Zarządzanie portfelami › Badanie alternatywnych planów portfela › Generowanie wersji planu lub scenariuszy

Generowanie wersji planu lub scenariuszy

Plany można modyfikować i zapisywać jako alternatywne wersje, czyli scenariusze. Wersje planów portfela można porównywać w postaci raportów, co umożliwia podjęcie optymalnych decyzji dotyczących portfela inwestycji.

Alternatywne wersje planu można utworzyć przez zmianę jego wartości docelowych, zawartości i określonych atrybutów inwestycji (na przykład dat, stanów, zasobów). Przykładowo można skopiować plan i utworzyć jego wersję z kosztem zmniejszonym o określony procent.

Przykład: Generowanie wersji planu

Podczas zebrania dyrektora i personelu działu informatyki menedżer portfela inwestycji informatycznych w firmie Forward Inc. wybiera plan biura zarządzania projektami informatycznymi na rok 2014. Menedżer portfela prezentuje plan w widoku Linie brzegowe, aby przekazać personelowi następujące informacje:

• Wszystkie projekty i ich bieżącą klasyfikację.
• Potrzeby projektów zestawione z planowanymi ograniczeniami kosztów, zasobów i korzyści.
• Koszty kapitałowe oraz zasoby z kategorii inżynierowie, analitycy biznesowi i kierownicy projektów zestawione z planowanymi ograniczeniami kosztów i zasobów.

Personel dokonuje przeglądu listy priorytetów i zauważa, że:

• Przy docelowym budżecie kosztów 20 milionów dolarów obecny koszt projektów przekraczających linię brzegową, czyli sfinansowanych, wynosi 15 milionów.
• Przy 30 milionach dolarów planowanych korzyści sfinansowane projekty dają tylko 20 milionów dolarów korzyści. Sfinansowane projekty znajdują się w tym widoku nad linią brzegową.
• Spośród 70 zasobów dostępnych do pracy w ramach projektów 60 zostało już przydzielonych do sfinansowanych projektów.

Dyrektor działu informatyki mówi o konieczności bardziej efektywnego wykorzystania zasobów i osiągnięcia następujących celów biznesowych:

• Inicjatywa firmowa mająca doprowadzić do zmniejszenia kosztów o 10 procent przez outsourcing 20 procent personelu. Inicjatywę tę zrealizuje dział informatyki.
• Potrzeba bardziej strategicznych działań w zakresie informatyki. Zespół ds. sprzedaży chce, aby zainwestować w nowe rozwiązanie do obsługi sprzedaży w modelu SaaS (software as a service, oprogramowanie jako usługa). To rozwiązanie kosztuje 6 milionów dolarów, a w budżecie działu informatyki pozostało tylko 5 milionów. Nowe rozwiązanie powinno przynieść dodatkowe 10 milionów dolarów korzyści, co może pomóc w osiągnięciu wartości docelowej korzyści.
• Zespół ds. finansów dostarczył właśnie wymagany projekt kosztujący 500 000 dolarów. Ten projekt nie przynosi żadnych korzyści, ale dzięki niemu spełnione są wymogi prawne, bez czego firma nie mogłaby kontynuować działalności.

Menedżer portfela tworzy inną wersję planu przez skopiowanie Planu zarządzania projektami informatycznymi na rok 2014 i zmianę jego nazwy na „Opcja 1: Redukcja o 10 procent plus zobowiązania dyrektora działu informatyki”. W nowej wersji planu menedżer portfela wprowadza następujące modyfikacje:

• Zmniejsza docelowe koszty do rozdzielenia o 10 procent.
• Zmienia skład planowanych zasobów informatycznych tak, aby 20 procent tych zasobów pochodziło z outsourcingu.
• Zmienia obsadę ról z lokalnych na pochodzące z outsourcingu, aby odzwierciedlić chęć outsourcingu.
• Przenosi wymagany projekt finansowy nad linię brzegową, co pochłania 500 000 dolarów.
• Zatwierdza lub przenosi nad linię brzegową projekt SaaS, co pochłania 6 milionów dolarów.

Menedżer portfela oraz dyrektor i personel działu informatyki dokonują przeglądu nowej wersji planu.

Zauważają, że docelowe koszty działu są przekroczone o 1,5 miliona dolarów, ale osiągnięte są docelowe korzyści. Ponadto nadal nie osiągnięto docelowego składu procentowego zasobów lokalnych i pochodzących z outsourcingu. Wprowadzają w planie następujące zmiany:

• Przenoszą poniżej linii brzegowej projekt System obsługi zasiłków w technologii WWW, który ma niski priorytet, co uwalnia 1 milion dolarów kosztów i cztery zasoby. Teraz budżet jest przekroczony jedynie o 500 000 dolarów.
• Przekazują w outsourcing 20 procent pracy, dzięki czemu osiągają docelowe proporcje zasobów lokalnych i pochodzących z outsourcingu.
• Przydzielają kierownikowi biura zarządzania projektami zadanie utworzenia nowych planów zasobów i planów kosztów z nowym docelowym składem procentowym zasobów.

Menedżer portfela zapisuje modyfikacje planu i powiadamia o tym personel. Dyrektor działu informatyki przyjmuje plan z zadowoleniem, stwierdzając jednak, że praca działu ma zbyt reaktywny charakter. Gdyby dział informatyki skupił się bardziej na strategicznych szansach firmy, mógłby znacznie bardziej przyczynić się do poprawy jej wyników. Gromadzenie większych środków finansowych miałoby na to większy wpływ. Na przykład na liście znajdują się dwa małe projekty: inicjatywa Zarządzanie kontaktami oraz propozycja Przekształcenie wynagrodzeń sprzedawców. Projekty te mają względnie niski koszt (1,3 miliona dolarów), ale mają przynieść 13 milionów dolarów zwrotu z inwestycji.

Na podstawie sugestii dyrektora działu informatyki menedżer portfela tworzy kolejną wersję planu o nazwie „Opcja 2: Zwiększenie budżetu i strategiczne działania o dużym znaczeniu”. W tej wersji menedżer portfela wprowadza następujące modyfikacje i prezentuje nowy plan dyrektorowi:

• Zwiększa łączne docelowe koszty określone we właściwościach portfela o 2 miliony dolarów.
• Zwiększa łączne docelowe korzyści określone we właściwościach portfela o 13 milionów dolarów.
• Przenosi System obsługi zasiłków w technologii WWW, który zespół już wcześniej postanowił wstrzymać, poniżej linii brzegowej, co uwalnia 1 milion dolarów.
• Przenosi wymagany projekt finansowy nad linię brzegową (akceptuje go), co pochłania 500 000 dolarów.
• Przenosi nad linię brzegową projekt SaaS (akceptuje go), co pochłania 6 milionów dolarów.
• Dodaje dwa projekty o znaczeniu strategicznym wymienione przez dyrektora, co pochłania 1,3 miliona dolarów kosztów i dodaje 13 milionów dolarów korzyści.

Wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz menu Strona główna i w menu Zarządzanie portfelem kliknij opcję Portfele.
2. Otwórz portfel, dla którego chcesz utworzyć wersję planu.
3. Kliknij opcję Plany.
4. Wybierz plan, którego wersję chcesz utworzyć, i kliknij opcję Kopiuj.
5. Aby utworzyć inną wersję planu, zmień jego nazwę.
6. Zmodyfikuj właściwości planu zgodnie z nowymi wymaganiami.