Un document peut être publié une fois qu'il a suivi le cycle du processus d'approbation complet. Un document qui a été publié fait partie de la base de connaissances consultable à la date de début, qui est par défaut la date actuelle. Le document est consultable uniquement par des groupes auxquels on a accordé des droits d'accès pour le lire.
Lorsqu'un document de connaissances est publié, l'utilisateur n'est généralement pas autorisé à modifier le document, sauf si sa publication est préalablement annulée ; des modifications peuvent alors être effectuées. Pendant ce temps, le document de connaissances est hors ligne et inaccessible aux utilisateurs. Le propriétaire du document, un gestionnaire de connaissances ou un administrateur système peuvent annuler la publication du document à l'aide du bouton Remanier et de la case à cocher Annuler la publication. L'annulation de la publication d’un document rétablit son état de brouillon. Un utilisateur administratif peut alors sélectionner la prochaine étape du flux de travaux.
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