprettelsesdato. Datoen kan være en faktisk oprettelsesdato eller den dato, hvor du føjer filen til mappen.
Angiver adgangstypen til denne mappe
Værdier
Vælg deltagere. Angiver, at de enkelte ressourcer er fra den eksisterende deltagergruppe.
Standard: Alle valgte deltagere.
Angiver, om brugere, der ikke er tildelt til projektet, har adgang til projektdokumenter.
Angiver, om den relevante adgangsrettighed kan tjekke ud og redigere filen.
Angiver, om ressourcer med den relevante adgangsrettighed kan oprette en anden version af filen.
Angiver, om de ressourcer, som har adgang til filerne, får besked, når der tilføjes dokumenter.
Definerer beskrivelsen af filerne.
Angiver eventuelle kommentarer til filerne.
De markerede dokumenter føjes til mappen.
Du kan bruge indstillingen Hent alle eller Trinvis hentning for at hente filer fra en udvalgt mappe til en lokal zip-fil. Fraværet af disse indstillinger i menuen Handlinger angiver, at du ikke har de nødvendige tilladelser til at udføre handlingen.
Du kan hente:
Navnet på zip-filen er som standard navnet på mappen. Du kan vælge, hvor den hentede fil skal placeres. Når du henter filer fra en mappe, bevares filstrukturen ikke i den gemte zip-fil.
Vigtigt! Aktivér indstillingen Aktivér dokumenthentning, før du henter filerne.
Se Administrationsvejledning for at få flere oplysninger.
Brug følgende procedure til at hente alle de valgte filer, herunder filer i undermapper.
Følg disse trin:
Vinduet Filoverførsel åbnes.
Hvis størrelsen overstiger det maksimum for overførsel, som din administrator har angivet, skal du hente et undersæt af filer fra mappen.
Dialogboksen Gem som vises.
Zip-filen gemmes på en angivet placering på computeren.
Brug den følgende fremgangsmåde til at hente et undersæt af filer fra en valgt mappe. Zip-filen indeholder kun de filer, som du har ændret, siden sidste overførsel, og dem, der endnu ikke er hentet.
Filstrukturen bevares ikke i den gemte zip-fil.
Følg disse trin:
Vinduet Filoverførsel åbnes.
Hvis størrelsen overstiger det maksimum for dokumentoverførsel, som din administrator har angivet, skal du hente én fil ad gangen.
Dialogboksen Gem som vises.
Zip-filen gemmes på den angivne placering på computeren.
Følg disse trin:
Definerer mappens entydige navn.
Definerer ejeren af mappen.
Definerer mappeadgangsniveau.
Indstillinger:
Når du føjer ressourcer til en mappe, grupperes de automatisk som deltagere og får læse-/skriveadgang til denne mappe. Den bruger, som opretter mappen, får automatisk skrive-, læse- og sletteadgang til mappen. Du kan til enhver tid ændre tilladelserne.
Følg disse trin:
Siden Tilladelser vises.
Ud over at kunne tjekke et dokument ud for at redigere det kan du også åbne det i skrivebeskyttet tilstand til gennemsyn alene.
Hvis du vil vise et dokument, skal du vælge Åbn i dokumentmenuen Handlinger og klikke på Åbn, når der vises en meddelelse om det i vinduet Filoverførsel. Denne indstilling begrænser din adgangsrettighed til skrivebeskyttet for dokumentet.
Hvis du vil gemme et dokument på din computer, skal du vælge Åbn i dokumentmenuen Handlinger og klikke på Gem, når der kommer en meddelelse om det i vinduet Filoverførsel.
Denne indstilling begrænser din adgangsrettighed til skrivebeskyttet for det pågældende dokument, ligesom åbning af dokumentet som skrivebeskyttet begrænser din adgangsmulighed. Hvis du vil redigere dokumentet og gemme det i applikationen igen, skal du tjekke dokumentet ud.
Hvis du vil redigere et dokument, skal du tjekke det ud af en mappe. Når du er færdig, skal du tjekke dokumentet ind igen. Hvis dokumentversionering er aktiveret, oprettes automatisk en ekstra version af dokumentet.
Andre brugere kan ikke redigere et dokument, der er tjekket ud, før du tjekker det ind igen. Aktivér dokumentet til udtjekning, før du kan gå videre.
Følg disse trin:
Vinduet Filoverførsel vises.
Det er kun den bruger, der oprindeligt tjekkede dokumentet ud, som kan fortryde en dokumentudtjekning. Udførelse af denne handling låser dokumentet op og gør det muligt for at andre at tjekke dokumentet ud.
Vælg Fortryd udtjekning i dokumentmenuen Handlinger for at fortryde et dokuments udtjekningsstatus.
Klik på Tjek ind i menuen Handlinger for dokumentet, og søg efter den opdaterede kopi på det sted, som du valgte, da du tjekkede dokumentet ud.
Følg disse trin:
Der vises en side til valg af destinationsmappe.
Den bruger, der tilføjede dokumentet, kan opdatere dokumentegenskaberne.
Følg disse trin:
Siden med egenskaber vises.
Følg disse trin:
Siden Tilladelser vises.
Værdierne omfatter Læs, Læs/skriv og Læs/skriv/slet.
Siden Dokumenthistorik viser en liste over navnene på de brugere, der har opnået adgang til dokumentet samt datoen og klokkeslættet for deres seneste besøg.
Følg disse trin:
Siden Historik vises.
Følg disse trin:
Der vises en side til valg af destinationsmappe.
Brug dokumentversionering til at gemme en separat version af et dokument, hver gang du tjekker det ind. Hvis du vil bruge dokumentversionering, skal dokumentet været aktiveret til det.
Du kan ikke ændre en tidligere version af et dokument, men du kan åbne og gennemse det.
Følg disse trin:
Siden Dokumentversioner vises og angiver alle versionerne af dokumentet.
Vinduet Filoverførsel vises.
Du kan kopiere en bestemt version af et dokument til en anden mappe. Hvis du gør dette, kan det være nødvendigt at revidere dokumentets tilladelser efter kopiering af det.
Følg disse trin:
Siden Dokumentversioner vises og angiver alle versionerne af dokumentet.
Siden Kopiér dokument vises.
Hvis din CA Clarity PPM-administrator har oprettet dokumentrelaterede processer, angives de på siden Tilgængelige processer. Dokumentprocesser kan være effektive ved dirigering af et dokument gennem en godkendelsesproces. Processer er effektive, fordi en dokumentproces kan være knyttet til et tilknyttet projekt eller program. Du kan sende meddelelser og handlingspunkter fra dokumentprocessen til projektroller og -ressourcer.
Bemærk! Se Administration Guide (denne vejledning er muligvis på engelsk) for at få flere oplysninger
Siden Startede processer for dokumentet viser alle igangværende eller fuldførte processer. Du får vist siden ved at åbne videnslageret og klikke på Processer i menuen Handlinger for dokumentet.
Fremgangsmåden for start, stop og sletning af dokumentprocesser fra en dokumentstyringsside ligner den, der er beskrevet i dette afsnit.
Følg disse trin:
Listen over startede processer vises.
Oversigtssiden vises.
Siden Startede processer for dokumentet viser alle igangværende eller fuldførte processer. Hvis du vil stoppe en dokumentproces, skal du vælge processen, der skal stoppes, og klikke på Annuller proces. Applikationen stopper processen.
Du kan slette fuldførte eller annullerede processer, men ikke igangværende processer.
Følg disse trin:
Listen over startede processer vises.
Listen over tilgængelige processer vises.
Siden Bekræft sletning af procesforekomst vises.
|
Copyright © 2013 CA.
Alle rettigheder forbeholdes.
|
|