Nachdem ein Dokument den vollständigen Genehmigungsprozesszyklus durchlaufen hat, kann es veröffentlicht werden. Ein Dokument, das veröffentlicht wurde, wird zum angegebenen Startdatum, das standardmäßig dem aktuellen Datum entspricht, Teil der anzeigbaren Knowledge Base. Das Dokument ist nur für die Gruppen anzeigbar, die über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen.
Wenn ein Knowledge-Dokument veröffentlicht wird, ist der Benutzer in der Regel nicht berechtigt, das Dokument zu bearbeiten, es sei denn, die Veröffentlichung wird rückgängig gemacht. Dann können Änderungen vorgenommen werden. Während dieser Zeit ist das Knowledge-Dokument offline und für Benutzer nicht verfügbar. Der Eigentümer des Dokuments, ein Knowledge Manager oder ein Systemadministrator, kann die Veröffentlichung eines Dokuments über die Schaltfläche "Überarbeiten" und das Kontrollkästchen "Veröffentlichung rückgängig machen". Ein Dokument, dessen Veröffentlichung rückgängig gemacht wurde, erhält wieder den Status „Entwurf“. Ein Administrator-Benutzer kann dann den nächsten Schritt im Workflow-Vorgang auswählen.
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