Återbetalningar › Avdelningsfakturor › Så här fungerar fakturagodkännanden

Så här fungerar fakturagodkännanden

Ekonomichefen och avdelningschefen samarbetar vanligtvis för att godkänna fakturor. Ekonomichefen skickar fakturor för godkännande och avdelningschefen godkänner eller avvisar fakturorna. Åtkomstbehörigheten för avdelningsfakturor avgör vilka användare som kan utgöra fakturarelaterade uppgifter.

Använd företagets policys och bästa arbetsmetoder för att identifiera vilka roller som ansvarar för fakturor och fastställa ändringsperioder för att skicka och godkänna fakturor. Här följer en beskrivning av godkännandeprocessen:

1. Fakturan genereras genom att jobbet Generera fakturor körs. Detta kan schemaläggas och köras med regelbundna intervall. När jobbet är klart är fakturan tillgänglig med statusen Proforma. Fakturan är öppen att ta emot ytterligare transaktioner och tillgängliga för granskning. Ekonomichefen kan återskapa fakturorna manuellt efter behov för att ta bort nytillagda transaktioner eller ändringar mellan de schemalagda fakturagenereringsomgångarna.
2. Din ekonomichef skickar fakturan för godkännande. Statusen ändras till Skickad och fakturan låses. Inga ytterligare transaktioner kan läggas till. Om ytterligare transaktioner bearbetas för den tidsperioden, läggs de till den kommande tidsperiodens fakturor.
3. Avdelningschefen kan godkänna eller avvisa fakturan.
   • Om fakturan godkänns ändras dess status till "Godkänd". Fakturan är komplett och inga ytterligare åtgärder kan vidtas.
   • Om fakturan avvisas ändras dess status till "Avvisad". Avdelningschefen kan justera eller återskapa en viss transaktion eller hela fakturan.