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Gestión de acciones de solicitud pendientes

Cuando se envía una cesta de la compra o solicitud, entra en la fase de aprobación o cumplimiento posterior. El proveedor de servicios puede determinar los procesos empresariales para aprobación y cumplimiento de los servicios y las opciones de servicio del catálogo. Durante la aprobación y el cumplimiento, es probable que se asignen a una persona las tareas correspondientes.

Si tiene una tarea de aprobación o cumplimiento de solicitud asignada o está asignada a un grupo del que es miembro, es posible que reciba un correo electrónico en el que se le notifique que se le ha asignado una tarea. Asimismo, puede ver las solicitudes de las que tiene asignada una tarea de aprobación o cumplimiento en la lista Acción pendiente. Para consultar la lista de acciones pendientes, haga clic en el vínculo Pendiente de mi acción en la sección Búsqueda de solicitudes de la ventana Solicitudes.

Nota: Esta sección de la ventana Solicitudes muestra también cuántas solicitudes están pendientes de que finalice una tarea de aprobación o cumplimiento.

La lista Acción de solicitud pendiente muestra la lista de las solicitudes de las que tiene una tarea de aprobación o cumplimiento asignada. También es posible filtrar esta lista de asignaciones por nombre de usuario, nombre de grupo o todo.

La lista Acción de solicitud pendiente muestra los siguientes campos:

• ID: ID de solicitud asignado por el sistema.
• Nombre: nombre de la solicitud elegido por el usuario.
• Solicitado por: el usuario que creó la solicitud.
• Prioridad: prioridad definida para la solicitud.
• Fecha de creación/modificación: fecha y hora de creación y última modificación de la solicitud
• Grupo/tomado por: si se ha asignado una solicitud con acción pendiente a un grupo, el nombre del grupo aparece en esta columna. Si un usuario toma la solicitud con acción pendiente, en la lista se muestra el nombre del usuario y la información del grupo.
• Delegación: si se ha delegado una solicitud con acción pendiente, esta columna muestra los nombres del usuario que la delegó y del usuario en el que se delegó.
• Estado: estado actual de la solicitud.

Mediante la lista Acción de solicitud pendiente puede realizar lo siguiente:

• Consultar el historial del estado de una solicitud (incluidas sus acciones pendientes) haciendo clic en el valor de la columna Estado.
• Ver los detalles de una solicitud.
• Abrir la ventana de aprobación o cumplimiento de una solicitud.
• Editar la información adicional de una solicitud.
• Enviar un correo electrónico sobre la solicitud.
• Asumir la propiedad de una acción de solicitud pendiente asignada a un grupo al que pertenece.
• Devolver la propiedad de una acción de solicitud pendiente a una cola, después de haber tomado la solicitud de la cola, pero sin haber aprobado o cumplido la solicitud.
• Transferir o delegar una acción de solicitud pendiente a otro usuario de su organización.
• Sustituir, reintentar o ignorar solicitudes que han quedado bloqueadas.

La capacidad de transferir o delegar acciones de solicitud pendientes es especialmente útil cuando el usuario designado originalmente para aprobar o completar las solicitudes deja de estar disponible debido a una emergencia, enfermedad, vacaciones u otra razón. De igual modo, la capacidad de tomar y devolver acciones de solicitud pendientes a una cola de grupo (si se usa) ayuda a mantener una carga de trabajo equilibrada entre los miembros del equipo. Todas estas capacidades juntas ayudan a los usuarios de la organización a trabajar como un equipo a fin de completar las solicitudes con toda puntualidad, aunque haya situaciones que requieran un cambio de planes.

Los administradores de las solicitudes pueden buscar todas las solicitudes, incluidas las que se encuentran asignadas a otros usuarios. Los administradores de las solicitudes tienen una de las siguientes funciones: Administrador de Service Delivery, Superadministrador de unidad de negocio, Administrador, Administrador de catálogo y Gestor de solicitudes. Si las solicitudes ya se encuentran asignadas a un usuario para su aprobación o cumplimiento, los administradores podrán completar estas solicitudes o transferirlas a otros usuarios, incluidos ellos mismos.

Para obtener una lista completa de reglas para el manejo de acciones de solicitud pendientes, consulte Reglas para acciones de solicitud pendiente.

Durante el proceso de aprobación o cumplimiento necesario, las solicitudes pueden quedar bloqueadas, normalmente debido a un error del sistema o del usuario. Aquí, bloqueada significa que se ha aprobado la subida de nivel de la solicitud pero aún así sigue en el estado actual. En casos excepcionales, cuando el reintento automático está activado, las solicitudes pueden quedar bloqueadas incluso después de haber acabado todos los reintentos. Para mejorar la eficacia de la gestión de solicitudes y reducir la carga del sistema, es recomendable sustituir, reintentar o ignorar las solicitudes bloqueadas tan pronto como se detecten. Para obtener más información, consulte Ignorar, volver a intentar o cancelar alertas.

Más información:

Visualización y modificación de solicitudes

Edición de solicitudes

Envío por correo electrónico de solicitudes