請求書承認の仕組み

通常は、会計マネージャと部門マネージャが、一緒に請求書の承認作業を行います。会計マネージャが承認用に請求書を提出し、部門マネージャが、それを拒否または拒否します。部門請求書アクセス権は、請求書関連の業務を行うことができるユーザを決定します。

会社のポリシーとベストプラクティスを使用して、請求書に責任を担うロールを識別し、請求書の提出および承認の期限を決定します。承認プロセスは、以下のようになります。

請求作成ジョブを実行して、請求書を作成します。このジョブは、定期的に実行されるように設定することもできます。ジョブが完了すると、「プロフォーマ」のステータスで請求書が利用可能となります。請求書は追加のトランザクションを受け取るために開いており、レビューに利用できます。会計マネージャは必要に応じて請求書を再作成し、スケジュールされた請求書の作成実行期間中に新しく追加されたトランザクションや調整を取り込むことができます。
会計マネージャが、承認用に請求書を提出します。ステータスが、「提出」に変わり、請求書がロックされます。これ以上トランザクションを追加することはできません。この期間中に追加でトランザクション処理を行った場合は、次の期間の請求に追加されます。
部門マネージャが、その請求書を承認、または拒否します。
- 承認された場合は、ステータスが「承認済み」に変わります。請求書は完成し、それ以上の作業を行うことはできなくなります。
- 拒否された場合は、ステータスが「拒否済み」に変わります。会計マネージャは、特定のトランザクションか請求書全体を調整、もしくは逆仕訳することができます。