Ersätta resurser för investeringar

Resursallokering › Hitta, boka och tilldela resurser › Ersätta resurser för investeringar

Ersätta resurser för investeringar

Du kan generera en lista över resurser med samma roll och tillgänglighet under tiden för investeringen. Du kan också använda denna procedur för att ersätta en resurs i ett projekt. Följande regler gäller:

När du ersätter en resurs överförs inte de rapporterade värdena, väntande rapporterade värden och originalplanen för originalet till den nya personalmedlemmen. Endast återstående ETC överförs till den nya personalmedlemmen.
Den ursprungliga personalmedlemmen ska fylla återstående tidsposter så att verkliga data läggs in innan ersättningen utförs.
Projektrollen för den ursprungliga anställde överförs till den nya anställde (såvida du inte ersätter en roll med en annan roll).
Om ett projekt är låst kan du inte ersätta befintliga teammedlemmar om det resulterar i radering av en teammedlem och överföring av tilldelningar. Knappen Ersätt visas i så fall inaktiverad. Dessutom kanske du kan ersätta en resursroll endast baserat på inställningarna för rollersättning (utan att ersätta tilldelning av uppgift). Du kan få mer information om denna inställning från administratören.

Följ dessa steg:

När resursen är öppen klickar du på Allokeringar.
För att ersätta en resurs, klicka på ikonen Resurssök bredvid investeringen.
För att begränsa resurslistan, ange filtervärden.
När du vill visa alla resurser klickar du på Visa alla.
Gå igenom följande fält:

Tillgänglighet

Identifierar projektperioden och antalet timmar som resursen du byter ut var allokerad för i projektet. Både allokerade datum och timmar överförs till den nya ersättningen.

Tillgänglighet Matchning

Visar ett viktat genomsnitt som räknar in arbetsperioden och tillgängligheten för varje resurs. Om du inte lägger till några kompetensspecifikationer till dina sökvillkor duplicerar kolumnen Fullständig match numret i Tillgänglighet för matchning. Kolumnen Kompetensmatchning förblir tomt. När du söker efter kompetenser och tillgänglighetskriterier visas ett genomsnitt av de två i kolumnen Fullständig match.
Följande meddelande kan visas överst på sidan:
```
"Matchresultaten kan vara felaktiga om tillgänglighetsdatumen inte faller inom följande område: ddmmåå - ddmmåå"
```
Meddelandet anger att det finns en avvikelse mellan datumintervallet i meddelandet och datumen i fältet Tillgänglighet. Det betyder att poängen för Tillgänglighetsmatchning kan vara felaktigt. Anta exempelvis att datumen i fältet Tillgänglighet är 2015-09-01 - 2016-02-07 och datumintervallet i meddelandet är 2015-09-07 - 2015-09-07. Det finns inte någon en-mot-en-jämförelse för någon resurs och detta villkor sänker den allmänna poängen för tillgänglighet.
För att byta ut den tidigare resursen, välj en eller flera resurser och klicka på Ersätt.
Bekräfta dina val genom att klicka på Ja.
Allokeringssidan visas. När du ersätter resursen visas inte investeringen längre i listan över investeringar för resursen.
Om tillgängliga timmar för en resurs är minde än det totala antalet timmar, visas sidan där du kan bekräfta kvarvarande tillgänglighet (inte bokningen). Om du lägger till resurser i projektet eller investeringen, anger sidan för kvarvarande tillgänglighet överbokning av resursen. Om du bokar 100 procent (standard) av resursens tillgänglighet, listar kolumnen 100 procent Resursallokering antalet timmar som används. I kolumnen Kvarvarande tillgänglighet anges rapporterat antal arbetstimmar som resursen har tillgängliga för arbete på projektet.
Välj något av följande värden:
- Överallokera för att överallokera resursen.
- Endast kvarvarande för att boka resursen för den tidsperiod som visas i kolumnen Kvarvarande tillgänglighet.

Exempel på resurstillgänglighet

Detta ämne förklarar förhållandet mellan en resurskalender med skiftjusteringar, en baskalender och fältet Tillgänglighet. Dessa relaterade värden påverkarresurs tillgänglighetsberäkningar, planeringsdiagram och rapporter om saknad tid.

Resursens tillgänglighet baseras på resursens kalender. Om en resurs har en kalender med skift, återspeglas dessa skift i deras tillgänglighet i resursplaneringsportletar och rapportera.

Exempel: Kalendrar med oregelbundna skift

Som resursansvarig vill du implementera följande arbetsskift:

Normala timmar från1 januari till 30 juni och från 1 september till 31 december

Måndag till torsdag: 08:30-14:00 och 15:30-18:30
Fredag: 08:30-14:30

Sommartid från1 juli till 31 augusti

Måndag till fredag: 08:00-14:30

Följ dessa steg:

Klicka på Administration. Under Projektledning, klicka på Baskalendrar.
Skapa en baskalender för vanliga arbetsdagar med två skift och det unika korta fredagsskiftet.
Välj Måndag, Tisdag, Onsdag och Torsdag och ställ in de två skiften i en kalender.
Välj Fredag och ställ in skiftet som börjar vid 08:30 i samma kalender.
Tillämpa detta arrangemang för de följande månaderna: januari till juni och september till december.
Skapa en baskalender för de två sommarmånaderna.
För månaderna juli och augusti, ställ in det nya sommarskiftet som börjar vid 08:00 varje arbetsdag.
Obs! Du kan även använda en kalender och ställa in varje arbetsdag i juli och augusti.
Navigera till resursprofilen för varje resurs och tilldela en kalender.
Du ser skiften i deras kalendrar. Fältet Resurstillgänglighet varierar från en resurs till en annan även om de är tilldelade samma kalender.
- Varje resurs arbetar 8,5 timmar per dag i 4 dagar och 6 timmar på fredag. Deras tillgänglighet är 40 timmar per vecka eller 160 timmar varje månad.
- I de två sommarmånaderna arbetar varje resurs 6,5 timmar per dag i fem dagar. Deras tillgänglighet är 32,5 timmar per vecka eller 130 timmar varje månad.
- Du kan ha andra resurser som tilldelats till en annan kalender. Till exempel 8 timmar per dag och 5 dagar per vecka. Deras tillgänglighet är 40 timmar per vecka eller 160 timmar varje månad.
Du kan justera en tilldelad kalender på resursnivå. Till exempel, lägg till en eller fler semesterdagar i resurskalendern. För en resurs som är på semester i 2 dagar visas en minskning i tillgänglighet. Tillgänglighet för en resurs som arbetar 8,5 timmar per dag minskar med 17 timmar för två dagars semester. Men tillgänglighet för en resurs som arbetar 6,5 timmar per dag minskar bara med 13 timmar för två dagars semester.
Portlets, sidor och rapporter använder tillgänglighetstidsegment för tillgänglighetsmängder. Tillgänglighet hämtas alltid från resurskalendern. Det ursprungliga värdet som du anger i fältet Tillgänglighet i resursprofilen används inte i tillgänglighetsberäkningar.
Obs! Istället för timmar kan du också använda FTE för att mäta resurstillgänglighet. När du vill beräkna FTE-tillgänglighet delar programmet upp tillgängligheten för resursen genom standardkalendern.
Klicka på menyn Hem. Under Administration av resurser, klicka på Resurser.
Öppna en resurs.
För att återspegla deras aktuella tillgänglighet ställer du in fältet Tillgänglighet för varje enskild resurs. Tillgänglighet kan vara olika, även för resurser som tilldelats till samma baskalender. Till exempel, du tilldelar en resurs som vanligtvis är tillgänglig 6 timmar per dag till en baskalender med fem 8-timmarsskift. Fältet tillgänglighet visar 5,65. När du ändrar baskalendern till en med skift på 8,5 timmar, visar fältet Tillgänglighet 6,38. Du kan också ändra skiften i de individuella resurskalendrarna. Det värde du anger sist (Tillgänglighet eller Baskalender med eller utan justeringar) bestämmer deras mest aktuella tillgänglighet.
Obs! Tillgänglighetsvärden i portlets och rapporter beräknas också på samma sätt.

Exempel: Resurstillgänglighet

Detta exempel demonstrerar resurstillgänglighet månadsvis.

Skapa en baskalender för december med 5-timmarsskift per dag.
December har 22 dagar. Det totala antalet timmar är (5×22) = 110.
Tilldela denna baskalender till en resurs.
Den dagliga resurstillgängligheten är 5.
Ändra fältet Tillgänglighet från 5 till 8.
Kalendern visar fortfarande 5- timmarsskift.

Portlets visar tillgängligheten i december som (8×22) = 176 timmar.
Ändra resurskalendern så att den återspeglar 4-timmarsskift för december för denna resurs. Resursens tillgänglighet är större än 4 eftersom du tidigare angett ett värd på 8.
Fältet Tillgänglighet visar 8, baskalendern visar 5 och resurskalendern visar 4. Den beräknade tillgänglighet i timmar för resursen i december är som följer:
```
(4/5) × 8 × 22 = 140,8 
```

Exempel: Resursallokeringar

Om du bokar en resurs som en personalmedlem för en investering, genererar programmet en allokeringsmängd för varje resurs. Du kan beräkna resursallokering med följande ekvation:

Resursallokeringsmängd = (Tillgänglighet) x (Antal resursarbetsdagar under investeringstidsperioden)

Antalet arbetsdagar för en individuell resurs under en investering är baserat på resurskalendern. Alla dagar som en resurs är tillgänglig under en investeringstidsperiod räknas, inklusive start- och slutdatum.

Följande lista visar t.ex. veckotillgängligheten för några resurser under en investeringstidsperiod:

Resurs A arbetar fyra timmar per dag fem dagar i veckan
Resurs B arbetar åtta timmar per dag fem dagar i veckan
Resurs C arbetar åtta timmar per dag tre dagar i veckan

Om alla resurser är allokerade till 100 procent för investeringen under tre veckor, blir deras allokering som följer:

Resurs A = 60 timmar
Resurs B = 120 timmar
Resurs C = 72 timmar

Om du försöker överallokera en resurs genom att bemanna resursen i flera investeringar, får du ett varningsmeddelande. En överallokerad resurs kan inte utföra arbetet effektivt eller slutföra det för edet angivna slutdatumet. Av detta skäl är det viktigt att vara medveten om hur resurser allokeras i investeringar.

I dessa exempel rapporterar Johan, Bill och Sue till Mary:

John är fast bokad för 20 timmar varje vecka i projekt A, och preliminärt bokad 10 timmar i projekt B. Den totala efterfrågan för John nästa vecka är 30 timmar.
Bill är fast bokad för 40 timmar varje vecka i projekt A, och är blandbokad 20 timmar i projekt B. Den totala efterfrågan för Bill nästa vecka är 60 timmar.
Sue är inte allokerad till något projekt. Efterfrågan för Sue är 0 timmar.
En roll är utdelad och preliminärbokad för 35 timmar nästa vecka i projekt A. I rollegenskaperna för det projektet har Marys team utsetts som Personal-OBS. Efterfrågan för den rollen för Marys team är 35 timmar nästa vecka.
Den totala allokeringen eller efterfrågan nästa vecka för resurserna i Marys organisation är 125 timmar: 60 timmar fast bokad personal, 30 timmar preliminärt bokad personal och 35 timmar preliminärt ofyllda roller.