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如何管理專案風險

風險管理流程包括識別、分析、規劃、追蹤與溝通風險。 風險管理過程涉及到風險、問題與變更要求。 專案風險管理的重心是主動評估潛在問題以及問題所造成之影響的嚴重性,以做出明智的決策。

專案經理會在識別與分析風險之後,依據風險影響建立風險或問題。

您可以在專案生命週期內的任何時間識別風險。 當風險看似嚴重影響專案時,您可以將其等級提升為問題。 變更要求來自於問題,並有利於做出有效的解決辦法。

下圖與此案例皆說明了管理專案風險的一種方法。 如需其他專案風險管理方法的詳細資訊,請參閱《專案管理使用者指南》。

此圖顯示管理專案風險的工作流程。

範例:建立與管理專案風險

在此範例中,Forward Inc. 裡的專案小組正使用一項利基技術來開發一項新產品。 組織內對此技術有經驗的資源人數有限,因此該小組必須藉助外部資源來完成這項專案。 此外,該產品必須和協力廠商的 API 合併,為此他們需要獲得法律上的核准。

該小組找出了兩項可能嚴重影響其專案的風險,並加以提出以供分析:

在完成分析後,專案經理依據該專案的風險影響,分別針對有限資源建立風險,並針對相依性建立問題。

若要管理專案風險,請執行下列步驟:

  1. 檢閱先決條件
  2. 分析風險。

檢閱先決條件

若要完成此案例中的所有任務,您需要具備下列存取權限:

建立風險

風險指的是對專案目標具有正面或負面影響的潛在性未來事件。 請在專案早期識別風險,以便瞭解有關專案範圍、排程、預算與其他因素的潛在影響。 在此案例中,此小組決定雇用外部資源來解決有限的資源風險。 專案經理建立了風險明細以提供所有資訊,並從 [類別] 下拉清單中選取 [資源可用性]。

如果風險明細的整體分數與您為其指派的分級不同,這兩個風險管理元件將會相互作用。 風險明細的分數會覆寫您所指派的分級。 如果您在建立風險明細時未指派分級,則風險項目的分數會將清單中適當的因素塗上顏色。 刪除風險明細後將會變更專案的整體風險分數,以及該風險類別的組合風險分數。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]
  2. 按一下 [新建]
  3. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    類別

    定義風險隸屬的類別。

    值:

    • 彈性 - 該專案無法調整。
    • 經費補助 - 專案補助尚未分配或具有限制。
    • 人機介面 - 使用者介面 (UI) 定義不良。
    • 實作 - 實作期間與使用者接受度上存在不確定性
    • 相互依存性 - 該專案依存於其他專案。
    • 目標 - 所有的需求、目標、範圍與獲利都不合理、沒有清楚定義、不可測量,亦無法驗證。
    • 組織文化 - 專案的組織文化、商業流程、程序或原則都需要變化。
    • 資源可用性 - 內部資源可用性不確定,且需要外部資源。
    • 贊助 - 贊助程度並未清楚定義及認可。
    • 支援性 - 未來無法輕易地支援專案,且需要重大更新。
    • 技術 - 專案技術未經證明,且需要新的內部或外部專業技術。

    附註:指定風險類別時,整體風險分數會取代您為風險類別或因素所選取的任何差異狀態。

    擁有者

    定義管理風險之資源的名稱。 此資源負責在風險的生命週期內,確認能適當地加以管理及追蹤。

    預設:目前登入的資源。

  4. 完成 [明細] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    影響日期

    定義此風險可能對專案造成影響的日期。 如果您指定了影響日期,請在 [目標解決日期] 欄位中輸入日期。

    預設:目前的日期

    假設

    定義將此項目判定為潛在風險的假設。 您可以確認這些假設,以確定這些假設在風險存留期間將持續有效。 如果假設變更,則風險的影響或機率也可能會變更。

    相關風險

    定義此專案內與此風險相關聯的風險。 您只能將此風險連結至此專案內的風險。

    相關問題

    定義此專案內與此風險相關聯的問題。 您只能將此風險連結至此專案內的問題。

    回應類型

    定義您要用來處理此風險的回應類型。

    值:

    • 監督。 您不想要回應風險。 通常會將這個類型指派給計算風險分數較低的任何風險。 雖然風險機率或影響不足以擔保動作品質,您仍想要讓風險維持開啟狀態並進行監控。
    • 接受。 已接受此風險揭露,而在某些情況下則不打算繼續追逐風險。
    • 轉移。 您想要將風險轉移到其他專案。 風險轉移之後,您即可關閉該風險。
    • 減輕。 您想要套用風險回應策略以解決風險。

    預設:監督

    附註:在此案例中,選取 [減輕]

  5. 完成 [量化風險] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    機率

    定義風險發生的機率。 風險機率用來計算風險可能性。

    值: (1)、 (2) 或 (3)

    預設:

    計算的風險

    顯示根據您在 [機率][影響] 欄位中所做的選取而計算出來的分數。

    值:

    • 1 - 3 (綠色)。 計算出來的風險為「低」。
    • 4 - 6 (黃色)。 計算出來的風險為「中」。
    • 7 - 9 (紅色)。 計算出來的風險為「高」。
    影響

    定義風險對專案造成的影響。 專案績效、支援性、成本和排程上的風險效應,決定了影響。 此值可用來計算風險揭露。

    預設:

  6. 將可提供寶貴的風險背景資訊及其對專案的減輕作用或效應的文件 (若有的話) 附加到 [附件] 區段。
  7. 完成 [解決方法] 區段中的下列欄位。 下列欄位需要說明:
    解決方法

    減輕風險之後,定義此風險的最後解決方法。 解決方法資料有助於在規劃或考量日後的專案風險計劃時,快速恢復風險對應策略的結果。

    附註:您可以在建立風險之際或加以關閉之前,定義解決方法。

    剩餘風險

    指定專案所碰到或建立的風險可作為解決風險的減輕結果。 不同於相關風險,剩餘風險沒有相似的結果,而是您解決風險時所採取動作的結果。

  8. 儲存變更。

建立回應策略

如果已決定減輕風險,專案經理會建立並指派風險擁有者擬定回應策略。 風險回應策略會記錄所有行動、追蹤需求與其他減少風險機率及影響所需的支援資訊。

不論誰擁有風險,您都可將個別的回應策略指派給不同資源,而且每個回應策略都可以有本身的到期日。 這些日期與名稱可與程序搭配使用,將通知和提醒傳送給風險擁有者。 您通常會在選取 [減輕] 的 [回應類型] 時建立風險回應策略。

在某些情況下,您可能會選擇承受風險,而不再費心處理風險。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]
  2. 開啟風險。
  3. 開啟 [屬性] 功能表,然後按一下 [應對策略]
  4. 完成所有欄位,然後按一下 [新增] 儲存變更。

關閉風險

順利減輕風險後,請將風險狀態變更為 [已結束],然後輸入風險的最終解決方法。 解決方法明細可協助您在日後規劃或處理專案風險計劃時,能夠重現風險回應策略的結果。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]
  2. 開啟風險。
  3. [狀態] 變更為 [已結束]
  4. [解決方法] 區段中輸入風險的減輕方法。
  5. 儲存變更。

建立問題並關閉風險

[問題] 指的是對專案有影響的事件。 若是風險減輕計劃失敗,您可以將風險提升為問題。 從現有風險中建立問題,然後關閉風險。 新問題會繼承風險的名稱、說明及其部份值,例如 [狀態] (「開啟」) 和 [建立日期] (目前的行事曆日期)。 您隨時可以連結到原本的風險。 從風險建立問題可讓您覺察專案小組所做結論的問題,並帶來動作和任務。 此外,也可以讓小組保留問題以及問題結果的記錄,以便在專案揭發和日後專案計劃中進行分析。

您也可以連接與此問題相關的其他風險或問題。 連接所有相關的問題與風險,有助於您在未來的分析和稽核中追蹤相依性並識別趨勢。

在此案例中,減輕計劃會雇用外部包商來完成此專案。 但是這些包商並沒有所需的經驗,因而影響到專案交付的進度。 此風險現在成為了問題,專案經理便接著從此風險建立問題,並關閉該風險。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]
  2. 開啟風險。
  3. 按一下 [建立問題]
  4. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    類別

    定義問題隸屬的類別。

    值:

    • 彈性 - 該專案無法調整。
    • 經費補助 - 專案補助尚未分配或具有限制。
    • 人機介面 - 使用者介面 (UI) 定義不良。
    • 實作 - 實作期間與使用者接受度上存在不確定性
    • 相互依存性 - 該專案依存於其他專案。
    • 目標 - 所有的需求、目標、範圍與獲利都不合理、沒有清楚定義、不可測量,亦無法驗證。
    • 組織文化 - 專案的組織文化、商業流程、程序或原則都需要變化。
    • 資源可用性 - 內部資源可用性不確定,且需要外部資源。
    • 贊助 - 贊助程度並未清楚定義及認可。
    • 支援性 - 未來無法輕易地支援專案,且需要重大更新。
    • 技術 - 專案技術未經證明,且需要新的內部或外部專業技術。
    擁有者

    定義管理問題之資源名稱。 此資源負責在問題的生命週期內,正確地加以管理及追蹤。

    預設:目前登入的資源。

  5. 完成 [明細] 區段中的欄位。
  6. 將可提供寶貴的問題背景資訊及其對專案的解決方法或效應的文件 (若有的話) 附加到 [附件] 區段。
  7. 問題解決後,完成 [解決方法] 區段。
  8. 按一下 [儲存並返回],前往 [風險屬性] 頁面以關閉風險。
  9. [狀態] 變更為 [已結束]
  10. 儲存變更。

建立問題

當風險嚴重地影響專案時,建立問題。 由於預期核准流程會出現延遲,專案經理便建立問題並將其類別指派為相依性。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]
  3. 按一下 [新建]
  4. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    問題 ID

    定義問題的唯一識別碼。 問題一經儲存,您就無法變更識別碼。

    類別

    定義問題隸屬的類別。

    值:

    • 彈性 - 該專案無法調整。
    • 經費補助 - 專案補助尚未分配或具有限制。
    • 人機介面 - 使用者介面 (UI) 定義不良。
    • 實作 - 實作期間與使用者接受度上存在不確定性
    • 相互依存性 - 該專案依存於其他專案。
    • 目標 - 所有的需求、目標、範圍與獲利都不合理、沒有清楚定義、不可測量,亦無法驗證。
    • 組織文化 - 專案的組織文化、商業流程、程序或原則都需要變化。
    • 資源可用性 - 內部資源可用性不確定,且需要外部資源。
    • 贊助 - 贊助程度並未清楚定義及認可。
    • 支援性 - 未來無法輕易地支援專案,且需要重大更新。
    • 技術 - 專案技術未經證明,且需要新的內部或外部專業技術。
    擁有者

    定義管理問題之資源名稱。 此資源負責在問題的生命週期內,正確地加以管理及追蹤。

    預設:目前登入的資源。

    建立者

    顯示建立問題之資源的名稱。

    預設:目前登入的資源。

  5. 完成 [明細] 區段中的欄位。
  6. 將可提供寶貴的問題背景資訊及其對專案的解決方法或效應的文件 (若有的話) 附加到 [附件] 區段。
  7. 問題解決後,完成 [解決方法] 區段。
  8. 儲存變更。

關閉問題

問題一經解決,將其狀態變更為 [已結束],然後輸入最終的解決方法。 解決方法明細可協助您在日後規劃或處理專案問題計劃時,能夠重現問題的結果。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]
  3. 開啟問題。
  4. [狀態] 變更為 [已結束]
  5. [解決方法] 區段中輸入問題的解決方法。
  6. 儲存變更。

建立變更要求

[變更要求] 的是藉由變更行為來展延專案範圍、排程或預算,或是為其訂立合約。 當問題解決方法影響到專案範圍、排程獲預算,或當問題並未解決時,建立變更要求。 記錄變更要求有助您分析專案,同時從過去的事件中進行瞭解。

在此案例中,專案經理會建立變更要求以展延專案截止日期以同時解決以下問題:

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]
  3. 開啟問題,然後按一下 [建立變更要求]
  4. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    類別

    定義變更要求隸屬的類別。

    值:

    • 彈性 - 該專案無法調整。
    • 經費補助 - 專案補助尚未分配或具有限制。
    • 人機介面 - 使用者介面 (UI) 定義不良。
    • 實作 - 實作期間與使用者接受度上存在不確定性
    • 相互依存性 - 該專案依存於其他專案。
    • 目標 - 所有的需求、目標、範圍與獲利都不合理、沒有清楚定義、不可測量,亦無法驗證。
    • 組織文化 - 專案的組織文化、商業流程、程序或原則都需要變化。
    • 資源可用性 - 內部資源可用性不確定,且需要外部資源。
    • 贊助 - 贊助程度並未清楚定義及認可。
    • 支援性 - 未來無法輕易地支援專案,且需要重大更新。

    技術 - 專案技術未經證明,且需要新的內部或外部專業技術。

    擁有者

    定義管理變更要求之資源名稱。 此資源負責在變更要求的生命週期內,正確地加以管理及追蹤。

    預設:目前登入的資源。

  5. 完成 [明細] 區段中的欄位。
  6. 將可提供寶貴的變更要求背景資訊及其對專案的解決方法或效應的文件 (若有的話) 附加到 [附件] 區段。
  7. 完成 [影響] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    對比較基準的影響

    說明要求中的變更對專案比較基準有何影響。

    對其他專案的影響

    說明要求對於其他專案有何影響。

    成本變更

    定義要求可據以對專案預算成本進行變更的金額。 預算成本是在預算屬性頁面上定義的欄位。

    排程變更

    定義此要求可能會延遲或加速整體專案排程的天數。

    資源變更

    定義一個數字,該數字必須能夠反映專案要求所需資源數目增加或減少的情況。

  8. 完成 [評估] 區段中的欄位。
  9. 按一下 [儲存並返回],前往問題屬性頁面以關閉問題。
  10. [狀態] 變更為 [已結束]
  11. 儲存變更。

風險

您可以建立風險,以便更有效地處理不確定性,有效減少非預期或未加以管理問題所造成後果的昂貴成本。 您可以建立風險的回應策略,並使風險與任務和程序產生關聯。

如何使用風險

風險清單頁面會顯示現有風險的清單。 在風險頁面中,[高於臨界值] 欄中的核取標記圖示表示風險分數已超過風險臨界值。

您可以採用以下方式管理風險:

如何建立風險

您可以採用以下方式建立風險:

從問題建立風險

您可以從現有問題建立風險。 會將一般欄位的基本資訊帶到新的問題,以便進行簡易安裝。 您可以從風險往回連結至原始問題,以便輕鬆導覽各個記錄。 此外,您可以手動使風險或問題互相產生關聯。 手動產生關聯對於瞭解風險與問題之間的關係有很大的助益,能提供較佳的專案整體管理。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]。
  3. 按一下問題的名稱。
  4. 按一下 [建立風險]。
  5. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    類別

    定義風險隸屬的類別。

    值:

    • 彈性 - 該專案無法調整。
    • 經費補助 - 專案補助尚未分配或具有限制。
    • 人機介面 - 使用者介面 (UI) 定義不良。
    • 實作 - 實作期間與使用者接受度上存在不確定性
    • 相互依存性 - 該專案依存於其他專案。
    • 目標 - 所有的需求、目標、範圍與獲利都不合理、沒有清楚定義、不可測量,亦無法驗證。
    • 組織文化 - 專案的組織文化、商業流程、程序或原則都需要變化。
    • 資源可用性 - 內部資源可用性不確定,且需要外部資源。
    • 贊助 - 贊助程度並未清楚定義及認可。
    • 支援性 - 未來無法輕易地支援專案,且需要重大更新。
    • 技術 - 專案技術未經證明,且需要新的內部或外部專業技術。
    擁有者

    定義管理風險之資源的名稱。 此資源負責在風險的生命週期內,確認能適當地加以管理及追蹤。

    預設:目前登入的資源。

    建立者

    顯示建立此風險之資源的名稱。

    預設:目前登入的資源。

  6. 完成 [明細] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    風險徵兆

    定義可將此項目識別為風險的徵兆。

    影響說明

    顯示風險對專案所造成之結果的說明。

    風險影響日期

    顯示風險對專案造成影響的日期。

    目標解決日期

    顯示解決風險的目標日期。

    假設

    顯示判定風險的假設。

    相關風險

    定義此專案內與此風險相關聯的風險。 您只能將此風險連結至此專案內的風險。

    相關問題

    定義此專案內與此風險相關聯的問題。 您只能將此風險連結至此專案內的風險。

    回應類型

    定義您要用來處理此風險的回應類型。

    值:

    • 監督。 如果您不想回應風險,請使用此類型。 通常會將這個類型指派給計算風險分數較低的任何風險。 換言之,雖然風險機率或影響不足以擔保動作品質,您仍想要保持風險為開啟狀態並進行監控。
    • 接受。 接受風險揭露時則使用這個類型,而且在一些案例中沒有預計繼續進行風險。
    • 轉移。 當您想要將風險轉移至不同的專案時,請使用這個類型。 風險轉移之後,您即可關閉該風險。
    • 減輕。 當您想要套用風險應對策略以解決風險時,請使用類型。

    預設:監督

  7. 完成 [量化風險] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    機率

    定義影響發生的機率。 風險機率用來計算風險可能性。

    值:低 (1)、中 (2) 或高 (3)

    預設:

    計算的風險

    顯示根據您在 [機率] 與 [影響] 欄位中所做的選取而計算出來的分數。

    風險值:

    • 4 - 6 (黃色)。 計算出來的風險為「中」。
    • 7 - 9 (紅色)。 計算出來的風險為「高」。
    • 1 - 3 (綠色)。 計算出來的風險為「低」。
    影響

    定義特定風險對於專案的影響,這取決於該風險對專案的績效、支援性、成本和排程的影響。 此值可用來計算風險揭露。

    值:低 (1)、中 (2) 或高 (3)

    預設:

  8. 將所有文件附加到 [附件] 區段。
  9. 完成 [解決方法] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    解決方法

    定義風險解除後的最終解決方法。 解決方法資料有助於在規劃或考量日後的專案風險計劃時,快速恢復風險對應策略的結果。

    剩餘風險

    指定此專案內因採取緩和措施解決此風險而發現或產生的風險。 不同於相關風險,剩餘風險沒有相似的結果,而是您解決風險時所採取動作的結果。

  10. 儲存變更。

從變更要求建立風險

當您從變更要求建立風險時,某些欄位會以相關變更要求中的資訊顯示。 若要從風險檢視原始變更要求,請開啟風險,然後按一下 [原始變更要求] 欄位中的 ID。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [變更要求]。
  3. 按一下變更要求的名稱。
  4. 按一下 [建立風險]。
  5. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    類別

    定義風險隸屬的類別。

    值:

    • 彈性 - 該專案無法調整。
    • 經費補助 - 專案補助尚未分配或具有限制。
    • 人機介面 - 使用者介面 (UI) 定義不良。
    • 實作 - 實作期間與使用者接受度上存在不確定性
    • 相互依存性 - 該專案依存於其他專案。
    • 目標 - 所有的需求、目標、範圍與獲利都不合理、沒有清楚定義、不可測量,亦無法驗證。
    • 組織文化 - 專案的組織文化、商業流程、程序或原則都需要變化。
    • 資源可用性 - 內部資源可用性不確定,且需要外部資源。
    • 贊助 - 贊助程度並未清楚定義及認可。
    • 支援性 - 未來無法輕易地支援專案,且需要重大更新。
    • 技術 - 專案技術未經證明,且需要新的內部或外部專業技術。
    擁有者

    定義管理風險之資源的名稱。 此資源負責在風險的生命週期內,確認能適當地加以管理及追蹤。

    預設:目前登入的資源。

    建立者

    顯示建立此風險之資源的名稱。

    預設:目前登入的資源。

  6. 完成 [明細] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    風險徵兆

    定義可將此項目識別為風險的徵兆。

    影響說明

    顯示風險對專案所造成之結果的說明。

    風險影響日期

    顯示風險對專案造成影響的日期。

    假設

    定義將此項目判定為潛在風險的假設。 您可以確認這些假設,以確定這些假設在風險存留期間將持續有效。 如果假設變更,則風險的影響或機率也可能會變更。

    相關風險

    定義此專案內與此風險相關聯的風險。 您只能將此風險連結至此專案內的風險。

    相關問題

    定義此專案內與此風險相關聯的問題。 您只能將此風險連結至此專案內的風險。

  7. 完成 [量化風險] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    機率

    定義影響發生的機率。 風險機率用來計算風險可能性。

    值:低 (1)、中 (2) 或高 (3)

    預設:

    影響

    定義特定風險對於專案的影響,這取決於該風險對專案的績效、支援性、成本和排程的影響。 此值可用來計算風險揭露。

    值:低 (1)、中 (2) 或高 (3)

    預設:

    計算的風險

    顯示根據您在 [機率] 與 [影響] 欄位中所做的選取而計算出來的分數。

    風險值:

    • 4 - 6 (黃色)。 計算出來的風險為「中」。
    • 7 - 9 (紅色)。 計算出來的風險為「高」。

    1 - 3 (綠色)。 計算出來的風險為「低」。

  8. 將所有文件附加到 [附件] 區段。
  9. 完成 [解決方法] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    解決方法

    定義風險解除後的最終解決方法。 解決方法資料有助於在規劃或考量日後的專案風險計劃時,快速恢復風險對應策略的結果。

    剩餘風險

    指定此專案內因採取緩和措施解決此風險而發現或產生的風險。 不同於相關風險,剩餘風險沒有相似的結果,而是您解決風險時所採取動作的結果。

  10. 儲存變更。

風險分級

組織通常偏愛將資金分配到風險偏低或中度的專案。 除非高風險專案能提供實質的獲利,或在策略上對於商務目標很重要,否則就可能被終止。

您可以在 [主要風險] 頁面上,為每個專案評比預先定義的可能風險因素清單。

系統會使用下列幾種顏色,以停止燈號的形式顯示風險分數:

當您為風險分級指派個別的風險因素之後,就會計算出專案的整體風險等級。 計算時會以風險清單中所有風險因素的混合風險層級為依據。 整體風險層級會顯示在因素清單的頂端。

更多資訊:

如何新增風險類別

風險分級的運作方式

您可以在 [主要風險] 頁面上評比風險。 您可以執行的所有其他風險管理元件和動作,都會顯示在專案中的 [風險] 頁面上。 請在 [風險] 頁面上建立風險明細,並將其指派給風險類別。 此類別等同於主要風險頁面上所列的風險類別/因素之一。

如果風險明細的整體分數與您在 [主要風險] 頁面上為其指派的分級不同,這兩個風險管理元件將會相互作用。 風險明細的分數會覆寫您所指派的分級。 如果您在建立風險明細時未指派分級,則風險項目的分數會將清單中適當的因素塗上顏色。

範例

假設您刪除了 [經費補助] 風險明細,而此風險類別有多種風險存在。 此時會依據該類別中所有其餘風險的組合分數,重新計算該風險類別/因素的風險分數。 但如果您刪除了 [經費補助風險],而該類別只剩一個風險時,您就可以從 [經費補助] 下拉清單中選取風險值。

將分級指派給風險因素

您可以使用 [主要風險] 頁面,將分級指派給專案風險因素。 風險因素會顯示在頁面的 [提供因素] 區段中。 位於頁面頂端的 [風險] 欄位,會指出專案的組合風險層級。 風險層級是以您在頁面的 [促成因素] 區段中所選取的所有項目為基礎。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 選取用來分級風險的選項。
    目標

    指定必要條件、目標、範圍和獲利是否合理、有清楚定義、可測量並且可驗證。

    贊助

    指定該贊助是否可清楚識別與認可。

    經費補助

    指定專案經費補助是否可以使用且沒有限制。

    資源可用性

    指定內部資源是否可以毫無限制供專案使用,且不需要外部資源。

    相互依存性

    指定專案是否沒有相依於其他專案。

    技術性

    指定專案的技術是否已經過證明,且需要新的內部或外部專業技術。

    人機介面

    指定專案是否具有定義明確的使用者介面 (UI)。

    組織文化

    指定專案是否要求組織文化、商業流程、程序或原則進行小幅變更。

    支援性

    指定專案日後是否容易支援,且不需大幅更新。

    實作

    指定在實作成果和使用者接受度方面是否有較小的不確定性。

    彈性

    指定專案是否容易接受。

  3. 儲存變更。

    位於各個風險因素旁邊停止燈號會變更為指派給您為各個風險所選取之層級的顏色。

計算的風險分數

您可以在 [風險內容] 頁面的 [量化風險] 區段中,輸入及檢視計算出來的風險分數明細。 風險分數是根據您在本頁面 [機率] 與 [影響] 欄位中所做的選取而計算出來的。

機率和影響程度的評比如下:

範例

您將風險機率層級設為 [高] (3),並將影響層級設為 [中] (2)。 計算出來的風險分數為 6。

計算的風險分數會與所有專案的系統層級風險臨界值一起運作;後者由您的 CA Clarity PPM 管理員設定。 風險臨界值是可接受的風險層級,也就是不需執行風險回應策略即可容許的風險層級。風險臨界值很有用處,因為這些專案可能有上百個風險。 管理它們的唯一方式,就是專注在最重要的風險。

風險分數矩陣和風險臨界值都包含預設值。 您可以將這些值設為高或低,以適用於您的組織。 您可以在 [風險] 頁面上檢視您的風險是否高於臨界值。 您可能想要設計程序或流程以處理超出臨界值的風險。

更多資訊:

關於風險分數矩陣

設定風險臨界值

關於風險附註

您可以新增附註以記錄有關風險的其他資訊 (問題或變更要求)。 您所新增的附註會顯示在 [風險附註] 頁面的清單中。 它們會以建立的順序列出,而且最新的附註會顯示在清單的頂端。 從這個頁面,您可以將清單中的附註加以排序並且新增其他附註。

您無法編輯或建立風險附註的回覆。

更多資訊:

新增附註 (風險)

新增附註 (風險)

請遵循以下步驟:

  1. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [風險]。
  2. 開啟要新增附註的風險。
  3. 按一下 [附註]。
  4. 完成所有欄位,然後按一下 [新增] 儲存附註

與任務相關聯的風險

您可以將風險指派給現有任務,或建立新的任務。 您可以將風險指派給一或多個主要任務。 重要任務在某方面很重要。 例如,其他任務的開始日期可能與重要任務相關。您可以透過風險關聯任務頁面,檢視與風險相關聯的任務清單。

您可以讓所建立的風險與其他任務產生關聯,並在工作關聯風險頁面上加以檢視。 您無法回覆或編輯此頁面所列的風險。

更多資訊:

檢視與任務相關聯的風險清單

建立與風險相關聯的主要任務

讓現有任務與風險產生關聯

檢視與任務相關聯的風險清單

使用下列程序可檢視風險清單。 頁面上會顯示風險的名稱、優先順序、狀態、影響日期與受指派人的名稱。 具備專案存取權的資源可以檢視風險。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 按一下風險名稱。
  3. 按一下 [相關任務]。

更多資訊:

與任務相關聯的風險

讓現有任務與風險產生關聯

建立與風險相關聯的主要任務

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 按一下風險名稱。
  3. 按一下 [相關任務]。
  4. 按一下 [新建]。
  5. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    里程碑

    將任務指定為里程碑任務。 里程碑是具有到期日、但沒有持續期間 (介於開始與完成日期之間的一段期間) 的任務。經儲存後,[任務內容] 頁面上的 [開始] 欄位即會鎖定。

    預設:已清除

    附註:您無法將人員指派至里程碑,或將其指定為摘要任務。

    主要任務

    指定您是否要將此任務識別為主要任務。 重要任務在某方面很重要。 例如,其他任務的開始日期可能與重要任務相關。

    範例:如果此任務的完成對於其他任務的開始日期非常重要,那麼就可將此任務標示為主要任務。

    預設:已選取

    狀態

    根據 [完成 %] 的值顯示任務的狀態。 此欄位會根據任務的 [完成 %] 值自動計算及更新。

    值:

    • [已完成]。 指出 ETC 任務為 0,完成百分比為 100。
    • [未開始]。 指出實際工時未發佈,完成百分比為 0。
    • [已開始]。 在資源將實際工時發佈到任務指派時顯示。 任務的完成百分比介於 0 與 100 之間。

    預設:[未開始]

    完成 %

    定義在任務部份完成情況下,工作已完成的百分比。

    值:

    • 零。 任務尚未開始。
    • 1 到 99。 任務具有 ETC 或已發佈的實際工時,且任務尚未開始。
    • 100. 任務已完成。
    • 預設:0
    收費代碼

    定義任務的收費代碼。 如果同時輸入任務層級與專案層級的收費代碼,則前者會取代後者。

    必須開始時間

    定義任務必須開始的日期。 此日期會作為自動排程期間的日期限制。

    必須完成時間

    定義任務必須完成的日期。 此日期會作為自動排程期間的限制。

    開始日期不可早於

    定義任務可能的最早開始日期。 此日期會作為自動排程期間的限制。

    開始日期不可晚於

    定義任務可能的最晚開始日期。 此日期會作為自動排程期間的限制。

    完成日期不可早於

    定義任務可能的最早完成日期。 此日期會作為自動排程期間的限制。

    完成日期不可晚於

    定義任務可能的最晚完成日期。 此日期會作為自動排程期間的限制。

    從自動排程中排除

    指定您是否要在自動排程程序期間排除此任務的日期。

    預設:已清除

    必要:

    附註:此欄位會與自動排程頁面上的 [排除任務指派排程] 欄位搭配運作。 如果您將此任務從自動排程中排除,卻又指定要在自動排程期間允許對除外任務的資源指派日期進行變更,則自動排程程序會變更該任務的資源指派日期,並維持在任務的開始與完成日期之內。

  6. 儲存並提交變更。

讓現有任務與風險產生關聯

在風險與任務之間建立關聯,有助於您檢視任務關聯風險頁面上的關聯。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 按一下風險名稱。
  3. 按一下 [相關任務]。
  4. 按一下 [新增現有任務]。
  5. 選取要與風險產生關聯之任務旁的核取方塊,然後按一下 [連結至]。

更多資訊:

檢視與任務相關聯的風險清單

風險稽核記錄

[風險稽核記錄] 頁面可讓您檢視特定風險欄位何時變更,以及由誰變更。 這樣您就可根據資源與日期來追蹤變更。

您的 CA Clarity PPM 管理員可設定稽核,以稽核及保留對風險執行作業的記錄。 當您編輯風險時,變更會顯示在 [稽核記錄] 頁面上 (在 CA Clarity PPM 中檢視時)。

如需詳細資訊,請參閱《Studio 開發人員指南》

檢視稽核欄位 (風險)

您可以檢視針對某風險而變更的欄位。 這些欄位顯示於 [風險稽核記錄] 頁面上的清單中,內含進行變更之資源的名稱,以及變更時間。

您的 CA Clarity PPM 管理員必須設定要稽核的風險,您才能檢視 [風險稽核記錄] 頁面。

如需詳細資訊,請參閱《Studio 開發人員指南》

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 按一下風險名稱。
  3. 按一下 [稽核]。
  4. 篩選清單。

風險管理程序

您可以使用程序讓風險管理程序的某些元素自動化。 在您開始建立與維護風險管理程序之前,請確定您瞭解程序及其運作方式。

如需詳細資訊,請參閱《基礎知識使用者指南》

問題

[問題] 頁面可協助您建立及管理問題。 您可以從風險建立問題,以將重大風險提升至更高層級。 或者,您可以建立獨立於風險與變更要求外的問題。 如果是風險,您可以使問題與動作項目、任務和程序產生關聯。

如何使用問題

問題清單頁面會顯示現有問題的清單。 若要存取問題清單頁面,請開啟專案,然後從 [風險/問題/變更] 功能表中按一下 [問題]。

您可以採用以下方法管理問題:

如何建立問題

您可以為每個專案建立不限數目的問題。 如同專案、計劃和風險,您可以透過下列方式建立問題:

從變更要求建立問題

您可以從變更要求建立問題。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [變更要求]。
  3. 按一下變更要求的名稱。
  4. 按一下 [建立問題]。
  5. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位會提供說明:
    擁有者

    定義管理風險之資源的名稱。 此資源負責在問題的生命週期內,確認能正確管理及追蹤問題。 如果您從已關閉的風險建立問題,則此欄位的值會來自於 [風險內容] 頁面上的 [擁有者] 欄位。

    預設:目前登入的資源

    建立者

    顯示建立問題之資源的名稱。

    預設:目前登入的資源

  6. 完成 [明細] 區段中的欄位。
  7. 附加任何文件。
  8. 完成 [解決方法] 區段中的 [解決方法] 欄位。
  9. 儲存變更。

從另一個記錄系統匯入問題

如果您的組織使用不同的系統建立與監控問題 (例如 Microsoft Excel 或 Access),請使用 XML Open Gateway (XOG) 將這些問題匯入 CA Clarity PPM 中。

如需詳細資訊,請參閱《XML 開放式閘道開發人員指南》

關閉變更要求,並將其視為問題進行追蹤

您可以從現有問題快速建立變更要求。 會將一般欄位的基本資訊帶到新的變更要求,以便進行簡易安裝。 [問題內容] 頁面上會提供回到原始變更要求的連結,以便您輕鬆導覽各個記錄。

此外,您可以手動使問題或變更需求互相產生關聯。 關聯性有助於您瞭解問題與變更要求之間的關係,並可提供更理想的整體專案管理性。

按一下 [原始變更要求] 欄位中的 ID,以檢視原始變更要求。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟 [變更要求] 頁面。
  2. 將 [狀態] 變更為 [已結束]。
  3. 儲存變更。
  4. 按一下 [建立問題]。
  5. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位會提供說明:
    擁有者

    定義管理風險之資源的名稱。 此資源負責在問題的生命週期內,確認能正確管理及追蹤問題。 如果您從已關閉的風險建立問題,則此欄位的值會來自於 [風險內容] 頁面上的 [擁有者] 欄位。

    預設:目前登入的資源

    建立者

    顯示建立問題之資源的名稱。

    預設:目前登入的資源

  6. 完成 [明細] 區段中的欄位。 下列欄位會提供說明:
    目標解決日期

    定義解決問題的日期。 此日期必須等於或早於影響日期。

    預設:目前的日期

  7. 附加任何文件。
  8. 完成 [解決方法] 區段中的 [解決方法] 欄位。
  9. 儲存變更。

關於問題附註

您可以新增附註以記錄有關附註的其他資訊。 附註會顯示在 [問題附註] 頁面的清單中。 它們會以建立的順序列出,而且最新的附註會顯示在清單的頂端。 從這個頁面,您可以將清單中的附註加以排序並且新增其他附註。

您無法在問題附註中輸入回覆。

新增附註 (問題)

在 [問題] 頁面的清單區段中檢視附註。 但您無法建立對附註的回覆,或編輯對問題的附註。 任何有權存取專案之 [風險/問題/變更] 頁面的使用者,都能夠檢視附註。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]。
  2. 開啟要新增附註的問題。
  3. 按一下 [附註]。
  4. 完成所有欄位,然後按一下 [新增] 儲存附註與專案,接著按一下 [風險/問題/變更]。
  5. 開啟

與任務相關聯的問題

使用 [問題相關的任務] 頁面可讓任務與問題產生關聯,以及檢視與問題相關聯的任務清單。 您可以將任務、主要任務以及里程碑與問題產生關聯。 您無法回覆或編輯此頁面所列的問題。

根據預設,並非所有與問題相關聯的任務都會顯示在清單中。 若要檢視與問題相關聯的任務,請展開篩選器區段,在 [主要任務] 篩選器欄位中選取 [全部],然後按一下 [篩選]。

檢視與任務相關聯的問題清單

使用下列程序可檢視問題清單。 此頁面會顯示問題名稱、優先順序、目標解決日期,以及受指派人的名稱。 具備專案存取權的資源可以檢視問題。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]。
  3. 按一下問題的名稱。
  4. 按一下 [相關任務]。

更多資訊:

讓現有主要任務與問題產生關聯

讓現有主要任務與問題產生關聯

建立問題與任務之間的關聯性,有助於您透過任務關聯問題頁面檢視相同的問題。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]。
  3. 按一下問題的名稱。
  4. 按一下 [相關任務]。
  5. 按一下 [新增現有任務]。
  6. 選取要讓任務與問題產生關聯的任務核取方塊,然後按一下 [連結至]。

更多資訊:

與任務相關聯的問題

檢視與任務相關聯的問題清單

問題稽核記錄

使用 [問題稽核記錄] 頁面,可檢視特定問題明細中的變更,以及對其進行變更的資源。 您可以依據資源與日期來追蹤變更。

您的 CA Clarity PPM 管理員可決定必須針對稽核記錄而設定的內容欄位。

如需詳細資訊,請參閱《Studio 開發人員指南》

檢視稽核欄位 (問題)

您可以檢視曾經變更、或正在篩選器中針對問題而變更的屬性。 這些欄位顯示於 [問題稽核記錄] 頁面上的清單中,內含進行變更之資源的名稱,以及變更時間。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]。
  3. 按一下問題的名稱。
  4. 按一下 [稽核]。
  5. 篩選清單。

關於問題程序

您可以使用程序,讓問題管理程序的特定元素自動化。 例如,您可以建立會在問題相關任務完成時發出通知的程序。 在您開始建立與維護問題管理程序之前,請瞭解程序及其運作方式。

如需詳細資訊,請參閱《管理指南》

如需詳細資訊,請參閱《基礎知識使用者指南》

變更要求

您可以建立變更要求,以提交及追蹤利害關係人的要求。 變更要求是要擴充或縮減專案範圍/計劃或修訂排程的要求。 您可以對新的產品功能、增強功能要求、缺失或已變更的必要條件提出變更要求。 您可以在專案的整個生命週期中追蹤變更要求狀態。

如何使用變更要求

變更要求清單頁面會顯示現有變更要求的清單。 若要存取此頁面,請開啟專案,然後從 [風險/問題/變更] 功能表中按一下 [變更要求]。

您可以採用以下方式管理變更要求:

如何建立變更要求

您可以採用下列方式,為每個專案建立不限數目的變更要求:

建立變更要求

您可以藉由以下步驟,建立變更要求。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [變更要求]。
  3. 按一下 [新建]。
  4. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    擁有者

    指定管理要求之資源的名稱。 這些資源負責在生命週期期間,能確保正確管理及追蹤要求。

    預設:目前登入的資源

    建立者

    顯示建立此要求的資源之名稱。

    預設:目前登入的資源

  5. 完成 [明細] 區段中的欄位。
  6. 將所有文件附加到 [附件] 區段。
  7. 完成 [影響] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    對比較基準的影響

    定義要求中的變更對專案比較基準有何影響。

    對其他專案的影響

    定義要求對於其他專案有何影響。

    獲利

    定義此變更對於專案有何好處。

    成本變更

    定義要求可據以對專案預算成本進行變更的金額。 預算成本是在 [預算內容] 頁面上定義的欄位。

    排程變更

    定義此要求可能會延遲或加速整體專案排程的天數。

    資源變更

    定義一個數字,該數字必須能夠反映專案要求所需資源數目增加或減少的情況。

  8. 完成 [評估] 區段中的欄位。
  9. 儲存變更。

從風險建立變更要求

您可以從現有風險建立變更要求。 此外,[原始風險] 欄位會顯示在 [變更要求內容] 頁面中。 本欄位為衍生的變更要求之風險的連結。 基本資訊 (例如風險名稱和 ID 號碼) 會帶到新的變更要求中,以便您進行設定。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 按一下風險名稱。
  3. 按一下 [建立變更要求]。
  4. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    擁有者

    指定管理要求之資源的名稱。 這些資源負責在生命週期期間,能確保正確管理及追蹤要求。

    預設:目前登入的資源

    建立者

    顯示建立此要求的資源之名稱。

    預設:目前登入的資源

  5. 完成 [明細] 區段中的欄位。
  6. 完成 [影響] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    對比較基準的影響

    定義變更要求對專案比較基準的影響。

    對其他專案的影響

    定義變更要求對其他專案的影響。

    獲利

    說明此變更對於專案有何好處。

    成本變更

    定義要求可據以對專案預算成本進行變更的金額。 預算成本是在 [預算內容] 頁面上定義的欄位。

    排程變更

    定義此要求可能會延遲或加速整體專案排程的天數。

    資源變更

    定義一個數字,該數字必須能夠反映專案要求所需資源數目增加或減少的情況。

  7. 完成 [評估] 區段中的欄位。
  8. 儲存變更。

附註:若要結束變更要求,請將狀態變更為 [已結束]。

更多資訊:

建立變更要求

關閉變更要求

解決變更要求之後,請將其狀態變更為 [已關閉],然後輸入此要求的最終解決方法。 解決方法明細可協助您在日後規劃或處理專案時,能夠重現要求的結果。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟必須關閉的變更要求。

    變更要求主頁頁面就會顯示。

  2. 在 [一般內容] 區段中,完成下列欄位:
    狀態

    指定變更要求的狀態。

    值:[開啟]、[工作進行中]、[已關閉] 或 [已解決]

    預設:開啟

    必要:

    將狀態選取為 [已關閉]。

    原因

    輸入要求變更的原因。

  3. 儲存變更。

附註 (變更要求)

您可以新增附註以記錄有關要求的其他資訊。 您所新增的附註會顯示在 [變更要求附註] 頁面的清單中。 附註會依照其建立順序列出,最新的附註會顯示於清單頂端。 在此頁面中,您可以排序附註清單,以及新增其他附註。 您無法在變更要求附註中建立回覆。

建立變更要求附註

新的變更要求會顯示在 [變更要求附註] 頁面上。 變更要求附註會顯示在頁面的清單區段中。 您只能檢視頁面上的附註。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [變更要求]。
  3. 開啟要新增附註的要求。
  4. 按一下 [附註]。
  5. 完成所有欄位,然後按一下 [新增] 儲存附註。

關於變更要求稽核記錄

[變更要求稽核記錄] 頁面可讓您檢視特定要求欄位何時變更,以及由誰變更。 這樣您就可根據資源與日期來追蹤變更。

您的 CA Clarity PPM 管理員可設定稽核,以稽核及保留對變更要求執行作業的記錄。 當您編輯變更要求時,變更會顯示在 [稽核記錄] 頁面上 (在 CA Clarity PPM 中檢視時)。

如需詳細資訊,請參閱《Studio 開發人員指南》

檢視稽核欄位 (變更要求)

您可以檢視曾經變更之要求的屬性。 這些欄位會顯示在 [變更要求稽核記錄] 頁面的下半部。 明細中包含對其進行變更的資源名稱及變更時間。

您的 CA Clarity PPM 管理員必須設定要稽核的風險,您才能檢視 [變更要求稽核記錄] 頁面。

如需詳細資訊,請參閱《Studio 開發人員指南》

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。

    風險頁面隨即顯示。

  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [變更要求]。

    [變更要求] 頁面就會顯示。

  3. 開啟要求,然後按一下 [稽核]。

    變更要求稽核記錄頁面就會顯示。

  4. 篩選清單。

    要求的稽核欄位隨即顯示。

關於變更要求的程序

您可以使用程序,讓變更要求程序的某些元素自動化。 例如,您可以建立會在變更要求稽核記錄進行變更時對您發出通知的程序。 在您開始建立與維護變更要求程序之前,請瞭解程序及其運作方式。

如需詳細資訊,請參閱《基礎知識使用者指南》

關於動作項目 (專案)

動作項目是您指派給自己或他人,以及他人指派給您的非任務工作單位。 您可以使用動作項目追蹤專案的進度,並協助確保專案準時完成。

更多資訊:

如何使用動作項目 (專案)

如何使用動作項目 (專案)

與專案相關的動作項目會列在 [總覽] 頁面上的 [動作項目] Portlet 中。 這些項目也會列在 [組合管理動作項目] 頁面上,以及 [動作項目] 頁面上的專案內。

您可以在 [動作項目內容] 頁面中,修改動作項目的一般、通知與受指派人屬性。 您只能針對其他資源為您建立及指派的動作項目更新狀態。

您可以採用下列方式,管理動作項目:

建立動作項目 (專案)

從專案內建立與您的專案相關的動作項目。 動作項目一經建立,您會自動成為動作項目的擁有者,而您也可以將其指派給可存取這些項目的資源。 由於身為擁有者,您就可以修改及刪除此項目。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟 [首頁],從 [個人] 按一下 [組合管理]。
  2. 按一下 [新建]。
  3. 完成 [一般] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    週期性

    指出動作項目是否定期發生。 若動作項目只發生一次,請清除此核取方塊。

    頻率

    指定動作項目重複發生的頻率。 例如,如果您每週都需要狀態報告,請在 [頻率] 欄位中輸入 1。

  4. 完成 [通知] 區段中的欄位。 下列欄位需要說明:
    通知受指派人

    指出被指派的資源是否會在 [總覽] 頁面上接收電子郵件或 SMS 通知。

    預設:已清除

    傳送提醒

    表示在動作項目到期時,是否將提醒電子郵件通知傳送給指派的一個或多個資源。

    預設:已清除

    提醒之前的時間

    如果選取了 [傳送提醒] 核取方塊,則此欄位會定義提醒應在項目到期前多久的時間執行。 例如,在此欄位中輸入 15,並在 [單位] 欄位中選取 [分鐘]。

  5. 選取資源,以便指派 [受指派人] 區段中的動作項目。
  6. 儲存變更。

附註

您可以新增附註以記錄有關風險、問題或變更要求的其他資訊。 您所新增的附註會顯示在 [附註] 頁面的清單中。 附註會依照其建立順序列出,最新的附註會顯示於清單頂端。 在此頁面中,您可以排序附註清單,以及新增其他附註。 您無法對附註建立回覆。

新增附註 (風險)

請遵循以下步驟:

  1. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表。
  2. 按一下 [風險]、[問題] 或 [變更要求]。
  3. 開啟風險、問題或變更要求以便新增附註。
  4. 按一下 [附註]。
  5. 完成所有欄位,然後按一下 [新增] 儲存附註。

為問題新增附註

在 [問題] 頁面的清單區段中檢視附註。 但您無法建立對附註的回覆,或編輯對問題的附註。 任何有權存取專案之 [風險/問題/變更] 頁面的使用者,都能夠檢視附註。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]。
  2. 開啟要新增附註的問題。
  3. 按一下 [附註]。
  4. 完成所有欄位,然後按一下 [新增] 儲存附註。

為變更要求新增附註

新的變更要求會顯示在 [變更要求附註] 頁面上。 變更要求附註會顯示在頁面的清單區段中。 您只能檢視頁面上的附註。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [變更要求]。
  3. 開啟要新增附註的要求。
  4. 按一下 [附註]。
  5. 完成所有欄位,然後按一下 [新增] 儲存附註。

稽核記錄

使用 [問題稽核記錄] 頁面,可檢視特定問題明細中的變更,以及對其進行變更的資源。 您可以依據資源與日期來追蹤變更。

您的 CA Clarity PPM 管理員可決定必須針對稽核記錄而設定的內容欄位。

如需詳細資訊,請參閱《Studio 開發人員指南》

BCL--檢視稽核欄位 (風險)

您可以檢視曾經變更、或正在篩選器中針對問題而變更的屬性。 這些欄位顯示於 [問題稽核記錄] 頁面上的清單中,內含進行變更之資源的名稱,以及變更時間。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [風險]。
  3. 按一下風險名稱。
  4. 按一下 [稽核]。
  5. 篩選清單。

檢視稽核欄位 (問題)

您可以檢視曾經變更、或正在篩選器中針對問題而變更的屬性。 這些欄位顯示於 [問題稽核記錄] 頁面上的清單中,內含進行變更之資源的名稱,以及變更時間。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [問題]。
  3. 按一下問題的名稱。
  4. 按一下 [稽核]。
  5. 篩選清單。

檢視稽核欄位 (變更要求)

您可以檢視曾經變更,或已在篩選器中針對變更要求而變更的屬性。 這些欄位顯示於變更要求稽核記錄頁面上的清單中,內含進行變更之資源名稱以及變更時間。

請遵循以下步驟:

  1. 開啟專案,然後按一下 [風險/問題/變更]。
  2. 開啟 [風險/問題/變更] 功能表,然後按一下 [變更要求]。
  3. 按一下變更要求的名稱。
  4. 按一下 [稽核]。
  5. 篩選清單。