Tilbageførsler › Afdelingsfakturaer › Sådan fungerer fakturagodkendelse

Sådan fungerer fakturagodkendelse

Typisk samarbejder økonomichefen og afdelingslederen om at godkende fakturaer. Økonomichefen sender fakturaer til godkendelse, og afdelingslederen godkender eller afviser fakturaer. Adgangsrettigheder til afdelingsfakturaer bestemmer, hvilke brugere der kan udføre fakturarelaterede opgaver.

Brug din virksomheds politikker og bedste fremgangsmåder til at identificere de roller, der er ansvarlige for fakturaer, og til at bestemme frister for afsendelse og godkendelse af fakturaer. Følgende beskriver godkendelsesprocessen:

1. Fakturaen genereres ved at køre jobbet Generer faktura, der kan planlægges til at køre periodisk. Når jobbet er udført, er fakturaerne tilgængelige med statussen Proforma. Fakturaen er åben til at modtage yderligere transaktioner og tilgængelig til gennemsyn. Økonomichefen kan manuelt generere fakturaer igen efter behov for at opsamle nytilføjede transaktioner eller justeringer mellem planlagte kørsler af fakturagenerering.
2. Din økonomichef sender fakturaen til godkendelse. Statussen ændres til "Sendt", og fakturaen bliver låst. Der kan ikke tilføjes yderligere transaktioner. Hvis der behandles yderligere transaktioner for denne tidsperiode, føjes de til fakturaen for næste tidsperiode.
3. Afdelingslederen kan godkende eller afvise fakturaen.
   • Hvis den godkendes, ændres statussen til "Godkendt". Fakturaen er færdig, og der kan ikke udføres flere handlinger.
   • Hvis den afvises, ændres statussen til "Afvist". Økonomichefen kan justere eller tilbageføre en bestemt transaktion elle hele fakturaen.