Planlægge ressourcekapacitet › Betingelser for planlægning af ressourcekapacitet

Betingelser for planlægning af ressourcekapacitet

Som ressourceleder, der arbejder med ressourcer og roller, skal du gøre dig bekendt med følgende udtryk:

Tilgængelighed

Definerer det antal timer, som en ressource er tilgængelig til at arbejde i eller forventes at arbejde på en arbejdsdag.

Standardværdi: 8

Du kan beregne ugentlig tilgængelighed vha. følgende ligning:

Ugentlig tilgængelighed = (tilgængelighed) x (antal arbejdsdage pr. uge i den tildelte ressourcekalender)

Hvis værdien Tilgængelighed for en ressource f.eks. er otte, og antallet af arbejdsdage pr. uge i den tildelte ressourcekalender er fem:

Ugentlig tilgængelighed = 8 x 5 = 40 timer pr. uge

Allokering

Reservation af en ressource som medarbejder på en investering. Der oprettes en allokeringsmængde for hver ressource. Du kan beregne ressourceallokeringen vha. følgende ligning:

Ressourceallokeringsmængde = (tilgængelighed) x (antal arbejdsdage for ressourcen i løbet af investeringens tidsperiode) 

Antallet af arbejdsdage for en individuel ressource i løbet af en investering er baseret på ressourcekalenderen. Alle de dage, hvor en ressource er tilgængelig i løbet af en investerings tidsperiode, optælles, herunder start- og slutdatoen.

Følgende liste viser f.eks. den ugentlige tilgængelighed for nogle ressourcer i løbet af en investerings tidsperiode:

• Ressource A arbejder fire timer om dagen og fem dage om ugen
• Resources B arbejder otte timer om dagen og fem dage om ugen
• Resource C works arbejder otte timer om dagen og tre dage om ugen

  Hvis alle ressourcerne er allokeret 100 procent til investeringen i tre uger, er deres allokering som følger:

• Ressource A = 60 timer
• Ressource B = 120 timer
• Ressource C = 72 timer

  Hvis du forsøger at overallokere en ressource ved at bemande ressource til yderligere investeringer, får du vist en advarsel. En overallokeret ressource kan ikke udføre sit arbejde effektivt eller færdiggøre det til den fastlagte slutdato. Derfor er det vigtigt at være opmærksom på, hvordan ressourcer allokeres til investeringer.

  I disse eksempler er John, Bent, og Susanne Marys direkte rapporterende underordnede:

• John er fast reserveret 20 timer næste uge på projekt A, og midlertidigt reserveret 10 timer på projekt B. Den samlede efterspørgsel efter John næste uge er 30 timer.
• Bent er fast reserveret 40 timer næste uge på projekt A, og midlertidigt reserveret 20 timer på projekt B. Den samlede efterspørgsel efter Bent næste uge er 60 timer.
• Susanne er ikke allokeret til noget projekt. Efterspørgslen efter Susanne er 0 timer.
• En rolle tildeles og reserveres midlertidigt for 35 timer næste uge til projekt A. I rolleegenskaberne for dette projekt er Marys team betegnet som personale-OBS-enhed. Efterspørgslen for denne rolle for Marys team er 35 timer næste uge.
• Den samlede allokering eller efterspørgsel næste uge efter ressourcerne i Marys organisation er 125 timer: 60 timer fast reserveret personale, 30 timers midlertidigt reserveret personale og 35 timers midlertidigt reserveret ubemandede roller.

Resterende arbejde

Fremtidigt arbejde for en ressource på en investering. Denne term er også kendt som estimat til fuldførelse (ETC).

Faktiske værdier

Faktiske værdier er det samlede antal timer, der er logført af det personale, der rapporterer til en organisationsenhed. Faktiske værdier er arbejdsenheder og ikke omkostninger. Arbejde, der er fuldført og posteret til en investering.

Eksempel: I sidste uge logførte Marys tre teammedlemmer samlet 139 timer i systemet på forskellige projekter. De samlede faktiske værdier for sidste uge for Marys team er 139 timer.

Kapacitetsplanlægning

Kapacitetsplanlægning er fremgangsmåden for evaluering af ressourcer, behov og ydeevne for at forbedre udnyttelsen og optimere produktiviteten. Kapacitetsplanlægning omfatter følgende processer:

• Fastsættelse af udnyttelsesmål for ressourcer i forhold til rolle eller kompetence.
• Analyse af projektmetrikker for løbende at justere udnyttelsesmål, ressourcetildelinger og projektmål med henblik på at optimere produktivitet.
• Proaktiv kapacitetsplanlægning giver organisationer mulighed for at færdiggøre en vejledning til udgivelsen, som maksimerer ressourceudnyttelse

Hovedmålet med portletten Kapacitetsplanlægningsoversigt er at give et komplet billede af kapaciteten, efterspørgslen, resterende kapacitet og de faktiske timer, som er opgivet af en given enhed i organisationen fra en hierarkisk oversigt over ressource-OBS.

Kapacitet

Kapacitet er defineret som den samlede mængde tid, som en ressource gør tilgængelig for organisationen, som del af deres arbejdskontrakt. Kapacitet er også kendt som samlet tilgængelighed. Kapaciteten for en organisationsenhed er den samlede mængde tid for alle ressourcer i den pågældende enhed. Ressourcens OBS-hierarkier kan defineres for at give et billede af bemandingsbehovet. Ofte repræsenterer disse OBS-enheder rapporteringsrelationer eller -geografier eller forretningsenheder. I Clarity anvendes ressourcens OBS-hierarkier til at filtrere kapacitetsresultater i portletterne. Kapacitet omfatter navngivne ressourcer, der hører til en OBS eller underordnet OBS, og omfatter ikke roller.

Hvis en person, f.eks. er kontraheret til at arbejde 40 om ugen, har personen en kapacitet på 40 timer.

Mary har et team på tre direkte rapporterende underordnede, der arbejder 40 timer hver uge. Kapaciteten for hendes organisationsenhed for enhver given uge er 120 timer. Bemærk, at der Mary ikke er medtaget i teamets kapacitet. Hvis Mary har underordnede på lavere niveau, som rapporterer direkte til hende, udgøres den samlede kapacitet af Marys organisation af alle de organisationer, der rapporterer til hende.

Efterspørgsel

Efterspørgsel er defineret som den samlede mængde tid, der er anmodet om til en ressource eller rolle i organisationen. Efterspørgslen er baseret på den planlagte allokering for teammedlemmer, der er allokeret til en investering. Efterspørgsel inkluderer allokeringer for både navngivet personale og anmodede roller for en organisationsenhed. Clarity anvender personalets OBS-enhed for at kvalificere efterspørgslen, når der filtrere efter OBS. Efterspørgsel består af fast reserveret og midlertidigt reserveret tid. Hvis personalets OBS er tom, henviser den til ressourcens OBS.

Eksempler:

• John er i Marys team. Han er blevet fastreserveret til projekt A på 20 timer næste uge og midlertidigt reserveret til projekt B på 10 timer næste uge. Den samlede efterspørgsel efter John næste uge er 30 timer.
• Bent er i Marys team. Han er kun blevet fastreserveret 40 timer næste uge på projekt A. Den samlede efterspørgsel efter Bent næste uge er 40 timer.
• Susanne er det sidste medlem af Marys team. Hun har ikke blevet allokeret til noget projekt. Efterspørgslen efter Susanne er 0 timer.
• En rolle er blevet tildelt og fastreserveret til projekt A på 35 timer i næste uge. I rolleegenskaberne for det pågældende projekt er Marys team tildelt som personale-OBS-enhed. Dermed er efterspørgslen efter denne rolle for Marys team 35 timer i næste uge.

  Den samlede efterspørgsel efter ressourcerne i Marys organisation er 105 timer for næste uge. 60 af disse timer er fastreserveret personale, 20 midlertidigt reserveret og 35 uopfyldte roller.

Resterende kapacitet

Resterende kapacitet er defineret som den samlede mængde tid, som enhver organisation har tilgængelig til at arbejde på projekter, og som ikke allerede er reserveret eller anmodet om af den pågældende enhed. Viser forskellen mellem kapacitet og efterspørgsel. Kapacitet - efterspørgsel = Resterende kapacitet.

I eksemplerne ovenfor har Marys organisation 15 timers tilgængelig kapacitet i næste uge.

Fast, reserveret personale

Repræsenterer navngivne ressourcer med statussen fast registrerede, og det omfatter ikke metrikker for roller. Et teammedlem med reservationsstatus angivet til Fast betyder, at fast allokering og planlagte allokeringer er de samme.

Midlertidigt reserveret personale

Repræsenterer navngivne ressourcer med midlertidig eller blandet reserveringsstatus, og det omfatter ikke metrikker for roller. Et teammedlem, der er midlertidigt reserveret, har kun planlagte allokeringer og ingen faste allokeringer. Et teammedlem er reserveret blandet, når den planlagte allokering og faste allokering ikke er ens.

I denne portlet rapporteres blandet status som midlertidigt reserveret personale. En ressource er reserveret blandet, når der er en ændring i måden, hvorpå ressourcen er planlagt til allokering.

Bemærk: Statussen Blandet reservation kræver, at Tillad blandet reservation er aktiveret i de indstillinger, der er angivet under Indstillinger i menuen Administration under Projektstyring. Indstillingen Tillad blandede reservationer gør det lettere at administrere den planlagte allokering og faste allokering separat.

Ikke-udfyldte roller

Repræsenterer alle roller og deres allokeringer på grundlag af filtreringskriterierne for reservationsstatussen. Roller kan allokeres til et projekt eller en investering med fast, midlertidigt og blandet reservationsstatus og planlagte eller faste allokeringer.

Uopfyldt behov

Det behov, som roller allokeres til for en investering.

Ubrugt/tilgængelig kapacitet

Den samlede kapacitet minus samlet allokeringsbehov. Negativ ubrugt kapacitet angiver overallokering.

Ikke-tildelt arbejde

Den samlede investeringsallokering minus samlet investeringstildelingsallokering. Negativ ikke-tildelt arbejde vises, når tildelingsallokeringen er større end investeringsallokeringen.