Dokumentumok és mappák

Dokumentumok és mappák

Dokumentumait két tárolóhelyről érheti el, illetve kezelheti:

• A Tudástár
• Dokumentumkezelő

Ez a rész a következő témákkal kapcsolatban tartalmaz tájékoztatást:

A dokumentumtár áttekintése

Mappák

Dokumentumok

A dokumentumtár áttekintése

A Tudástárat és a Dokumentumkezelőt a rendszergazda tartja karban. Ezek a tárhelyek számos személyre tartozó, szabályzatokkal vagy eljárásokkal kapcsolatos dokumentumokat tartalmaznak.

A Tudástár segítségével mentheti és elérheti általános dokumentumait. A Dokumentumkezelő használatával a következő lehetőségek közül választhat:

• Tárhely kialakítása projekthez kapcsolódó űrlapok és dokumentumok számára
• Tárhely kialakítása programhoz kapcsolódó űrlapok és dokumentumok számára
• Dokumentumok - például önéletrajz vagy jelentkezési űrlap - csatolása egy erőforrás profiljához

Bár ezeket a tárhelyeket a legtöbb felhasználó el tudja érni, a bennük szereplő mappákra és dokumentumokra vonatkozóan eltérő lehet a hozzáférési jogosultságuk. A felhasználók a megfelelő engedélyek birtokában új mappákat hozhatnak létre, azokban dokumentumokat helyezhetnek el, a dokumentumokat és mappáka pedig szerkeszthetik. A két tárhely között hozzáférési jogosultságok tekintetében alapvető különbségek vannak.

A Tudástár hozzáférési jogosultságai

A Tudástár, illetve az ott szereplő mappák és dokumentumok hozzáférése a következő szinteken nyújtható:

• Hozzáférési jogosultságok a Tudástár szintjén
• Engedélyek a mappa- és dokumentumszinteken

A következő hozzáférési jogok szükségesek a Tudástárban szereplő tartalmak kezeléséhez vagy megtekintéséhez:

Tudástár - Felügyelet

A Tudástár összes mappájához és dokumentumához hozzáférést biztosít. Kizárólag a Tudástár – Felügyelet hozzáférési jogosultsággal rendelkező felhasználók hozhatnak létre mappákat a Tudástár mappastruktúrájának szintjén. A Tudástár – Hozzáférés jogosultsággal és a megfelelő engedélyekkel rendelkező felhasználók a mappákhoz almappákat és dokumentumokat adhatnak hozzá.

Tudástár - Hozzáférés

Ez a jogosultság a Tudástár azon dokumentumainak és mappáinak létrehozását, szerkesztését és megtekintését teszi lehetővé, amelyekhez hozzáférési jogosultsággal rendelkezik. A saját létrehozású, illetve a saját maga által hozzáadott dokumentumok törlését teszi lehetővé.

Tudástár - Mindegyik megtekintése

Lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy megtekintse mindegyik dokumentumot a Tudástárban.

További információ:

Tudástár és Dokumentumkezelő engedélyek

Tudástár és Dokumentumkezelő engedélyek

A Tudástárhoz a CA Clarity PPM-rendszergazda ad hozzáférési jogosultságokat. A mappákra és dokumentumokra vonatkozó hozzáférés megadása eseti alapon történik. Amikor egy mappát vagy dokumentumot létrehoz, illetve adminisztrál, azonosítania kell azokat az felhasználókat, akiknek hozzáférésre van szükségük a mappához vagy dokumentumhoz. Majd a felhasználók számára meg kell adnia a mappa vagy dokumentum olvasására, olvasására és írására, illetve olvasására, írására és törlésére vonatkozó engedélyt. Az engedély szintje határozza meg, hogy a felhasználók a mappán vagy dokumentumon milyen műveleteket hajthatnak végre.

A következő táblázat ismerteti, hogy milyen engedélyek szükségesek a Tudástárhoz vagy a Dokumentumkezelőhöz.

A Dokumentumkezelő összes felhasználója automatikusan az olvasási engedélyt kapja meg. Az egyéb engedélyeket a projektmenedzser, a programmenedzser, az erőforrás-menedzser vagy a CA Clarity PPM-rendszergazda adja meg.

A Tudástár megjelenítése

Azokat a mappákat, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik, a Tudástár oldal használatával tekintheti meg.

Megjegyzés: Ha nem látja a Tudástár hivatkozását, nincs hozzáférése a Tudástárhoz. Hozzáférésért forduljon a CA Clarity PPM-rendszergazdához.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a Kezdőlapot, majd kattintson a Szervezet menü Tudástár pontjára.

   EmbeddedTopicstartMegjelenik a Tudástár oldal.

2. Kattintson a mappa nevére.

   Ez a művelet kibontja a mappastruktúrát, így láthatja az alatta lévő almappákat és dokumentumokat.

A Dokumentumkezelő megtekintése

A következő eljárások bemutatják az adott programhoz, projekthez vagy erőforráshoz kapcsolódó dokumentumok megtekintésének módját.

Projekt

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a Kezdőlapot menüt, majd a Portfóliókezelés menüben kattintson a Projektek elemre.

   EmbeddedTopicstartMegjelenik a listaoldal.

2. A Dokumentumkezelő megtekintéséhez kattintson a projekt nevére.
3. Kattintson az Együttműködés fülre.

   Megjelenik az adott projekthez tartozó Dokumentumkezelő oldal.

Program

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a Kezdőlapot menüt, majd a Portfóliókezelés menüben kattintson a Programok elemre.

   EmbeddedTopicstartMegjelenik a listaoldal.

2. A Dokumentumkezelő megtekintéséhez kattintson a program nevére.
3. Kattintson az Együttműködés fülre.

   Megjelenik az adott programhoz tartozó Dokumentumkezelő oldal.

Erőforrás

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyissa meg a Kezdőlapot menüt, majd a Portfóliókezelés menüben kattintson az Erőforrások elemre.

   EmbeddedTopicstartMegjelenik a listaoldal.

2. A kapcsolódó dokumentumok megtekintéséhez kattintson az erőforrás nevére.
3. Kattintson a Dokumentumkezelőre.

   Megjelenik az adott erőforráshoz tartozó Dokumentumkezelő oldal.

Mappák

A mappák tartalmazhatnak különállóan dokumentumokat, illetve a mappák szolgálhatnak legfelső szintű mappaként, amely almappákat tartalmaz. A legfelső szintű és az almappák egyaránt tartalmazhatnak dokumentumokat.

A mappákon végrehajtható műveletek listájának megtekintéséhez egy Tudástár vagy Dokumentumkezelő oldalon kattintson a mappa Műveletek menüjére. A megjelenő műveletek az Ön hozzáférési jogosultságaitól és engedélyeitől függőek.

Amennyiben egy adott műveletre vonatkozóan nem rendelkezik a megfelelő hozzáféréssel, a művelet nem jelenik meg az adott mappához tartozó Műveletek menüben.

További információ:

Mappa létrehozása

Dokumentum mappához adása

Fájlok letöltése mappákból

Mappa tulajdonságainak szerkesztése

Mappaengedélyek szerkesztése

Mappa létrehozása

Legfelső szintű mappához almappát, és almappához további almappákat hozhat létre. Almappa létrehozásakor az alkalmazás automatikusan olvasás/írás jogosultságot ad meg arra az almappára vonatkozóan, amelynek erőforrásait a legfelső szinten beállította. Ezek az erőforrások az úgynevezett résztvevők. A meglévő résztvevői csoportokból egyéni erőforrások választhatók ki, valamint további felhasználók számára megadható a hozzáférés.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Válassza a mappa Műveletek menüjének Új mappa parancsát.

   EmbeddedTopicstartMegjelenik a tulajdonságok oldala.

3. Töltse ki az alábbi mezőket:

   EmbeddedTopicstartMappanév

   A mappa egyedi nevét határozza meg.

   EmbeddedTopicstartHozzáférés

   Azokat az erőforrásokat határozza meg, akiknek hozzáférésük van ehhez a mappához. Válasszon további erőforrásokat azoknak az erőforrásoknak a listájából, amelyekhez hozzáférése van. Meglévő erőforrás eltávolítására is van lehetőség.

   Az erőforrások automatikusan résztvevőként vannak csoportosítva. Számukra csoportként bármelyik almappához hozzáférést adhat meg.

   EmbeddedTopicstartMappa-hozzáférés engedélyezése nem résztvevők számára

   Jelzi, ha projekthez nem hozzárendelt felhasználóknak hozzáférése van a projekt dokumentumaihoz.

4. Kattintson a Mentés és visszatérés pontra.

Dokumentum mappához adása

Egy mappához egyidejűleg legfeljebb öt fájl adható. Ha a Dokumentumkezelőben ad hozzá fájlokat egy oldalról, a mappa Műveletek menüjének Dokumentumok hozzáadása parancsával a több dokumentum hozzáadása oldalt nyitja meg.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Nyissa meg a Műveletek menüt, és kattintson a Dokumentumok hozzáadása elemre a mappából.

   Megjelenik a Dokumentumok hozzáadása oldal.

3. Szerkessze a következő mezőket:

   Fájlok kiválasztása

   A mappához hozzáadandó fájlokat határozza meg. Fájl csatolásához kattintson mindegyik mezőnél a Böngészés ikonra.

   Korlát: Egy időben legfeljebb öt fájl.

   Állapot

   Azt mutatja, hogy a dokumentumok jóváhagyott, elutasított vagy elküldött állapotúak.

   Kategória

   A dokumentum kategóriáját határozza meg. Ha például a dokumentum ajánlat, válassza a legördülő listából az Ajánlat pontot.

   Létrehozás dátuma

   A dokumentum létrehozásának dátumát határozza meg. Ez lehet a tényleges létrehozás dátuma, illetve az a nap, amikor a fájlt hozzáadta a mappához.

   Hozzáférés

   A mappa hozzáférési típusát mutatja

   Értékek

   • Mindegyik résztvevő. Azt mutatja, hogy a mappához a csoport összes résztvevőjének olvasás/írás típusú hozzáférést ad meg.

   Résztvevők kiválasztása. Azt mutatja, hogy a meglévő résztvevői csoportból származnak az egyéni erőforrások.

   Alapértelmezés: Mindegyik résztvevő beállítás.

   EmbeddedTopicstartMappa-hozzáférés engedélyezése nem résztvevők számára

   Jelzi, ha projekthez nem hozzárendelt felhasználóknak hozzáférése van a projekt dokumentumaihoz.

   Check out engedélyezése

   Azt mutatja, hogy a megfelelő hozzáféréssel rendelkező erőforrások kivehetik és szerkeszthetik a fájlt.

   Verziókövetés engedélyezése

   Azt mutatja, hogy a megfelelő hozzáféréssel rendelkező erőforrások létrehozhatják a fájl más verzióját.

   Erőforrások/csoportok értesítése

   Azt mutatja, hogy a fájlokhoz hozzáféréssel rendelkező erőforrások kapnak-e értesítést dokumentumok hozzáadásakor.

   Leírás

   A fájlok leírását határozza meg.

   Megjegyzések

   A fájlokra vonatkozó esetleges megjegyzéseket adja meg.

4. Kattintson a Hozzáadás gombra.

   A kiválasztott dokumentumok mappához hozzáadódnak a mappához.

Fájlok letöltése mappákból

A Mindegyik letöltése vagy a Növekményes letöltés funkcióval kijelölt mappa fájljait helyi .zip fájlba töltheti le. Ha ezek a funkciók nem érhetők el a Műveletek menüben, akkor nem rendelkezik a művelet végrehajtásához szükséges engedélyekkel.

A következők tölthetők le:

• A kiválasztott mappában található összes fájl és almappa
• A kiválasztott mappából a fájlok egy része. A fájlok egy részébe azok a fájlok tartoznak, amelyek a legutolsó letöltés óta módosultak, és még nincsenek letöltve.

A .zip fájl neve alapértelmezés szerint a mappa neve. A fájl letöltési helyét megadhatja. Amikor letölti egy mappa fájljait, a mentett .zip fájlban nem marad meg a fájlstruktúra.

Fontos! A fájlok letöltése előtt engedélyezze a Dokumentum letöltés engedélyezése lehetőséget.

EmbeddedTopicstartTovábbi információk a Rendszergazdai útmutatóban olvashatók.

Mindegyik fájl letöltése

A következő műveletsort kell végrehajtania, ha a kiválasztott összes fájlt – az almappákban lévőekkel együtt – le kívánja tölteni.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Válassza a mappa Műveletek menüjének Műveletek parancsát.

   Megjelenik a Fájlletöltés ablak.

   Ha a mérete meghaladja a rendszergazda által beállított letölthető maximális méretkorlátot, a mappából a fájlok egy részé töltse le.

3. Kattintson a Mentés gombra a .zip fájlnak a számítógépre történő mentéséhez.

   Megnyílik a Mentés másként párbeszédpanel.

4. Válassza ki a helyet, majd kattintson a Mentés gombra.

   A .zip fájlt az alkalmazás a számítógépen a megadott helyre menti.

Fájlok növekményes letöltése

Ha a fájlok egy részhalmazát kívánja letölteni egy kijelölt mappából, a következő műveletsort kell végrehajtania. A .zip fájl csak azokat a fájlokat fogja tartalmazni, amelyek a legutóbbi letöltés óta megváltoztak és amelyeket még korábban nem töltött le.

A mentett .zip fájlban nem marad meg a fájlstruktúra.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Nyissa meg a Műveletek menüt, majd kattintson a Növekményes letöltés pontra.

   Megjelenik a Fájlletöltés ablak.

   Ha a méret meghaladja a rendszergazda által a dokumentumletöltésre vonatkozóan beállított maximális értéket, egyenként töltheti le a fájlokat.

3. Mentse a .zip fájlt a számítógépre.

   Megnyílik a Mentés másként párbeszédpanel.

4. Válassza ki a helyet, majd kattintson a Mentés gombra.

   A .zip fájlt az alkalmazás a számítógépen a megadott helyre menti.

Mappa tulajdonságainak szerkesztése

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Szerkesztéshez válassza a mappa Műveletek menüjének Tulajdonságok parancsát.
3. Szerkessze a következő mezőket, majd mentse el az adatokat:

   Mappanév

   A mappa egyedi nevét határozza meg.

   Tulajdonos

   A mappa tulajdonosát határozza meg.

   Hozzáférés

   A mappa hozzáférési szintjét határozza meg.

   Opciók:

   • Mindegyik résztvevő. Azt mutatja, hogy az ehhez az almappához tartozó legfelső szintű mappa létrehozásakor létrejött résztvevői csoport olvasás/írás szintű hozzáférést kapott.
   • Résztvevők kiválasztása. Azt mutatja, hogy a meglévő résztvevői csoportból származnak az egyéni erőforrások.

További információ:

Mappa létrehozása

Mappaengedélyek szerkesztése

Amikor egy mappához erőforrásokat ad hozzá, azok automatikusan résztvevőként vannak csoportosítva a mappa olvasás/írás szintű hozzáférésével. A mappát létrehozó felhasználó automatikusan olvasási, írási és törlési hozzáférést kap a mappához. Az engedélyeket bármikor módosíthatja.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Nyissa meg a Műveletek menüt, majd kattintson az Engedélyek pontra.

   Megjelenik az Engedélyek oldal.

3. Válassza ki az egyes erőforrásokhoz hozzárendelni kívánt engedélyt.
4. Jelölje be az Engedélyek felsorolása jelölőnégyzetet, ha lehetővé kívánja tenni az erőforrások számára, hogy a jogokat átvigye az aktuális mappa bármely dokumentumára és almappájára.
5. Mentse a módosításokat.

További információ:

A dokumentumtár áttekintése

Dokumentumok

A dokumentumokat szerkesztésre kiveheti, ugyanakkor kizárólag megtekintés céljából lehetősége van írásvédett módban történő megnyitásra is.

Dokumentum megtekintéséhez válassza a dokumentum Műveletek menüjének Megnyitás pontját, és amikor a Fájlletöltés ablak rákérdez, válassza a Megnyitás lehetőséget. Ez a beállítás a dokumentumra vonatkozóan írásvédett módra korlátozza a hozzáférést.

Dokumentum mentéséhez válassza a dokumentum Műveletek menüjének Megnyitás pontját, és amikor a Fájlletöltés ablak rákérdez, válassza a Mentés lehetőséget.

Ez a beállítás az adott dokumentumra vonatkozóan írásvédett módra korlátozza a hozzáférést, ahogyan a dokumentum írásvédett megnyitása korlátozza a hozzáférést. Dokumentum szerkesztéséhez és az alkalmazásba történő visszamentéséhez vegye ki a dokumentumot.

Dokumentumok kivétele.

Dokumentum szerkesztéséhez ki kell azt vennie a mappából. Amikor elkészült, adja be a dokumentumot. Ha engedélyezve van a dokumentumverziók használata, a dokumentum új verziója automatikusan létrejön.

A kivett dokumentumot más felhasználók nem szerkeszthetik, amíg Ön nem adja be. Folytatás előtt a dokumentumot engedélyeznie kell kivételre.

Kivétel

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson a Kivétel elemre.

   Megjelenik a Fájlletöltés ablak.

3. Mentse a számítógépre a dokumentumot, és válasszon ki egy helyet a fájl számára.
4. Kattintson az OK gombra.

Kivétel visszavonása

Csak a dokumentumot eredetileg kivevő felhasználó szüntetheti meg a dokumentum kivett állapotát. A művelet végrehajtásával megszűnik a dokumentum zárolása, és mások is kivehetik a dokumentumot.

Dokumentum kivett állapotának megszüntetéséhez válassza a dokumentum Műveletek menüjének Check out visszavonása pontját.

Check In

A Check-in (Beadás) funkció a dokumentum Műveletek menüjéből érhető el, és ha kivett egy dokumentumot, keressen egy frissített példányt a kijelölt helyen.

További információ:

Dokumentumverziókkal végzett munka.

Dokumentum mappához adása

Dokumentum másolása

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Másik mappába másoláshoz keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson a Másolás pontra.

   Megnyílik a célmappa kiválasztására szolgáló oldal.

3. Az Elhelyezés kiválasztása szakaszban válassza ki a célmappát.
4. Jelölje be az Erőforrások/csoportok értesítése jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a dokumentumhoz hozzáféréssel rendelkező erőforrások értesítést kapjanak a másolási műveletről.
5. Kattintson a Másolás pontra.

További információ:

Dokumentumverziókkal végzett munka.

Dokumentumtulajdonságok szerkesztése

A dokumentumot hozzáadó felhasználónak van lehetősége a dokumentum tulajdonságainak frissítésére.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson a Tulajdonságok elemre.

   EmbeddedTopicstartMegjelenik a tulajdonságok oldala.

3. Szerkessze az elérhető mezőket, majd mentse el az adatokat:

További információ:

Dokumentum mappához adása

Dokumentumengedélyek szerkesztése.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson az Engedélyek elemre.

   Megjelenik az Engedélyek oldal.

3. Válassza ki az erőforráshoz hozzárendelni kívánt engedélyt.

   Az értékek a következők: Olvasás, Olvasás/írás, valamint Olvasás/írás/törlés.

4. Mentse a módosításokat.

Dokumentumelőzmények felülvizsgálata

A Dokumentumelőzmények oldal felsorolja azoknak a felhasználóknak a nevét, akik hozzáfértek a dokumentumhoz, valamint legutóbbi látogatásuk dátumát és időpontját.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson az Előzmények elemre.

   Megjelenik az előzmények oldal.

3. Amikor végzett, kattintson a Visszatérés gombra.

Dokumentumverzió áthelyezése másik mappába

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson az Áthelyezés elemre.

   Megnyílik a célmappa kiválasztására szolgáló oldal.

3. Válassza ki azt a mappát, ahová a dokumentumot áthelyezni kívánja.
4. Kattintson az Áthelyezés pontra.

Dokumentumverziókkal végzett munka.

A dokumentumverziók használatával a dokumentumból minden beadásakor külön verziót menthet. A dokumentumverziók használatához a dokumentumon engedélyezze a verziókövetést.

Korábbi dokumentumverziók megnyitása

A dokumentumok korábbi verzióin nem tud változtatásokat végezni, de megnyitásukra és megtekintésükre lehetősége van.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson a Verziók elemre.

   Megjelenik a Dokumentumverziók oldal, és felsorolja a dokumentum összes verzióját.

3. Nyissa meg a Műveletek menüt, majd kattintson a Megnyitás pontra.

   Megjelenik a fájlletöltés ablak.

4. Kattintson a Megnyitás pontra.

Dokumentumverzió másik mappába másolása

A dokumentumok egy-egy adott verzióját átmásolhatja másik mappába. Ha ezt teszi, a másolás után a dokumentum engedélyeinek ellenőrzése szükséges.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson a Verziók elemre.

   Megjelenik a Dokumentumverziók oldal, és felsorolja a dokumentum összes verzióját.

3. Nyissa meg a Műveletek menüt, majd kattintson a Másolás pontra.

   Megjelenik a dokumentum másolása oldal.

4. Válassza ki azt a mappát, ahová a dokumentumot másolni kívánja, majd kattintson a Másolás gombra.

Dokumentumfolyamatokkal végzett munka.

Amennyiben a CA Clarity PPM-rendszergazda dokumentumokhoz kapcsolódó folyamatokat hozott létre, azokat az elérhető folyamatok oldal sorolja fel. A dokumentumfolyamatok hatékonyak lehetnek, amikor egy dokumentumot jóváhagyási folyamaton kell végigvinni. A folyamatok azért hatékonyak, mert a dokumentumfolyamatok bármelyik kapcsolódó projektre vagy programra hivatkozhatnak. Ez lehetővé teszi, hogy a dokumentumfolyamatból a projektszerepek és -erőforrások értesítéseket és elvégzendő feladatokat kapjanak.

EmbeddedTopicstartMegjegyzés: A további tudnivalók a Rendszergazdai útmutatóban olvashatók.

A dokumentum kezdeményezett folyamatok oldala felsorolja a folyamatban levő vagy befejezett folyamatokat. Az oldal megtekintéséhez nyissa meg a Tudástárat, és a dokumentum Műveletek menüjében kattintson a Folyamatok pontra.

A dokumentumfolyamatok Dokumentumkezelő-oldalról való indításának, leállításának és törlésének lépései hasonlóak az ebben a szakaszban leírt lépésekhez.

Dokumentumfolyamat indítása

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson a Folyamatok elemre.

   Megjelenik az elindított folyamatok listája.

3. Kattintson az Elérhető fülre.

   EmbeddedTopicstartMegjelenik a listaoldal.

4. Válassza ki az elindítani kívánt folyamatot, majd kattintson az Indítás pontra.

Dokumentumfolyamat törlése

A dokumentum kezdeményezett folyamatok oldala felsorolja a folyamatban levő vagy befejezett folyamatokat. Dokumentumfolyamat leállításához válassza ki a leállítani kívánt folyamatot, és kattintson a Folyamat megszakítása pontra. Az alkalmazás leállítja a folyamatot.

Folyamat törlése

Csak a befejezett vagy megszakított folyamatok törölhetők, de a futó folyamatok nem.

Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Egy adott program, projekt vagy erőforrás eléréséhez nyissa meg a Tudástár vagy a Dokumentumkezelő oldalt.
2. Keresse meg a dokumentumot, majd a dokumentum Műveletek menüjében kattintson a Folyamatok elemre.

   Megjelenik az elindított folyamatok listája.

3. Kattintson az Elérhető fülre.

   Megjelenik az elérhető folyamatok listája.

4. Válassza ki a folyamatot, majd kattintson a Törlés gombra.

   Megjelenik a folyamatpéldány-törlés megerősítése oldal.

5. Hagyja jóvá a törlést az Igen gombra kattintva.