Ressursallokeringer › Slik finner, bestiller og allokerer du ressurser: › Erstatte ressurser på investeringer.

Erstatte ressurser på investeringer.

Du kan generere en liste over ressurser med samme rolle og tilgjengelighet i investeringsperioden. Du kan også bruke denne fremgangsmåten til å erstatte en ressurs på et prosjekt. Følgende regler gjelder:

• Når du erstatter en ressurs, overføres ikke faktiske data, ventende faktiske data og den opprinnelige planen for den opprinnelige til den nye deltakeren. Bare gjenværende ETF overføres til den nye deltakeren.
• Den opprinnelige deltakeren må fylle ut eventuelle utestående tidsoppføringer, slik at de faktiske dataene legges inn før erstatningen skjer.
• Prosjektrollen til den opprinnelige deltakeren overføres til den nye deltakeren (hvis du ikke erstatter en rolle med en annen rolle).
• Hvis et prosjekt er låst, kan du ikke bytte ut eksisterende teammedlemmer fordi byttet kan føre til at et teammedlem slettes og tildelinger overføres. Erstatt-knappen er deaktivert i slike situasjoner. I tillegg kan du bare bytte ut én ressursrolle (uten å erstatte aktivitetstildelingene) basert på innstillingene for rolleerstatning. Kontakt systemansvarlig hvis du ønsker mer informasjon om denne innstillingen.

Følg denne fremgangsmåten:

1. Åpne ressursen og klikk på Allokeringer.
2. Klikk på ikonet for ressurssøkeren ved siden av investeringen for å erstatte en ressurs.
3. Legg inn filterverdier for å begrense ressurslisten.
4. Klikk på Vis alle for å vise alle ressurser.
5. Undersøk følgende felter:

   Tilgjengelighet

   Angir prosjektperioden og antall timer ressursen du bytter ut, har vært allokert til prosjektet. Både de allokerte datoene og de allokerte timene overføres til erstatningen.

   Tilgjengelighetstreff

   Viser et vektet gjennomsnitt som tar hensyn til arbeidsperioden og tilgjengeligheten for hver ressurs. Hvis du ikke legger til noen kompetansespesifikasjoner i søkevilkårene, kopierer kolonnen Total match tallet for Tilgjengelighetstreff. Kolonnen Kompetansematch forblir tom. Hvis du søker etter kompetanse- og tilgjengelighetsvilkår, vil kolonnen Total match vise et gjennomsnitt for de to poengsummene.

6. Det kan hende følgende melding vises øverst på siden:

   Samsvarsvurderinger kan være upresise hvis datoene for tilgjengelighet ikke faller innenfor følgende område: ddmmåå - ddmmåå
   

   Denne meldingen angir et avvik mellom datointervallet i meldingen og dataene i Tilgjengelighet-feltet. Det betyr at poengsummen for Tilgjengelighetstreff kan være unøyaktig. Datoene i Tilgjengelighet-feltet er for eksempel 01.09.15–07.02.16 og datointervallet i meldingen er 07.09.15–07.09.15. En én-til-én-sammenligning for en ressurs finnes ikke, og denne betingelsen senker den totale poengsummen for tilgjengelighetstreff.

7. Hvis du vil erstatte den forrige ressursen, velger du en eller flere ressurser og klikker på Erstatt.
8. Klikk på Ja for å bekrefte valget.

   Allokeringssiden åpnes. Som et resultat av at du har skiftet ut ressursen, vises ikke lenger investeringen i listen over investeringer for ressursen.

9. Hvis de tilgjengelige timene for en ressurs er færre en det totale antallet timer, åpnes siden for bekreftelse av gjenstående tilgjengelighet (ikke bestillingen). Hvis du legger til ressurser til prosjektet eller investeringen, viser siden for bekreftelse av gjenstående tilgjengelighet at ressursen er overbestilt. Hvis du bestiller 100 prosent (standard) tilgjengelighet for ressursen, viser kolonnen 100 % ressursallokering antallet timer som utnyttes. Kolonnen Gjenstående tilgjengelighet angir det faktiske antallet arbeidstimer som ressursen har tilgjengelig for å arbeide på prosjektet.

   Velg én av følgende verdier:

   • Overalloker for å overallokere ressursen.
   • Bare gjenstående for å bestille ressursen for det antallet timer som står i kolonnen Gjenstående tilgjengelighet.

Eksempler på ressurstilgjengelighet

Dette emnet forklarer relasjonene mellom en ressurskalender med skiftjusteringer, en basiskalender og Tilgjengelighet-feltet. Disse relaterte verdiene påvirker beregninger av ressurstilgjengelighet, planleggingsgrafer og manglende tidsrapport.

Ressurstilgjengelighet er basert på kalenderen for ressursen. Hvis en ressurs har en kalender med skift, gjenspeiler tilgjengeligheten i ressursplanleggingsportleter og rapporter disse skiftene.

Eksempel: Kalendere med uregelmessige skift

Som ressursansvarlig vil du implementere følgende arbeidsskift:

Normale timer fra 1. januar til 30. juni og fra 1. september til 31. desember

• Mandag til torsdag: 08.30-14:00 og 15.30-18.30
• Fredag: 08.30-14.30

Sommertid fra 1. juli til 31. august

• Mandag til fredag 08.00-14.30

Følg denne fremgangsmåten:

1. Klikk På Administrasjon. Klikk på Basiskalendere under Prosjektledelse.
2. Opprett en basiskalender for normale virkedager med to skift og det unike korte skiftet på fredager.
3. Velg mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og angi de to skiftene i én kalender.
4. Velg fredag og angi skiftet som begynner kl. 08.30 i samme kalender.
5. Bruk dette oppsettet for følgende måneder: januar til juni og september til desember.
6. Opprett en basiskalender for de to sommermånedene.
7. For månedene juli og august angir du det nye sommerskiftet som starter kl. 08.00 på alle virkedager.

   Obs! Du kan også bruke én kalender og justere hver virkedag i juli og august.

8. Gå til ressursprofilen for hver ressurs og tildel en kalender.

   Du ser skiftene på kalenderne deres. Ressurstilgjengelighetsfeltet varierer fra én ressurs til en annen, selv om de er tildelt til samme kalender.

   • Hver ressurs arbeider 8,5 timer per dag i 4 dager, og 6 timer på fredag. Tilgjengeligheten er 40 timer per uke eller 160 timer per måned.
   • I de to sommermånedene arbeider hver ressurs 6,5 timer per dag i fem dager. Tilgjengeligheten er 32,5 timer per uke eller 130 timer per måned.
   • Du kan ha andre ressurser som er tildelt til en annen kalender. For eksempel 8 timer per dag og 5 dager i uken. Tilgjengeligheten er 40 timer per uke eller 160 timer per måned.
9. Du kan justere en tildelt en kalender på ressursnivå. Du kan for eksempel legge til én eller flere feriedager i ressurskalenderen. En ressurs på ferie i 2 dager viser en reduksjon i tilgjengelighet. Tilgjengeligheten av en ressurs som arbeider 8,5 timer per dag, reduseres med 17 timer for en to dagers ferie. Men tilgjengeligheten av en ressurs som arbeider 6,5 timer per dag, reduseres bare med 13 timer for en to dagers ferie.
10. Portleter, sider og rapporter bruker tidssektorer for tilgjengelighetsmengder. Tilgjengelighet avledes alltid fra ressurskalenderen. Den opprinnelige verdien du oppgir i feltet Tilgjengelighet på ressursens profil, brukes ikke i beregninger av tilgjengelighet.

    Obs! I stedet for timer kan du også bruke FTE-er til å måle ressurstilgjengelighet. For å beregne FTE-tilgjengelighet deler applikasjonen ressursens tilgjengelighet på standardkalenderen.

11. Klikk på Start-menyen. Klikk på Ressurser under Ressursadministrasjon.
12. Åpne en ressurs.
13. Angi Tilgjengelighet-feltet for hver enkelt ressurs for å gjenspeile deres tilgjengelighet. Tilgjengelighet kan være forskjellig, selv for ressurser som er tildelt til samme basiskalender. Du tildeler for eksempel en ressurs som vanligvis er tilgjengelig 6 timer per dag, til en basiskalender med fem 8-timersskift. Tilgjengelighet-feltet viser 5,65. Når du endrer basiskalenderen til en med 8,5-timersskift, viser tilgjengelighetsfeltet 6,38. Du kan også justere skiftene på den individuelle ressurskalenderen. Verdien du angav sist (Tilgjengelighet eller Basiskalender med eller uten justeringer) bestemmer deres nyeste tilgjengelighet.

    Obs! Tilgjengelighetsverdiene i portleter og rapporter beregnes også på samme måte.

Eksempel: Ressurstilgjengelighet

Dette eksemplet demonstrerer månedlig ressurstilgjengelighet.

1. Opprett en basiskalender for desember med 5-timersskift per dag.

   Desember har 22 dager. Totalt antall timer er (5×22) = 110.

2. Tildel denne basiskalendere til en ressurs.

   Daglig ressurstilgjengelighet er 5.

3. Endre verdien i Tilgjengelighet-feltet fra 5 til 8.

   Kalenderen viser fremdeles 5-timersskift.

   Portleter viser desembertilgjengelighet som (8×22) = 176 timer.

4. Endre ressurskalenderen for å gjenspeile 4-timersskift for desember for denne ressursen. Tilgjengeligheten for ressursen er større enn 4 fordi du tidligere har angitt en verdi på 8.
5. Tilgjengelighet-feltet viser 8, basiskalenderen viser 5, og ressurskalenderen viser 4. Den beregnede tilgjengeligheten i timer for ressursen for desember er som følger:

   (4/5) × 8 × 22 = 140,8 
   

Eksempel: Ressursallokeringer

Når du bestiller en ressurs som en deltaker til en investering, genererer applikasjonen en allokeringsmengde for hver ressurs. Du kan beregne ressursallokering ved hjelp av følgende formel:

Ressursallokeringsmengde = (Tilgjengelighet) x (Antall ressursarbeidsdager i investeringstidsperioden) 

Antall arbeidsdager for en enkeltressurs under investeringsperioden er basert på ressurskalenderen. Alle dager som en ressurs er tilgjengelig under en investeringstidsperiode, telles, inkludert start- og sluttdatoen.

Følgende liste viser for eksempel ukentlig tilgjengelighet for noen ressurser under en investeringstidsperiode:

• Ressurs A arbeider fire timer om dagen, fem dager i uken
• Ressurs B arbeider åtte timer om dagen, fem dager i uken
• Ressurs C arbeider åtte timer om dagen, tre dager i uken

  Hvis alle ressursene er allokert med 100 prosent til investeringen i tre uker, blir allokeringen som følger:

• Ressurs A = 60 timer
• Ressurs B = 120 timer
• Ressurs C = 72 timer

  Hvis du forsøker å overallokere en ressurs ved å bemanne flere investeringer med ressursen, får du en advarsel. En overallokert ressurs kan ikke utføre arbeidet på en effektiv måte eller fullføre det innen den angitte sluttdatoen. Derfor er det viktig at du holder oversikt over hvordan ressursene allokeres til investeringer.

  I disse eksemplene er John, Bill og Sue Marys direkte underordnede:

• John er fast bestilt for 20 timer neste uke på prosjekt A, og soft-bestilt for 10 timer på prosjekt B. Det totale behovet for John neste uke er 30 timer.
• Bill er fast bestilt for 40 timer neste uke på prosjekt A, og har en blandet bestilling for 20 timer på prosjekt B. Det totale behovet for Bill neste uke er 60 timer.
• Sue er ikke allokert til noen prosjekter. Behovet for Sue is 0 timer.
• En rolle er angitt og soft-bestilt for 35 timer neste uke på prosjekt A. I rolleegenskapene for det aktuelle prosjektet, er Marys team angitt som ONS-enhet for deltakere. Behovet for den rollen for Marys team er 35 timer neste uke.
• Den totale allokeringen (behovet) neste uke for ressursene i Marys organisasjon er 125 timer: 60 timer fast bestilte deltakere, 30 timer soft-bestilte deltakere og 35 timer soft-bestilte tomme roller.