Portföy Yönetimiyle Çalışmaya Başlama

Portföy Yönetimiyle Çalışmaya Başlama

Portföy yönetimini kullanarak, işinizdeki paydaşların ilgisini çeken bir yatırım koleksiyonu oluşturup bu koleksiyonu inceleyebilirsiniz. Portföy oluşturduğunuzda, sistem, yönetim ve raporlama amacıyla kullanılmak üzere yatırım verilerinizin anlık görüntüsünü oluşturur. Bu anlık görüntüdeki verileri en son yatırım bilgilerinizle eşleşecek şekilde güncellemek için bir düzen oluşturabilirsiniz. Ardından, bu verileri kullanarak alternatif sürümler veya planlar oluşturabilirsiniz. Yatırımlarınız için kullanılabilecek alternatifleri araştırmak için bu planları kullanarak farklı senaryolar oluşturup bunları karşılaştırın.

Yatırımların bir araya getirilmesiyle portföyler oluşur. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak aşağıdakileri temel alan şu portföy türlerini oluşturabilirsiniz:

• Yatırımlar (örneğin, PMO projeleri, BT uygulamaları, yeni ürün geliştirme ürün hatları).
• Belirli yatırımlar (örneğin, tüm etkin projeler).
• Organizasyon (örneğin, BT kayıt planı, pazarlama girişimleri, şirket fikirleri).
• İlgi alanı (örneğin, yeşil girişimler, şirket birleşmesi ve şirket alımı teklifleri).

Örnek: Geçerli Projeler için BT Portföyü

Forward, Inc. kuruluşunda PMO Müdürü olan Max, organizasyonun desteklemekte olduğu projelerin tümünü içeren bir portföy oluşturmak istiyor. Max'in projeler için kullanabileceği bütçe ve kaynaklar için hedeflenen bir miktar mevcuttur. Portföydeki projelerin tümü için Max, aşağıdaki iş hedeflerine ulaşmak amacıyla Portföy Yönetimi'ni kullanır:

• Her projenin maliyeti ve kaynak talebi genel hedeflerle karşılaştırıldığında ortaya çıkan sonucu anlama.
• Projeleri önceliklendirerek en önemli görevlerin en başta yapılmasını sağlama.
• Planlamayı hazırlayarak kaynakların ve maliyetlerin planlama dönemleri boyunca aynı düzeyde olmasını sağlama.

Aşağıdaki şemada, sistem yöneticisiyle portföy yöneticisinin portföy yönetimini kullanmaya nasıl başlayacakları anlatılmaktadır.

Portföy yönetimini kullanmaya başlamak için şu adımları uygulayın:

1. Portföy Gereksinimlerinizi Değerlendirme:
   • Yatırımları İzleme.
   • Yatırımları Önceliklendirme.
   • Hedefleri Kullanarak Yatırımları Planlama ve Yönetme.
   • Yatırım Alternatiflerini Araştırma.
2. Portföyleri Kullanmaya Hazırlanma:
   • Yatırımlar için İzleme Ölçütlerini Belirleme.
   • Görünümleri, Raporları ve İş Akışlarını Yapılandırma.
   • Yatırım ve Kaynak Verilerini Ayarlama.

Portföy Gereksinimlerinizi Değerlendirme

Portföy yönetimini kullanarak ulaşmak istediğiniz iş hedeflerini anlamak için portföy gereksinimlerinizi değerlendirin. Size özgü portföy gereksinimlerini değerlendirmek için kılavuz olarak aşağıdaki genel değerlendirmeleri takip edebilirsiniz:

• Yatırımları izleme.
• Yatırımları önceliklendirme.
• Hedefleri kullanarak yatırımları planlama ve yönetme.
• Yatırım alternatiflerini araştırma.

Yatırımları İzleme

Sizi ilgilendiren yatırım verilerini, portföy görünümlerini o verileri görüntüleyecek şekilde yapılandırarak izleyebilirsiniz. Hangi yatırım verilerini görüntülemek istediğinizi ve hangi veri görünümleriyle ilgilendiğinizi düşünün.

Örneğin, bir kullanıcı aşağıdaki yatırım verisi türlerini görüntülemek için bir portföy oluşturabilir:

• Geçerli yatırımları izleyen ve onların en son durumlarını (plana uygun ilerliyor, planlanandan önde veya gecikmiş) gösteren bir görünüm.
• Önümüzdeki yılın planlama döngüsü için düşünülen yatırımları ve bu yatırımlar için planlanan maliyetleri gösteren bir görünüm.

Görünümlerinizin gereksinimlerini belirledikten sonra özel verilerinizi görüntülemek için varsayılan portföy görünümlerini yapılandırabilirsiniz.

Portföy yatırımlarınızın farklı yönlerini izlemek için birkaç portföy görünümünden yararlanabilirsiniz. Öte yandan, varsayılan görünümlerin yapılandırılması ihtiyaç duyduğunuz bilgilerin tümünü sağlamaz. Varsayılan görünümler sizin için önemli olan özel verileri görüntülemezler. Örneğin, Sınır Çizgileri görünümü, farklı senaryoların göz önünde bulundurulduğu bir ortamda kaynaklarınızda belirlenmiş hedeflere ve bir zaman çizgisine göre yük dengelemesi yapmanıza olanak sağlar. Bu varsayılan yalnızca, üründeki kaynak yönetimi ayarlamasını gerektiren kaynak verilerine önem verdiğinizde ilgilidir. Benzer şekilde, Finansal Bilgiler görünümü de söz konusu finansal yönetim ürün ayarlamasıyla ilgilidir. Bu görünüm, yatırımlarının belirli finansal yönlerini izlemek isteyen kullanıcılarla ilgilidir. Varsayılan portföy görünümlerini ihtiyaç duyduğunuz özel verileri görüntüleyecek şekilde yapılandırmak amacıyla sistem yöneticinizle çalışmayı planlayın.

Not: Yalnızca Sınır Çizgileri, Planlar, Yatırımlar ve Hedefler görünümleri, portföy yönetiminin bir parçası olarak kullanılabilen görünümlerdir. Diğer portföy görünümlerine erişmek için PMO Accelerator eklentisini yükleyip uygulayın. Eklentinin ayrıntılı bir açıklaması, eklenti yükleme talimatları ve portföy görünümlerinin açıklamaları için bkz. PMO Accelerator Ürün Kılavuzu.

Yatırımları Önceliklendirme

Bir portföyü yönetmenin önemli bir bölümü, yatırımları derecelendirerek yatırımların göreli önceliklerini anlamaktır. Üründe, bir portföydeki yatırımlarınızı görüntülemenize ve derecelendirmenize olanak sağlayan bir Sınır Çizgileri görünümü mevcuttur.

Sınır Çizgileri görünümüne ilk kez eriştiğinizde, yatırımlar aşağıdaki ölçütlere göre önceliklendirilir:

• Onay durumu. Yatırımlar öncelikle onay durumlarına göre sıralanır. Onaylanan yatırımlar onaylanmayan yatırımlardan daha yüksek bir derecelendirmeye sahiptir ve listenin en üst kısmında yer alır.
• Bitiş tarihi. Bir sonraki aşamada yatırımlar bitiş tarihlerine göre sıralanır. Bitiş tarihi daha yakın bir tarih olan yatırımlar bitiş tarihi daha geç bir tarih olan yatırımlardan daha yüksek bir derecelendirmeye sahiptir.

Bitiş tarihi en yakın tarih olan onaylanmış yatırımlar listenin en üstünde yer alır. Bitiş tarihi daha uzaktaki bir tarihe denk gelen onaylanmamış yatırımlar listenin en alt kısmında yer alır.

Yatırımları derecelendirme veya kurala dayalı derecelendirme ayarlama işlemini manuel olarak yapabilirsiniz. Bu, aşağıdaki belirleyici faktörlere bağlıdır:

• Gelirinizin boyutu
• Belirlenen risklerin işiniz üzerindeki etkisi

Yatırımları Manuel Olarak Derecelendirme

Yatırımları Sınır Çizgileri görünümünde manuel olarak derecelendirmeye hazırlanmak için aşağıdaki faktörleri düşünün:

• Organizasyonun boyutu. Organizasyonunuz nispeten küçükse ve insanlar genellikle önceliklerini anlıyorsa, önceliklendirme için derecelendirme kuralları oluşturmak iyi bir yatırım değildir.
• Yatırım sayısı. Yatırım sayısı nispeten azsa bunları manuel olarak derecelendirmek daha kolaydır.
• İş ihtiyacı. Yatırımları derecelendirmek için önceden belirlenmiş ilkeler yoksa ve bu işlem her bir öğe için tek tek yapılıyorsa manuel derecelendirme daha iyi bir seçenektir.

Kurala Dayalı Derecelendirme Ayarlama

Yatırımları Sınır Çizgileri görünümünde önceliklendirmede kullanmak üzere yatırımlar için derecelendirme kuralları ayarlamaya hazırlanmak için aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:

• Yatırımlarınız için derecelendirme ölçütlerini belirleyen yatırım öznitelikleri (örneğin, proje durumu, yatırım geri dönüşü, hedef).
• Her bir temel öznitelik için derecelendirme mantığı. Örneğin, "yatırım geri dönüşü" "yüzde 20"ye eşitse, projeyi listenin en üst kısmına taşıyın.
• Her bir yatırım özniteliği için genel ağırlıklı derecelendirme. Örneğin, belirli bir yatırım özniteliğine nispeten daha yüksek bir önem uygulamak için ona diğer özniteliklere kıyasla daha büyük bir ağırlık atayın.

Kısıtlamaları Kullanarak Yatırımları Planlama ve Yönetme

Yatırımlarınızı hangi sınırlar ve zaman çizgileri içinde planlayıp yöneteceğinizi tanımlamak için, portföyünüz için hedefler belirleyin. Hedefler, yatırımlarınızı aşağıdaki yöntemlerle yöneterek portföy hedeflerinizi ve amaçlarınızı analiz etmenize olanak sağlar:

• Yüksek düzey portföy hedefleri veya kısıtlamaları belirleme ve portföy performansını bu kısıtlamalara göre planlama, izleme veya ölçme.
• Portföy verilerinin alt kümesini kullanarak bir planın birden fazla versiyonunu oluşturma. Örneğin, mevcut planlama yılı için bir plan ve sonraki yıl için başka bir plan oluşturabilirsiniz. Her plan, maliyet, fayda ve kaynak bakımından farklı hedefler içerebilir.
• Plan hedeflerini karşılaştırma ve ayarlama ve planlar onaylandığında gerçek yatırımlara gerekli değişiklikleri uygulama.

Her portföy için aşağıdaki hedef türleri kullanılabilir:

• Finansal. Portföyünüzü yönetmek için hangi finansal hedefleri kullanabileceğinizi belirlerken aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:
  • Para Birimi. Bir portföy birden fazla para biriminde planlanmış yatırımlar içerebilir. Birden fazla para birimli bir sistem kurmak için sistem yöneticinizle çalışın. Birden fazla para birimli bir sistemde portföyünüz için bir hedef para birimi seçebilirsiniz. Hedef para birimi, sisteminizde etkinleştirdiğiniz para birimlerini temel alır. Çeşitli para birimlerindeki miktarlar, bu tek portföy para birimi kullanılarak toplanır.
  • Maliyetler. Kullanıcılar, toplam maliyetler, sermaye maliyetleri ve işletim maliyetleri gibi toplu maliyet türleri için planlama yapabilirler. Bu maliyetler bir portföyde yer alan yatırımların tümünden özetlenir ve toplanır. Bu maliyet türlerinin (sermaye ve işletim maliyetleri) her biri için hedefler belirleyebilir ve ardından yatırımlardan gelen onlara yönelik talebi görüntüleyebilirsiniz. Yatırımlar karşısında gerçek maliyetleri izlerseniz, portföy görünümlerinde toplu gerçek maliyetleri görebilirsiniz.
  • Faydalar. Kullanıcılar toplu faydalar için planlama yapabilirler. Portföy için bir toplam fayda hedefi belirledikten sonra yatırımlardan gelen toplu, planlanmış faydaları görüntüleyebilirsiniz. Fayda planlarını kullanarak yatırımlar karşısındaki gerçek faydaları izlerseniz, portföy görünümlerinde toplu gerçek faydaları görebilirsiniz.
• Kaynak. Portföyünüzü yönetmek için hangi kaynak hedeflerini kullanabileceğinizi belirlerken aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:
  • Birim. Portföy kaynaklarınızın kapasitesini saatleri mi yoksa FTE (tam zaman eşdeğeri) birimlerini mi kullanarak planlamak istediğinizi düşünün.
  • Parçalı Yapı. Toplam kaynak kapasitesine göre mi yoksa role özgü kapasiteye göre mi planlamak istediğinizi düşünün. Role özgü kapasiteler mevcut rolleri esas alır. Örneğin, Mühendislere veya Kalite Güvencesi rollerine göre kaynak hedeflerini görüntüleyebilirsiniz.

Yatırım Alternatiflerini Araştırma

Portföy hedeflerinizi en iyi şekilde gerçekleştirmeyi nasıl başarabileceğinizi belirlemek için portföy sınırları içinde belirli planlar tanımlayabilirsiniz. Daha büyük bir içerik kümesinin tanımlanması sayesinde, planlama, portföy üzerinde yinelemeli analiz yapmanıza olanak sağlar. Örneğin, 2013 ve 2014 mali yıllarını kapsayan BT Projeleri portföyü için aşağıdaki planları oluşturabilirsiniz.

• FY2013 için BT Projeleri Planı
• FY2014 için BT Projeleri Planı

Geleceğe yönelik farklı planlama seçeneklerini araştırmak üzere belirli parametreleri değiştirerek farklı plan versiyonları veya senaryolar oluşturabilirsiniz. En sonunda, bir Kayıt Planını onaylamayı seçebilirsiniz.

Etkili bir şekilde planlama yapmak için aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:

• Resmi planlama sürecine karşı resmi olmayan planlama süreci. Organizasyonunuzdaki planlama sürecinin resmi mi, resmi olmayan mı yoksa bu ikisinin bir karışımı mı olduğunu anlayın.
  • Resmi bir planlama sürecinde, plan gözden geçirme işlemleri daha uzun sürer ve değişiklikler disiplinli bir şekilde uygulanır. Bu planlama süreci, önerilen değişiklikler kapsamlı olduğunda veya değişikliklerin uygulanabilmesi için daha fazla gözden geçirme gerektiğinde uygulanabilir. Örneğin, daha fazla bütçe gerektiren bir yatırımı onaylama. Genellikle, resmi planlamada, herhangi bir şeyi değiştirebilmeniz için öncelikle planlara yönelik iyi tanımlanmış bir teklif ve onay sürecinden geçilmesi gerekir.
  • Resmi olmayan bir planlama sürecinde, organizasyonlar gözden geçirmelerin ardından değişiklikleri daha hızlı uygularlar. Değişiklikler daha küçüktür ve mevcut hedefleri destekler. Örneğin, bir yatırımın başlangıç tarihinde çok az miktarda öteleme. Resmi olmayan planlamada, bir kişi sisteme girip bir değişikliği herhangi bir resmi onay olmadan onaylandı olarak işaretleyebilir; yani bunu yapmak çok kolaydır.
  • Karma bir planlama sürecinde, organizasyonlar küçük değişiklikleri resmi olmayan bir planlama sürecinin ardından uygularken daha kapsamlı değişiklikleri daha resmi bir onay sürecinin ardından uygularlar.
• Planlama ufku. Portföyünüz için verilerin planlama aralığını belirten zaman sürecini belirleyin. Bugünkü ve gelecekteki yatırımlara yönelik planlamaya olanak sağlamak için portföy ufkunun planlama ufuklarını kapsadığından emin olun.
• Gözden geçirme düzeni. Plan gözden geçirmelerinizde takip edilecek düzeni belirleyin. Ardından, portföyünüzün senkronizasyon zamanlamasını ihtiyaç duyduğunuzda gerçek yatırım verilerini yansıtacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
• Portföy gözden geçirmeleri için gerekli veriler. Gözden geçirmeleriniz için gereken veri türünü belirleyin. Ardından, portföyünüzü, yatırımlardan gereken verileri yakalayacak şekilde ayarlayın. Örneğin, maliyet ve kaynak bilgilerini gözden geçirmek için portföy yatırımlarınızdan aşağıdaki ana metrikleri yakalayabilirsiniz:
  • Gecikme Gün Sayısı
  • Maliyet Sapması
  • Efor Sapması
  • Risk
  • YG
  • Kazanılan Değer

Portföyleri Kullanmaya Hazırlanma

Portföy yönetimini kullanarak ulaşmak istediğiniz iş hedeflerini belirledikten sonra, portföy oluşturmaya başlayabilmek için ürünü hazırlayın. Portföy oluşturmak, yatırımlarınızı daha yüksek bir düzeyde yönetmenize ve planlamanıza olanak sağlar.

Portföyleri kullanmaya hazırlamak için aşağıdaki görevleri tamamlayın:

• Yatırımlar için izleme ölçütlerini belirleme.
• Görünümleri, raporları ve iş akışlarını yapılandırma.
• Yatırım ve kaynak verilerini ayarlama.

Yatırımlar için İzleme Ölçütlerini Belirleme

Portföy, gerçek yatırım verilerinin anlık görüntüsünü sağlar. Portföy verileri gerçek yatırımlardan gelen en son verilerle güncellenir. Güncelleme, portföy özelliklerinde tanımladığınız bir senkronizasyon zamanlamasını esas alır. Senkronizasyon zamanlamasına bağlı olarak Portföy Yatırımlarını Senkronize Etme işi çalıştığında, gerçek yatırımlardan gelen en son veriler portföyde yansıtılır.

Yatırım verilerinin tümü bir portföyde yansıtılmaz. Daha yüksek düzeylerde karar veren bir portföy yöneticisi olarak sizin için önemli olan şey yalnızca işinizle ilgili ihtiyaçlara özgü yatırım verilerinizin özetini gözden geçirmektir. Örneğin, tüm onaylı BT proje durumlarına odaklanan bir portföyü gözden geçirmek için onaylanmamış projeler hakkındaki bilgileri izlemeniz gerekmez.

Bir portföydeki özetlenmiş yatırım verilerini görüntülemeye hazırlanırken aşağıdaki faktörleri önerilen sırada göz önünde bulundurun:

1. Her bir yatırım türü için izlemek istediğiniz izleme ölçütlerini veya özet verilerini tanımlayın. Senkronizasyon işi çalıştığında, gerçek yatırımlardan gelen en son veriler portföy yatırımlarında güncellenir. Güncellenen veriler, önceden tanımlanmış olan bu izleme ölçütlerini esas alır.

   Örneğin, onaylanmış BT projelerinin tümünü içeren bir portföyü yönetmek için, ilgilendiğiniz verileri izlemek amacıyla aşağıdaki izleme ölçütlerini tanımlayın:

   • Maliyet
   • Durum
   • YG
   • Risk
2. Her bir portföy yatırımı için, bir portföyde izlemek istediğiniz öznitelikleri seçin ve bu öznitelikleri Portföy Yatırımı nesnesi için kaydettirin. Portföy Yatırımlarını Senkronize Etme işi çalıştığında, portföy yatırımı verileri geçerli kayıtlı öznitelikleri esas alınarak güncellenir.

   Not: Gerekli Portföy Yatırımı öznitelikleri varsayılan olarak görüntülenir. Görüntülemek istediğiniz diğer Portföy Yatırımı özniteliklerini (stok veya özel) kaydettirin.

   Portföy Yatırımı nesnesi için özniteliklerin nasıl kaydettirileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için bkz. Stüdyo Geliştiricisi Kılavuzu.

Görünümleri, Raporları ve İş Akışlarını Yapılandırma

Bir portföyde hangi yatırım verilerini izlemek istediğinize karar verdikten sonra ürünü o verileri destekleyecek şekilde yapılandırdığınızdan emin olun. Ürünü yapılandırmak portletlerde ve raporlarda istediğiniz verileri görmenize olanak sağlar.

Örneğin, aşağıdaki yapılandırmaların mevcut olduğunu doğrulayın:

• Ayrıntılı proje maliyeti verilerini döneme göre görüntülemek için projeler üzerinde maliyet planları oluşturdunuz.
• Projelere ilişkin riskleri ve sorunları ortaya çıkarmak için, proje nesnesini riskleri ve sorunları ortaya çıkaracak şekilde yapılandırdınız.
• Her bir proje için harcanan zamanı kaydetmek için zaman çizelgeleri ayarladınız.

Ürünü yapılandırmadan önce aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:

• Oluşturmak istediğiniz raporların türü ve bunları hangi sıklıkta dağıtmak istediğiniz.
• Uygulamanızda oluşturmak istediğiniz standart süreç türleri. Örneğin, gerçek yatırımlarınıza yönelik kapsamlı değişiklikleri onaylamak ve uygulamak için bir plan gözden geçirme ve onaylama süreci oluşturabilirsiniz.

Portföy Yönetimini tam kapasitede kullanmak için aşağıdaki işlemi yapın:

1. Yatırımlarınızdan tam olarak ne tür bilgiler çekmek istediğinizi gözden geçirin.
2. Gerekli bilgilerin yatırımlarınızda bulunduğundan emin olun.

Veriler ve süreçlerle ilgili gerekli şeylerden yapıldıktan sonra yatırımlarınızı bir portföyde yönetmenize yardımcı olmak üzere bu verilere ilişkin görünümler oluşturabilirsiniz.

Ürün, önceden tanımlanmış birçok portföy görünümüyle birlikte gelir. Portföy görünümlerinizde görmek istediğiniz bilgi türüne karar vermek için bu görünümleri gözden geçirmenizi öneririz.

Yatırım ve Kaynak Verilerini Ayarlama

Portföyleri kullanmaya başlamak için, gerekli kurulum verilerinin üründe mevcut olup olmadığını araştırın. Kurulum verileri portföy görünümlerinde istediğiniz yatırım bilgilerini görüntülemenize olanak sağlar.

İşinizle ilgili verilere bağlı olarak, üründe aşağıdaki gereksinimleri ayarlayabilirsiniz:

Finansal Yönetim Ayarı

• Birden fazla para birimi. Farklı para birimleriyle ilişkilendirilmiş bir yatırım portföyünü yönetmek için üründe birden fazla para biriminin etkinleştirildiğinden emin olun.

  Birden fazla para birimi ayarlama hakkında daha fazla bilgi için bkz. Yükleme Kılavuzu.

• Maliyet türleri. Portföyünüzde toplam maliyeti sermaye ve işletim maliyeti şeklinde ayırmak için, bu maliyet türlerinin yatırımlarınız için ayarlanmış olduğundan emin olun.

  Maliyet türlerinin nasıl ayarlanacağı konusunda daha fazla bilgi için bkz. Finansal Yönetim Kullanım Kılavuzu.

Kaynak Yönetimi Ayarı

• Roller. Role özgü dağılımları kullanarak kaynak kapasitesini planlamak için yatırımlarınıza ilişkin roller tanımlandığından emin olun.

  Rolleri ayarlama hakkında daha fazla bilgi için bkz. Kaynak Yönetimi Kullanım Kılavuzu.

Proje Yönetimi Ayarı

• Yatırımlar. Bir yatırım portföyü oluşturmak ve yönetmek için üründe yatırımların ayarlandığını ve onlara kaynak atandığını doğrulayın. Örneğin, bir BT projeleri portföyünü yönetmek için projeleri ve ilişkili atamaları oluşturun.

  Yatırımların nasıl ayarlanacağı konusunda daha fazla bilgi için bkz. Proje Yönetimi Kullanım Kılavuzu.