Puede acceder a sus documentos y gestionarlos desde dos repositorios:
Esta sección contiene los siguientes temas:
Descripción general de los repositorios de documentos
Su administrador mantiene el Almacén de conocimiento y el Gestor de documentos. Estos repositorios contienen documentos sobre las políticas o procedimientos que pertenecen a mucha gente.
Puede utilizar la base de conocimiento para guardar los documentos genéricos. Puede utilizar el Gestor de documentos para lo siguiente:
Aunque la mayoría de los usuarios pueden acceder a estos repositorios, su acceso a las carpetas y los documentos puede variar. Con los permisos adecuados, los usuarios pueden crear nuevas carpetas, añadirles documentos y editar documentos y carpetas. Existen diferencias clave entre los derechos de acceso de los dos repositorios.
El acceso a la base de conocimiento y a sus carpetas y documentos se proporciona en los niveles siguientes:
Para gestionar o ver el contenido del Almacén de conocimiento se necesitan los derechos de acceso siguientes:
Permite acceder a todas las carpetas y todos los documentos de la base de conocimiento. Sólo los usuarios que cuentan con el derecho de acceso Almacén de conocimiento - Administrar pueden crear carpetas en el nivel superior del árbol de carpetas del Almacén de conocimiento. Los usuarios con el derecho Almacén de conocimiento - Acceder y con los permisos adecuados pueden agregar subcarpetas y documentos a las carpetas.
Permite crear, editar y ver documentos y carpetas de la base de conocimiento a la que tiene acceso. Permite eliminar las carpetas creadas y los documentos añadidos.
Permite ver todos los documentos de la base de conocimiento.
El administrador de CA Clarity PPM concede derechos de acceso de Almacén de conocimiento. El acceso a carpetas y documentos se otorga caso por caso. Cuando se crea o administra una carpeta o documento, se debe identificar a los usuarios que necesitan acceso a la carpeta o documento. A continuación, dé a los usuarios permiso de lectura, lectura/escritura o lectura/escritura/supresión en la carpeta o documento. El nivel de permiso determina las acciones que pueden realizar los usuarios en una carpeta o documento.
La siguiente tabla describe los permisos obligatorios para el Almacén de conocimiento o el Gestor de documentos.
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Permiso |
Descripción |
|---|---|
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Leer |
En el menú CA Agile Vision pueden realizarse las tareas siguientes:
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Lectura/escritura |
En el menú CA Agile Vision pueden realizarse las tareas siguientes:
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Lectura, escritura, eliminación |
Puede realizar todas las acciones del permiso de lectura/escritura, además de mover y eliminar documentos y carpetas. |
Todos los participantes del Gestor de documentos cuentan con el permiso de lectura de forma automática. El gestor de proyectos, el gestor de programas, el gestor de recursos o el administrador de CA Clarity PPM concede el resto de permisos.
Puede ver las carpetas a las que tiene acceso mediante la página Almacén de conocimiento.
Nota: Si no ve el enlace Gestión del conocimiento, no tiene acceso a la base de conocimiento. Consulte las cuestiones de acceso con el administrador de CA Clarity PPM.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Gestión del conocimiento.
Esta acción expande el árbol de carpetas para que pueda ver las subcarpetas y los documentos que contiene.
Los procedimientos siguientes muestran cómo ver documentos relacionados a un programa, recurso o proyecto específico.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página de lista.
Aparecerá la página Gestor de documentos de ese proyecto.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página de lista.
Aparecerá la página Gestor de documentos de ese programa.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página de lista.
Aparecerá la página Gestor de documentos de ese recurso.
Las carpetas pueden contener documentos, estar vacías o incluir subcarpetas (carpetas de nivel superior). Tanto las carpetas de nivel superior como las subcarpetas pueden contener documentos.
Para ver la lista de acciones de la carpeta, desde la página Almacén de conocimiento o Gestor de documentos, haga clic en el menú Acciones de la carpeta. Sus derechos de acceso y permisos determinan las acciones que se muestran.
Si no tiene el acceso adecuado para una acción concreta, la acción no aparecerá en el menú Acciones de esa carpeta.
Puede crear subcarpetas para una carpeta de nivel superior o para una subcarpeta. Cuando se crea una subcarpeta, la aplicación otorga de forma automática acceso de lectura/escritura para esa subcarpeta a los recursos que están seleccionados en el nivel superior. Estos recursos son participantes. Puede seleccionar recursos individuales en el grupo de participantes existente y otorgar acceso a más usuarios.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Define el nombre único para la carpeta.
Define los recursos que tienen acceso a dicha carpeta. Seleccione más recursos de una lista de recursos a la que tenga acceso. También puede suprimir un recurso existente.
Los recursos se agrupan automáticamente como participantes. Debe otorgarles acceso de grupo a alguna de las subcarpetas.
Indica si los usuarios no asignados al proyecto tienen acceso a los documentos del proyecto.
Puede agregar un máximo de cinco archivos a una carpeta de una vez. Si está agregando archivos a partir de una página del Gestor de documentos, al seleccionar Agregar documentos en el menú Acciones de la carpeta se abrirá la página para agregar varios documentos.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Añadir documentos.
Especifica los archivos que se van a añadir a la carpeta. En cada campo, haga clic en el icono de exploración para adjuntar un archivo.
Límite: Cinco archivos de una vez
Indica si el documento está Aprobado, Rechazado o Enviado.
Define la categoría del documento. Por ejemplo, seleccione Propuesta en la lista desplegable si el documento es una propuesta.
Define la fecha de creación del documento. Puede ser la fecha real de creación o la fecha en que agregó el archivo a la carpeta.
Indica el tipo de acceso a la carpeta.
Valores
Seleccionar participantes: Indica si se han seleccionado recursos individuales del grupo de participantes existente.
Valor predeterminado: Todos los participantes
Indica si los usuarios no asignados al proyecto tienen acceso a los documentos del proyecto.
Indica si los recursos con determinado acceso pueden extraer y editar el archivo.
Indica si los recursos con determinado acceso pueden crear otra versión del archivo.
Indica si se enviará una notificación a los recursos que tienen acceso a los archivos cuando se añadan documentos.
Incluye una descripción de los archivos.
Contiene notas sobre los archivos.
Los documentos seleccionados se agregan a la carpeta.
Utilice la opción Descargar todos o Descarga gradual para descargar los archivos de una carpeta seleccionada a un archivo zip local. La ausencia de estas opciones en el menú Acciones significa que no tiene los permisos obligatorios para realizar la acción.
Se puede descargar:
De forma predeterminada, el nombre del archivo zip será el nombre de la carpeta. Se puede seleccionar la ubicación de descarga del archivo. Cuando se descargan archivos desde una carpeta, la estructura del archivo no se mantiene en el archivo zip que se ha guardado.
Importante: Active el valor de configuración Activar descarga de los documentos antes de descargar archivos.
Si desea obtener más información, consulte la guía de administración.
Utilice el siguiente procedimiento para descargar todos los archivos seleccionados, incluidos archivos de subcarpetas.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Se abre la ventana de descarga de archivos.
Si el tamaño supera el tamaño máximo de descarga que ha establecido el administrador, descargue un subconjunto de archivos de la carpeta.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
El archivo zip se guarda en la ubicación del equipo que se ha especificado.
Utilice el procedimiento siguiente para descargar un subconjunto de archivos de una carpeta seleccionada. El archivo zip sólo incluye archivos que se han modificado desde la última vez que los descargó y archivos que no ha descargado todavía.
La estructura del archivo no se mantiene en el archivo zip guardado.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Se abre la ventana de descarga de archivos.
Si el tamaño supera el tamaño máximo de descarga que ha establecido el administrador, descargue un archivo a la vez.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
El archivo zip se guarda en la ubicación del equipo que se ha especificado.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Define el nombre exclusivo de la carpeta.
Define el propietario de la carpeta.
Define el nivel de acceso de la carpeta.
Opciones:
Al añadir recursos a una carpeta, éstos se agrupan como participantes con acceso de lectura/escritura a la carpeta. El usuario que crea la carpeta recibe automáticamente los derechos de lectura, escritura y eliminación para la carpeta. Puede cambiar los permisos en cualquier momento.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página de permisos.
Aunque puede extraer un documento para editarlo, también puede abrirlo en modo de sólo lectura para visualizarlo únicamente.
Para ver un documento, seleccione Abrir en el menú Acciones del documento y haga clic en Abrir cuando se le indique en la ventana Descarga de archivos. Esta opción restringe el acceso a sólo lectura para el documento.
Para guardar un documento en el equipo, se selecciona Abrir en el menú Acciones del documento y se hace clic en Guardar cuando aparece la opción en la ventana de descarga de archivos.
Esta opción restringe el acceso a sólo lectura para ese documento, al igual que ocurre cuando lo abre sólo para visualizarlo. Para editar el documento y guardarlo de nuevo en la aplicación, extraiga el documento.
Para editar un documento, extráigalo de la carpeta. Cuando haya terminado, vuelva a registrarlo. Si se activa el control de versiones de un documento, se creará otra versión del documento automáticamente.
Otros usuarios no pueden editar un documento extraído hasta que no lo vuelve a registrar. Dé permisos para la extracción del documento antes de continuar.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la ventana Descarga de archivos.
Solamente el usuario que ha extraído el documento originalmente puede deshacer una extracción. La ejecución de esta acción desbloquea el documento, lo que permite que otros extraigan el documento.
Seleccione Deshacer la extracción del documento en el menú Acciones del documento para deshacer el estado extraído del documento.
Haga clic en Registrar en el menú Acciones del documento y explore la copia actualizada en la ubicación que ha seleccionado al extraer el documento.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece una página para seleccionar la carpeta de destino.
El usuario que agregó el documento puede actualizar sus propiedades.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página de permisos.
Valores: Lectura, Lectura/escritura y Lectura, escritura, eliminación.
La página Historial del documento enumera los nombres de los usuarios que han tenido acceso al documento, así como la fecha y la hora de su última visita.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página de historial.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece una página para seleccionar la carpeta de destino.
Utilice el control de versiones de documentos para guardar versiones de un documento cada vez que lo registra. Para utilizar el control de versiones del documento, se debe activar el control de versiones en el documento.
Aunque no se puedan realizar cambios en una versión anterior de un documento, es posible abrirla y verla.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página de versiones del documento con una lista de todas las versiones del documento.
Aparecerá la ventana de descarga de archivos.
Puede copiar una versión específica de un documento en una carpeta diferente. Si se hace esto, es necesario revisar los permisos del documento después de copiarlo.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página de versiones del documento con una lista de todas las versiones del documento.
Aparece la página de copia de documentos.
Si el administrador de CA Clarity PPM ha creado procesos relacionados con documentos, estarán enumerados en la página de procesos disponibles. Los procesos de los documentos pueden resultar eficaces a la hora de enrutar un documento mediante un proceso de aprobaciones. Esto es así porque pueden vincularse con los proyectos o programas asociados. Esto permite enviar notificaciones y acciones del proceso del documento a los recursos y los roles del proyecto.
Nota: Para obtener más información, consulte la Guía de administración.
La página de procesos iniciados del documento muestra los procesos en curso o finalizados. Para ver la página, abra el Almacén de conocimiento y, en el menú Acciones del documento, haga clic en Procesos.
Los pasos para iniciar, detener y eliminar procesos de documentos desde una página del Gestor de documentos son similares a los que se describen en esta sección.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la lista de procesos iniciados.
Aparece la página de lista.
La página de procesos iniciados del documento muestra los procesos en curso o finalizados. Para detener un proceso de un documento, seleccione el proceso que se vaya a detener y haga clic en Cancelar el proceso. La aplicación detiene el proceso
Puede suprimir procesos finalizados o cancelados, pero no los procesos que se estén ejecutando.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la lista de procesos iniciados.
Aparecerá la lista de procesos disponibles.
Aparece una página de confirmar la supresión de la instancia del proceso.
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