Il flusso di lavoro basato su criterio consente di assoggettare un evento o un'attività di amministrazione al controllo del flusso di lavoro in base alla valutazione di una regola. In tal modo, anziché far sì che sia sempre un evento o un'attività di amministrazione ad avviare il processo del flusso di lavoro, è il processo del flusso di lavoro ad essere eseguito e a generare un elemento di lavoro se la regola associata all'evento o attività di amministrazione è vera.
La condizione che determina se avviare un processo di lavoro è una regola di approvazione. Se avviato, il processo del flusso di lavoro assoggetta l'evento o l'attività di amministrazione al controllo del flusso di lavoro aggiungendo un elemento all'elenco dei lavori di un revisore.
Un criterio di approvazione comprende la regola di approvazione, il tipo di valutazione della regola, l'ordine del criterio, la descrizione del criterio e il processo del flusso di lavoro.
Ad esempio, quando si crea un nuovo gruppo, è possibile definire un criterio di approvazione per assoggettare CreateGroupEvent al controllo del flusso di lavoro e creare un elemento di lavoro solo se il nuovo gruppo fa parte di un'organizzazione di livello superiore designata. Se il nuovo gruppo non fa parte di una tale organizzazione, il processo del flusso di lavoro non viene eseguito e non viene creato alcun elemento di lavoro.
Se un evento presenta regole multiple, sarà necessaria l'approvazione di tutti i flussi di lavoro associati all'evento affinché l'evento stesso venga approvato. Analogamente, per un'attività di amministrazione è possibile definire un criterio di approvazione per assoggettare CreateGroupEvent al controllo del flusso di lavoro e creare un elemento di lavoro solo se il nome del nuovo gruppo inizia con Vendite. Se il nome del nuovo gruppo non inizia con Vendite, il processo del flusso di lavoro non viene eseguito e non viene creato alcun elemento di lavoro.
È possibile creare una regola con criteri da valutare sempre o soltanto quando un determinato attributo o oggetto gestito varia, ad esempio se il valore dello stipendio di un dipendente cambia.
Nota: Nelle versioni precedenti del flusso di lavoro basato sul criterio, le eventuali modifiche apportate agli attributi da un responsabile dell'approvazione venivano inviate per una nuova approvazione. Con l'approvazione e il rifiuto a livello di attributo, le modifiche effettuate in qualsiasi fase vengono approvate solo una volta. L'elemento di lavoro non viene mai inoltrato per una nuova approvazione, anche se l'attributo contenuto nella regola viene modificato. Approvata una modifica, il responsabile dell'approvazione visualizzerà di nuovo l'elemento di lavoro solo quando verrà inoltrata una nuova modifica o l'attività sarà inoltrata nuovamente.
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