Un plan de coûts approuvé devient le plan budgétaire pour un investissement. En raison des modifications que peuvent subir les éléments d'un investissement, vous pouvez réviser certaines parties du budget ou le remplacer entièrement.
Vous pouvez effectuer deux types de révisions pour un plan budgétaire approuvé :
Les deux types de révision fournissent un historique d'approbation. Toutefois, la fonctionnalité de remplacement vous permet de supprimer des postes obsolètes et de réviser des attributs de groupement et des périodes fiscales.
Lorsque vous soumettez un plan de coûts qui révise un budget existant, vous devez indiquer si vous souhaitez fusionner ou remplacer ce budget à l'aide de la liste déroulante Option Soumettre. Ce champ s'affiche uniquement si un ou plusieurs budgets approuvés existent. Si le nouveau plan de coûts a une structure différente de celle du budget existant, l'option Remplacer est la seule disponible.
Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient un plan budgétaire révisé portant un nouveau numéro de version. Vous pouvez afficher la version précédente du budget, qui est enregistrée séparément. Vous ne pouvez pas modifier les plans budgétaires précédents, ni les plans budgétaires approuvés actuels.
Le diagramme suivant décrit la procédure de création d'une révision de budget par un administrateur financier.
Exemple : révision du plan budgétaire de Forward, Inc.
Le scénario suivant illustre les options de mise à jour du plan budgétaire. Forward Inc. a un nouveau projet prévu ultérieurement cette année. Alice, en charge de la gestion du projet, a déjà créé un plan de coûts (ProjectA_estimatedCP-00) avec les rôles requis et les coûts estimés.
Elle a besoin des rôles suivants :
Alice n'a pas encore affecté de personnel au projet. Dans son plan de coûts soumis, elle a ajouté des rôles pour chaque poste et a rempli le plan de coûts pour les six mois du projet.
Lors de la création du plan de coûts, Alice a utilisé les propriétés suivantes :
Elle a soumis les estimations pour approbation en tant que plan budgétaire actuel. Le chef de produits d'Alice a approuvé le budget estimé. Il sait que le budget est susceptible d'être modifié avant le début du projet.
Effectuez les opérations suivantes pour créer une révision du budget :
Pour effectuer toutes les tâches de ce scénario, tenez compte des informations suivantes :
Vous devez disposez des droits d'accès suivants :
Effectuez les tâches suivantes avant de commencer le scénario :
Après avoir soumis un plan de coûts pour approbation, celui-ci devient plan budgétaire soumis. Vous pouvez modifier le plan budgétaire soumis, mais vous ne pouvez pas le modifier une fois approuvé.
Ajoutez des postes au plan de coûts et fusionnez les nouvelles lignes dans le budget. Par exemple, vous pouvez ajouter un rôle à un plan de coûts et soumettre ce dernier pour approbation en tant que modification fusionnée.
Exemple : révision du budget avec un nouveau rôle
Alice détermine que le nouveau projet requiert un rédacteur technique pour rédiger l'Aide en ligne. Elle ajoute le rôle Rédacteur technique senior au plan de coûts et soumet le plan révisé (ProjectA_estimatedCP-00) comme révision fusionnée au budget.
Procédez comme suit :
La page Détail du plan de coûts : Propriétés s'ouvre et affiche des champs pour chaque attribut de groupement contenu dans le plan de coûts. Par exemple, si Rôle est un attribut de groupement, le champ Rôle s'affiche.
Remarque : Pour plus d'informations sur le remplissage des plans de coûts, consultez le Manuel de l'utilisateur du module de gestion financière.
Remarque : Si le plan de coûts est déjà le plan de coûts de référence, ignorez cette étape.
Remarque : Si vous recevez le message suivant, un autre plan de coûts existe déjà comme plan budgétaire soumis pour l'investissement.
Erreur : Un budget soumis existe déjà.
Le plan budgétaire soumis doit être approuvé ou rejeté pour pouvoir soumettre un autre plan pour approbation.
Vous avez soumis un plan de coûts pour approbation qui fusionne un poste ajouté et le budget existant.
Vous pouvez réviser les valeurs de période d'un plan de coûts et les fusionner avec le plan budgétaire existant. Fusionner des valeurs à partir d'une ou de plusieurs périodes vous permet de maintenir la précision du budget, sans devoir le remplacer en entier.
Par exemple, vous recevez un financement supplémentaire pour votre budget dû aux augmentations des coûts de ressources. Vous pouvez réviser le coût des ressources uniquement pour les mois concernés.
Si vous avez défini une date de gel dans l'entité financière, vous pouvez uniquement modifier le plan de coûts pour des périodes ultérieures à la date de gel.
Exemple : ajout de périodes au plan budgétaire
Alice vérifie les plans du projet avec son responsable et détermine que trois mois supplémentaires sont nécessaires pour incorporer une nouvelle fonctionnalité. Alice révise son plan de coûts en ajoutant trois mois au projet et remplit les champs de chaque ressource avec les informations de coût appropriées. Elle soumet le plan de coûts révisé, avec l'ID ProjectA_estimatedCP-00, comme révision fusionnée contenant uniquement les mois supplémentaires.
Procédez comme suit :
Remarque : Si le plan de coûts est déjà le plan de coûts de référence, ignorez cette étape.
Remarque : Si vous recevez le message suivant, un autre plan de coûts existe déjà comme plan budgétaire soumis pour l'investissement.
Erreur : Un budget soumis existe déjà.
Le plan budgétaire soumis doit être approuvé ou rejeté pour pouvoir soumettre un autre plan pour approbation.
Vous avez soumis un plan de coûts pour approbation qui fusionne les révisions des périodes au budget existant.
Supprimez les postes inutiles et soumettez le plan de coûts en remplacement du budget. Par exemple, si vous voulez supprimer un poste du plan budgétaire, supprimez le poste dans le plan de coûts. Soumettez le plan de coûts révisé en remplacement du plan budgétaire.
Remarque : Pour supprimer des postes, sélectionnez Remplacer. L'option Fusionner empêche la suppression et le poste est conservé dans le plan budgétaire soumis.
Exemple : suppression de rôle et remplacement de budget
Plusieurs mois avant le début du projet, Alice apprend qu'un ingénieur testeur doit être transféré à un autre projet. Elle supprime le poste pour le rôle d'ingénieur testeur du plan de coûts ProjectA_estimatedCP-00 et soumet le plan pour approbation. Elle sélectionne Remplacer pour supprimer le poste du budget.
Procédez comme suit :
Remarque : Si le plan de coûts est déjà le plan de coûts de référence, ignorez cette étape.
Remarque : Si vous recevez le message suivant, un autre plan de coûts existe déjà comme plan budgétaire soumis pour l'investissement.
Erreur : Un budget soumis existe déjà.
Le plan budgétaire soumis doit être approuvé ou rejeté pour pouvoir soumettre un autre plan pour approbation.
Vous avez soumis un plan de coûts pour approbation qui remplace le budget existant.
Sélectionnez de nouveaux attributs de groupement et de nouveaux types de période pour le budget en créant et en soumettant un nouveau plan de coûts qui remplace le plan budgétaire approuvé.
Par exemple, lors de la planification d'un futur projet, vous fournissez un budget estimé avec les rôles dont vous avez besoin. Avant le début du projet, vous créez un plan de coûts avec les ressources réelles et modifiez les attributs de groupement pour inclure les attributs Département et Emplacement. Vous pouvez ensuite soumettre le nouveau plan de coûts pour remplacer le plan budgétaire approuvé.
Exemple : soumission du nouveau plan de coûts et remplacement du budget
Alice remplit tous les postes de l'équipe et détermine le coût de chaque ressource. Les ressources sont réparties sur deux emplacements et elle veut les grouper par département et par emplacement. En outre, le chef de produit lui demande d'utiliser des périodes mensuelles au lieu de périodes trimestrielles. Alice crée un plan de coûts et ajoute chaque ressource avec leurs coûts détaillés. Elle sélectionne les propriétés du plan de coûts suivantes :
Alice enregistre les modifications sous le projet ProjectA_actualCP-00 et soumet le nouveau budget pour approbation.
Procédez comme suit :
Remarque : Pour plus d'informations sur la création de plans de coûts, consultez le Manuel de l'utilisateur du module de gestion financière.
Remarque : Si le plan de coûts est déjà le plan de coûts de référence, ignorez cette étape.
Le champ Option Soumettre contient uniquement l'option Remplacer. Vous devez remplacer le budget lorsque les attributs de groupement ou le type de période fiscal sont différents de ceux sélectionnés pour le budget existant.
Remarque : Si vous recevez le message suivant, un autre plan de coûts existe déjà comme plan budgétaire soumis pour l'investissement.
Erreur : Un budget soumis existe déjà.
Le plan budgétaire soumis doit être approuvé ou rejeté pour pouvoir soumettre un autre plan pour approbation.
Vous avez soumis un plan de coûts pour approbation qui remplace le budget existant.
Après avoir soumis le plan de coûts pour approbation, il devient disponible en tant que plan budgétaire soumis. Vous pouvez afficher le statut du plan budgétaire et le modifier si vous disposez des droits appropriés.
Exemple : modification et vérification du plan budgétaire soumis
Alice a soumis le plan de coûts révisé pour approbation. Le plan budgétaire présente l'état Soumis(e) jusqu'à ce que son responsable l'approuve. Elle vérifie que les révisions ont bien été fusionnées avec le budget ou qu'elles l'ont remplacé. Lors de la vérification, elle constate que la valeur de coût pour le mois d'octobre est incorrecte pour l'une des ressources. Elle change manuellement la valeur et enregistre les modifications. Son responsable approuve le budget et Alice a révisé le plan budgétaire approuvé avec ses modifications.
Procédez comme suit :
Lorsque vous avez vérifié que le budget soumis est correct et qu'il est approuvé, la révision du plan budgétaire approuvé est terminée.
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