以下の 2 つのリポジトリからドキュメントにアクセスして、管理できます。
このセクションには、以下のトピックが含まれています。
管理者が［ナレッジ ストア］と［ドキュメント マネージャ］をメンテナンスします。 これらのリポジトリには、多数の人々に関連するポリシーまたは手順のドキュメントが含まれます。
ナレッジ ストアを使用して、一般的なドキュメントの保存およびアクセスを行うことができます。 ドキュメント マネージャを使用して、以下の作業を行うことができます。
大部分のユーザがこれらのリポジトリにアクセスできますが、アクセスできるフォルダやドキュメントは、ユーザによって異なります。 適切な権限設定があれば、ユーザは、新規フォルダの作成、フォルダへのドキュメントの追加、ドキュメントやフォルダの編集などの作業を行うこともできます。 2 つのリポジトリのアクセス権には、重要な違いがあります。
ナレッジ ストア、およびそのフォルダやドキュメントへのアクセスは、以下のレベルで提供されています。
以下のアクセス権が、ナレッジ ストアでコンテンツを管理または表示するのに必要です。
ナレッジ ストアのすべてのフォルダとドキュメントにアクセスできます。 ［ナレッジ ストア - 管理］アクセス権を持つユーザのみが、［ナレッジ ストア］フォルダ ツリーの最上位にフォルダを作成できます。 ［ナレッジストア - アクセス］権限を持ち、適切な権限設定が与えられているユーザーは、フォルダにサブフォルダやドキュメントを追加することができます。
アクセス権を持つナレッジ ストアでドキュメントおよびフォルダを作成し、編集、および表示ができます。 自分が作成したフォルダや、自分が追加したドキュメントを削除できます。
ナレッジ ストア内のすべてのドキュメントを表示できます。
CA Clarity PPM 管理者により［ナレッジ ストア］アクセス権が与えられます。 フォルダやドキュメントへのアクセスは、個別に与えられます。 フォルダまたはドキュメントを作成または管理するとき、フォルダまたはドキュメントへのアクセス権を必要とするユーザを識別します。 次に、フォルダまたはドキュメントの読み取り、読み取り/書き込みまたは読み取り/書き込み/削除を行うためのユーザ権限を与えます。 権限レベルにより、ユーザがフォルダまたはドキュメントに対して行えるアクションが決定されます。
以下のテーブルでは、［ナレッジ ストア］または［ドキュメント マネージャ］に必要な権限について説明します。
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権限設定 |
説明 |
|---|---|
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読み取り |
以下の操作を実行できます。
|
|
読み取り/書き込み |
以下の操作を実行できます。
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読み取り/書き込み/削除 |
すべての読み取り/書き込み権限を持っており、さらにドキュメントとフォルダを移動および削除できます。 |
すべてのドキュメント マネージャの参加者には自動的に［読み取り］権限が与えられます。 プロジェクト マネージャ、プログラム マネージャ、リソース マネージャまたは CA Clarity PPM 管理者により、他の権限が与えられます。
［ナレッジ ストア］ページを使用して、アクセス権があるフォルダを表示できます。
注： ［ナレッジ ストア］リンクが表示されていない場合、ナレッジ ストアへはアクセスできません。 アクセスについては、CA Clarity PPM 管理者にお問い合わせください。
以下の手順に従います。
［ナレッジ ストア］ページが表示されます。
これで、そのフォルダの直下のサブフォルダとドキュメントが見えるように、フォルダ ツリーが展開します。
以下手順では、特定のプロジェクト、プログラムまたはリソースに関連するドキュメントを参照する方法について説明します。
以下の手順に従います。
リスト ページが表示されます。
そのプロジェクトの［ドキュメント マネージャ］ページが表示されます。
以下の手順に従います。
リスト ページが表示されます。
そのプログラムの［ドキュメント マネージャ］ページが表示されます。
以下の手順に従います。
リスト ページが表示されます。
そのリソースの［ドキュメント マネージャ］ページが表示されます。
フォルダは、単独でドキュメントを保管するか、またはサブフォルダを含む上位のレベルのフォルダとしての役目を果たすこともできます。 上位のレベルのフォルダとサブフォルダは、双方ともドキュメントを保管できます。
フォルダ アクションのリストを表示するには、［ナレッジ ストア］または［ドキュメント マネージャ］ページから、フォルダの［アクション］メニューをクリックします。 ユーザのアクセス権と権限により、表示されるアクションが決定します。
特定アクションに適切にアクセスできない場合、そのアクションは、そのフォルダの［アクション］メニューには表示されません。
サブフォルダは、上位のレベルのフォルダに作成することも、サブフォルダに作成することも可能です。 サブフォルダを作成すると、アプリケーションにより最上位レベルで選択したこれらのリソースに、そのサブフォルダへの読み取り/書き込みのアクセス権が自動的に与えられます。 これらのリソースは参加者と名づけられています。 既存の参加者グループから個別のリソースを選択し、追加ユーザにアクセス権を与えることができます。
以下の手順に従います。
プロパティ ページが表示されます。
フォルダの一意の名前を定義します。
このフォルダにアクセスするリソースを定義します。 アクセスするリソースのリストから追加するリソースを選択します。 既存リソースを削除することもできます。
リソースは自動的に参加者としてグループ化されます。 グループとして、そのサブフォルダのいずれにもアクセスできるようにします。
プロジェクトに割り当てられていないユーザに、プロジェクト ドキュメントへのアクセス権があるかどうかを示します。
フォルダへ最大 5 ファイルを一度に追加できます。 ［ドキュメント マネージャ］のページからファイルを追加する場合、フォルダの［アクション］メニューから［ドキュメントの追加］を選択すると、［複数ドキュメントの追加］ページが開きます。
以下の手順に従います。
［複数ドキュメントの追加］ページが表示されます。
そのフォルダに追加するファイルを指定します。 各フィールドで、［参照］アイコンをクリックしてファイルを添付します。
制限： 一度に 5 つのファイル
ドキュメントが、承認済み、拒否済み、または提出済みかどうかを示します。
ドキュメントのカテゴリを定義します。 たとえば、ドキュメントが提案されたら、そのドロップダウン メニューから［提案］を選択します。
ドキュメントの作成日を定義します。 この日付は、実際の作成日、またはファイルをフォルダに追加した日のいずれかにすることができます。
このフォルダのアクセス タイプを示します。
値
参加者の選択 個別のリソースが既存の参加者グループからであることを表します。
既定値： すべての参加者が選択されます。
プロジェクトに割り当てられていないユーザに、プロジェクト ドキュメントへのアクセス権があるかどうかを示します。
適切なアクセス権を持つリソースがチェックアウトして、このファイルを編集できることを表します。
適切なアクセス権を持つリソースが、別なバージョンのファイルを作成できることを表します。
ファイルにアクセスするリソースは、ドキュメントが追加された場合に通知を受けることが示されます。
ファイルの説明を定義します。
ファイルに関するコメントがあれば指定します。
選択されたドキュメントがフォルダに追加されます。
［すべてダウンロード］または［増分ダウンロード］オプションを使用して、選択したフォルダからローカルの zip ファイルにファイルをダウンロードします。 ［アクション］メニュー上でこれらのオプションがない場合は、アクションを実行するために必要な権限がないことを示唆します。
以下をダウンロードできます。
zip ファイルは、既定のフォルダ名です。 ファイルをダウンロードする場所を選択できます。 フォルダからファイルをダウンロードする場合、ファイルの構造は保存される zip ファイルには保持されません。
重要： ファイルをダウンロードする前に［ドキュメント ダウンロードを有効にする］設定を有効にします。
詳細については、「管理ガイド」を参照してください。
以下の手順に従い、サブフォルダ内のファイルを含めて、選択されたファイルをすべてダウンロードします。
以下の手順に従います。
［ファイルのダウンロード］ウィンドウが開きます。
サイズが管理者によって設定されたダウンロードの最大を超過する場合は、フォルダからファイルのサブセットをダウンロードします。
［名前を付けて保存］ダイアログ ボックスが開きます。
zip ファイルが、コンピュータで指定した場所に保存されます。
以下の手順に従い、選択したフォルダからファイルのサブセットをダウンロードします。 zip ファイルには、最後にダウンロードしてから変更したファイルのみ、およびまだダウンロードしていないファイルが含まれます。
ファイルの構造は保存される zip ファイルには保持されません。
以下の手順に従います。
［ファイルのダウンロード］ウィンドウが開きます。
サイズが管理者によって設定されたドキュメント ダウンロードの最大を超過する場合は、一度に 1 ファイルずつダウンロードします。
［名前を付けて保存］ダイアログ ボックスが開きます。
zip ファイルが、コンピュータで指定した場所に保存されます。
以下の手順に従います。
フォルダの一意の名前を定義します。
フォルダのオーナーを定義します。
フォルダのアクセス レベルを定義します。
オプション：
リソースをフォルダに追加する場合、リソースはこのフォルダへの読み取り/書き込みアクセスを持つ参加者として自動的にグループ化されます。 フォルダを作成するユーザは、このフォルダへの読み取り、書き込み、および削除のアクセス権が自動的に付与されます。 権限はいつでも変更できます。
以下の手順に従います。
［権限］ページが表示されます。
ドキュメントを編集用にチェックアウトできますが、表示するだけの場合は読み取り専用モードで開くこともできます。
ドキュメントを表示するには、ドキュメントの［アクション］メニューから［開く］を選択し、［ファイルのダウンロード］ウィンドウにメッセージが表示されたら［開く］をクリックします。 このオプションで、そのドキュメントへのアクセスは読み取り専用に制限されます。
ドキュメントをコンピュータに保存するには、ドキュメントの［アクション］メニューから［開く］を選択し、［ファイルのダウンロード］ウィンドウのにメッセージが表示されたら［保存］をクリックします。
このオプションで、そのドキュメントへのアクセスは読み取り専用に制限されます。これは、読み取り専用のドキュメントを開くとアクセスが制限されるのと同様です。 ドキュメントを編集しアプリケーションにそれを保存するには、ドキュメントをチェックアウトします。
ドキュメントを編集するには、それをフォルダからチェックアウトします。 終了したら、ドキュメントに再度チェックインします。 ドキュメント バージョン管理が有効な場合、ドキュメントの別のバージョンが自動的に作成されます。
他のユーザは、あなたがチェックインするまでチェックアウトされたドキュメントを編集できません。 実行する前に、ドキュメントのチェックアウトを有効にします。
以下の手順に従います。
［ファイルのダウンロード］ウィンドウが表示されます
最初にドキュメントのチェックアウトを行ったユーザのみが、チェックアウトを取り消すことができます。 この操作を行うと、ドキュメントのロックが解除され、他のユーザがドキュメントをチェックアウトできるようになります。
ドキュメントの［アクション］メニューから［チェックアウト取り消し］を選択して、ドキュメントのチェックアウト ステータスを取り消します。
ドキュメントの［アクション］メニューから［チェックイン］をクリックし、ドキュメントをチェックアウトしたとき選択した場所にある更新されたコピーを参照します。
以下の手順に従います。
送信先フォルダを選択するページが表示されます。
ドキュメントを追加したユーザは、ドキュメントのプロパティを更新することができます。
以下の手順に従います。
プロパティ ページが表示されます。
以下の手順に従います。
［権限］ページが表示されます。
「読み取り」、「読み取り/書き込み」、および「読み取り/書き込み/削除」を選択できます。
［ドキュメント履歴］ページには、ドキュメントにアクセスしたユーザ名、および最終アクセスした日時が一覧表示されます。
以下の手順に従います。
［履歴］ページが表示されます。
以下の手順に従います。
送信先フォルダを選択するページが表示されます。
ドキュメントのバージョン管理機能を使用して、ドキュメントにチェックインする度に、別個のバージョンとして保存します。 ドキュメント バージョン管理を使用するには、バージョン管理用のドキュメントを有効にします。
前のバージョンのドキュメントは、変更することはできませんが、開いて参照することは可能です。
以下の手順に従います。
［ドキュメントのバージョン］ページが表示され、ドキュメントのすべてのバージョンが一覧表示されます。
［ファイルのダウンロード］ウィンドウが表示されます。
特定のバージョンのドキュメントを、別のフォルダにコピーすることができます。 これを行うには、それをコピーした後にドキュメントの権限を改訂する必要があります。
以下の手順に従います。
［ドキュメントのバージョン］ページが表示され、ドキュメントのすべてのバージョンが一覧表示されます。
［ドキュメントのコピー］ページが表示されます。
CA Clarity PPM 管理者がドキュメント関連のプロセスを作成した場合、それらは［利用可能なプロセス］ページに一覧表示されます。 ドキュメントのプロセスは、ドキュメントの承認プロセスの経路を指定する場合などに有効です。 プロセスが有効なのは、ドキュメントのプロセスが、関連付けられたプロジェクトまたはプログラムのいずれにでもリンクできるためです。 プロジェクトのロールおよびリソースに、ドキュメントのプロセスから通知およびアクション アイテムを送信できます。
注： 詳細については、「管理ガイド」を参照してください。
ドキュメントの開始されたプロセス ページは、進行中のプロセスまたは完了済みプロセスを一覧表示します。 ページを表示するには、［ナレッジ ストア］を開き、ドキュメントの［アクション］メニューから、［プロセス］をクリックします。
［ドキュメント マネージャ］ページからのドキュメントのプロセスの開始、停止、および削除を行うステップは、このセクションで説明されているステップとほぼ同じです。
以下の手順に従います。
開始されたプロセスのリストが表示されます。
リスト ページが表示されます。
ドキュメントの開始されたプロセス ページは、進行中のプロセスまたは完了済みプロセスを一覧表示します。 ドキュメントのプロセスを停止するには、停止するプロセスを選択し、［プロセスのキャンセル］をクリックします。 アプリケーションではこのプロセスが停止します。
完了済みまたはキャンセル済みプロセスは削除できますが、実行中のプロセスは削除できません。
以下の手順に従います。
開始されたプロセスのリストが表示されます。
使用可能なプロセスのリストが表示されます。
［プロセス インスタンス削除の確認］ページが表示されます。
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