Получить доступ к документам и управлять ими можно из двух репозиториев:
В этом разделе содержатся следующие темы:
Ваш администратор ведет диспетчер документов и хранилище знаний. Эти репозитории хранят документы о политиках и процедурах, касающиеся многих людей.
"Хранилище знаний" можно использовать для сохранения или получения доступа к общим документам. Используя "Диспетчер документов", можно выполнить следующие действия:
Несмотря на то, что у большинства пользователей есть доступ к этим репозиториям, доступ к папкам и документам может быть различен. При наличии соответствующих разрешений пользователи могут создавать новые папки, добавлять в них документы и изменять папки и документы. В правах доступах для этих двух репозиториев есть ключевые различия.
Доступ к репозиторию "Хранилище знаний" и его папкам и документам предоставляется на следующих уровнях:
Для управления или просмотра содержимого в репозитории "Хранилище знаний" требуются следующие права доступа:
Позволяют получить доступ ко всем папкам и документами в хранилище знаний. Создавать папки на верхнем уровне дерева папок в хранилище знаний могут только пользователи, обладающие правами "Хранилище знаний - Администрирование". Пользователи с правами доступа "Хранилище знаний - Доступ" и соответствующими разрешениями могут добавлять вложенные папки и документы в эти папки.
Позволяют создавать, изменять и просматривать документы и папки, к которым есть доступ, в хранилище знаний. Позволяют удалять созданные пользователем папки и добавленные документы.
Позволяют просматривать все документы в хранилище знаний.
Администратор CA Clarity PPM предоставляет права доступа к хранилищу знаний. Права доступа к папкам и документам предоставляются по каждому случаю отдельно. При создании или работе с папкой или документом укажите пользователей, которым нужен доступ к этому ресурсу. Затем дайте пользователям разрешения на чтение, чтение и запись, чтение с записью и возможностью удаления папки или документа. Уровень разрешений определяет действия, которые могут быть выполнены пользователями для папки или документа.
В следующей таблице приведены разрешения, необходимые для работы с диспетчером документов и хранилищем знаний.
|
Разрешение |
Описание |
|---|---|
|
Чтение |
Можно выполнять следующие действия:
|
|
Чтение/запись |
Можно выполнять следующие действия:
|
|
Чтение/запись/удаление |
Помимо разрешений, которые входят в чтение/запись, можно перемещать и удалять документы и папки. |
Всем участникам репозитория "Диспетчер документов" автоматически предоставляется разрешение "Чтение". Менеджер проекта, менеджер программы, менеджер ресурсов или администратор CA Clarity PPM предоставляют другие разрешения.
Используя страницу "Хранилище знаний", можно просматривать папки, к которым предоставлен доступ.
Примечание. Если отсутствует ссылка хранилища знаний, значит, доступ к хранилищу знаний не предоставлен. Для получения доступа обратитесь к администратору CA Clarity PPM.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница "Хранилище знаний".
Раскроется дерево папки, можно будет просмотреть вложенные папки и документы в папке.
Следующие процедуры показывают как просматривать документы, относящиеся к проекту, программе или ресурсу.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница списка.
Для проекта откроется страница "Диспетчер документов".
Выполните следующие шаги:
Откроется страница списка.
Для программы откроется страница "Диспетчер документов".
Выполните следующие шаги:
Откроется страница списка.
Откроется страница диспетчера документов для ресурса.
Папки могут быть автономными и содержать документы, либо являться папками верхнего уровня и содержать вложенные папки. Документы могут содержать как вложенные папки, так и папки верхнего уровня.
Чтобы просмотреть список действий с папкой на странице хранилища знаний или диспетчера документа отройте меню действий папки. Ваши права доступа и разрешения определяют список доступных действий.
При отсутствии соответствующего права для выполнения определенного действия действие не появится в меню "Действия" для этой папки.
Можно создать несколько вложенных папок для папки верхнего уровня или вложенной папки. При создании вложенной папки приложение автоматически предоставляет права на чтение/запись для этой вложенной папки тем ресурсам, которые были выбраны на верхнем уровне. Эти ресурсы называются участниками. Можно выбрать отдельные ресурсы из существующей группы участников, а также предоставить доступ дополнительным пользователям.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница свойств.
Задает уникальное имя папки.
Определяет ресурсы, которые имеют доступ к этой папке. Щелкните значок "Обзор" для выбора дополнительных ресурсов из списка ресурсов, к которым есть доступ. Можно также удалить существующие ресурсы
Ресурсы автоматически группируются как участники. Для них можно предоставить права доступа к какой-либо вложенной папке как к группе.
Указывает, имеют ли пользователи, не назначенные на проект, доступ к документам проекта.
За один раз можно добавить в папку пять документов. Если файлы добавляются со страницы в диспетчере документов, выбор пункта меню действий "Добавить документы" приведет к открытию страницы добавления нескольких документов.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница "Добавление документов".
Определяет файлы, добавляемые в папку. В каждом поле щелкните значок "Обзор", чтобы присоединить файлы.
Ограничения. Пять файлов за один раз
Определяет статус документов как "Утверждено", "Отклонено" или "Отправлено".
Определяет категорию документа. Например, выберите в раскрывающемся списке "Предложение", если документ является предложением.
Определяет дату создания документа. Это может фактическая дата создания документа или дата добавления документа в папку.
Определяет тип доступа для папки
Значения
Избранные участники. Указывает, что отдельные ресурсы входят в существующую группу участников.
По умолчани. Выбраны все участники.
Указывает, имеют ли пользователи, не назначенные на проект, доступ к документам проекта.
Указывает, могут ли ресурсы с соответствующими правами доступа извлекать и изменять файл.
Указывает, могут ли ресурсы с соответствующими правами доступа к файлам создавать версии файла.
Указывает, будут ли ресурсы с соответствющими правами доступа к файлам получать уведомления при добавлении документов.
Определяет описание документа.
Указываются комментарии к файлу.
Выбранные документы добавляются в папку.
Используйте параметр "Выгрузить все" или "Пошаговая выгрузка" для выгрузки файлов из выбранной папки в локальный zip-файл. Отсутствие этих параметров в меню "Действия" означает, что для выполнения действия нет необходимых разрешений.
Можно выгрузить:
По умолчанию имя zip-файла - это имя папки . Можно выбрать место для выгрузки файла. При выгрузке файлов из папки, структура файлов не сохраняется в zip-файле.
Важно! Перед выгрузкой файлов включите параметр "Включить выгрузку документов".
Дополнительные сведения см. в Руководстве по администрированию.
Для выгрузки всех выбранных файлов, включая файлы во вложенных папках, используйте следующую процедуру.
Выполните следующие шаги:
Откроется окно "Загрузка файла".
Если объем превышает максимальный, разрешенный администратором для выгрузки, выгрузите из папки подмножество файлов.
Откроется диалоговое окно "Сохранить как".
Zip-файл будет сохранен в указанном месте на компьютере.
Для выгрузки из выбранной папки подмножества файлов используйте следующую процедуру. В zip-файл включаются только файлы, измененные с момента последней выгрузки, и еще не выгруженные файлы.
Структура файлов не ведется и не сохраняется в zip-файле.
Выполните следующие шаги:
Откроется окно "Загрузка файла".
Если объем превышает максимальный, разрешенный администратором для выгрузки документа, выгружайте по одному файлу.
Откроется диалоговое окно "Сохранить как".
Zip-файл будет сохранен на компьютере в указанном месте.
Выполните следующие шаги:
Определяет уникальное имя папки.
Определяет владельца папки.
Определяет уровень доступа к папке.
Параметры:
При добавлении ресурсов в папку они автоматически группируются как участники с правом доступа для чтения/записи для этой папки. Пользователь, который создал папку, автоматически получает права на чтение, запись и удаление для этой папки. Разрешения можно изменить в любой момент.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница разрешений.
Помимо возможности извлечения документа для внесения изменений можно открыть документ в режиме "Только для чтения" для просмотра.
Для просмотра документа выберите "Открыть" из меню "Действия" и в окне с запросом "Загрузка файла" выберите "Открыть". Этот параметр ограничивает права доступа к документу, документ откроется только для чтения.
Чтобы сохранить документ в меню документа "Действия" выберите "Открыть" и щелкните кнопку "Сохранить" в окне "Выгрузка файла".
Этот параметр ограничивает доступ к документу, документ будет открыт в режиме "Только для чтения". Чтобы изменить документ и сохранить его обратно в приложение, извлеките документ из репозитория.
Для внесения изменений в документ извлеките его из папки. По завершении работы выполните возврат документа. При включенном контроле версий очередная версия документа будет создана автоматически.
Другие пользователи не смогут редактировать извлеченный документ, пока он не будет возвращен. Чтобы продолжить, необходимо включить для документа режим извлечения.
Выполните следующие шаги:
Откроется окно "Выгрузка файла".
Отменить извлечение документа может только пользователь, который изначально выполнил его извлечение. Выполнение этого действия разблокирует документ и позволит другим пользователям извлекать его.
В меню документа "Действия" выберите "Отменить извлечение", чтобы отменить для документа режим извлечения.
Щелкните "Вернуть" в меню документа "Действия" и найдите обновленную копию в расположении, выбранном при извлечении документа.
Выполните следующие шаги:
Появится страница выбора целевой папки.
Ресурс, который добавляет документ, может обновить свойства документа.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница свойств.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница разрешений.
Значения включают "чтение", "чтение/запись", "чтение/запись/удаление".
На странице "История документов" перечислены имена пользователей, которые имеют доступ к документу, дата и время их последних посещений.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница журнала истории.
Выполните следующие шаги:
Появится страница выбора целевой папки.
Используйте систему версий, чтобы сохранять отдельные версии документа каждый раз при выполнении возврата. Чтобы использовать версии для документа, разрешите вести версии для документа.
Несмотря на то, что нет возможности внести изменения в предыдущую версию документа, можно открыть и посмотреть ее.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница "Версии документа" со списком всех версий документа.
Откроется окно загрузки файла.
Определенную версию документа можно копировать в другую папку. Если вы это сделаете, то требуется пересмотреть разрешения на документ после его копирования.
Выполните следующие шаги:
Откроется страница "Версии документа" со списком всех версий документа.
Откроется страница копирования документа.
Если администратор CA Clarity PPM создал процессы, которые относятся к документу, они будут перечислены на страницедоступных процессов. Процессы документа могут быть очень эффективными при прохождении документом процесса утверждения. Процесс документа можно соединить с любым связанным проектом или программой. Это позволяет отправлять уведомления и элементы действия для ролей проекта и ресурсов из процесса документа.
Примечание. Дополнительные сведения см. в документе "Руководство по администрированию".
Страница инициированных процессов документа содержит выполняющиеся и завершенные процессы. Чтобы открыть данную страницу, отройте хранилище знаний и в меню действий для документа выберите пункт "Процессы".
Шаги для запуска, остановки и удаления процессов документа со страницы "Диспетчер документов" аналогичны шагам, описанным в данном разделе.
Выполните следующие шаги:
Откроется список начатых процессов.
Откроется страница списка.
Страница инициированных процессов документа содержит выполняющиеся и завершенные процессы. Для остановки процесса документа выберите процесс, который следует остановить и нажмите кнопку "Отменить процесс". Приложение остановит процесс.
Можно удалить завершенные и отмененные процессы, но не выполняющиеся в данный момент.
Выполните следующие шаги:
Откроется список начатых процессов.
Появится список доступных процессов.
Откроется страница "Подтверждение удаления экземпляра процесса".
|
© 2013 CA.
Все права защищены.
|
|