Zpracování zpětných vyúčtování › Faktury oddělení › Jak funguje schválení faktury

Jak funguje schválení faktury

Na schvalování faktur obvykle spolupracují finanční manažer a manažer oddělení. Finanční manažer odesílá faktury ke schválení a manažer oddělení je schvaluje nebo zamítá. Přístupová práva k fakturám oddělení určují, kteří uživatelé mohou provádět úkoly související s fakturami.

Použijte zásady a osvědčené postupy společnosti a stanovte role odpovědné za faktury a doby prodlevy pro odesílání a schvalování faktur. Dále následuje popis postupu schválení:

1. Faktura je vygenerována spuštěním úlohy Generovat faktury. Spuštění této úlohy lze naplánovat periodicky. Po dokončení úlohy je faktura k dispozici ve stavu Proforma. Faktura nyní může přijímat další transakce a je k dispozici pro posouzení. Finanční manažer může kdykoli mezi naplánovanými úlohami generování faktur znovu dle potřeby vygenerovat faktury ručně, aby zaznamenal nově přidané transakce nebo změny.
2. Finanční manažer odešle fakturu ke schválení. Stav se změní na Odesláno a faktura je nyní uzamčena. Nelze přidat žádné další transakce. Jsou-li pro dané období zpracovány další transakce, přidají se do faktury za následující časové období.
3. Manažer oddělení může fakturu schválit nebo zamítnout.
   • Je-li schválena, její stav se změní na Schváleno. Faktura je kompletní a nelze provádět žádné další akce.
   • Je-li zamítnuta, její stav se změní na Zamítnuto. Finanční manažer může upravit nebo stornovat určitou transakci nebo celou fakturu.