Utilice la función de gestión de solicitud de recursos para responder a las solicitudes, intercambiar mensajes con el jefe de proyecto y gestionar los procesos relacionados con las solicitudes. La función de gestión de solicitudes de recursos de CA Clarity PPM le permite crear solicitudes sencillas o detalladas que soliciten recursos para varios períodos de tiempo.
Esta sección contiene los siguientes temas:
Descripción general de las solicitudes de los recursos
Acceso a las solicitudes de recursos
Gestión de las solicitudes del recurso
Satisfacción de las necesidades de personal solicitadas
Gestión de procesos de solicitud automatizados
Una solicitud es una petición para asignar personal a un determinado proyecto con recursos de trabajo. El beneficio principal de las solicitudes es la planificación. Si se omite una solicitud y se asigna un recurso directamente a un proyecto, podría hacer peligrar su propio proyecto. El motivo es que está asignando sin saber nada acerca de los otros proyectos en los que puede estar trabajando el recurso. Por lo tanto, puede sobrecargar al recurso o asignar el recurso equivocado. Los destinatarios de la solicitud tienden a ser gestores de recursos que conocen las cargas de trabajo de sus recursos. De esta forma, cuando se envía una solicitud, los gestores de recursos asignan los recursos más apropiados a los proyectos.
Puede utilizar la solicitud de recursos para realizar las siguientes tareas:
Tenga en cuenta que las solicitudes son específicas de un proyecto, lo que significa que no se puede crear una solicitud que proporcione personal a varios proyectos a la vez. Cada solicitud contiene una petición para un solo requisito de personal y sólo puede servir para un proyecto.
Para obtener más información, consulte la guía del usuario de gestión de proyectos.
Como gestor a cargo de los recursos, puede definir un gestor de reserva predeterminado para cada recurso y función del sistema. Por consiguiente, las solicitudes se enrutan automáticamente al gestor de recursos apropiado sin ninguna intervención del gestor de proyectos.
La definición del gestor de la reserva es opcional. Si está definido, el campo Gestor de la reserva de una solicitud es el predeterminado para este gestor de recursos y aparece en la página de propiedades del recurso. Si no se define este campo, el jefe de proyecto puede hacerlo en el nivel de solicitud o dejarlo en blanco. Si el campo se deja en blanco, los derechos de acceso del gestor de recursos disponible decidirán la adjudicación de esta solicitud.
En cuanto a las funciones, se puede utilizar una asignación entre las funciones y una estructura organizativa para definir el gestor de reserva predeterminado.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Cuando se crea una solicitud, ésta se envía al gestor de reserva adecuado según los siguientes parámetros:
Tanto el jefe de proyecto (el creador de la solicitud) como el gestor de reserva (gestor de recursos) reciben notificaciones de los cambios de estado en las solicitudes. Si no se selecciona ningún gestor de la reserva, no se enviará ninguna notificación. Pero todos aquellos que tengan los derechos de acceso apropiados podrán consultar la solicitud en su lista. Por ejemplo, filtrando solicitudes no asignadas. El campo Gestor de reserva se puede modificar en cualquier momento para reflejar otro gestor de recursos. La utilidad para realizar cambios permite a los gestores de recursos enrutar las solicitudes otra vez.
El valor del campo Solicitado por en la página Propiedades de solicitud muestra de forma predeterminada el creador de la solicitud. Si tiene un valor distinto del actual Solicitado por el usuario, cambie el valor del campo Solicitado por para igualarlo al suyo. Si su compañía tiene una cadena de enrutamiento que pasa por distintas personas, la utilidad para realizar cambios será útil.
Sólo se informará de las solicitudes abiertas a los usuarios de los campos Solicitado por y Gestor de reserva. No se envían notificaciones sobre los recursos solicitados y reservados. La notificación del recurso se produce cuando el recurso se añade al proyecto como participante miembro del personal. Se puede ajustar para que se produzca de manera automática cuando el recurso está reservado en firme. Para obtener más detalles, póngase en contacto con el administrador.
A continuación se describen los diferentes tipos de estado de solicitud y se describe un uso típico de dicho estado:
Todas las solicitudes empiezan como "Nuevo". Conservan este estado hasta que el propietario envía la solicitud o cambia manualmente el estado. Cuando esté todo preparado para que un gestor de la reserva cumplimente la solicitud, cambie el estado a "Abierto".
Para obtener más información, consulte la guía del usuario de gestión de proyectos.
Este estado indica que la solicitud está activa y que tiene que rellenarse. El solicitante que crea la solicitud es el que cambia el estado a "Abierto". El gestor de la reserva recibe una notificación. Desde "Abierto" el estado puede ajustarse como "Nuevo", "Propuesta" o "Cerrado".
Nota: El estado "Propuesta" está disponible si tiene el derecho de acceso Proyecto - Adjuntar recursos a entradas de solicitudes. Además, es necesario seleccionar la configuración Aprobación de solicitud necesaria para el proyecto.
El gestor de la reserva propone reservas para atender la solicitud. El solicitante recibe una notificación. El solicitante revisa los recursos propuestos. Si el solicitante rechaza los recursos identificados por el gestor de reserva, el estado de solicitud cambia a "Abierto".
Este estado indica que un gestor de proyectos o un gestor de recursos ha aceptado (reservado) el recurso en la solicitud. El estado de solicitud cambia automáticamente a Reservado y se notifica tanto al solicitante como al gestor de la reserva. El estado "Reservado" está disponible si:
Este estado indica que no es necesario que se produzca más trabajo en una solicitud. Solamente el solicitante puede cerrar una solicitud. Si el gestor de la reserva declina una solicitud abierta, el estado de la solicitud cambia automáticamente a Cerrado.
Nota: El campo Estado de una solicitud se encuentra en la página Propiedades de solicitud. El propietario de la solicitud (también llamado solicitante) es la única persona que puede cambiar su estado inicial de "Nuevo" a otra cosa (normalmente "Abierto"). Los destinatarios pueden cambiar el estado de "Abierto" a "Propuesto", "Reservado", o "Cerrado."
La siguiente tabla muestra las partes a las que se les envía una notificación cuando se produce un cambio en el estado de una solicitud:
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Cambios de estado de una solicitud |
Solicitado por |
Gestor de reserva |
|---|---|---|
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Creado |
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De Nuevo a Abierto |
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Notificado |
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De Abierto a Nuevo |
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Notificado |
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De Abierto a Propuesta |
Notificado |
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De Propuesta a Reservado |
Notificado |
Notificado |
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De Abierto a Reservado (si no es necesaria una aprobación de la solicitud) |
Notificado |
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Cambios en el gestor de la reserva |
Notificado |
El nuevo gestor de la reserva y el antiguo reciben notificaciones. |
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Cambio de Solicitado por |
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Cerrada |
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Deleted |
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Se puede determinar el formato de notificación de solicitud (es decir, el diseño de mensaje y el método de entrega) desde la página Notificaciones de los valores de configuración de la cuenta.
Para obtener más información, consulte la guía básica del usuario.
Se puede configurar un proceso automatizado para identificar las distintas etapas en el ciclo de vida de una solicitud y emitir automáticamente notificaciones en todas las etapas.
Como gestor de recursos, recibirá notificaciones de cada solicitud que se le asigna. Puede acceder a estas solicitudes abiertas de las siguientes formas:
La página Solicitudes de recurso muestra todas las solicitudes asignadas y las que no están asignadas para las que tiene derechos de visualización. En esta página puede proponer y reservar solicitudes.
Utilice la sección Filtro de solicitud situada en la parte superior de la página Solicitudes de recurso para buscar una o varias solicitudes utilizando varios criterios de búsqueda. Puede buscar por prioridad, estado, proyecto asociado, ID o nombre de solicitud.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Los resultados de la búsqueda aparecen en la parte inferior de la página.
Para obtener más información, consulte la guía básica del usuario.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Esta página proporciona los detalles introducidos por el solicitante de la solicitud.
Use esta página para encontrar recursos y agregarlos a las solicitudes.
Utilice esta página para iniciar y participar en debates sobre la solicitud.
Use esta página para crear, ejecutar y seguir los procesos de solicitud.
Use esta página para realizar seguimientos de los cambios en el objeto de solicitud (si los campos de solicitud están activados para las auditorías). Para obtener más detalles, póngase en contacto con el administrador.
En la página Solicitudes de recurso, puede acceder y realizar todas las solicitudes que se le han asignado. Puede responder a las necesidades de personal solicitadas de la siguiente manera:
Las solicitudes de recursos con nombre incluyen un recurso propuesto, lo que hace que sea más sencillo responder. Para abordar solicitudes para recursos con nombre, abra una solicitud y trátela individualmente. O seleccione varias solicitudes y propóngalas al gestor de proyectos.
Utilice la página Recursos de solicitud para dirigir las solicitudes de recursos con nombre. Esta página muestra un histograma que presenta más información sobre el recurso. Puede ver exactamente todas las solicitudes realizadas por el gestor de proyectos semana a semana. La parte del histograma de color amarillo representa la cantidad de recursos necesaria en este proyecto en particular. La parte del histograma de color verde representa las cantidades necesarias en otros proyectos. La parte del histograma de color rojo muestra los lugares en los que el recurso está sobreadjudicado.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Solicitudes de recurso y actualiza el estado de la solicitud a "Propuesta".
Después de abrir una solicitud, si decide que un recurso está sobreadjudicado, puede reducir la adjudicación.
También puede hacer clic en el icono de propiedades que está a la izquierda del nombre del recurso, editar los segmentos de adjudicación existentes y, de manera opcional, añadir nuevos segmentos de adjudicación. Cuando haya finalizado, haga clic en Guardar y Volver.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Ahora, la parte de color amarillo representa la nueva cantidad reservada para este proyecto y la parte de color verde representa las reservas de otros proyectos. No aparecerá ningún color rojo para indicar la sobreadjudicación.
Después de abrir una solicitud y de editar la cantidad de adjudicación para el recurso con nombre, puede proponer la adjudicación al jefe de proyecto. Haga clic en Proponer. Aparece la página Solicitudes de recurso y actualiza el estado de la solicitud a "Propuesta".
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Si... |
Entonces... |
|---|---|
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La opción Aprobación de solicitud necesaria para el proyecto está desactivada (no es necesaria la aprobación de un jefe de proyecto). |
Aparece el botón Reservar en la página en lugar del botón Proponer. Haga clic en Reservar para reservar en firme de manera automática el recurso para el proyecto, sin la necesidad de obtener aprobación por parte del gestor de proyectos. |
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La opción Aprobación de solicitud necesaria está desactivada y no tiene el derecho de acceso Proyecto – Editar. |
Aparece el botón Proponer en la página en lugar del botón Reservar. Haga clic en Proponer para enviar la reserva para su aprobación, en lugar de reservarla directamente para el proyecto. A continuación, cuando el gestor de proyectos visualice la página Equipo del proyecto: Solicitudes, aparecerán en la página los botones Reservar y Rechazar. |
Si propone el mismo recurso con la misma adjudicación al gestor de proyectos, la propuesta se aprobará automáticamente. El jefe de proyecto no aprueba la propuesta. La aceptación automática envía una notificación al jefe de proyecto.
A continuación, realice los siguientes pasos:
En la página Solicitudes del recurso, si una solicitud contiene una solicitud para no reservar un recurso específico, aparecerá una marca de verificación en la columna Cancelar la reserva.
Al no reservar un recurso se elimina la adjudicación en firme para el recurso en el futuro. La fecha de inicio de la cancelación de la reserva se establece en el siguiente día de forma predeterminada. Se puede mover la fecha de inicio a una fecha anterior si así se desea.
A continuación, realice los siguientes pasos:
En la página Solicitudes de recurso, observe cómo cambia la cantidad de adjudicación reservada en firme en la columna de cambio medio. Si se cancela la reserva de un recurso completamente, el valor se mostrará como 0.00 por ciento.
Nota: Una solicitud para no reservar y reemplazar un recurso selecciona tanto las casillas de verificación Cancelar la reservar y Sustituir en la página Propiedades de solicitud. También aparecerá el menú Recursos. Haga clic en Recursos para establecer unos criterios de filtrado apropiados. Después seleccione y agregue un nuevo recurso para que coincida con la disponibilidad del recurso reemplazado. Si tiene los derechos de acceso necesarios, aparece el botón Sustituir en la página. Haga clic en Sustituir para sustituir directamente el recurso cancelado por el nuevo recurso. En caso contrario, el gestor de proyectos notificado puede revisar la sustitución propuesta y cancelar ese recurso.
Para obtener más información, consulte la guía del usuario de gestión de proyectos.
Tras recibir una solicitud de rol, encuentre y proponga como mínimo un recurso que se ajuste al rol descrito en el requisito de adjudicación de personal. Si propone varios recursos, se deben adjudicar los recursos de manera adecuada, de modo que la cantidad de la solicitud se divida entre los recursos. Por ejemplo, si el gestor de proyectos pidió un recurso para una semana, se pueden proponer dos recursos adjudicados de la siguiente manera: un recurso de lunes a miércoles y el otro de jueves a viernes.
Para encontrar recursos que coincidan con las necesidades de adjudicación de personal, abra la solicitud para encontrar recursos o haga clic en el icono de persona con lista que se encuentra junto a la solicitud. La información que ya se incluye en la página Buscar recursos se basa en los requisitos que se especifican en la solicitud de adjudicación de personal. Puede modificar los criterios de búsqueda para descubrir recursos más aptos.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Si una solicitud tiene un solo recurso, el recurso se seleccionará. El recurso es el candidato propuesto en la lista de seleccionados.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Recursos de solicitud con la página Recursos activa.
Aparece la página Solicitudes de recurso y actualiza el estado de la solicitud a "Propuesta".
Si se agregan varios recursos a la solicitud, es necesario saber cuánto adjudicar a cada recurso.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Solicitudes de recurso y actualiza el estado de la solicitud a "Propuesta".
Como gestor de recursos, se puede modificar una propuesta y reenviarla. Esto es necesario cuando recibe una notificación que le indica que el gestor de proyectos ha rechazado los recursos de una solicitud.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Solicitudes de recurso y actualiza el estado de la solicitud a "Propuesta".
Se puede declinar una solicitud por varios motivos: si se discrepa con la selección o ante la indisponibilidad del recurso para rellenar la solicitud. Si se rechaza una solicitud, es posible que desee registrar una nota en la página Debates que explique la razón por la que rechaza dicha solicitud.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Puede utilizar los debates de solicitud en una solicitud para intercambiar mensajes y otra información con los destinatarios de la solicitud. Sólo los destinatarios de la solicitud y otros destinatarios con acceso a la solicitud pueden participar en los debates que se ejecutan en una solicitud.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Si puede acceder a la solicitud, puede iniciar nuevos debates y responder a mensajes existentes. Para crear nuevos mensajes de cualquier tipo, iniciar un nuevo debate o responder a un mensaje existente, utilice la página Mensaje de debate: Propiedades.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Las dos acciones le llevan a la página Mensaje de debate: Propiedades, que utilizará para crear su mensaje.
Define el asunto del mensaje.
Define el texto del mensaje.
Haga clic en el icono de exploración para adjuntar un documento.
Especifica si desea que los destinatarios del debate reciban una notificación por correo electrónico cuando exista un mensaje nuevo para su revisión.
Valor predeterminado: Seleccionado
Puede especificar la configuración de la notificación, como el correo electrónico, desde su página Parámetros de cuenta: Notificaciones.
Para obtener más información, consulte la guía básica del usuario.
Después de enviar el mensaje, lo verá en la sección Mensajes de la página Discusiones de solicitudes: Mensajes.
Un hilo del debate comienza con la primera respuesta, que aparece bajo el mensaje original. Los mensajes posteriores se mostrarán en orden descendente. Utilice la página Discusiones de solicitudes: Mensajes para visualizar el hilo del debate, ver los mensajes o responder al mensaje.
Una vez expandido el hilo del debate, haga clic en Nuevo para responder, expandiendo así el subproceso. Haga clic en Debate para contraer todos los subprocesos abiertos. Haga clic en Nuevo para crear un debate sobre la solicitud.
A continuación, realice los siguientes pasos:
En el sistema de notificación de solicitudes predefinido, la generación de notificaciones depende de la modificación manual del parámetro Estado de la solicitud. Si el parámetro no se modifica, no se enviará ninguna notificación. Si el estado de las nuevas solicitudes no se cambia a "Abierto", los destinatarios no sabrán la nueva solicitud que se puede rellenar.
Podrá evitar la incertidumbre en las notificaciones si configura un proceso de notificación automatizada que identifique distintas etapas del ciclo de vida de una solicitud. Un proceso automatizado puede emitir una notificación siempre que se alcance una nueva etapa. Utilice la página Solicitud: procesos para emitir una notificación.
Cuando se crea un proceso en una solicitud, estará disponible sólo para esa solicitud. Cuando el administrador crea un proceso de solicitud global en la Herramienta de administración, el proceso está disponible para su uso por parte de todas las solicitudes. Los derechos de acceso globales son necesarios para crear un proceso global.
La página Solicitud: Procesos contiene dos enlaces:
A continuación, realice los siguientes pasos:
Cree un proceso de notificación automatizado para identificar las distintas etapas en un ciclo de vida de solicitud y evitar la incertidumbre de notificaciones manuales. Un proceso automatizado emite una notificación al llegar a una nueva etapa.
El nuevo proceso aparece en la lista de procesos de solicitud disponibles. Si el proceso está seleccionado para iniciarse de forma manual, debe seleccionar el proceso y, a continuación, hacer clic en Inicio para iniciarlo. El objeto para el proceso se debe establecer para las solicitudes.
Si desea obtener más información, consulte la guía de administración.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Utilice la página Solicitud: Procesos para realizar un seguimiento del progreso de los procesos ya iniciados. Para acceder a esta página, abra una solicitud y haga clic en la ficha Procesos.
Mientras el proceso está en curso, el estado aparece como "En ejecución" en el campo Estado de la página Solicitud: Procesos iniciados. Haga clic en Cancelar para detener la instancia del proceso.
Si desea obtener más información, consulte la guía de administración.
Puede eliminar un proceso desde las páginas Solicitud: Procesos disponibles y Solicitud: Procesos iniciados.
A continuación, realice los siguientes pasos:
La supresión abrirá la página de procesos actualizada.
La página Pista de auditoría de la solicitud le permite ver cuándo se han modificado ciertos campos del problema y quién los ha modificado. De este modo, puede efectuar un seguimiento de los cambios por recurso y fecha.
El administrador de CA Clarity PPM selecciona los campos de solicitud que están disponibles en la página mediante Studio.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Se mostrarán los campos de auditoría para la solicitud.
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