Så här kommer du igång med portföljhantering

Så här kommer du igång med portföljhantering

Med hjälp av portföljhantering kan du skapa och granska en samling av investeringar som är av intresse för intressenter i ditt företag. När du har skapat en portfölj kommer systemet att skapa en ögonblicksbild av dina investeringsdata som används för hantering och rapportering. Du kan ställa in en kadens för uppdatering av data i den här ögonblicksbilden så att den överensstämmer med din senaste investeringsinformation. Därefter kan du skapa alternativa versioner eller planera med dessa data. Använd dessa planer till att skapa och jämföra potentiella scenarion om du vill utforska alternativ för dina investeringar.

En portfölj är en samling av investeringar. Beroende på dina behov kan du skapa följande portföljstyper som är baserade på följande:

• Investeringar (t.ex. PMO-projekt, IT-applikationer, nya produktserier som ska utvecklas).
• Specifika investeringar (t.ex. alla aktiva projekt).
• Organisation (t.ex. ursprungsschema för IT, marknadsföringsinitiativ, företagsidéer).
• Intresse (t.ex. gröna initiativ, förslag om sammanslagning och inköp).

Exempel: IT-portfölj för aktuella projekt

Max, PMO-chefen på Forward, Inc. vill skapa en portfölj för alla projekt som organisationen för närvarande stödjer. Det finns en målsumma för budget och resurser som Max kan använda för projekten. Med alla projekt i portföljen använder Max Portföljhantering för att uppnå följande mål:

• Förstå hur kostnaderna och resursefterfrågan för varje projekt står sig i jämförelse med de totala målen.
• Prioritera projekt så att de viktigaste uppgifterna görs först.
• Dela in planering i steg så att resurser och kostnader hålls på en jämn nivå genom planeringsperioderna.

Följande diagram beskriver hur en systemadministratör och en portföljansvarig kommer igång med portföljhantering.

Följ dessa steg för att komma igång med portföljhantering:

1. Utvärdera dina portföljkrav:
   • Övervaka investeringarna.
   • Prioritera investeringarna.
   • Planera och hantera investeringar som använder mål.
   • Utforska alternativen för investeringar.
2. Förbered dig på att använda portföljer:
   • Ställ in övervakningskriterier för investeringar.
   • Konfigurera vyer, rapporter och arbetsflöden.
   • Ställ in investerings- och resursdata.

Utvärdera dina portföljkrav

Utvärdera dina portföljkrav för att förstå de företagsmål som du vill uppnå med hjälp av portföljhantering. Om du vill utvärdera specifika portföljkrav kan du använda följande generiska bedömningar som riktlinjer:

• Övervaka investeringarna.
• Prioritera investeringarna.
• Planera och hantera investeringar med hjälp av mål.
• Utforska alternativen för investeringar.

Övervaka investeringarna

Du kan övervaka de investeringsdata som intresserar dig genom att konfigurera portföljvyer som visar just dessa data. Överväg vilka investeringsdata som du vill visa och vilka specifika vyer av dessa data som du är intresserad av.

Till exempe kan en användare ställa in en portfölj så att den visar följande typer av investeringsdata:

• En vy som övervakar aktuella investeringar och ger dig deras senaste status, som t.ex. ifall de följer tidsschemat eller antingen ligger före eller efter tidsschemat.
• En vy som visar investeringar som övervägs för nästa års planeringscykel och de planerade kostnaderna för dessa investeringar.

Efter att du har bestämt kraven för dina specifika vyer kan du konfigurera de portföljvyer som är standard så att de visar dina anpassade data.

Du kan använda ett antal portföljvyer för att övervaka olika aspekter av dina portföljinvesteringar. Men konfigurationen av standardvyerna ger dig inte all den information som du behöver. Standardvyerna visar inte de anpassade data som är relevanta för dig. T.ex. kommer vyn för Vattenlinjer att låta dig lastbalansera dina resurser mot angivna mål och en tidslinje i en potentiell miljö. Den här standardinställningen är endast relevant om du är noga med de resursdata som kräver konfiguration av resurshantering i produkten. Likaledes är vyn Ekonomi relaterad till den specifika produktinstallationen för ekonomisk administration. Den här vyn är relevant för de användare som vill övervaka vissa ekonomiska aspekter för deras investeringar. Planera att arbeta med systemadministratörerna när det gäller att konfigurera de förinställda portföljvyerna så att de visar de anpassade data som är relevanta för dig.

Obs! Vyerna Vattenlinjer, Planer, Investeringar och Mål är de enda vyerna som finns tillgängliga som en del av portföljhanteringen. Om du vill ha åtkomst till de övriga portföljvyerna ska du installera och tillämpa tillägget PMO Accelerator. En detaljerad beskrivning av tillägget, tilläggets installationsanvisningar och beskrivningarna av portföljvyerna ges i Produktguide för PMO Accelerator.

Prioritera investeringarna

En viktig del när det gäller att hantera en portfölj är att förstå de relativa prioriteringarna av investeringarna genom att rangordna dem. Produkten ger dig en färdig vattenlinjevy där du kan visa och rangordna dina investeringar i en portfölj.

När du öppnar vattenlinjevyn för första gången kommer investeringarna att prioriteras baserat på följande kriterier:

• Status för godkännande. Investeringar sorteras först efter deras status for godkännande. De godkända investeringarna är rangordnade högre än ej godkända investeringar och visas därför högst upp på listan.
• Slutdatum. Investeringar sorteras därefter baserat på deras slutdatum. Investeringar med ett slutdatum som är närmare dagens datum rangordnas högre än investeringar med ett senare slutdatum.

De godkända investeringarna med ett slutdatum som är närmast dagens datum hamnar längst upp på listan. De ej godkända investeringarna med senare slutdatum hamnar längst ned.

Du kan rangordna investeringar manuellt eller skapa en regelbaserad rangordning som baseras på följande avgörande faktorer:

• Storleken på dina intäkter
• Vilken inverkan de identifierade riskerna har på ditt företag

Manuellt rangordnande av investeringar

Överväg följande faktorer när du förbereder dig för att rangordna investeringar manuellt på vattenlinjevyn:

• Storleken på organisationen. Om din organisation är relativt liten och medarbetarna generellt sett har koll på sina prioriteringar är det inte en god investering att skapa rangordningsregler för prioritering.
• Antal investeringar. Om antalet investeringar är relativt lågt är det enklare att rangordna dem manuellt.
• Affärsbehov. Om det inte finns några förinställda riktlinjer för rangordning av investeringar och om det sköts från fall till fall kommer manuell rangordning att vara ett bättre alternativ.

Så här ställer du in regelbaserad rangordning

Beakta följande faktorer om du vill ställa in rangordningsregler för investeringar genom vilka de ska prioriteras på vattenlinjevyn:

• Investeringsattributen som avgör rangordningskriterierna för dina investeringar (t.ex. projektstatus, ROI, mål).
• Rangordningslogiken för varje nyckelattribut. Om t.ex. attributet "ROI" är lika med "20 procent" ska du flytta projektet till högst upp på listan.
• En totalt viktad rangordning för varje investeringsattribut. Om du t.ex. vill lägga förhållandevis större vikt vid ett specifikt investeringsattribut ska du tilldela en större vikt för det jämfört med de andra attributen.

Planera och hantera investeringar med hjälp av restriktioner

Om du vill definiera gränserna och tidslinjerna inom vilka du vill planera och hantera dina investeringar ska du ställa in mål för din portfölj. Mål låter dig analyser dina portföljobjektiv och mål genom att hantera dina investeringar på följande vis:

• Ställa in portföljmål på hög nivå eller restriktioner och planera, spåra eller mät portföljsprestanda mot dessa restriktioner.
• Skapa flera versioner av en plan med hjälp av en delmängd av portföljens data. Du kan t.ex. skapa en plan för det aktuella planeringsåret och en annan plan för påföljande år. Varje plan kan inkludera olika mål för kostnader, vinster och resurser.
• Jämförelse och justering av mål i planen och implementeringen av nödvändiga ändringar av de faktiska investeringarna när planerna blir godkända.

Följande måltyper finns tillgängliga för alla portföljer:

• Ekonomi. Överväg följande faktorer när du bestämmer vilka ekonomiska mål som du ska använda för att hantera din portfölj:
  • Valuta. En portfölj kan inkludera investeringar som planerats i mer än en valuta. Arbeta med din systemadministratör för att konfigurera ett system med flera valutor. I ett system med flera valutor kan du välja en målvaluta för din portfölj. Målvalutan är baserad på de valutor som du har aktiverat i systemet. Summor i olika valutor beräknas och summeras med hjälp av den konfigurerade portföljvalutan.
  • Kostnader. Användare kan planera för summerade kostnadstyper som t.ex. totala kostnader, kapitalkostnader och driftskostnader. Dessa kostnader sammanfattas och summeras från alla investeringar som ingår i en portfölj. Du kan ställa in mål för alla dessa kostnadstyper (kapital- och driftskostnader) och sedan visa dessa kostnader för varje enskild investering. Om du spårar faktiska kostnader mot investeringarna kommer du att kunna visa de summerade faktiska kostnaderna i portföljvyerna.
  • Nytta. Användaren kan planera för summerad nytta. Du kan ställa in en total vinstmålsättning för portföljen och sedan visa den summerade och planerade nyttan som kommer från de investeringarna. Om du spårar faktiska fördelar mot investeringarna som använder vinstplaner kommer du att kunna visa summerad faktisk nytta i portföljvyerna.
• Resurs. Överväg följande faktorer när du bestämmer vilka resursmål som du ska använda för att hantera din portfölj:
  • Enhet. Fundera över om du vill planera kapaciteten för dina portföljsresurser med timenheter eller som heltidsmotsvarighet (FTE).
  • Granularitet. Överväg om du vill planera efter den totala resurskapaciteten eller efter rollspecifik kapacitet. De rollspecifika kapaciteterna är baserade på befintliga roller. Du kan t.ex. visa resursmål efter ingenjörs- eller kvalitetskontrollsroller.

Utforska alternativen för investeringar

Du kan definiera specifika planer inom portföljgränserna för att avgöra hur du på bästa sätt kan uppfylla dina portföljmål. Planering låter dig utföra upprepad analys av portföljen när de större innehållssetet är definierat. Du kan t.ex. skapa de följande planerna för IT-projektsportföljen som omfattar beskattningsåren 2013 och 2014.

• IT-projektplan för FY2013
• IT-projektplan för FY2014

Du kan skapa olika planversioner eller scenarier genom att ändra specifika parametrar för att utforska olika planeringsalternativ. Slutligen har du möjlighet att välja ett godkänt ursprungsschema.

Om du vill planera effektivt ska du överväga följande faktorer:

• Formell kontra informell planeringsprocess. Förstå om planeringsprocessen i din organisation är formell, informell eller en blandning av de båda.
  • I en formell planeringsprocess tar plangranskningar längre tid och ändringarna implementeras på ett strikt vis. Den här planeringsprocesssen är tillämplig när de rekommenderade ändringarna är stora eller om ändringarna måste granskas ytterligare innan du kan implementera dem. T.ex. godkännande av en investering som kräver större budget. I formell planering finns det vanligtvis en väldefinierad process för förslag och godkännanden av planer som måste följas innan du kan göra några ändringar.
  • I en informell planeringsprocess implementerar organisationer ändringarna snabbare efter granskningarna. Ändringarna är mindre och stödjer befintliga mål. Att exempelvis skjuta en aning på startdatumet för en investering. Informell planering behöver inte vara svårare än att någon går in i systemet och markerar en ändring som godkänd utan att något formellt godkännande krävs.
  • I en blandad planeringsprocess implementerar organisationer mindre ändringar till följd av en informell planeringsprocess och mer omfattande ändringar till följd av en mer formell godkännandeprocess.
• Planeringsnivå. Bestäm tidsperioden för din portfölj, vilket specificerar planeringsintervallet för data. För att kunna planera för aktuella och framtida investeringarna ska du verifiera att portföljnivån innefattar planeringsnivån.
• Granska kadens. Avgör kadensen för dina plangranskningar. Då kan du sedan ställa in synkroniseringsschemat för din portfölj så att det återspeglar aktuella investeringsdata när du behöver dem.
• Data som krävs för portföljgranskningar. Avgör vilken typ av data som krävs för dina granskningar. Därefter ställer du in din portfölj så att den fångar in de data som krävs från investeringarna. Om du t.ex. vill granska kostnader och resursinformation kan du fånga in följande nyckelberäkningar från dina portföljinvesteringar:
  • Försenat antal dagar
  • Kostnadsvarians
  • Insatsvariation
  • Risk
  • ROI
  • Intjänat värde

Förbered dig på att använda portföljer

Efter att du har bestämt de företagsmål som du vill uppnå med hjälp av portföljhantering ska du förbereda produkten så att du kan börja skapa portföljer. Skapar du en portfölj ges du möjlighet att hantera och planera för dina investeringar på en högre nivå.

Slutför följande uppgifter för att förbereda användning av portföljer:

• Ställ in övervakningskriterier för investeringar.
• Konfigurera portföljvyer, rapporter och arbetsflöden.
• Ställ in investerings- och resursdata.

Ställ in övervakningskriterier för investeringar

Portföljen ger dig en ögonblicksbild över aktuella investeringsdata. Portföljdata är uppdaterade med senaste data från de aktuella investeringarna. Uppdateringen är baserad på ett synkroniseringsschema som du definierar i portföljegenskaperna. När jobbet Synkronisera portföljinvesteringar körs baserat på synkroniseringsschemat kommer senaste data från de faktiska investeringarna att återspeglas i portföljen.

All investeringsdata återspeglas inte i en portfölj. I egenskap av portföljansvarig som fattar beslut på en högre nivå är det endast intressant för dig att granska en sammanfattning av din investeringsdata som är specifik till dina företagsbehov. Om du t.ex. vill granska en portfölj som är fokuserad på alla IT-projekt med godkänd status är det inte relevant för dig att spåra information om projekt som ej är godkända.

När du förbered dig att visa sammanfattning av investeringsdata i en portfölj ska du överväga följande faktorer i den rekommenderade ordningsföljden:

1. Definiera övervakningskriteriet eller de sammanfattningsdata som du vill spåra för varje investeringstyp. När synkroniseringsjobbet körs kommer senaste data från de faktiska investeringarna att uppdateras i portföljinvesteringarna. De data som uppdateras är baserade på det här fördefinierade övervakningskriteriet.

   Om du t.ex. vill hantera en portfölj för alla godkända IT-projekt ska du definiera de följande övervakningskriterierna för att spåra de data som du är intresserad av:

   • Kostnad
   • Status
   • ROI
   • Risk
2. För varje portföljinvestering ska du välja de attribut som du vill övervaka i en portfölj och registrera de attributen för portföljinvesteringsobjektet. När jobbet Synkronisera portföljinvesteringar körs kommer portföljinvesteringsdata att uppdateras baserat på de aktuella registrerade attributen.

   Obs! De obligatoriska portföljinvesteringsattributen visas som standard. Registrera alla andra portföljinvesteringsattribut (standard eller anpassade) som du vill visa.

   Mer information om hur du registrerar attribut för portföljinvesteringsobjektet finns i Studio Developer's Guide.

Konfigurera vyer, rapporter och arbetsflöden

Efter att du har bestämt vilka investeringsdata som du vill övervaka i en portfölj ska du bekräfta att du har konfigurerat produkten så att den stödjer dessa data. Konfigurerar du produkten ges du möjlighet att visa önskade data på portlets och rapporter.

Bekräfta t.ex. att följande konfigurationer finns:

• Du har genererat kostnadsplaner på projekt för att visa detaljerade kostnadsdata för projekt efter period.
• Du har konfigurerat projektobjektet så att det påtalar alla risker och problem för dig.
• Du har ställt in tidkort för att registrera den faktiska tiden som spenderas på varje projekt.

Överväg följande faktorer innan du konfigurerar produkten:

• Typen av rapporter som du vill generera och hur ofta du vill distribuera dem.
• Typerna av standardprocessser som du vill bygga in i din implementering. Du kan t.ex. ställa in en plangranskning och godkännandeprocess om du vill godkänna och implementera omfattande ändringar till dina faktiska investeringar.

Slutför följande processer om du vill använda portföljhanterarens fullständiga kapacitet:

1. Granska exakt den typ av information som du vill hämta från dina investeringar.
2. Bekräfta att den obligatoriska informationen finns tillgänglig på dina investeringar.

Med dessa data och processerna på plats kan du sedan bygga vyer med dessa data för att hjälpa dig hantera dina investeringar i en portfölj.

Det medföljer många olika fördefinierade portföljvyer med produkten. Vi rekommenderar att du granskar dessa vyer och bestämmer vilken typ av information som du vill se i dina portföljvyer.

Ställ in investerings- och resursdata

Innan du kan börja använda portföljer måste du undersöka och bekräfta att obligatoriska installationsdata finns i produkten. Installationsdata hjälper dig granska den önskade investeringsinformationen i portföljvyerna.

Du kan ställa in följande krav i produkten beroende på vilka data som är relevanta för ditt företag:

Installation av ekonomisk administration

• Flera valutor. Bekräfta att flera valutor är aktiverade för produkten om du vill hantera en portfölj av investeringar som är associerad med olika valutor.

  Mer information om hur du ställer in flera valutor ges i Installationshandboken.

• Kostnadstyper. Om du vill bryta ner den totala kostnaden efter kapital- och driftskostnader i din portfölj ska du bekräfta att dessa kostnadstyper är inställda för dina investeringar.

  Mer information om hur du anger kostnadstyper finns i.Användarhandbok för ekonomisk administration.

Installation av resursadministration

• Roles (Roller). Om du vill planera resurskapacitet med hjälp av rollspecifika nedbrytningar ska du bekräfta att rollerna är definierade för dina investeringar.

  För mer information om hur du ställer in roller ska du se Användarhandboken för resursadministration.

Installation av projekthantering

• Investeringar Om du vill skapa och hantera en portfölj av investeringar ska du bekräfta att investeringarna är inställda i produkten och att resurserna är tilldelade dem. Du hanterar t.ex. en portfölj av IT-projekt genom att skapa projekten och de associerade tilldelningarna.

  För mer information om hur du ställer in investeringarna ska du se Användarhandbok för projekthantering.