Resurssien varaukset › Resurssien löytäminen, varaaminen ja kiinnittäminen › Investointien resurssien korvaaminen

Investointien resurssien korvaaminen

Voit muodostaa luettelon resursseista, joilla on sama rooli ja jotka ovat käytettävissä investoinnin ajanjaksona. Näitä ohjeita noudattamalla voi myös korvata projektin resurssin. Tätä koskevat seuraavat säännöt:

• Kun korvaat yhden resurssin toisella, toteutuneet, mahdolliset odottavat toteutuneet tai tavoitesuunnitelmat eivät siirry uudelle henkilöstön jäsenelle. Ainoastaan jäljellä oleva ETC siirretään uudelle henkilöstön jäsenelle.
• Alkuperäisen henkilöstön jäsenen tulee täydentää puuttuvat työajankirjauksensa siten, että todelliset tiedot on kirjattu järjestelmään, ennen kuin korvaaminen tehdään.
• Alkuperäisen henkilöstön jäsenen projektirooli siirretään uudelle henkilöstön jäsenelle (ellet ole korvaamassa roolia toisella roolilla).
• Jos projekti on lukittu, nykyisiä työryhmän jäseniä ei voi korvata, koska se voisi johtaa työryhmän jäsenen poistamiseen ja varausten siirtymiseen. Korvaa-painiketta ei voi tällöin valita. Voit korvata resurssin roolin (korvaamatta tehtävän varausta) ainoastaan tavalla, joka on määritetty roolin korvausasetuksiin. Saat lisätietoja tästä asetuksesta järjestelmänvalvojalta.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Kun resurssi on avoinna, valitse Varaukset.
2. Korvaa resurssi napsauttamalla investoinnin vieressä olevaa Resurssin hakutoiminto -kuvaketta.
3. Rajaa resurssiluetteloa syöttämällä suodatusehtoja.
4. Näytä kaikki resurssit valitsemalla Näytä kaikki.
5. Tarkastele seuraavia kenttiä:

   Saatavuus

   Määrittää projektin keston ja sen tuntien määrän, jonka korvaamasi resurssi oli kiinnitettynä projektiin. Sekä päivämäärät että varatut tunnit siirretään korvaavalle resurssille.

   Saatavuuden täsmäävyys

   Näyttää painotetun keskiarvon, joka vaikuttaa jokaisen resurssin työjaksoon ja saatavuuteen. Jos et lisää hakuehtoihin yhtään taitomääritystä, Saatavuuden täsmäävyys -luku kopioituu Vastineita yhteensä -sarakkeeseen. Taitojen täsmäävyys -sarake jää tyhjäksi. Jos teet haun sekä taitojen että saatavuuden perusteella, Vastineita yhteensä -sarakkeessa näytetään kahden pistemäärän keskiarvo.

6. Sivun yläreunaan voi tulla seuraava ilmoitus:

   Täsmätyt tulokset eivät ehkä ole oikein, jos saatavuuspäivämäärät eivät sisälly seuraavalle alueelle: ppkkvv-ppkkvv.
   

   Tämä ilmoitus ilmaisee ilmoituksen päivämääräalueen ja Saatavuus-kentän päivämäärien välillä olevan epäyhteneväisyyksiä. Toisin sanoen Saatavuuden täsmäävyys -pistemäärä voi olla virheellinen. Esimerkiksi Saatavuus-kentän päivämäärät ovat 1.9.2015–7.2.2016 ja viestin päivämääräväli on 7.9.2015–7.9.2015. Vertailua resurssien välillä ei ole olemassa, mikä alentaa saatavuuksien vastaavuuden kokonaispistemäärää.

7. Korvaa edellinen resurssi valitsemalla vähintään yksi resurssi ja valitsemalla sitten Korvaa.
8. Vahvista valinta valitsemalla Kyllä.

   Varaussivu aukeaa. Resurssin korvaaminen poistaa investoinnin resurssin investointien luettelossa.

9. Jos resurssin käytettävissä olevia tunteja on vähemmän kuin tunteja yhteensä, jäljellä olevan saatavuuden (ei varauksen) vahvistussivu aukeaa. Jäljellä olevan saatavuuden vahvistus -sivu ilmaisee, että resurssi ylivarataan, jos lisäät sen projektiin tai investointiin. Jos resurssin varaus on 100 prosenttia resurssin saatavuudesta (oletusvarausprosentti), käytetyt tunnit näkyvät 100-prosenttinen resurssien varaus -sarakkeessa. Saatavuudesta jäljellä -sarakkeessa näkyy todellinen työtuntien määrä, jonka resurssi on käytettävissä projektiin.

   Valitse jokin seuraavista arvoista:

   • Ylivaraaminen, jos haluat ylivarata resurssin.
   • Jäljellä vain, jos haluat varata resurssin Saatavuudesta jäljellä -sarakkeessa olevan määrän mukaan.

Esimerkkejä resurssin saatavuudesta

Tässä osiossa kuvataan peruskalenterin, työvuorojen siirtoja sisältävän resurssikalenterin ja Saatavuus-kentän väliset suhteet. Niihin liittyvät arvot vaikuttavat resurssien saatavuuslaskelmiin, suunnittelukaaviohin ja Puuttuva aika -raporttiin.

Resurssin saatavuus perustuu resurssin kalenteriin. Jos resurssilla on työvuoroja sisältävä kalenteri, resurssin saatavuustiedot resurssisuunnitteluportleteissa ja -raporteissa noudattavat kyseisiä työvuoroja.

Esimerkki: epäsäännöllisiä työvuoroja sisältävät kalenterit

Olet resurssivastaava ja haluat ottaa käyttöön seuraavat työvuorot:

Tavalliset työajat 1.1.–30.6. ja 1.9.–31.12.

• Maanantai–torstai: 8.30–14.00 ja 15.30–18.30
• Perjantai: 8.30–14.30

Kesän työajat 1.7.–31.8.

• Maanantai–perjantai: 8.00–14.30

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Valitse Hallinta. Valitse Projektinhallinta-kohdasta Peruskalenterit.
2. Luo peruskalenteri tavallisille kahden vuoron työpäiville ja perjantain yksilölliselle lyhyelle vuorolle.
3. Valitse maanantai, tiistai, keskiviikko ja torstai ja määritä kumpikin työvuoro yhteen kalenteriin.
4. Valitse perjantai ja määritä kello 8.30 alkava työvuoro samaan kalenteriin.
5. Käytä tätä järjestelyä tammikuusta kesäkuuhun ja syyskuusta joulukuuhun.
6. Luo kesän kahdelle kuukaudelle oma peruskalenteri.
7. Määritä heinä- ja elokuulle uusi kesäajan työvuoro, joka alkaa kello 8.00 jokaisena työpäivänä.

   Huomautus: Voit myös käyttää yhtä kalenteria ja säätää jokaista heinä- ja elokuun työpäivää.

8. Siirry kunkin resurssin resurssiprofiiliin ja kiinnitä kalenteri.

   Työvuorot näkyvät resurssien kalentereissa. Resurssin saatavuus -kentän sisältö vaihtelee resurssista toiseen, vaikka heidät olisi kiinnitetty samaan kalenteriin.

   • Kukin resurssi työskentelee 8,5 tuntia päivässä neljänä päivänä ja 6 tuntia perjantaina. Resurssien saatavuus on 40 tuntia viikossa, eli 160 tuntia kuukaudessa.
   • Kesäkuukausien aikana kukin resurssi työskentelee 6,5 tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa. Resurssien saatavuus on 32,5 tuntia viikossa, eli 130 tuntia kuukaudessa.
   • Voit myös käyttää resursseja, jotka on kiinnitetty toiseen kalenteriin. Heidän työaikansa voi olla esimerkiksi kahdeksan tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa. Resurssien saatavuus on 40 tuntia viikossa, eli 160 tuntia kuukaudessa.
9. Kiinnitettyä kalenteria voi säätää resurssikohtaisesti. Lisää resurssikalenteriin esimerkiksi yksi tai usea lomapäivä. Kahden päivän lomalla oleva resurssi näkyy alentuneena saatavuutena. Päivittäin 8,5 tuntia työskentelevän resurssin saatavuus laskee 17 tuntia kahden päivän loman vaikutuksesta. Päivittäin 6,5 tuntia työskentelevän resurssin saatavuus laskee kuitenkin vain 13 tuntia kahden päivän loman vaikutuksesta.
10. Portletit, sivut ja raportit käyttävät saatavuuden aikaviipaletta saatavusmäärien esittämiseen. Saatavuus perustuu aina resurssin kalenteriin. Resurssiprofiilin Saatavuus-kenttään alussa syötettyä arvoa ei käytetä saatavuuden laskentaan.

    Huomautus: Resurssien saatavuuden mittatietona voi käyttää myös kokopäiväisiä työntekijöitä (FTE) tuntimäärien sijaan. Sovellus laskee FTE-saatavuuden jakamalla resurssin saatavuuden vakiokalenterin tuntimäärällä.

11. Napsauta Koti-valikkoa. Valitse Resurssinhallinta-kohdasta Resurssit.
12. Avaa resurssi.
13. Aseta kunkin resurssin Saatavuus-kenttä vastaamaan senhetkistä saatavuutta. Saatavuus vaihtelee resurssista toiseen, vaikka heidät olisi kiinnitetty samaan peruskalenteriin. Oletetaan esimerkiksi, että resurssi, joka on tavallisesti saatavana kuusi tuntia päivässä, kiinnitetään peruskalenteriin, jossa on viisi kahdeksan tunnin työvuoroa. Saatavuus-kentän arvona näkyy 5,65. Kun peruskalenterin vaihtaa toiseen, jossa työvuoron pituus on 8,5 tuntia, Saatavuus-kentässä näkyy arvo 6,38. Voit myös muokata yksittäisen resurssikalenterin työvuoroja. Resurssin nykyinen saatavuus määräytyy viimeksi asetetun arvon mukaan (Saatavuus tai Peruskalenteri muutoksin tai ilman).

    Huomautus: samaa menetelmää käytetään myös portletien ja raporttien saatavuusarvojen laskentaan.

Esimerkki: resurssien saatavuus

Tämä esimerkki havainnollistaa resurssin kuukausittaista saatavuutta.

1. Luo joulukuulle peruskalenteri, jossa työvuorojen pituus on viisi tuntia.

   Joulukuussa on 22 päivää. Tuntien kokonaismäärä on (5 × 22) = 110.

2. Kiinnitä tämä peruskalenteri resurssiin.

   Resurssin päivittäinen saatavuus on 5.

3. Muuta Saatavuus-kentän arvo nykyisestä 5:stä 8:ksi.

   Kalenteri näyttää yhä viisituntisia työvuoroja.

   Portletit näyttävät joulukuun saatavuuden olevan (8 × 22) = 176 tuntia.

4. Muokkaa resurssikalenteria osoittamaan tälle resurssille neljän tunnin pituiset työvuorot joulukuun ajalle. Resurssin saatavuus on suurempi kuin neljä, koska vaihdoit aiemmin saatavuuden arvoksi 8.
5. Saatavuus-kentässä näkyy arvo 8, peruskalenterissa 5 ja resurssikalenterissa 4. Resurssin joulukuulle laskettu saatavuus tunteina on seuraava:

   (4/5) × 8 × 22 = 140,8 
   

Esimerkki: resurssien varaukset

Kun varaat resurssin investoinnin henkilöstön jäseneksi, sovellus luo varausmäärän kullekin resurssille. Voit laskea resurssin varauksen seuraavalla kaavalla:

Resurssin varauksen suuruus = (saatavuus) x (resurssien työpäivien määrä investoinnin ajanjakson aikana) 

Yksittäisen resurssin työpäivien määrä investoinnin aikana perustuu resurssikalenteriin. Määrään lasketaan kaikki päivät aloituspäivä ja päättymispäivä mukaan lukien, jotka resurssi on käytettävissä investoinnin aikajakson aikana.

Esimerkiksi seuraavassa luettelossa on tiettyjen resurssien viikoittainen saatavuus investoinnin ajanjakson aikana:

• Resurssi A työskentelee neljä tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa.
• Resurssi B työskentelee kahdeksan tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa.
• Resurssi C työskentelee kahdeksan tuntia päivässä kolmena päivänä viikossa.

  Jos kaikki resurssit varataan investointiin 100-prosenttisesti kolmen viikon ajan, resurssien varausten suuruudet ovat seuraavat:

• Resurssi A = 60 tuntia
• Resurssi B = 120 tuntia
• Resurssi C = 72 tuntia

  Jos yrität ylivarata resurssin lisäämällä hänet muiden investointien henkilöstöön, näet varoitusviestin. Ylivarattu resurssi ei pysty tekemään työtä tehokkaasti tai saattamaan sitä loppuun määritettyyn päättymispäivään mennessä. Siksi on tärkeää tarkkailla, missä määrin resursseja on varattu investointeihin.

  Näissä esimerkeissä Jouni, Veikko ja Susanna ovat Marjan suoria alaisia:

• Jouni on varattu kiinteästi 20 tunniksi projektiin A ja alustavasti 10 tunniksi projektiin B. Jounin kokonaiskysyntä ensi viikolla on 30 tuntia.
• Veikko on ensi viikolla varattu kiinteästi 40 tunniksi projektiin A ja yhdistelmävarattu 20 tunniksi projektiin B. Veikon kokonaiskysyntä ensi viikolla on 60 tuntia.
• Susannaa ei ole varattu mihinkään projektiin. Susannan kysyntä on 0 tuntia.
• Projektille A on kiinnitetty rooli, joka on alustavasti varattu 35 tunniksi ensi viikolla. Projektin roolin ominaisuuksissa Marjan työryhmä on määritetty Henkilöstön OBS -yksiköksi. Roolin kysyntä Marjan työryhmälle ensi viikolla on 35 tuntia.
• Marjan organisaation resurssien kokonaisvaraus eli kysyntä on 125 tuntia: 60 tuntia sitovasti varattua henkilöstöä, 30 tuntia alustavasti varattua henkilöstöä ja 35 tuntia alustavasti varattuja täyttämättömiä rooleja.