Erőforrás-allokációk › Az erőforrások megkeresése, lefoglalása és allokálása › Erőforrások helyettesítése befektetésekben

Erőforrások helyettesítése befektetésekben

Listát állíthat elő azokról az erőforrásokról, amelyeknek a szerepe és az elérhetősége egyforma a befektetés időszakában. Ezzel az eljárással helyettesítheti a projekt valamelyik erőforrását. A következő szabályok érvényesek:

• Ha egy erőforrást helyettesít, akkor az eredeti állománytag tényleges és függő ráfordításai, illetve baseline-jai nem kerülnek át az új állománytaghoz. Az új állománytag csak a fennmaradó ETC-t kapja meg.
• Az eredeti állománytagnak ki kell töltenie az esedékes időbejegyzéseket, hogy a tényleges adatok még a csere megtörténte előtt el legyenek küldve.
• Az új állománytag az eredeti állománytag projektszerepét kapja meg, hacsak nem cseréli a szerepet egy másik szerepre.
• Ha egy projekt zárolva van, akkor a meglévő csapattagok nem helyettesíthetők, mivel a helyettesítés hatására törlődhetnek a csapattagok, és a program átvinné a hozzárendeléseket. Ebben az esetben a Csere gomb le van tiltva. Ezenkívül a szerep helyettesítési beállításaitól függően előfordulhat, hogy csak erőforrásszerepet cserélhet le, de a feladatmegbízást nem viheti át. E beállítással kapcsolatban a rendszergazdától kérhet további információkat.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Ha az erőforrás meg van nyitva, kattintson az Allokációk elemre.
2. Erőforrás helyettesítéséhez kattintson a befektetés mellett az Erőforrás-kereső ikonra.
3. A szűrőértékek megadásával szűkítheti az erőforrások listáját.
4. Az összes megjelenítése lehetőségre kattintva megjelenítheti az összes erőforrást.
5. Vizsgálja meg a következő mezőket:

   Elérhetőség

   Azonosítja a projektidőszakot és az óraszámot, amelyre a lecserélni kívánt erőforrás allokálva volt a projektben. Az új helyetteshez mind a dátumokat, mind az allokált órákat átviszi a program.

   Elérhetőségi találat

   Egy súlyozott átlagot jelenít meg, amelybe az egyes erőforrások munkaidőszaka és elérhetősége számít bele. Ha a keresési feltételek között nem ad meg képességre vonatkozó specifikációkat, akkor az Összes egyezés oszlopban az Elérhetőségi találat száma szerepel, és a Képességegyezés oszlop üresen marad. A Képességegyezés oszlop üresen marad. Ha a rendelkezésre állásra és képességre vonatkozó feltételek szerint keres, akkor az Összes egyezés oszlop a kettő átlagát jeleníti meg.

6. Az oldal tetején a következő üzenet jelenhet meg:

   Az egyezési pontszám pontatlan lehet, ha a rendelkezésre állási dátumok nem esnek a következő tartományba: nnhhéé - nnhhéé
   

   Ez az üzenet arra utal, hogy ellentmondás van az üzenetben szereplő dátumtartomány és az Elérhetőség mezőben lévő dátumok között. Tehát az Elérhetőségi találat pontszáma pontatlan lehet. Tegyük fel például, hogy az Elérhetőség mezőben a 2015.09.01. – 2016.02.07. dátumtartomány szerepel, az üzenetben pedig 2015.09.07. – 2015.09.07. Nincs konkrét összehasonlítás egyik erőforrásnál sem, ezért ez a feltétel csökkenti az összesített elérhetőségi találat pontszámot.

7. A korábbi erőforrás lecseréléséhez jelöljön ki egy vagy több erőforrást, majd kattintson a Csere pontra.
8. Hagyja jóvá a kijelölést az Igen gombra kattintva.

   Megjelenik az allokációs oldal. Az erőforrás cseréjének következtében a befektetés a továbbiakban nem jelenik meg az erőforrásnál a befektetések listájában.

9. Ha egy erőforrás rendelkezésre álló munkaórái nem érik el az órák teljes számát, akkor a Fennmaradó rendelkezésre állás megerősítése oldal jelenik meg (nem a foglalás megerősítése). Ha a projekthez vagy befektetéshez erőforrásokat ad hozzá, a Fennmaradó rendelkezésre állás megerősítése oldal jelzi az erőforrás túlfoglalását. Ha az erőforrás alapértelmezett elérhetőségének 100 százalékát foglalja le, a 100 százalék erőforrás-allokáció oszlop listázza a felhasznált munkaórákat. A Fennmaradó rendelkezésre állás oszlop jelzi az erőforrás projekt számára rendelkezésre álló munkaóráinak tényleges számát.

   Válasszon a következő értékek közül:

   • Az erőforrás túlallokálásához kattintson a Túlallokáció pontra.
   • Ha az erőforrást csak a Fennmaradó rendelkezésre állás oszlopban megjelenített időre szeretné lefoglalni, akkor kattintson a Csak fennmaradó pontra.

Az erőforrások elérhetőségével kapcsolatos példák

Ez a témakör az erőforrásnaptárak és a munkaidő-helyesbítések, egy alapnaptár, valamint az Elérhetőség mező közötti kapcsolatokat ismerteti. Ezek az egymáshoz kapcsolódó értékek befolyásolják az erőforrás elérhetőségével kapcsolatos számításokat, a tervezési diagramokat, illetve a Hiányzó időjelentést.

Az erőforrás elérhetősége a naptárán alapul. Ha egy erőforrásnak van munkaidőt tartalmazó naptára, az erőforrás-tervezési portletekben és jelentésekben az elérhetősége ezeket a műszakokat tükrözi.

Példa: nem rendszeres műszakokat tartalmazó naptárak

Erőforrás-menedzserként a következő műszakokat szeretné létrehozni:

Normál munkaidő január 1-jétől június 30-áig, illetve szeptember 1-jétől december 31-éig

• Hétfő–csütörtök: 08:30–14:00 és 15:30–18:30
• Péntek: 08:30–14:30

Nyári időbeosztás július 1-jétől augusztus 31-éig

• Hétfő–péntek, 08:00–14:30

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson az Adminisztráció elemre. A Projektvezetés területen kattintson az Alapnaptárak elemre.
2. Hozzon létre alapnaptárat a normál munkanapokhoz két műszakkal és a rövid, csak péntekre érvényes műszakkal.
3. Válassza ki a hétfői, a keddi, a szerdai és a csütörtöki napot, és állítsa be a két műszakot egy naptárban.
4. Válassza ki a pénteki napot, és ugyanabban a naptárban állítsa be a 08:30-kor kezdődő műszakot.
5. Alkalmazza ezt a felállást a következő hónapokra: január–június, szeptember–december.
6. Hozzon létre alapnaptárat a két nyári hónaphoz.
7. Júliusra és augusztusra állítsa be a minden munkanapon 8:00-kor kezdődő új nyári műszakot.

   Megjegyzés: Megteheti azt is, hogy csak egy naptárat használ, júliusban és augusztusban pedig minden munkanapot átállít.

8. Nyissa meg mindegyik erőforrás profilját, és rendeljen hozzá egy naptárat.

   A műszakokat látja a naptárukban. Az Erőforrás rendelkezésre állása mező annak ellenére erőforrásonként változó, hogy ugyanahhoz a naptárhoz vannak hozzárendelve.

   • Minden erőforrás 4 napon át napi 8,5 órát dolgozik, pénteken 6 órát. A rendelkezésre állás heti 40 óra, avagy havi 160 óra.
   • A két nyári hónapban minden erőforrás mind az öt napon napi 6,5 órát dolgozik. A rendelkezésre állás heti 32,5 óra, avagy havi 130 óra.
   • Rendelkezhet olyan egyéb erőforrásokkal is, akik másik naptárhoz vannak hozzárendelve. Például napi 8 órát, heti 5 napot dolgoznak. A rendelkezésre állás heti 40 óra, avagy havi 160 óra.
9. A hozzárendelt naptárat az erőforrás szintjén módosíthatja. Megadhat például az erőforrás naptárában egy vagy több nap szabadságot. A 2 napon át szabadságon lévő erőforrás rendelkezésre állásában csökkenés látható. A napi 8,5 órát dolgozó erőforrás rendelkezésre állása kétnapos szabadság esetén 17 órával csökken. Viszont a napi 6,5 órát dolgozó erőforrás rendelkezésre állása kétnapos szabadság esetén csak 13 órával csökken.
10. A portletek, oldalak és jelentések a rendelkezésre állási értékekhez a rendelkezésre állási időszeletet használják. A rendelkezésre állás minden esetben az erőforrás naptárából van levezetve. Az erőforrás profiljában az Elérhetőség mezőben megadott eredeti értéket a rendelkezésre állási számítások nem használják.

    Megjegyzés: Az erőforrások rendelkezésre állása órák helyett FTE egységekben is mérhető. Az FTE szerinti rendelkezésre állás számításához az alkalmazás az erőforrás rendelkezésre állását a szabványos naptárral osztja.

11. Kattintson a Kezdőlap menüre. Az Erőforrás-menedzsment területen kattintson az Erőforrások elemre.
12. Nyissa meg az erőforrást.
13. Az egyes erőforrások aktuális rendelkezésre állásának megfelelően állítsa be mindegyiknél az Elérhetőség mezőt. A rendelkezésre állás eltérő lehet még az olyan erőforrások esetében is, akik ugyanahhoz az alapnaptárhoz vannak hozzárendelve. Például egy olyan erőforrást, aki rendszerint napi 6 órában áll rendelkezésre, egy öt 8 órás műszakot tartalmazó alapnaptárhoz rendel hozzá. Az elérhetőség mezőben megjelenő érték 5,65. Amikor az alapnaptárat 8,5 órás műszakot tartalmazó naptárra módosítja, az Elérhetőség mezőben megjelenő érték 6,38 lesz. A műszakokat az erőforrás egyéni naptárában is módosíthatja. A legutóbb beállított érték (Elérhetőség vagy Alapnaptár, módosításokkal vagy anélkül) határozza meg az aktuális rendelkezésre állását.

    Megjegyzés: A portletekben és jelentésekben ugyanilyen módon történik a rendelkezésre állás számítása.

Példa: Erőforrás rendelkezésre állása

A példa egy erőforrás havi rendelkezésre állását mutatja be.

1. Hozzon létre december hónapra egy napi 5 órás műszakokat tartalmazó alapnaptárat.

   December 22 napból áll. Az idő összesen (5 × 22) = 110 óra.

2. Rendelje hozzá ezt az alapnaptárat egy erőforráshoz.

   Az erőforrás napi rendelkezésre állása 5.

3. Az elérhetőség mező értékét módosítsa 5-ről 8-ra.

   A naptár továbbra is 5 órás műszakokat mutat.

   A portletekben a december rendelkezésre állás megjelenített értéke (8 × 22) = 176 óra lesz.

4. Változtassa meg az erőforrás naptárát úgy, hogy decemberre ennél az erőforrásnál 4 órás műszakok legyenek. Az erőforrás rendelkezésre állása 4-nél nagyobb, mert korábban 8-as értéket adott meg.
5. Az Elérhetőség mezőben megjelenő érték 8, az alapnaptáré 5, az erőforrásnaptáré 4. Az erőforrás számított rendelkezésre állása december hónapra vonatkozóan a következő:

   (4/5) × 8 × 22 = 140,8 
   

Példa: Erőforrás-allokációk

Amikor egy erőforrást egy befektetés állománytagjaként allokált, az alkalmazás mindegyik erőforrásra vonatkozóan előállít egy allokációs értéket. Az erőforrás allokációját a következő képlettel számíthatja ki:

Erőforrás allokációjának mértéke = (elérhetőség) x (erőforrás munkanapjainak száma a befektetés időszaka alatt) 

Az adott erőforrás munkanapjainak száma a befektetés időszaka alatt az erőforrásnaptáron alapuló szám. A program figyelembe veszi az összes olyan napot, amikor a befektetés időszaka alatt az erőforrás elérhető, beleértve a kezdési és befejezési dátumok napjait is.

Például a következő lista mutatja egy befektetés időszaka alatt egyes erőforrások heti elérhetőségét:

• Az „A” erőforrás napi négy órát dolgozik heti öt napon.
• A „B” erőforrás napi nyolc órát dolgozik heti öt napon.
• A „C” erőforrás napi nyolc órát dolgozik heti három napon.

  Ha mindegyik erőforrás három héten át 100 százalékban van allokálva a befektetéshez, a következőképpen alakul az allokációjuk:

• „A” erőforrás = 60 óra
• „B” erőforrás = 120 óra
• „C” erőforrás = 72 óra

  Ha az erőforrást további befektetésekhez állományként megadva az erőforrás túlallokálására tesz kísérletet, figyelmeztetést ad a rendszer. A túlallokált erőforrások nem tudják hatékonyan vagy a megadott határidőig elvégezni a munkát. Emiatt fontos ismerni, hogyan történik az erőforrások allokálása a befektetésekhez.

  Az alábbi példában János, Béla és Zsuzsa közvetlen beosztottai Máriának:

• János a jövő hétre véglegesen le van foglalva 20 órára az A projektre, valamint feltételesen le van foglalva 10 órára a B projektre. János iránt összesen 30 óra igény mutatkozik a jövő hétre.
• Béla a jövő hétre véglegesen le van foglalva 40 órára az A projektre, valamint vegyesen le van foglalva 20 órára a B projektre. Béla iránt összesen 60 óra igény mutatkozik a jövő hétre.
• Zsuzsa semmilyen projektre sincs lefoglalva. Zsuzsa iránt 0 óra az igény.
• A jövő hétre egy szerep ki van jelölve és feltételesen le van foglalva az A projektre, 35 órára. A projekt szereptulajdonságai között Mária csapatát jelölték ki az Állomány szervezeti struktúrájának egysége mezőben. Ez a szerep 35 óra igényt támaszt Mária csapatával szemben a jövő héten.
• Mária szervezete iránt a jövő heti teljes allokáció vagy igény 125 óra: 60 óra véglegesen foglalt állomány, 30 óra feltételesen foglalt állomány és 35 óra feltételesen foglalt, betöltetlen szerep.