Forrige emne: Risici, problemer ændringsanmodninger og handlingspunkterNæste emne: Oprettelse af en ændringsanmodning

Risici, problemer ændringsanmodninger og handlingspunkter › Sådan administreres projektrisici

Sådan administreres projektrisici

En risikostyringsproces omfatter identifikation, analyse, planlægning, sporing og kommunikation vedrørende risici. Risikostyring omfatter risici, problemer og ændringsanmodninger. At kunne tage velunderbyggede beslutninger ved bevidst at vurdere problemer og omfanget af deres indvirkning er kernen i projektrisikostyring.

Projektlederen opretter en risiko eller et problem baseret på påvirkningen af risikoen efter identifikation og analyse af risikoen.

Du kan når som helst identificere risici i et projekts livscyklus. Du kan eskalere en risiko til et problem, når det virker sandsynligt, at det vil påvirke projektet væsentligt. Ændringsanmodninger opstår på grundlag af problemer og kan være med til at gøre det nemmere at finde effektive løsninger.

Følgende diagram og dette scenario beskriver én måde at administrere projektrisici på. Du kan finde flere oplysninger om andre måder at administrere projektrisici på i Brugervejledning til projektstyring.

Dette tal viser dig arbejdsprocessen for administration af en projektrisiko.

Eksempel: Oprettelse og administration af en projektrisiko

I dette eksempel udvikler projektteamet hos Forward Inc. et nyt produkt vha. en nicheteknologi. De ressourcer i virksomheden, som har erfaring med denne teknologi er begrænset, så teamet skal bruge eksterne ressourcer til at fuldføre projektet. Produktet er desuden kombineret med tredjeparts API'er, for hvilke der kræves lovmæssig godkendelse.

Teamet identificerer to risici, der påvirker deres projekt på en betydelig måde, til analyse:

Efter analysen, der var baseret på risikoens påvirkning på projektet, opretter projektlederen en risiko for de begrænsede ressourcer og et problem for afhængighed.

Gør følgende for at administrere projektrisici:

  1. Gennemgå forudsætningerne.
  2. Analysér risikoen.

Gennemgå forudsætningerne

Du skal have følgende adgangsrettigheder for at udføre alle opgaver i dette scenarie:

Oprettelse af en risiko

En risiko er en potentielt kommende hændelse, der vil have en positiv eller negativ påvirkning af et projektmål. Identificer risiciene tidligt i et projekt for at blive klar over potentielle virkninger på projektomfang, tidsplan, budget og andre faktorer. I dette scenarie beslutter teamet at formindske risikoen forbundet med begrænsede ressourcer ved at anvende eksterne ressourcer. Projektlederen opretter en detaljeret risiko, der angiver alle oplysningerne, og vælger Ressourcetilgængelighed på rullelisten Kategori.

Hvis den samlede score for en detaljeret risiko afviger fra den klassifikation, som du tildelte den, interagerer de to risikostyringskomponenter. Scoren for den detaljerede risiko tilsidesættes af den klassifikation, du tildelte den. Hvis du opretter en detaljeret risiko uden at tildele klassifikationer, farver scorer fra risikoindtastningerne den tilhørende faktor på listen. Sletning af en detaljeret risiko ændrer projektets samlede risikoscore og den kombinerede risikoscore for den pågældende risikokategori.

Følg disse trin:

  1. Åbn projektet, og klik på Risici/problemer/ændringer.
  2. Klik på Ny.
  3. Udfyld felterne i afsnittet Generelt. Følgende felter kræver forklaring:
    Kategori

    Definerer den kategori, som risikoen tilhører.

    Værdier:

    • Fleksibilitet – Projektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – Projektfinansieringen er ikke allokeret eller er tilgængelig med begrænsninger.
    • Brugergrænseflade – Brugergrænsefladen er dårligt defineret.
    • Implementering - Der findes uvisheder i implementeringen og brugeraccepten.
    • Indbyrdes afhængigheder – Projektet afhænger af andre projekter.
    • Mål - Kravene, målene, omfanget og fordelene er urimelige, uklare, ikke målbare og kan ikke verificeres.
    • Organisationskultur – Projektet kræver ændringer af organisationskulturen, forretningsprocesser, procedurer eller politikker.
    • Ressourcetilgængelighed - Den interne ressourcetilgængelighed er uvis, og der kræves eksterne ressourcer.
    • Sponsorering – Sponsoreringen er ikke klart defineret og bekræftet.
    • Understøtningsmulighed - Det er ikke let at understøtte projektet i fremtiden og kræver større opdateringer.
    • Teknisk – Projektets teknologi er ikke afprøvet, og der er behov for ny intern eller ekstern ekspertise.

      Bemærk! Når du angiver en risikokategori, tilsidesætter den samlede risikoscore alle andre statusvalg, som du foretager for risikokategorien eller faktoren.

    Ejer

    Definerer navnet på den ressource, som leder risikoen. Denne ressource er ansvarlig for at kontrollere, at risikoen administreres og overvåges på behørig vis i hele livscyklussen.

    Standard: Den ressource, der er logget på i øjeblikket.

  4. Udfyld felterne i afsnittet Detaljer. Følgende felter kræver forklaring:
    Påvirkningsdato

    Definerer den dato, hvor følgerne af denne risiko kan påvirke projektet. Hvis du identificerer en påvirkningsdato, skal du angive en dato i feltet Mål for løsningsdato.

    Standard: Aktuel dato

    Antagelser

    Definerer de antagelser, der bestemmer, at dette element kan være en risiko. Du kan kontrollere disse forudsætninger for at sikre, at de fortsat gør sig gældende i hele risikoens løbetid. Hvis forudsætningerne ændrer sig, kan risikoens påvirkning eller sandsynlighed også ændre sig.

    Tilknyttede risici

    Definerer risiciene i dette projekt, der er tilknyttet denne risiko. Du kan kun linke denne risiko til risici i dette projekt.

    Tilknyttede problemer

    Definerer problemerne i dette projekt, der er tilknyttet denne risiko. Du kan kun linke denne risiko til problemer i dette projekt.

    Svartype

    Definerer den type reaktion, som du ønsker for denne risiko.

    Værdier:

    • Overvåg. Du vil ikke reagere på en risiko. Denne type tildeles som regel til enhver risiko, for hvilken den beregnede risikoscore er lav. Selvom risikosandsynlighed eller påvirkning ikke er tilstrækkeligt til at kræve handling, vil du stadig holde risikoen åben og overvåge den.
    • Acceptér. Risikoeksponeringen accepteres og i visse tilfælde, hvis der ikke er nogen intention om at gå videre med risikoen.
    • Overfør. Du vil overføre risikoen til et andet projekt. Du kan lukke risikoen, når den er overført.
    • Formindsk. Du vil anvende en risikoreaktionsstrategi til at løse risikoen.

      Standard: Overvåg

      Bemærk! I dette scenarie skal du vælge Formindsk.

  5. Udfyld felterne i afsnittet Kvantitetsbestemt risiko. Følgende felter kræver forklaring:
    Sandsynlighed

    Definerer sandsynligheden for, at risikoen kan forekomme. Risikosandsynligheden anvendes til at beregne risikoeksponeringen.

    Værdier: Lav (1), Mellem (2) eller Høj (3)

    Standard: Lav

    Beregnet risiko

    Viser scoren, som er beregnet på basis af de valg, du foretager i felterne Sandsynlighed og Påvirkning.

    Værdier:

    • 1 - 3 (grøn). Den beregnede risiko er lav.
    • 4 - 6 (gul). Den beregnede risiko er medium.
    • 7 - 9 (rød). Den beregnede risiko er høj.
    Påvirkning.

    Definerer risikoens påvirkning af projektet. Risikoens effekt på projektpræstation, understøtningsmulighed, omkostninger og tidsplan bestemmer påvirkningen. Værdien anvendes til at beregne risikoeksponeringen.

    Standard: Lav

  6. Vedhæft et dokument, der giver værdifulde baggrundsoplysninger om risikoen, dens reduktion eller effekt på projektet (hvis relevant), i afsnittet Vedhæftninger.
  7. Udfyld følgende felter i afsnittet Løsning. Følgende felter kræver forklaring:
    Løsning

    Definerer den endelige løsning på risikoen, når risikoen er løst. Løsningens data er nyttige til at genkalde resultatet af en strategi for risikoreaktion ved planlægning eller tilgang til fremtidige projektrisikoplaner.

    Bemærk! Du kan definere en løsning, mens du opretter risikoen, eller før du lukker den.

    Resterende risici

    Angiver de risici, der er fundet eller oprettet i projektet som følge af de tiltag, der er taget for at løse risikoen. I modsætning til tilknyttede risici har resterende risici ikke lignende resultater, men opstår som følge af et skridt, du tog ved løsningen af en risiko.

  8. Gem ændringerne.

Oprettelse af en risikoreaktionsstrategi

Når der er taget en beslutning om at løse en risiko, opretter og tildeler projektlederen ejeren af risikoen til at udarbejde en reaktionsstrategi. Risikoreaktionsstrategier dokumenterer handlinger, sporeringskrav og andre nødvendige oplysninger, der kræves for at reducere risikoens sandsynlighed og påvirkning.

Uanset, hvem der ejer risikoen, kan du tildele individuelle reaktionsstrategier til andre ressourcer, og hver enkelt reaktionsstrategi kan have sin egen forfaldsdato. Disse datoer og navne kan anvendes sammen med processer til at sende meddelelser og påmindelser til ejere af risici. Generelt skal du oprette en risikoreaktionsstrategi, når du vælger svartypen Formindsk.

I nogle tilfælde kan du acceptere risikoens eksponering og ikke gå videre med risikoen.

Følg disse trin:

  1. Åbn projektet, og klik på Risici/problemer/ændringer.
  2. Opret risikoen.
  3. Åbn menuen Egenskaber, og klik på Reaktionsstrategi.
  4. Udfyld felterne, og klik på Tilføj for at gemme dine ændringer.

Lukning af risikoen

Når risikoen er blevet formindsket, skal du ændre dens status til Lukket og derefter indtaste den endelige løsning. En detaljeret løsning, kan hjælpe dig med hurtigt at finde tilbage til resultatet af en risikoreaktionsstrategi, når du planlægger eller imødegår fremtidige projektrisikoplaner.

Følg disse trin:

  1. Åbn projektet, og klik på Risici/problemer/ændringer.
  2. Opret risikoen.
  3. Skift status til Lukket.
  4. Angiv, hvordan risikoen blev formindsket i afsnittet Løsning.
  5. Gem ændringerne.

Oprettelse af et problem og lukning af risikoen

Et problem er en hændelse, der har påvirket projektet. Når risikoformindskelsesplanen mislykkes, kan du eskalere risikoen til et problem. Opret et problem ud fra den eksisterende risiko, og luk derefter risikoen. Det nye problem arver risikoens navn, beskrivelse samt nogle af dets værdier såsom Status ("Åben") og Oprettelsesdato (aktuel kalenderdato). Du kan altid oprette link tilbage til den oprindelige opgave. Oprettelse af et problem fra en risiko sikrer opmærksomhed, handlinger og opgaver omkring et problem til løsning i projektgruppen. Desuden giver det gruppen mulighed for at opbevare en fortegnelse over problemer og deres resultater med henblik på analyse ved projektets afslutning og fremtidig projektplanlægning.

Du kan også forbinde andre risici eller problemer, der relaterer til dette problem. Forbindelse af alle relaterede problemer og risici hjælper dig med at spore afhængigheder og genkende tendenser i fremtidige analyser og revisioner.

I dette scenarie hyres eksterne kontrahenter som del af risikoformindskelsesplanen til at fuldføre projektet. Do har de hyrede kontrahenter ikke det nødvendige erfaringsniveau, hvilket forhindrer forløbet af projektleveringen. Risikoen bliver nu til et problem, og projektlederen opretter derefter et problem for denne risiko og lukker den.

Følg disse trin:

  1. Åbn projektet, og klik på Risici/problemer/ændringer.
  2. Opret risikoen.
  3. Klik på Opret problem.
  4. Udfyld felterne i afsnittet Generelt. Følgende felter kræver forklaring:
    Kategori

    Definerer den kategori, som problemet tilhører.

    Værdier:

    • Fleksibilitet – Projektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – Projektfinansieringen er ikke allokeret eller er tilgængelig med begrænsninger.
    • Brugergrænseflade – Brugergrænsefladen er dårligt defineret.
    • Implementering - Der findes uvisheder i implementeringen og brugeraccepten.
    • Indbyrdes afhængigheder – Projektet afhænger af andre projekter.
    • Mål - Kravene, målene, omfanget og fordelene er urimelige, uklare, ikke målbare og kan ikke verificeres.
    • Organisationskultur – Projektet kræver ændringer af organisationskulturen, forretningsprocesser, procedurer eller politikker.
    • Ressourcetilgængelighed - Den interne ressourcetilgængelighed er uvis, og der kræves eksterne ressourcer.
    • Sponsorering – Sponsoreringen er ikke klart defineret og bekræftet.
    • Understøtningsmulighed - Det er ikke let at understøtte projektet i fremtiden og kræver større opdateringer.
    • Teknisk – Projektets teknologi er ikke afprøvet, og der er behov for ny intern eller ekstern ekspertise.
    Ejer

    Definerer navnet på den ressource, som administrerer risikoen. Denne ressource er ansvarlig for at kontrollere, at problemet administreres og overvåges på behørig vis i hele livscyklussen.

    Standard: Den ressource, der er logget på i øjeblikket.

  5. Udfyld felterne i afsnittet Detaljer.
  6. Vedhæft et dokument, der giver værdifulde baggrundsoplysninger om risikoen, dens løsning eller effekt på projektet (hvis relevant), i afsnittet Vedhæftninger.
  7. Fuldfør afsnittet Løsning, når problemet er løst.
  8. Klik på Gem og gå tilbage for at gå til siden Risikoegenskaber og lukke risikoen.
  9. Skift status til Lukket.
  10. Gem ændringerne.

Oprettelse af et problem

Opret et problem, når risikoen påvirker projektet væsentligt. Fordi forsinkelsen i godkendelsesprocessen forventes, opretter projektlederen et problem og tildeler kategorien som afhængighed.

Følg disse trin:

  1. Åbn projektet, og klik på Risici/problemer/ændringer.
  2. Åbn menuen Risici/problemer/ændringer, og klik på Problemer.
  3. Klik på Ny.
  4. Udfyld felterne i afsnittet Generelt. Følgende felter kræver forklaring:
    Problem-id

    Definerer det entydige id for problemet. Du kan ikke gemme id'et, når du har gemt problemet.

    Kategori

    Definerer den kategori, som problemet hører til.

    Værdier:

    • Fleksibilitet – Projektet kan ikke tilpasses.
    • Finansiering – Projektfinansieringen er ikke allokeret eller er tilgængelig med begrænsninger.
    • Brugergrænseflade – Brugergrænsefladen er dårligt defineret.
    • Implementering - Der findes uvisheder i implementeringen og brugeraccepten.
    • Indbyrdes afhængigheder – Projektet afhænger af andre projekter.
    • Mål - Kravene, målene, omfanget og fordelene er urimelige, uklare, ikke målbare og kan ikke verificeres.
    • Organisationskultur – Projektet kræver ændringer af organisationskulturen, forretningsprocesser, procedurer eller politikker.
    • Ressourcetilgængelighed - Den interne ressourcetilgængelighed er uvis, og der kræves eksterne ressourcer.
    • Sponsorering – Sponsoreringen er ikke klart defineret og bekræftet.
    • Understøtningsmulighed - Det er ikke let at understøtte projektet i fremtiden og kræver større opdateringer.
    • Teknisk – Projektets teknologi er ikke afprøvet, og der er behov for ny intern eller ekstern ekspertise.
    Ejer

    Definerer navnet på den ressource, som administrerer risikoen. Denne ressource er ansvarlig for at kontrollere, at problemet administreres og overvåges på behørig vis i hele livscyklussen.

    Standard: Den ressource, der er logget på i øjeblikket.

    Oprettet af

    Viser navnet på den ressource, der har oprettet problemet.

    Standard: Den ressource, der er logget på i øjeblikket.

  5. Udfyld felterne i afsnittet Detaljer.
  6. Vedhæft et dokument, der giver værdifulde baggrundsoplysninger om risikoen, dens løsning eller effekt på projektet (hvis relevant), i afsnittet Vedhæftninger.
  7. Fuldfør afsnittet Løsning, når problemet er løst.
  8. Gem ændringerne.

Luk problemet.

Når problemet er løst, skal du ændre status til Lukket og angive en endelig løsning. Hvis du angiver en detaljeret løsning, kan det hjælpe dig til at finde tilbage til resultatet af et problem ved planlægning af eller tilgang til fremtidige projektproblemplaner.

Følg disse trin:

  1. Åbn projektet, og klik på Risici/problemer/ændringer.
  2. Åbn menuen Risici/problemer/ændringer, og klik på Problemer.
  3. Opret problemet.
  4. Skift status til Lukket.
  5. Angiv, hvordan problemet blev løst i afsnittet Løsning.
  6. Gem ændringerne.