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Creazione di report

Per creare un report, attenersi alla procedura riportata di seguito:

1. Creare tutte le cartelle richieste di report: è necessario creare tutte le cartelle in anticipo in modo che siano disponibili durante il salvataggio di ogni nuovo report salvato. In genere ogni contratto dispone di una propria cartella che include una cartella esecutiva per i report di livello superiore.
2. Definire i criteri di filtro del report tramite la procedura guidata di creazione report: ogni report salvato viene avviato con la generazione del report tramite la procedura guidata di creazione report. Nella Procedura guidata di creazione report vengono selezionati i criteri di filtro richiesti e viene generato un report. Gli amministratori IT possono impostare i parametri del report per designare i campi definiti dall'utente che devono essere compilati dall'utente/visualizzatore del report, consentendo la generazione di risultati di report specifici per gli interessi di tale utente.

   Durante la generazione di un report per l'impostazione come report salvato, è molto importante definire i criteri di filtro in modo più flessibile possibile. In questo modo si evitano azioni non necessarie mentre il sistema si espande e si evolve. L'obiettivo deve essere di assicurare che ogni report visualizzi sempre le informazioni correnti e aggiornate. Ad esempio, se un report attualmente visualizza tre componenti del servizio, in futuro, all'aggiunta di nuovi componenti del servizio, è importante che questo servizio sia aggiunto automaticamente al report e non richieda la configurazione di un nuovo report. Oppure, in caso di report mensile, il report attualmente visualizza tre mesi, quindi nel prossimo mese deve visualizzare quattro mesi, incluso l'ultimo mese. In molti casi, i report devono sempre visualizzare i dati degli ultimi sei mesi. Questi tipi di report a finestra scorrevole sono estremamente utili rispetto ai report con durata fissa perché non richiedono un'ulteriore attenzione una volta creati.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per impostare i criteri di filtro per i report salvati:

Scheda Criteri

• Utilizzando l'opzione Solo dati di business i dati visualizzati sono limitati solo ai dati associati al periodo di riferimento della metrica.
  • Esprimere sempre la preferenza per l'opzione di raggruppamento o l'opzione di esecuzione report invece di selezionare la metrica specifica su cui eseguire il report.
  • Impostare un intervallo di tempo dinamico. Se viene impostato come un intervallo di tempo fisso, il report mostra sempre gli stessi risultati. Ad esempio, Last 3 Months (Ultimi tre mesi) è un intervallo dinamico.

Scheda Varie

• Verificare se nel report devono essere presentati periodi incompleti oppure no. In tal caso, selezionare l'opzione Periodi incompleti dall'elenco. In genere, durante la configurazione dei report, il periodo incompleto viene escluso perché non è un risultato finale e, di conseguenza, non un risultato di business.
• Progettare il layout del report. Una volta generato il report, è possibile progettare il relativo layout tramite lo strumento di progettazione nella pagina del report. La progettazione potrebbe avere requisiti specifici in base al destinatario previsto del report. È consigliabile creare più layout di progettazione, uno per ogni possibile scenario, da applicare al resto dei report da generare. Quindi, quando si definiscono i criteri del report, nella scheda Visualizza, scegliere Usa progettazione da.

  Nota: per suggerimenti su come utilizzare lo strumento di modifica per progettare il layout dei report, consultare la sezione successiva.

Scheda Generale

• Salvare il report. Una volta generato e progettato il report, può quindi essere salvato nella relativa cartella.
• Durante il processo di salvataggio del report, viene associato agli utenti cui è consentito l'accesso. È pertanto importante disporre di un gruppo di utenti già definito in modo che sia possibile associare i report agli utenti. Gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono essere associati al report in una seconda fase utilizzando le opzioni della cartella.
• Associare il report correlati in modo da semplificare la navigazione tra report simili o la creazione di una relazione tra i report per utenti di tali report.
• Nella pagina Cartella dei report, è possibile creare report, report di raggruppamento, report composti, report in formato libero, booklet, collegamenti e cartelle, nonché eseguire ricerche dei report.

  Dal menu Report, fare clic su Cartella dei report. Viene visualizzata la pagina Cartella dei report, in cui è riportato un elenco dei report.