Un plan de costes aprobado se convierte en el plan de presupuestos de una inversión. Dado que los elementos de una inversión cambian, se pueden revisar diversas partes del presupuesto o se puede reemplazar el presupuesto totalmente.
Puede hacer dos tipos de revisiones de un plan de presupuestos aprobado:
Los dos tipos de revisión proporcionan un historial de aprobaciones. Sin embargo, la función de sustituir permite suprimir elementos de la línea que ya no se necesitan, y revisar atributos de agrupación y períodos fiscales.
Al enviar un plan de costes que revisa un presupuesto existente, se especifica si se combinarán o se reemplazarán mediante la lista desplegable de opciones de envío. Este campo solamente aparece cuando hay al menos un presupuesto aprobado. Si el plan de costes nuevo tiene una estructura diferente que el presupuesto existente, Sustituir es la única opción.
Cuando se aprueba el plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos revisado con un nuevo número de versión. Puede ver la versión anterior del presupuesto, que se guarda por separado. No se pueden editar planes de presupuesto anteriores o los planes de presupuestos aprobados actuales.
El siguiente diagrama describe de qué forma crea un administrador financiero una revisión del presupuesto.
Ejemplo: revisión de un plan de presupuesto de Forward, Inc.
El siguiente ejemplo muestra las opciones para actualizar el plan de presupuestos en este escenario. Forward, Inc. tiene un proyecto nuevo que está planificado para este año. Alice gestiona el proyecto y ya ha creado un plan de costes (ProjectA_estimatedCP-00) con los roles necesarios y los costes estimados.
Necesita los siguientes roles:
Alice no ha asignado todavía el personal al proyecto. En el plan de costes enviado, agregó roles para cada puesto y rellenó el plan de costes para los seis meses del proyecto.
Al crear el plan de costes, Alice utilizó las siguientes propiedades para su plan de costes:
Envió las estimaciones para su aprobación como plan de presupuesto actual. El gestor de productos de Alice aprobó el presupuesto estimado. El gestor sabe que el presupuesto cambiará antes de que el proyecto empiece.
Realice estos pasos para crear una revisión del presupuesto:
Para completar todas las tareas de este escenario, tenga en cuenta la siguiente información:
Disponga de los siguientes derechos de acceso:
Complete las siguientes tareas antes de iniciar el escenario:
Después de enviar un plan de costes para la aprobación, se convierte en el plan de presupuestos enviado. Se puede editar el plan de presupuesto enviado; no se puede editar el plan de presupuesto después de que se apruebe.
Agregue elementos de la línea al plan de costes y combine las nuevas líneas en el presupuesto. Por ejemplo, puede agregar un rol a un plan de costes y enviar el plan de costes para su aprobación como un cambio combinado.
Ejemplo: revisión del presupuesto con un nuevo rol
Elena determina que el proyecto nuevo necesita un editor técnico para documentar la ayuda en línea. Agrega el rol de Editor técnico sénior al plan de costes y envía el plan revisado, ProjectA_estimatedCP-00, como revisión combinada para el presupuesto.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Detalles del plan de costes: Propiedades y muestra campos para cada atributo de agrupación que aparece en el plan de costes. Por ejemplo, si Rol es un atributo de agrupación, aparece el campo Rol.
Nota: Para obtener más información sobre cómo rellenar planes de costes, consulte la guía del usuario de gestión financiera.
Nota: Si el plan de costes ya es el plan de registro, omita este paso.
Nota: Si recibe el siguiente mensaje, existe otro plan de costes para la inversión como plan de presupuestos enviado.
Error: Ya existe un presupuesto enviado.
El plan de presupuestos enviado debe aprobarse o rechazarse para poder enviar otro plan para su aprobación.
Ha enviado un plan de costes para la aprobación que combina un elemento de línea en el presupuesto existente.
Se pueden revisar los valores del período de tiempo de un plan de costes, así como combinarse en el plan de presupuestos existente. Al combinar valores de uno o varios períodos de tiempo, puede hacer que el presupuesto sea preciso, sin necesidad de reemplazar todo el presupuesto.
Por ejemplo, recibe una financiación creciente para que el presupuesto contemple los aumentos en los costes de recursos. Solamente puede revisar el coste del recurso para los meses afectados.
Si ha establecido una fecha de bloqueo en la entidad financiera, puede editar solamente el plan de costes para los períodos tras la fecha de bloqueo.
Ejemplo: adición de períodos de tiempo al plan de presupuesto
Elena revisa los planes del proyecto con su gestor y se da cuenta de que debe agregar tres meses para una función obligatoria nueva. Alice revisa el plan de costes agregando tres meses al proyecto y rellena los campos con información de costes para cada recurso. Envía el plan de costes revisado, con el ID ProjectA_estimatedCP-00, como revisión combinada solamente con los meses adicionales.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Nota: Si el plan de costes ya es el plan de registro, omita este paso.
Nota: Si recibe el siguiente mensaje, existe otro plan de costes para la inversión como plan de presupuestos enviado.
Error: Ya existe un presupuesto enviado.
El plan de presupuestos enviado debe aprobarse o rechazarse para poder enviar otro plan para su aprobación.
Ha enviado un plan de costes para la aprobación que combina las revisiones de períodos de tiempo en el presupuesto existente.
Suprima los elementos de la línea innecesarios y envíe el plan de costes como reemplazo del presupuesto. Por ejemplo, si desea eliminar un elemento de la línea del plan de presupuestos, suprima el elemento de la línea del plan de costes. Envíe el plan de costes revisado como reemplazo para el plan de presupuestos.
Nota: Seleccione Sustituir para suprimir elementos de la línea. Al seleccionar Combinar, se impide la supresión y el elemento de la línea permanece en el plan de presupuesto enviado.
Ejemplo: supresión de un rol y reemplazo del presupuesto
Varios meses antes de que comience el proyecto, Alice descubre que debe transferir el recuento de un ingeniero de prueba a otro proyecto. Suprime el elemento de la línea para el rol para el ingeniero de prueba junior del plan de costes, ProjectA_estimatedCP-00, y envía el plan para su aprobación. Alice selecciona Sustituir para eliminar el elemento de la línea del presupuesto.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Nota: Si el plan de costes ya es el plan de registro, omita este paso.
Nota: Si recibe el siguiente mensaje, existe otro plan de costes para la inversión como plan de presupuestos enviado.
Error: Ya existe un presupuesto enviado.
El plan de presupuestos enviado debe aprobarse o rechazarse para poder enviar otro plan para su aprobación.
Ha enviado un plan de costes que sustituye el presupuesto existente para su aprobación.
Elija nuevos atributos de agrupación y tipos de períodos de tiempo para el presupuesto creando y enviando un nuevo plan de costes que reemplace el plan de presupuestos aprobado.
Por ejemplo, al planificar un proyecto futuro, se proporciona un presupuesto estimado con los roles que cree que necesitará. Antes del inicio del proyecto, se crea un plan de costes con los recursos reales y se cambian los atributos de agrupación para incluir Departamento y Ubicación. A continuación, puede enviar el nuevo plan de costes para sustituir el plan de presupuestos aprobado.
Ejemplo: envío de un plan de costes nuevo y sustitución del presupuesto
Alice llena todos los puestos del equipo y conoce el coste de cada recurso. Tiene recursos en dos ubicaciones y desea agruparlos por departamento y ubicación. Además, el gestor de productos solicita que utilice períodos de tiempo mensuales en lugar de trimestrales. Elena crea un plan de costes y agrega cada recurso con sus detalles de coste. Realiza las siguientes selecciones en las propiedades del plan de costes:
Alice guarda los cambios como ProjectA_actualCP-00 y envía el nuevo presupuesto para su aprobación.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Nota: Para obtener más información sobre la creación de planes de costes, consulte la Guía del usuario de gestión financiera.
Nota: Si el plan de costes ya es el plan de registro, omita este paso.
El campo Enviar opción enumera Sustituir como la única opción disponible. Debe reemplazar el presupuesto cuando los atributos de agrupación o el tipo de período de tiempo fiscal no coinciden con las propiedades seleccionadas para el presupuesto existente.
Nota: Si recibe el siguiente mensaje, existe otro plan de costes para la inversión como plan de presupuestos enviado.
Error: Ya existe un presupuesto enviado.
El plan de presupuestos enviado debe aprobarse o rechazarse para poder enviar otro plan para su aprobación.
Ha enviado un plan de costes que sustituye el presupuesto existente para su aprobación.
Después de enviar el plan de costes para su aprobación, estará disponible como plan de presupuestos enviado. Puede ver el estado del plan de presupuestos, así como editar el plan si dispone de derechos de acceso.
Ejemplo: edición y verificación del plan de presupuestos enviado
Alice ha enviado el plan de costes revisado para su aprobación. El plan permanece en el estado del plan de presupuestos enviado hasta que el gestor lo apruebe. Verifica si se han combinado las revisiones con el presupuesto o si lo han reemplazado correctamente. Mientras Alice revisa el plan, observa que el valor del coste de octubre no es correcto para uno de los recursos. Cambia manualmente el valor y guarda los cambios. El gestor aprueba el presupuesto y Alice ha revisado correctamente el plan de presupuestos aprobado con los cambios.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Una vez que haya verificado que el presupuesto enviado es correcto y se haya aprobado, se habrá revisado correctamente el plan de presupuestos aprobado.
|
Copyright © 2013 CA.
Todos los derechos reservados.
|
|