Alokacje zasobów › Jak wyszukiwać, rezerwować i alokować zasoby › Zastępowanie zasobów w inwestycjach

Zastępowanie zasobów w inwestycjach

Można wygenerować listę zasobów o tej samej roli i dostępności w okresie trwania inwestycji. Tę procedurę można również wykorzystać w celu zastąpienia zasobu w projekcie. Stosowane są następujące reguły:

• Po zastąpieniu zasobu wartości rzeczywiste, oczekujące wartości rzeczywiste i plan bazowy dotyczące pierwotnego zasobu nie są przenoszone do nowego członka personelu. Do nowego członka jest przenoszony jedynie pozostały szacowany czas do zakończenia (SCZ).
• Zanim będzie można wprowadzić zastępstwo, pierwotny członek personelu musi wypełnić wszystkie zaległe pozycje czasu, aby dane rzeczywiste zostały zaksięgowane.
• Rola projektu pierwotnego członka personelu zostaje przeniesiona do nowego członka (o ile nie są zastępowane role).
• Jeśli projekt jest zablokowany, nie jest możliwe takie zastępowanie obecnych członków zespołu, które spowodowałoby usunięcie członka zespołu i przeniesienie przydziałów. W takim przypadku przycisk Zastąp jest wyłączony. Ponadto — w zależności od ustawień zastępowania ról — może być dozwolone jedynie zastąpienie roli zasobu (bez zastąpienia przydziału zadania). Aby uzyskać więcej informacji o tym ustawieniu, skontaktuj się z administratorem.

Wykonaj następujące kroki:

1. Przy otwartym zasobie kliknij opcję Alokacje.
2. Aby zastąpić zasób, kliknij ikonę Wyszukiwarka zasobów, która znajduje się obok inwestycji.
3. Aby ograniczyć listę zasobów, wprowadź wartości filtrów.
4. Aby wyświetlić wszystkie zasoby, kliknij opcję Pokaż wszystkie.
5. Sprawdź wartości następujących pól:

   Dostępność

   Identyfikuje okres projektu oraz liczbę godzin, przez jaką zastępowany zasób był alokowany do projektu. Daty oraz godziny alokacji są przenoszone do zasobu zastępującego.

   Dopasowanie dostępności

   Wyświetla średnią ważoną, która uwzględnia okres pracy i dostępność każdego zasobu. Jeśli do kryteriów wyszukiwania nie zostaną dodane żadne specyfikacje umiejętności, wartości w kolumnie Łączne dopasowanie będą identyczne z wartościami w kolumnie Dopasowanie dostępności. Kolumna Dopasowanie umiejętności będzie pusta. Jeśli do wyszukiwania zostaną użyte kryteria umiejętności i dostępności, wartości w kolumnie Łączne dopasowanie będą zawierać ich średnią.

6. U góry strony może zostać wyświetlony następujący komunikat:

   Wyniki dopasowania mogą być niedokładne, jeśli daty dostępności nie mieszczą się w następującym zakresie: ddmmrr - ddmmrr
   

   Ten komunikat oznacza, że istnieje rozbieżność między zakresem dat w komunikacie a datami w polu Dostępność, przez co ocena w kolumnie Dopasowanie dostępności może być niedokładna. Na przykład datami w polu Dostępność są daty od 01-09-15 do 07-02-16, a zakres dat w komunikacie to od 07-09-15 do 07-09-15. Nie istnieje porównanie jeden do jednego dla żadnego zasobu, a to obniża ogólne wyniki dopasowania dostępności.

7. Aby zastąpić poprzedni zasób, wybierz przynajmniej jeden zasób i kliknij przycisk Zastąp.
8. Potwierdź wybór, klikając przycisk Tak.

   Zostanie wyświetlona strona alokacji. Po zastąpieniu zasobu inwestycja przestaje figurować na jego liście inwestycji.

9. Jeśli liczba dostępnych godzin zasobu jest mniejsza niż łączna liczba godzin, zostanie wyświetlona strona potwierdzenia pozostałej dostępności (nie alokacji). Podczas dodawania zasobu do projektu lub inwestycji strona potwierdzenia pozostałej dostępności wskazuje, że zasób zostanie nadmiernie alokowany. W kolumnie wskazującej 100% alokacji zasobu jest wyświetlana liczba godzin alokacji zasobu w przypadku alokowania go na domyślnym poziomie 100% dostępności. Kolumna Pozostała dostępność wskazuje rzeczywistą liczbę godzin pracy zasobu dostępnych dla prac nad projektem.

   Wybierz jedną z następujących wartości:

   • Nadmiernie alokuj, aby spowodować nadmierną alokację zasobu.
   • Pozostało tylko, aby alokować zasób na poziomie wyświetlanym w kolumnie Pozostała dostępność.

Przykłady dostępności zasobów

W tym temacie wyjaśniono zależności między kalendarzem zasobu z korektami zmian, kalendarzem bazowym i polem Dostępność. Te powiązane wartości mają wpływ na obliczanie dostępności zasobu, wykresy planowania i raport Brakujące godziny.

Dostępność zasobu określa się na podstawie kalendarza danego zasobu. Jeśli zasób ma kalendarz ze zmianami, jego dostępność w portletach planowania zasobów i raportach odzwierciedla te zmiany.

Przykład: Kalendarze z nieregularnymi zmianami

Menedżer ds. zasobów chce zaimplementować następujące zmiany robocze:

Normalne godziny od 1 stycznia do 30 czerwca i od 1 września do 31 grudnia

• Od poniedziałku do czwartku: 08:30–14:00 i 15:30–18:30
• Piątek: 08:30–14:30

Godziny letnie od 1 lipca do 31 sierpnia

• Od poniedziałku do piątku: 08:00–14:30

Wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij opcję Administrowanie. W sekcji Zarządzanie projektem kliknij opcję Kalendarze bazowe.
2. Utwórz kalendarz bazowy dla normalnych dni roboczych z dwiema zmianami i unikatowego krótkiego dnia roboczego piątku z tylko jedną zmianą.
3. Zaznacz poniedziałek, wtorek, środę i czwartek, a następnie ustaw dwie zmiany w jednym kalendarzu.
4. Zaznacz piątek i ustaw w tym samym kalendarzu zmianę rozpoczynającą się o godz. 08:30.
5. Zastosuj ten układ do następujących miesięcy: od stycznia do czerwca i od września do grudnia.
6. Utwórz kalendarz bazowy dla dwóch miesięcy letnich.
7. Dla lipca i sierpnia ustaw nową zmianę letnią, która rozpoczyna się o godz. 08:00 we wszystkie dni robocze.

   Uwaga: Można także użyć jednego kalendarza i skorygować każdy dzień roboczy w lipcu i sierpniu.

8. Przejdź do profilu każdego zasobu i przypisz kalendarz.

   W kalendarzach zasobów pojawią się zmiany. Wartość w polu Dostępność zasobu zmienia się zależnie od zasobu, mimo że są one przypisane do tego samego kalendarza.

   • Każdy zasób pracuje 8,5 godziny dziennie przez 4 dni oraz 6 godzin w piątek. Ich dostępność wynosi 40 godzin w tygodniu lub 160 godzin każdego miesiąca.
   • Przez dwa miesiące letnie każdy zasób pracuje 6,5 godziny dziennie przez pięć dni. Ich dostępność wynosi 32,5 godziny w tygodniu lub 130 godzin każdego miesiąca.
   • Mogą istnieć inne zasoby, które są przypisane do innych kalendarzy. Na przykład 8 godzin dziennie i 5 dni w tygodniu. Ich dostępność wynosi 40 godzin w tygodniu lub 160 godzin każdego miesiąca.
9. Przypisany kalendarz można korygować na poziomie zasobu. Można na przykład dodać w kalendarzu zasobów jeden lub więcej dni urlopu. Zasób przebywający na dwudniowym urlopie ma zmniejszoną dostępność. Dostępność zasobu pracującego 8,5 godziny dziennie spada z powodu dwudniowego urlopu o 17 godzin. Jednak dostępność zasobu pracującego 6,5 godziny dziennie spada z powodu dwudniowego urlopu tylko o 13 godzin.
10. Do określania wielkości dostępności w portletach, na stronach i w raportach używane są wycinki czasowe dostępności. Dostępność zawsze pochodzi z kalendarza zasobu. W obliczeniach dostępności nie jest używana wartość oryginalna wprowadzona przez użytkownika w polu Dostępność w profilu zasobu.

    Uwaga: Do mierzenia dostępności zasobu można zamiast godzin używać EPW. Aby obliczyć dostępność EPW, aplikacja dzieli dostępność zasobu przez kalendarz standardowy.

11. Kliknij menu Strona główna. W obszarze Zarządzanie zasobami kliknij opcję Zasoby.
12. Otwórz zasób.
13. Aby odzwierciedlić bieżącą dostępność zasobów, dla każdego z nich ustaw wartość w polu Dostępność. Dostępność może być różna nawet w przypadku zasobów przypisanych do tego samego kalendarza bazowego. Na przykład można przypisać zasób, który jest zwykle dostępny przez 6 godzin dziennie do kalendarza bazowego z pięcioma 8-godzinnymi zmianami. W polu Dostępność znajduje się wtedy wartość 5,65. Po zmianie kalendarza bazowego na zawierającego zmiany o długości 8,5 godziny w polu Dostępność pojawi się wartość 6,38. Zmiany można korygować także w kalendarzach poszczególnych zasobów. Wartość ustawiona jako ostatnia (Dostępność lub Kalendarz bazowy z korektami bądź bez) określa aktualną dostępność.

    Uwaga: Wartości dostępności w portletach i raportach są obliczane w ten sam sposób.

Przykład: dostępność zasobu

W tym przykładzie przedstawiono miesięczną dostępność zasobu.

1. Utwórz kalendarz bazowy dla grudnia zawierający 5-godzinne zmiany na dzień.

   Grudzień ma 22 dni. Łączna liczba godzin wynosi (5 × 22) = 110.

2. Przypisz ten kalendarz bazowy do zasobu.

   Dzienna dostępność zasobu wynosi 5.

3. Zmień wartość w polu Dostępność z 5 na 8.

   W kalendarzu w dalszym ciągu wyświetlane są 5-godzinne zmiany.

   W portletach wyświetlana jest dostępność w grudniu wynosząca (8 × 22) = 176 godzin.

4. Zmień kalendarz zasobu w taki sposób, aby odzwierciedlał 4-godzinne zmiany w grudniu dla tego zasobu. Dostępność zasobu jest większa niż 4, ponieważ wcześniej określono wartość 8.
5. W polu Dostępność znajduje się wartość 8, w kalendarzu bazowym — wartość 5, a w kalendarzu zasobu — wartość 4. Wyrażona w godzinach obliczona dostępność zasobu w grudniu jest następująca:

   (4/5) × 8 × 22 = 140,8 
   

Przykład: alokacje zasobów

Kiedy użytkownik alokuje zasób jako członka personelu dla inwestycji, aplikacja generuje pewną wielkość alokacji dla każdego zasobu. Alokację zasobu można obliczyć za pomocą następującego równania:

Wielkość alokacji zasobu = (Dostępność) x (Liczba dni roboczych zasobu w okresie inwestycji) 

Liczba dni roboczych dla pojedynczego zasobu w okresie inwestycji ustalana jest na podstawie jego kalendarza. Uwzględniane są wszystkie dni, w które zasób jest dostępny w okresie inwestycji, włącznie z datą rozpoczęcia i zakończenia.

Poniższa lista przedstawia przykładową, tygodniową dostępność pewnych zasobów w okresie inwestycji:

• Zasób A pracuje przez cztery godziny dziennie, pięć dni w tygodniu.
• Zasób B pracuje przez osiem godzin dziennie, pięć dni w tygodniu.
• Zasób C pracuje przez osiem godzin dziennie, trzy dni w tygodniu.

  W razie zaalokowania zasobów na 100% czasu do inwestycji trwającej trzy tygodnie ich alokacja będzie wyglądać następująco:

• Zasób A = 60 godzin
• Zasób B = 120 godzin
• Zasób C = 72 godziny

  W razie próby nadmiernej alokacji zasobu przez przydzielenie go do dalszych inwestycji wyświetlane jest ostrzeżenie. Zasób z nadmierną alokacją nie może sprawnie wykonywać pracy ani ukończyć jej w ustalonym terminie. W związku z tym należy śledzić alokację zasobów do inwestycji.

  W tych przykładach Jan, Bogdan i Urszula są bezpośrednimi podwładnymi Marii:

• Jan ma twardą alokację na 20 godzin w przyszłym tygodniu do projektu A i miękką alokację na 10 godzin do projektu B. Łączne zapotrzebowanie Jana w przyszłym tygodniu to 30 godzin.
• Bogdan ma twardą alokację na 40 godzin w przyszłym tygodniu do projektu A i mieszaną alokację na 20 godzin do projektu B. Łączne zapotrzebowanie Bogdana w przyszłym tygodniu to 60 godzin.
• Urszula nie jest alokowana do żadnego projektu. Zapotrzebowanie Urszuli to 0 godzin.
• Rola jest wyznaczona z miękką alokacją na 35 godzin w przyszłym tygodniu do projektu A. We właściwościach roli w tym projekcie jako jednostka SPO personelu jest wyznaczony zespół Marii. Zapotrzebowanie na tę rolę dla zespołu Marii wynosi 35 godzin w przyszłym tygodniu.
• Łączna alokacja (zapotrzebowanie) w przyszłym tygodniu zasobów z organizacji Marii wynosi 125 godzin: 60 godzin dla personelu z twardą alokacją, 30 godzin dla personelu z miękką alokacją i 35 godzin dla niewypełnionych ról z miękką alokacją.