Nei processi è possibile utilizzare avvisi di posta elettronica per segnalare agli utenti o agli amministratori la presenza di errori o incidenti o per informare gli utenti sul completamento di un processo o di un'attività.
Quando si progettano gli avvisi in un processo, per prima cosa è necessario definire i destinatari principali. Ad esempio, è possibile informare un unico amministratore quando un processo ha esito positivo, negativo o è in attesa di un input da parte dell'utente. Inoltre, è possibile creare un gruppo di destinatari per notificare i manager che possono avere bisogno di ricevere report mensili.
Creare processi separati non solo per inviare avvisi, ma anche per gestire la segnalazione ed eseguire altre attività relative all'avviso. Pertanto, se necessario, richiamare il processo di avviso da altri processi mediante l'operatore Avvia processo.
In CA Process Automation utilizzare sempre le variabili dell'oggetto del set di dati per specificare destinatari, utenti, gruppi, profili e password di account per la posta elettronica. Utilizzare le variabili per impostare i parametri nell'operatore Invia messaggio di posta. Se vengono apportate alcune modifiche, è necessario correggere solo le variabili in un oggetto del set di dati anziché in tutti i processi che utilizzano i valori.
Poiché gli individui cambiano, è possibile definire gruppi di utenti di posta elettronica o alias di posta elettronica basati sulla funzione o sul ruolo. Nel caso di un avvicendamento del personale è possibile modificare le persone assegnate agli alias senza dover correggere le variabili. La propria azienda potrebbe avere già creato alcuni alias per determinati ruoli o gruppi.
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