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如何建立預算修訂

核准的成本計劃會成為投資的預算計劃。 因為投資的元素變更，所以您可以修訂預算的各個部份，也可以取代整份預算。

您可以對已核准的預算計劃進行兩種修訂：

合併式預算計劃修訂

• 提交含新行項目的成本計劃，並將變更與現有預算計劃合併。
• 提交一部份的成本計劃，方法是讓提交動作的開始和結束日期產生差異，或更新特定期間的欄位值。 您也可以僅提交變更的期間，並將其與預算合併。

取代預算計劃修訂

• 提交含已刪除行項目的成本計劃並取代預算，以從預算計劃中移除這些行項目。
• 使用不同的分組屬性或期間類型建立成本計劃，以及取代預算。

這兩種修訂類型都提供核准歷程記錄。 但是，取代功能可讓您刪除不再需要的行項目，以及修訂分組屬性和會計期間。

當您提交修訂了現有預算的成本計劃時，您會使用 [提交選項] 下拉式清單來指定要合併或取代。 至少有一份核准的預算時，此欄位才會出現。 如果新成本計劃與現有預算的結構不同，則 [取代] 是唯一的選項。

成本計劃一旦獲得核准，就會成為一個具有新版本編號的已修訂預算計劃。 您可以檢視另外儲存的前版預算。 您無法編輯先前的預算計劃或目前的已核准預算計劃。

下圖說明財務管理員如何建立預算修訂。

例如：修訂 Forward, Inc. 預算計劃

以下範例說明這個案例中用於更新預算計劃的選項。 Forward Inc. 有針對今年稍後的期間所計劃的新專案。 Alice 負責管理專案，且已經建立含有所需角色和估計成本的成本計劃 (ProjectA_estimatedCP-00)。

她需要下列角色：

• 一個軟體建構人員
• 三個 Java 軟體工程師
• 兩個測試工程師

Alice 尚未為專案安排好人員。 在她所提交的成本計劃中，她為上述每個職位新增了角色，並顯示專案的六個月成本計劃。

建立成本計劃時，Alice 將下列內容用於她的成本計劃：

• 分組屬性：角色
• 期間類型：每季。
• 開始和結束日期：7 月 2 日 - 12 月 31 日

她提交了估計值以便核准成為目前的預算計劃。 Alice 的產品經理核准了估計的預算。 該經理曉得預算會在專案開始前有所變更。

要建立預算修訂需執行下列步驟：

1. 檢閱先決條件。
2. 修訂預算計劃：
   • 將變更合併至預算計劃中：
     • 將行項目新增至預算。
     • 變更預算中的期間值。
   • 取代預算計劃：
     • 從預算中刪除行項目。
     • 以新的成本計劃取代預算。
3. 確認已修訂的預算計劃。

檢閱先決條件

若要完成此案例中的所有任務，請考量下列資訊：

存取權限

具有下列存取權限：

• 財務 - 成本計劃 - 編輯
• 財務 - 財務計劃 - 提交以供核准
• 專案 - 預算計劃 - 檢視
• 專案 - 預算計劃 - 編輯

已完成的任務

請先完成下列任務，再開始此案例：

• 建立投資的成本計劃。
• 將成本計劃指定為記錄計劃 (POR)。
• 提交 POR 以供核准，使其經核准成為投資的預算計劃。

其他資訊

提交成本計劃以供核准後，它就會成為已提交的預算計劃。 您可以編輯已提交的預算計劃；但該預算計劃一旦獲得核准，您便無法加以編輯。

將行項目新增至預算

將行項目新增至成本計劃並將新行合併到預算中。 例如，您可以新增角色至成本計劃，然後提交成本計劃以便核准為合併的變更。

範例：使用新角色修訂預算

Alice 發現這個新專案要有一位技術文件工程師來編寫線上說明。 她將資深技術文件工程師的角色新增至成本計劃，並將已修訂的計劃 (ProjectA_estimatedCP-00) 當成合併修訂來提交至預算。

請遵循以下步驟：

1. 開啟首頁，從 [投資組合管理] 按一下適當的投資類型 (例如，[專案])。
2. 開啟投資，然後按一下 [財務計劃]。
3. 開啟 [財務計劃] 功能表，然後按一下 [成本計劃]。
4. 開啟成本計劃。
5. 按一下 [新增] 以加入新的行項目。

   [成本計劃明細：內容] 頁面就會顯示，其中針對成本計劃中出現的每個分組屬性分別顯示對應的欄位。 例如，若 [角色] 為分組屬性，則會顯示 [角色] 欄位。

6. 選取您要加入之新行項目的值 (例如，角色)。
7. 按一下 [儲存並返回]。
8. 輸入行項目的期間明細。

   附註：如需顯示成本計劃的更多資訊，請參閱《財務管理使用者指南》。

9. 儲存變更並按一下 [返回]。
10. 按一下 [動作] 並選取 [設定成記錄計劃]。

    附註：如果成本計劃已經是記錄計劃，請略過此步驟。

11. 按一下 [是] 以確認。
12. 按一下 [動作] 並選取 [提交記錄計劃以供核准]。

    附註：如果您收到下列訊息，則表示投資已有另一個成本計劃以提交的預算計劃形式存在。

    錯誤：提交的預算已存在。
    

    提交的預算計劃必須先獲得核准或否決，您才能提交另一個計劃以供核准。

13. 輸入要求的值。
14. 選取 [提交選項] 下拉式清單中的 [合併]。
15. 按一下 [提交以供核准]。
16. 開啟 [財務計劃] 功能表並按一下 [預算計劃]，以檢視預算計劃與其狀態的清單。

    您已提交成本計劃，以供核准將新增的行項目合併到現有預算中。

變更預算中的期間值

您可以修訂成本計劃中的期間值，並可將其合併到現有預算計劃中。 合併一或多個期間中的值，可方便您保持預算的正確性，而不需取代整份預算。

例如，您的預算得到額外的經費補助，以反映資源成本的增加。 您可以僅針對受影響的月份來修訂資源成本。

如果您在財務實體中設定了凍結日期，就只能編輯凍結日期後之期間的成本計劃。

範例：將期間附加至預算計劃

Alice 與其主管一起檢閱專案計劃，發現她需要多三個月來完成必要的新功能。 Alice 於是對成本計劃做出修訂：她新增了三個月至專案，並在各欄位中顯示每項資源的成本資訊。 她將修訂後的成本計劃 (ID 是 ProjectA_estimatedCP-00) 提交為僅含這些多出月份的合併修訂。

請遵循以下步驟：

1. 開啟首頁，從 [投資組合管理] 按一下適當的投資類型 (例如，[專案])。
2. 開啟投資，然後按一下 [財務計劃]。
3. 開啟 [財務計劃] 功能表，然後按一下 [成本計劃]。
4. 開啟成本計劃。
5. 在 [單位、成本和收益明細] 區段中移至計劃的正確期間。
6. 編輯期間的 [單位]、[成本] 和 [收益] 欄位，如下圖所示：

   

7. 儲存變更並按一下 [返回]。
8. 按一下 [動作] 並選取 [設定成記錄計劃]。

   附註：如果成本計劃已經是記錄計劃，請略過此步驟。

9. 按一下 [是] 以確認。
10. 按一下 [動作] 並選取 [提交記錄計劃以供核准]。

    附註：如果您收到下列訊息，則表示投資已有另一個成本計劃以提交的預算計劃形式存在。

    錯誤：提交的預算已存在。
    

    提交的預算計劃必須先獲得核准或否決，您才能提交另一個計劃以供核准。

11. 僅針對您新增或更新值的月份，指定 [開始期間] 和 [結束期間] 值。
12. 選取 [提交選項] 下拉式清單中的 [合併]。
13. 按一下 [提交以供核准]。
14. 開啟 [財務計劃] 功能表並按一下 [預算計劃]，以檢視預算計劃與其狀態的清單。

    您已提交成本計劃，以供核准將期間中的修訂合併到現有預算中。

從預算中刪除行項目

刪除不需要的行項目，並提交成本計劃以取代預算。 例如，若想從預算計劃中移除行項目，請在成本計劃中刪除行項目。 提交修訂後的成本計劃以取代預算計劃。

附註：選取 [取代] 以刪除行項目。 選取 [合併] 可防止刪除，而行項目會保留在所提交的預算計劃中。

範例：刪除角色和取代預算

在專案開始的前幾個月，Alice 發現她必須將測試工程師的名額移轉到另一個專案。 她從成本計劃 (ProjectA_estimatedCP-00) 中刪除初級測試工程師角色的行項目，然後提交計劃以供核准。 Alice 選取 [取代] 以從預算中移除行項目。

請遵循以下步驟：

1. 開啟首頁，從 [投資組合管理] 按一下適當的投資類型 (例如，[專案])。
2. 開啟投資，然後按一下 [財務計劃]。
3. 開啟 [財務計劃] 功能表，然後按一下 [成本計劃]。
4. 開啟成本計劃。
5. 選取要刪除的行項目，然後按一下 [刪除]。
6. 按一下 [是] 確認，再按一下 [返回]。
7. 按一下 [動作] 並選取 [設定成記錄計劃]。

   附註：如果成本計劃已經是記錄計劃，請略過此步驟。

8. 按一下 [是] 以確認。
9. 按一下 [動作] 並選取 [提交記錄計劃以供核准]。

   附註：如果您收到下列訊息，則表示投資已有另一個成本計劃以提交的預算計劃形式存在。

   錯誤：提交的預算已存在。
   

   提交的預算計劃必須先獲得核准或否決，您才能提交另一個計劃以供核准。

10. 選取 [提交選項] 下拉式清單中的 [取代]。
11. 按一下 [提交以供核准]。
12. 開啟 [財務計劃] 功能表並按一下 [預算計劃]，以檢視預算計劃與其狀態的清單。

    您已提交成本計劃，以供核准取代現有的預算。

以新的成本計劃取代預算

藉由建立並提交新的成本計劃以取代核准的預算計劃，為預算選擇新的分組屬性和期間類型。

例如，為即將來臨的專案進行計劃時，您可以提供預估預算，內含您認為會需要的角色。 在專案開始之前，您可以使用實際資源建立成本計劃，並變更分組屬性以納入 [部門] 和 [位置]。 然後，您可以提交新的成本計劃以取代核准的預算計劃。

範例：提交新的成本計劃並取代預算

Alice 填好了小組的所有職位，並曉得每項資源的成本。 資源分散在兩個位置，因此她想依據部門和位置來分組。 此外，產品經理要求她使用每月期間而非每季期間。 Alice 建立成本計劃並新增每項資源與其成本明細。 她對成本計劃屬性進行的選擇如下：

• 分組屬性：位置和部門
• 期間類型：每月

Alice 將變更儲存為 ProjectA_actualCP-00，並提交新的預算以供核准。

請遵循以下步驟：

1. 開啟首頁，從 [投資組合管理] 按一下適當的投資類型 (例如，[專案])。
2. 開啟投資，然後按一下 [財務計劃]。
3. 開啟 [財務計劃] 功能表，然後按一下 [成本計劃]。
4. 建立成本計劃並顯示資料。

   附註：如需建立成本計劃的更多資訊，請參閱《財務管理使用者指南》。

5. 依序按一下 [儲存] 與 [返回]。
6. 按一下 [動作] 並選取 [設定成記錄計劃]。

   附註：如果成本計劃已經是記錄計劃，請略過此步驟。

7. 按一下 [是] 以確認。
8. 按一下 [動作] 並選取 [提交記錄計劃以供核准]。

   [提交選項] 欄位將 [取代] 列為唯一可用的選項。 當分組屬性或會計期間類型與您為現有預算選取的不同時，您必須取代預算。

   附註：如果您收到下列訊息，則表示投資已有另一個成本計劃以提交的預算計劃形式存在。

   錯誤：提交的預算已存在。
   

   提交的預算計劃必須先獲得核准或否決，您才能提交另一個計劃以供核准。

9. 按一下 [提交以供核准]。
10. 開啟 [財務計劃] 功能表並按一下 [預算計劃]，以檢視預算計劃與其狀態的清單。

    您已提交成本計劃，以供核准取代現有的預算。

確認已修訂的預算計劃

提交成本計劃以供核准後，它就會成為已提交的預算計劃。 您可以檢視預算計劃的狀態，若有存取權限，還可編輯該計劃。

範例：編輯和確認已提交的預算計劃

Alice 已提交修訂後的成本計劃以供核准。 在經理核准之前，計劃會保持在已提交預算計劃狀態。 她確認其修訂是否已合併到或已正確取代預算。 Alice 在檢閱計劃時，發現 10 月份其中一項資源的成本值不正確。 她手動變更此值並儲存變更。 她的經理核准預算，且 Alice 已使用變更來成功修訂已核准的預算計劃。

請遵循以下步驟：

1. 開啟首頁，從 [投資組合管理] 按一下適當的投資類型 (例如，[專案])。
2. 開啟投資，然後按一下 [財務計劃]。
3. 開啟 [財務計劃] 功能表，然後按一下 [預算計劃]。
4. 開啟已提交的預算計劃，以檢視修訂並確認修訂正確無誤。
5. 以任何所需的修訂，編輯預算計劃中的值。
6. 儲存變更並按一下 [返回]。

   在您確認所提交的預算正確且該預算獲得核准之後，您便已成功修訂核准的預算計劃。