Dokumenty a složky

Dokumenty a složky

Přistupovat k dokumentům a spravovat je můžete prostřednictvím dvou úložišť:

• Knihovny znalostí
• Manažer dokumentů

Tato sekce obsahuje následující témata:

Přehled dokumentů úložiště

Složky

Dokumenty

Přehled dokumentů úložiště

Knihovnu znalostí a Manažera dokumentů udržuje váš správce. Tato úložiště obsahují dokumenty se zásadami a postupy, které se týkají mnoha lidí.

Knihovny znalostí můžete použít pro uložení svých generických dokumentů a pro přístup k nim. Pomocí Manažera dokumentů můžete provést následující akce:

• Vytvoření úložiště pro formuláře a dokumenty související s projektem.
• Vytvoření úložiště pro formuláře a dokumenty související s programem.
• Připojení dokumentů, například životopisu nebo formuláře žádosti, k profilu zdroje.

Většina uživatelů může k těmto úložištím přistupovat, jejich přístup ke složkám a k dokumentům se však může lišit. Uživatelé, kteří mají příslušná oprávnění, mohou vytvářet nové složky, přidávat do nich dokumenty, a upravovat dokumenty i složky. Mezi přístupovými právy těchto dvou úložišť je několik zásadních rozdílů.

Přístupová práva knihoven znalostí

Přístup ke Knihovnám znalostí a k jejich složkám a dokumentům je poskytován na následujících úrovních:

• Přístupová práva na úrovni Knihoven znalostí
• Oprávnění na úrovni složky a dokumentů

Pro správu nebo zobrazení obsahu Knihovny znalostí jsou vyžadována následující přístupová práva:

Knihovny znalostí - Spravovat

Umožňuje získat přístup ke všem složkám a dokumentům v Knihovně znalostí. Pouze uživatelé s právem Knihovna znalostí – Správa přístupu mohou vytvářet složky na nejvyšší úrovni stromové struktury složek Knihovny znalostí. Uživatelé s přístupovým právem Knihovna znalostí - Přístup a s odpovídajícími oprávněními mohou do těchto složek vkládat podsložky nebo dokumenty.

Knihovny znalostí - Přístup

Umožňuje vytvořit, upravit nebo zobrazit v Knihovnách znalostí dokumenty a složky, ke kterým máte povolen přístup. Umožňuje odstranit složky, které jste vytvořili, a dokumenty, které jste přidali.

Knihovny znalostí – Zobrazit vše

Umožňuje zobrazit všechny dokumenty umístěné v Knihovnách znalostí.

Další informace:

Oprávnění pro Knihovnu znalostí a Manažera dokumentů

Oprávnění pro Knihovnu znalostí a Manažera dokumentů

Přístupová práva pro Knihovnu znalostí uděluje správce aplikace CA Clarity PPM. Přístup ke složkám a dokumentům je udělován na základě konkrétních případů. Když vytváříte nebo spravujete složku či dokument, označte uživatele, kteří potřebují přístup k této složce nebo dokumentu. Potom daným uživatelům udělte v této složce nebo dokumentu práva číst, číst/zapisovat, číst/zapisovat/odstranit. Úroveň oprávnění určuje, jaké akce mohou uživatelé ve složce nebo dokumentu provádět.

Následující tabulka popisuje požadovaná oprávnění pro Knihovnu znalostí a Manažera dokumentů.

Všem účastníkům Manažera dokumentů je automaticky uděleno oprávnění ke čtení. Další oprávnění může udělit manažer projektu, manažer programu, manažer zdrojů nebo správce aplikace CA Clarity PPM.

Zobrazení Knihoven znalostí

Na stránce Knihovny znalostí lze zobrazit složky, ke kterým máte povolen přístup.

Poznámka: Pokud se odkaz Knihovny znalostí nezobrazí, nemáte ke Knihovnám znalostí přístup. Chcete-li získat přístup, kontaktujte správce aplikace CA Clarity PPM.

Postupujte takto:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Organizace klikněte na položku Oddělení.

   Zobrazí se stránka Knihovny znalostí.

2. Klikněte na název složky.

   Rozbalí se stromová struktura složky a zobrazí obsažené podsložky a dokumenty.

Zobrazení Manažera dokumentů

Následující postupy ukazují, jak zobrazit dokumenty, které souvisí s určitým projektem, programem nebo zdrojem.

Project

Postupujte takto:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa portfolia klikněte na položku Projekty.

   Zobrazí se stránka se seznamem.

2. Klikněte na název projektu a zobrazí se Manažer dokumentů.
3. Klikněte na kartu Spolupráce.

   Zobrazí se stránka Manažer dokumentů pro daný projekt.

Program

Postupujte takto:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa portfolia klikněte na položku Programy.

   Zobrazí se stránka se seznamem.

2. Klikněte na název programu a zobrazí se Manažer dokumentů.
3. Klikněte na kartu Spolupráce.

   Zobrazí se stránka Manažer dokumentů pro daný program.

Zdroj

Postupujte takto:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa zdrojů klikněte na položku Zdroje.

   Zobrazí se stránka se seznamem.

2. Klikněte na název zdroje a zobrazí se odpovídající dokument.
3. Klikněte na položku Manažer dokumentů.

   Zobrazí se stránka Manažer dokumentů pro daný zdroj.

Složky

Složky mohou obsahovat pouze dokumenty nebo mohou fungovat jako složky nejvyšší úrovně a obsahovat podsložky. Složky nejvyšší úrovně i podsložky mohou obsahovat dokumenty.

Chcete-li v Knihovně znalostí nebo Manažerovi dokumentů zobrazit seznam akcí složky, klikněte na nabídku Akce. Zobrazí se akce odpovídající vašim právům a oprávněním.

Pokud nemáte přístupová práva potřebná pro určitou akci, tato akce se v nabídce Akce určené pro danou složku nezobrazí.

Další informace:

Vytvoření složky

Přidání dokumentu do složky

Stažení souborů ze složek

Úprava vlastností složky

Úprava oprávnění pro složky

Vytvoření složky

Ve složce nejvyšší úrovně můžete vytvořit podsložky a v nich další podsložky. Když vytvoříte podsložku, aplikace automaticky udělí přístup pro čtení a zápis všem zdrojům, které jste vybrali při vytvoření složky nejvyšší úrovně. Tyto zdroje se nazývají účastníci. Můžete vybrat jednotlivé zdroje ze stávající skupiny účastníků a také umožnit přístup dalším uživatelům.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. V nabídce Akce vyberte položku Nová složka.

   Zobrazí se stránka vlastností.

3. Vyplňte následující pole:

   Název složky

   Definuje jedinečný název složky.

   Přístup

   Definuje zdroje, které mají k této složce přístup. Další zdroje vyberte ze seznamu zdrojů, ke kterým máte přístup. Můžete také odebrat existující zdroje.

   Zdroje jsou automaticky seskupeny jako účastníci. Přístup k některé z podsložek poskytujete celé této skupině.

   Povolení přístupu do složky uživatelům, kteří nejsou účastníky

   Uvádí, zda uživatelé, kteří k projektu nejsou přiřazeni, mají přístup k dokumentům projektu.

4. Klikněte na tlačítko Uložit a zpět.

Přidání dokumentu do složky

Do složky můžete přidat maximálně pět souborů najednou. Pokud přidáváte soubory ze stránky Manažera dokumentů, vyberte možnost Přidat dokumenty v nabídce Akce a otevře se stránka pro přidání více dokumentů.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Otevřete nabídku Akce a klikněte na položku Přidat dokumenty ze složky.

   Zobrazí se stránka Přidat dokumenty.

3. Upravte následující pole:

   Vybrat soubory

   Určuje soubory, které mají být přidány do složky. Chcete-li připojit soubor, klikněte na ikonu Procházet umístěnou u pole.

   Omezení: Maximálně pět souborů najednou

   Stav

   Označuje stav dokumentů: Schváleno, Zamítnuto nebo Odesláno.

   Kategorie

   Definuje kategorii dokumentu. Pokud je například dokument návrhem, vyberte z rozevíracího seznamu položku Návrh.

   Datum vytvoření

   Definuje datum vytvoření dokumentu. Může se jednat o datum skutečného vytvoření nebo o datum, kdy jste soubor přidali do složky.

   Přístup

   Určuje typ přístupu pro tuto složku.

   Hodnoty

   • Všichni účastníci. Označuje udělení přístupu k této složce na úrovni čtení a zápisu pro všechny účastníky ve skupině.

   Vybrat účastníky. Označuje, že přístup bude poskytnut jednotlivým zdrojům z existující skupiny účastníků.

   Výchozí: Jsou vybráni všichni účastníci.

   Povolení přístupu do složky uživatelům, kteří nejsou účastníky

   Uvádí, zda uživatelé, kteří k projektu nejsou přiřazeni, mají přístup k dokumentům projektu.

   Povolit rezervaci

   Určuje, zda mohou zdroje s příslušnými přístupovými právy upravit soubor nebo jej rezervovat pro změny.

   Povolit označování verzí

   Určuje, zda mohou zdroje s příslušnými přístupovými právy vytvořit jinou verzi souboru.

   Uvědomit zdroje/skupiny

   Určuje, zda bude zdrojům s příslušnými přístupovými právy oznámeno, že byly přidány dokumenty.

   Popis

   Definuje popis souborů.

   Komentáře

   Určuje jakékoli komentáře týkající se souborů.

4. Klikněte na tlačítko Přidat.

   Vybrané dokumenty jsou přidány do složky.

Stažení souborů ze složek

Chcete-li stáhnout soubory z vybrané složky do místního souboru zip, použijte možnost Stáhnout vše nebo Postupné stažení. Z absence těchto možností v nabídce Akce plyne, že k provedení akce nemáte požadovaná oprávnění.

Stáhnout můžete:

• Všechny soubory a podsložky ve vybrané složce
• Podskupinu souborů z vybrané složky. Podskupina zahrnuje soubory, které byly změněny od posledního stažení a soubory, které ještě nebyly staženy.

Ve výchozím nastavení se název souboru zip shoduje s názvem složky. Můžete vybrat, kam se má soubor stáhnout. Pokud stáhnete soubory umístěné ve složce, struktura souboru nebude v uloženém souboru zip zachována.

Důležité! Před stahováním souborů povolte nastavení Povolit stahování dokumentů.

Další informace naleznete v Příručce pro správu.

Stažení všech souborů

Následujícím postupem stáhnete všechny vybrané soubory včetně souborů v podsložkách.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. V nabídce Akce vyberte položku Stáhnout vše.

   Otevře se okno Stáhnout soubor.

   Pokud velikost stahování přesahuje maximální velikost nastavenou správcem, stáhněte ze složky podskupinu souborů.

3. Chcete-li uložit soubor zip do umístění v počítači, klikněte na tlačítko Uložit.

   Otevře se dialogové okno Uložit jako.

4. Vyberte umístění a klikněte na tlačítko Uložit.

   Soubor zip bude uložen do zadaného umístění v počítači.

Postupné stažení souborů

Chcete-li stáhnout podskupinu souborů z vybrané složky, postupujte následujícím způsobem. Soubor ZIP obsahuje jen soubory, které byly změněny od posledního stažení, a soubory, které ještě nebyly staženy.

Struktura souboru není v uloženém souboru zip zachována.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Otevřete nabídku Akce a klikněte na možnost Postupné stažení.

   Otevře se okno Stáhnout soubor.

   Pokud velikost stahování přesahuje maximální velikost pro stahování dokumentů nastavenou správcem, stahujte soubory po jednom.

3. Chcete-li uložit soubor zip do umístění v počítači, klikněte na tlačítko Uložit.

   Otevře se dialogové okno Uložit jako.

4. Vyberte umístění a klikněte na tlačítko Uložit.

   Soubor zip bude uložen do zadaného umístění v počítači.

Úprava vlastností složky

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Chcete-li provést úpravy, vyberte v nabídce Akce položku Vlastnosti.
3. Upravte následující pole a uložte změny:

   Název složky

   Definuje jedinečný název složky.

   Vlastník

   Definuje vlastníka složky.

   Přístup

   Definuje úroveň přístupu ke složce.

   Možnosti:

   • Všichni účastníci. Určuje, zda je přístup na úrovni čtení a zápisu poskytnut všem účastníkům ve skupině vytvořené při vytvoření složky nejvyšší úrovně, ve které se tato složka nachází.
   • Vybrat účastníky. Určuje, zda jsou z existující skupiny účastníků vybrány jednotlivé zdroje.

Další informace:

Vytvoření složky

Úprava oprávnění pro složky

Pokud přidáte zdroje do složky, je z těchto zdrojů automaticky vytvořena skupina účastníků. Této skupině je ke složce udělen přístup na úrovni čtení a zápisu. Uživateli, který tuto složku vytvořil, je ke složce automaticky udělen přístup na úrovni čtení, zápisu a odstranění. Oprávnění můžete kdykoli změnit.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Otevřete nabídku Akce a klikněte na položku Oprávnění.

   Zobrazí se stránka oprávnění.

3. Vyberte oprávnění, která chcete každému zdroji přiděli.
4. Chcete-li zdroji povolit převádět práva k jakémukoli dokumentu nebo podsložce v aktuální složce, vyberte možnost Odstupňovat povolení.
5. Uložte změny.

Další informace:

Přehled dokumentů úložiště

Dokumenty

Dokument můžete rezervovat pro změny, aby bylo možné jej upravit. Chcete-li dokument pouze zobrazit, můžete jej otevřít v režimu jen pro čtení.

Chcete-li dokument zobrazit, vyberte v nabídce Akce možnost Otevřít a po výzvě v okně Stáhnout soubor klikněte na políčko Otevřít. Tato možnost omezuje váš přístup k danému dokumentu v režimu pouze pro čtení.

Chcete-li dokument uložit do počítače, vyberte v nabídce Akce možnost Otevřít a po výzvě v okně Stáhnout soubor klikněte na položku Uložit.

Tato možnost, podobně jako otevření dokumentu, omezuje váš přístup k danému dokumentu na režim jen pro čtení. Chcete-li dokument upravit a uložit zpět do aplikace, je třeba ho rezervovat pro změny.

Rezervování dokumentů pro změny

Chcete-li některý dokument upravit, rezervujte jej ze složky. Po dokončení dokument zařaďte zpět. Jedná-li se o dokument s povoleným označováním verzí, automaticky se vytvoří další verze dokumentu.

Ostatní uživatelé nemohou upravovat dokument rezervovaný pro změny dokud ho nezařadíte zpět. Před pokračováním povolte rezervaci dokumentu.

Rezervace pro změny

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Vyhledejte dokument a v nabídce Akce klikněte na položku Rezervovat pro změny.

   Zobrazí se okno Stáhnout soubor.

3. Uložte soubor do počítače a vyberte umístění souboru.
4. Klikněte na tlačítko OK.

Zrušit rezervaci

Zrušit rezervaci může jen uživatel, který si původně dokument rezervoval. Provedením této akce se dokument odemkne a budou si jej moci rezervovat ostatní uživatelé.

Chcete-li zrušit stav rezervace dokumentu, vyberte v nabídce Akce daného dokumentu možnost Zrušit rezervaci.

Zařazení

Klikněte na možnost Zařadit v nabídce Akce a vyhledejte aktualizovanou kopii v umístění, které jste vybrali při rezervaci dokumentu pro změny.

Další informace:

Práce s verzemi dokumentů

Přidání dokumentu do složky

Kopírování dokumentu

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Chcete-li dokument kopírovat do jiné složky, najděte jeho umístění a v nabídce Akce klikněte na položku Kopírovat.

   Zobrazí se stránka pro výběr cílové složky.

3. V sekci Vybrat umístění vyberte cílovou složku.
4. Zaškrtněte políčko Uvědomit zdroje/skupiny, aby uživatelé s přístupem k tomuto dokumentu dostali oznámení o akci kopírování.
5. Klikněte na tlačítko Kopírovat.

Další informace:

Práce s verzemi dokumentů

Úprava vlastností dokumentů.

Vlastnosti dokumentu může aktualizovat zdroj, který dokument přidal.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Vyhledejte dokument a v nabídce Akce klikněte na položku Vlastnosti.

   Zobrazí se stránka vlastností.

3. Upravte dostupná pole a uložte změny.

Další informace:

Přidání dokumentu do složky

Úprava oprávnění dokumentů

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Vyhledejte dokument a v nabídce Akce klikněte na položku Oprávnění.

   Zobrazí se stránka oprávnění.

3. Vyberte oprávnění, které chcete zdroji přidělit.

   K dispozici jsou hodnoty Čtení, Čtení a zápis nebo Čtení, zápis a odstranění.

4. Uložte změny.

Zobrazení historie dokumentu.

Na stránce Historie dokumentu je zobrazen seznam uživatelů, kteří k dokumentu přistupovali a také čas a datum jejich poslední návštěvy.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Najděte dokument a v nabídce Akce klikněte na možnost Historie.

   Zobrazí se stránka historie.

3. Po dokončení klikněte na tlačítko Zpět.

Přesun dokumentu do jiné složky

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Vyhledejte dokument a v nabídce Akce klikněte na položku Přesunout.

   Zobrazí se stránka pro výběr cílové složky.

3. Vyberte složku, kam chcete dokument přesunout.
4. Klikněte na tlačítko Přesunout.

Práce s verzemi dokumentů

Pomocí vytváření verzí dokumentů můžete uložit oddělenou verzi dokumentu vždy, když jej zařadíte. Chcete-li využívat označování verzí, povolte u dokumentu označování verzí.

Otevření předchozích verzí dokumentů

Není možné upravovat předchozí verze dokumentu, můžete ji však otevřít a zobrazit.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Najděte dokument a v nabídce Akce klikněte na možnost Verze.

   Zobrazí se stránka verzí dokumentu se seznamem všech verzí tohoto dokumentu.

3. Otevřete nabídku Akce a vyberte možnost Otevřít.

   Zobrazí se okno pro stažení souboru.

4. Klikněte na tlačítko Otevřít.

Kopírování verze dokumentu do jiné složky

Konkrétní verzi dokumentu můžete zkopírovat do jiné složky. Pokud tak učiníte, je třeba po kopírování revidovat oprávnění týkající se dokumentu.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Vyhledejte dokument a v nabídce Akce klikněte na položku Verze.

   Zobrazí se stránka verzí dokumentu se seznamem všech verzí tohoto dokumentu.

3. Otevřete nabídku Akce a vyberte možnost Kopírovat.

   Zobrazí se stránka pro kopírování dokumentů.

4. Vyberte složku, do které chcete kopírovat vybrané dokumenty, a klikněte na tlačítko Kopírovat.

Práce s procesy dokumentů

Pokud správce aplikace CA Clarity PPM vytvořil procesy týkající se dokumentu, jsou uvedeny v seznamu na stránce dostupných procesů. Procesy dokumentů mohou účinně pomáhat při předávání dokumentů během procesu schvalování. Proces dokumentu totiž může odkazovat na jakýkoli přidružený projekt nebo program. Díky tomu můžete z procesu dokumentu odesílat oznámení a akce příslušným projektovým rolím a zdrojům.

Poznámka: Další informace naleznete v Příručce pro správu.

Stránka iniciovaných procesů dokumentu zobrazuje probíhající a dokončené procesy. Chcete-li tuto stránku zobrazit, otevřete Knihovnu znalostí a v nabídce Akce klikněte na položku Procesy.

Kroky k zahájení, zastavení a odstranění procesů dokumentů prostřednictvím stránky Manažer dokumentů jsou podobné krokům popisovaným v této sekci.

Zahájení procesu dokumentu

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Najděte dokument a v nabídce Akce vyberte možnost Procesy.

   Zobrazí se seznam iniciovaných procesů.

3. Klikněte na kartu K dispozici.

   Zobrazí se stránka se seznamem.

4. Vyberte proces, který chcete spustit a klikněte na tlačítko Start.

Zrušení procesu dokumentu

Stránka iniciovaných procesů dokumentu zobrazuje probíhající a dokončené procesy. Chcete-li zrušit proces dokumentu, označte jej a klikněte na tlačítko Zrušit proces. Aplikace proces zastaví.

Odstranění procesu

Dokončené a zrušené procesy můžete odstranit, u běžících procesů to není možné.

Postupujte takto:

1. Otevřete stránku Knihovna znalostí nebo Manažer dokumentů pro určitý program, projekt nebo zdroj.
2. Najděte dokument a v nabídce Akce vyberte možnost Procesy.

   Zobrazí se seznam iniciovaných procesů.

3. Klikněte na kartu K dispozici.

   Zobrazí se seznam dostupných procesů.

4. Označte proces a klikněte na tlačítko Odstranit.

   Zobrazí se stránka pro potvrzení odstranění instance procesu.

5. Odstranění potvrďte kliknutím na tlačítko Ano.