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Funktionsweise der Rechnungsgenehmigung

Rechnungen werden in der Regel vom Finanzmanager und vom Abteilungsmanager gemeinsam genehmigt. Der Finanzmanager legt die Rechnungen zur Genehmigung vor, und der Abteilungsmanager genehmigt die Rechnungen oder lehnt sie ab. Welche Benutzer rechnungsbezogene Aufgaben ausführen können, wird über Zugriffsrechte für Abteilungsrechnungen festgelegt.

Legen Sie anhand der in Ihrem Unternehmen angewendeten Richtlinien und Best Practices die für Rechnungen verantwortlichen Rollen und die Stichtage für die Vorlage und Genehmigung von Rechnungen fest. Im Folgenden wird der Genehmigungsprozess dargestellt:

1. Die Rechnung wird mithilfe des Auftrags "Rechnungen erstellen" generiert, dessen Ausführung regelmäßig eingeplant werden kann. Nach Abschluss des Auftrags ist die Rechnung mit dem Status "Pro-forma" verfügbar. Die Rechnung kann zusätzliche Transaktionen empfangen und steht für die Überprüfung zur Verfügung. Der Finanzmanager kann Rechnungen nach Bedarf neu erstellen, um neu hinzugefügte Transaktionen oder Anpassungen zwischen zwei geplanten Generierungsläufen zu erfassen.
2. Ihr Finanzmanager legt die Rechnung zur Genehmigung vor. Der Status ändert sich in "Vorgelegt", und die Rechnung wird gesperrt. Es können keine weitere Transaktionen hinzugefügt werden. Wenn für denselben Zeitraum zusätzliche Transaktionen verarbeitet werden, werden diese zur Rechnung für den nächsten Zeitraum hinzugefügt.
3. Der Abteilungsmanager kann die Rechnung genehmigen oder ablehnen.
   • Bei Genehmigung der Rechnung ändert sich deren Status in "Genehmigt". Die Rechnung ist fertiggestellt, und es können keine weiteren Aktionen ausgeführt werden.
   • Bei Ablehnung der Rechnung ändert sich deren Status in "Abgelehnt". Der Finanzmanager kann eine spezifische Transaktion oder die gesamte Rechnung anpassen oder umkehren.