Käytä resurssipyyntöjä pyyntöihin vastaamiseen, viestien vaihtamiseen projektipäällikön kanssa ja pyyntöihin liittyvien prosessien hallitsemiseen. CA Clarity PPM -ohjelman resurssipyyntöjen avulla voit luoda yksinkertaisia tai yksityiskohtaisia pyyntöjä, joissa pyydetään resursseja käyttöön useiksi ajanjaksoiksi.
Tämä luku käsittelee seuraavia aiheita:
Resurssipyyntöjen hallitseminen
Pyydettyjen henkilöstötarpeiden täyttäminen
Automatisoitujen resurssipyyntöprosessien hallinta
Pyyntö sisältää toivomuksen henkilötyöresurssien määrittämisestä tietyn projektin henkilökunnaksi. Pyyntöjen suurimmat hyödyt liittyvät suunnitteluun. Jos ohitat pyyntövaiheen ja määrität resurssin suoraan projektiin, saatat vaarantaa oman projektisi tulevaisuuden. Olet varaamassa resurssia tietämättä, missä muissa projekteissa resurssi työskentelee. Näin on mahdollista, että resurssille kohdistuu liikaa paineita tai että projektiin tulee varatuksi väärä resurssi. Resurssipyyntöjen vastaanottajat ovat yleensä resurssivastaavia, joilla on hyvä käsitys resurssiensa kuormituksesta ja taidoista. Eli kun lähetät resurssipyynnön, resurssivastaava kiinnittää projekteihin parhaiten sopivat resurssit.
Resurssipyyntöjen avulla voit
Pyynnöt ovat projektikohtaisia. Et siis voi luoda yhdellä kertaa pyyntöä, jolla haetaan työntekijöitä useaan projektiin. Kukin pyyntö sisältää vain yhden henkilöstötarpeen pyynnön ja voi olla vain yhden projektin käytössä.
Lisätietoja on Projektinhallinnan käyttöoppaassa.
Resursseista vastaavat voivat määrittää oletusarvoisen varausvastaavan kaikille järjestelmän resursseille ja rooleille. Näin pyynnöt voidaan välittää automaattisesti oikealle resurssivastaavalle ilman, että projektipäällikön on tehtävä mitään lisätyötä.
Varausvastuuhenkilön määrittäminen on valinnaista. Jos se on määritetty, pyynnön varausvastuuhenkilön kentän arvona on oletusarvoisesti tämä resurssivastaava ja kenttä näkyy resurssin ominaisuussivulla. Jos et määritä tätä kenttää, projektipäällikkö voi määrittää sen pyyntötasolla tai jättää sen tyhjäksi. Jos kenttä on tyhjä, käytettävissä olevan resurssivastaavan käyttöoikeudet määrittävät resurssipyynnön varauksen.
Jos kyseessä on rooli, roolien ja organisaatiorakenteen (OBS) välistä määritystä voidaan käyttää oletusarvoisen varausvastuuhenkilön määrittämiseen.
Suorita seuraavat vaiheet:
Kun pyyntö luodaan, se reititetään sopivalle varausvastuuhenkilölle seuraavien ehtojen mukaan:
Projektipäällikölle (pyynnön laatijalle) ja varausvastuuhenkilölle (resurssivastaavalle) ilmoitetaan pyyntöjen tilojen muutoksista. Jos varausvastuuhenkilöä ei ole valittu, ilmoitusta ei lähetetä. Kaikki käyttäjät, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet, näkevät kuitenkin pyynnön luettelossaan. He löytävät ne esimerkiksi suodattamalla täyttämättömien resurssipyyntöjen perusteella. Varausvastuuhenkilöä voidaan muuttaa koska tahansa toiseksi resurssivastaavaksi. Muuttamisen helppouden ansiosta resurssivastaavat voivat reitittää pyyntöjä uudelleen.
Resurssipyynnön ominaisuudet -sivun Pyytäjä-kentän oletusarvo on resurssipyynnön laatija. Jos olet muu kuin Pyytäjä-kenttään määritetty käyttäjä, vaihda Pyytäjä-kenttään omat tietosi. Muuttamisen helppous on hyödyllistä, jos yritykselläsi on käytössä useiden ihmisten kautta kulkeva reititysketju.
Vain Pyytäjä- ja Varausvastuuhenkilö-kentissä oleville käyttäjille ilmoitetaan avoimista pyynnöistä. Pyydetyille ja varatuille resursseille ei ilmoiteta. Resursseille ilmoitetaan, kun resurssi lisätään projektiin henkilökunnan osallistujana. Ilmoitus voidaan määrittää lähtemään automaattisesti, kun resurssi varataan kiinteästi. Saat lisätietoja järjestelmänvalvojalta.
Seuraavassa on kuvaus erilaisista pyyntöjen tilatyypeistä ja niiden tavallisesta käyttötavasta:
Kaikkien pyyntöjen tila on aluksi Uusi. Tämä Uusi-tila säilyy, kunnes omistaja lähettää pyynnön tai muuttaa sen tilaa manuaalisesti. Kun olet valmis siihen, että varausvastuuhenkilö täyttää pyynnön, vaihda tila avoimeksi.
Lisätietoja on Projektinhallinnan käyttöoppaassa.
Tämä tila ilmaisee, että pyyntö on aktiivinen ja että se on täytettävä. Pyynnön luonut henkilö vaihtaa sen tilan avoimeksi. Varausvastuuhenkilölle ilmoitetaan tästä. Tila voidaan muuttaa avoimesta uudeksi, ehdotetuksi tai suljetuksi.
Huomautus: Ehdotettu-tila on käytettävissä, jos sinulla on Projekti – Liitä pyyntömerkinnän resurssit -käyttöoikeudet. Resurssipyynnön hyväksyntä vaaditaan -asetus on myös oltava valittuna projektille.
Varausvastuuhenkilö ehdottaa varauksia pyynnön täyttämiseksi. Pyynnön esittäjälle ilmoitetaan asiasta. Pyytäjä tarkistaa ehdotetut resurssit. Jos pyytäjä hylkää varausvastuuhenkilön tunnistamat resurssit, pyynnön tilaksi vaihdetaan Avoin.
Tämä tila ilmaisee, että projektipäällikkö tai resurssivastaava on hyväksynyt (varannut) pyynnön resurssin. Pyynnön tila muutetaan automaattisesti varatuksi ja pyytäjälle ja varausvastuuhenkilölle lähetetään ilmoitus. Varattu-tila on käytettävissä
Tämä tila ilmaisee, että pyyntöä ei tarvitse enää käsitellä. Vain pyytäjä voi sulkea pyynnön. Jos varausvastuuhenkilö hylkää avaimen pyynnön, pyynnön tila muutetaan automaattisesti suljetuksi.
Huomautus: Pyynnön Tila-kenttä on Resurssipyynnön ominaisuudet -sivulla. Pyynnön omistaja ("pyytäjä") on ainoa henkilö, joka voi muuttaa alkuperäisen tilan uudesta joksikin muuksi (yleensä avoimeksi). Vastaanottajat voivat muuttaa tilan avoimesta ehdotetuksi, varatuksi tai suljetuksi.
Seuraavassa taulukossa näytetään osapuolet, joille ilmoitetaan pyynnön tilan muutoksesta:
|
Pyynnön tilan muutos |
Pyytäjä |
Varausvastuuhenkilö |
|---|---|---|
|
Luotu |
|
|
|
Uudesta avoimeksi |
|
Ilmoitetaan |
|
Avoimesta uudeksi |
|
Ilmoitetaan |
|
Avoimesta ehdotetuksi |
Ilmoitetaan |
|
|
Ehdotetusta varatuksi |
Ilmoitetaan |
Ilmoitetaan |
|
Avoimesta varatuksi (jos pyynnön hyväksyntä ei ole tarpeen) |
Ilmoitetaan |
|
|
Varausvastuuhenkilön muutokset |
Ilmoitetaan |
Uudelle ja vanhalle varaushenkilölle ilmoitetaan. |
|
Pyytäjän muutokset |
|
|
|
Closed |
|
|
|
Poistettu |
|
|
Voit määrittää pyynnön ilmoitusmuodon (eli viestin layoutin ja toimitusmenetelmän) Tiliasetukset: Ilmoitukset -sivulta.
Lisätietoja on Peruskäyttöoppaassa.
Voit määrittää automaattisen prosessin, joka tunnistaa pyynnön elinkaaren eri vaiheet ja lähettää automaattisesti ilmoituksia, kun kyseiset vaiheet ovat ajankohtaisia.
Resurssivastaavana saat ilmoituksen kaikista sinulle määritetyistä pyynnöistä. Voit käsitellä näitä avoimia pyyntöjä seuraavilla tavoilla:
Resurssipyynnöt-sivulla näytetään kaikki määritetyt pyynnöt sekä määrittämättömät pyynnöt, joihin sinulla on tarkasteluoikeudet. Tällä sivulla voit ehdottaa ja varata pyyntöjä.
Resurssipyynnöt-sivun yläosassa olevan Resurssipyyntöjen suodatin -kohdan avulla voit etsiä pyyntöjä käyttämällä erilaisia hakuehtoja. Voit tehdä hakuja pyynnön nimen, tunnuksen, siihen liittyvän projektin, tilan tai prioriteetin mukaan.
Suorita seuraavat vaiheet:
Hakutulokset näytetään sivun alaosassa.
Lisätietoja on Peruskäyttöoppaassa.
Suorita seuraavat vaiheet:
Sivulla on resurssipyynnön esittäjän määrittämät tiedot.
Tämän sivun avulla voit etsiä resursseja ja lisätä niitä pyyntöihisi.
Tämän sivun avulla voit aloittaa resurssipyyntöjä käsitteleviä keskusteluja ja osallistua niihin.
Tämän sivun avulla voit luoda, suorittaa ja seurata resurssipyyntöprosesseja.
Tämän sivun avulla voit seurata resurssipyyntökohteen muutoksia (jos pyyntökenttien auditointi on otettu käyttöön). Saat lisätietoja järjestelmänvalvojalta.
Resurssipyynnöt-sivun avulla voit käsitellä ja täyttää kaikkia sinulle määritettyjä resurssipyyntöjä. Voit vastata pyydettyihin henkilöstötarpeisiin seuraavasti:
Nimettyjen resurssien pyyntöihin sisältyy ehdotus resurssista. Tämä helpottaa vastaamista. Voit käsitellä nimettyjä resursseja koskevia resurssipyyntöjä avaamalla resurssipyynnön ja käsittelemällä sen erikseen. Voit myös valita useita pyyntöjä ja lähettää sitten niiden ehdotukset projektipäällikölle.
Resurssipyynnön resurssit -sivun avulla voit esittää nimettyjä resurssipyyntöjä. Tällä sivulla näytetään histogrammi, joka näyttää lisätietoja resurssista. Näet tarkalleen, millaista osuutta projektipäällikkö pyytää käyttöönsä viikoittain. Histogrammin keltainen osa ilmaisee, kuinka paljon resurssia tarvitaan tähän projektiin. Vihreä osa ilmaisee muiden projektien tarpeet. Punainen osa näyttää resurssin ylivaraukset.
Suorita seuraavat vaiheet:
Resurssipyynnöt-sivu tulee näyttöön. Pyynnön tilaksi muutetaan Ehdotettu.
Jos päätät resurssipyynnön avattuasi, että resurssi on ylivarattu, voit pienentää sen varattavaa määrää.
Voit myös napsauttaa resurssin nimen vasemmalla puolella olevaa Ominaisuudet-kuvaketta, muokata aiempia varaussegmenttejä ja valinnaisesti lisätä varaussegmenttejä. Kun olet valmis, valitse Tallenna ja palaa.
Suorita seuraavat vaiheet:
Keltaisella näytetään nyt projektin uusi varausmäärä. Muiden projektien varaukset näkyvät vihreinä. Ylivarauksen ilmaisevaa punaista väriä ei enää näy.
Kun olet avannut pyynnön ja muokannut nimetyn resurssin varausmäärää, voit ehdottaa varausta takaisin projektipäällikölle. Valitse Ehdota. Resurssipyynnöt-sivu tulee näyttöön. Pyynnön tilaksi muutetaan Ehdotettu.
|
Jos... |
Toimi näin... |
|---|---|
|
Projektin Resurssipyynnön hyväksyntä vaaditaan -asetus on poistettu käytöstä (projektipäällikön hyväksyntää ei tarvita). |
Varaa-painike näkyy sivulla Ehdota-painikkeen sijaan. Varaa resurssi sitovasti projektiin ilman projektipäällikön hyväksyntää napsauttamalla Varaa-painiketta. |
|
Resurssipyynnön hyväksyntä vaaditaan -asetus on pois käytöstä, mutta sinulla ei ole Projekti – Muokkaa -käyttöoikeutta. |
Ehdota-painike näkyy sivulla Varaa-painikkeen sijaan. Valitse Ehdota, jos haluat lähettää varauksen hyväksyttäväksi sen suoraan projektiin varaamisen sijaan. Kun projektipäällikkö myöhemmin tarkastelee Projektityöryhmä: Resurssipyynnöt -sivua, sivulla näkyy Varaa- ja Hylkää-painikkeet. |
Jos ehdotat projektipäällikölle samaa resurssia samoilla varaustiedoilla, ehdotus hyväksytään automaattisesti. Projektipäällikkö ei hyväksy ehdotusta. Automaattinen hyväksyntä lähettää ilmoituksen projektipäällikölle.
Suorita seuraavat vaiheet:
Jos resurssipyynnössä pyydetään tietyn resurssin varauksen poistamista, Resurssipyynnöt-sivulla näkyy valintamerkki Poista varaus -sarakkeessa.
Resurssin varauksen poistaminen poistaa resurssin tulevaisuudessa olevan sitovan varauksen. Varaus poistuu oletusarvoisesti seuraavasta päivästä alkaen. Voit halutessasi muuttaa päivämäärää tätä aiemmaksi.
Suorita seuraavat vaiheet:
Huomaa, kuinka Resurssipyynnöt-sivun sitovan varauksen määrä muuttuu Keskimääräinen hinta -sarakkeessa. Jos resurssin varaus perutaan kokonaan, arvona näkyy 0,00 prosenttia.
Huomautus: Jos pyynnössä pyydetään sekä resurssin varauksen peruuttamista että kyseisen resurssin korvaamista, sekä Peruuta varaus- että Korvaa-valintaruudut näkyvät valittuina Resurssipyynnön ominaisuudet -sivulla. Myös Resurssit-valikko näkyy. Aloita suodatinasetusten määrittäminen valitsemalla Resurssit. Seuraavaksi valitse ja lisää resurssi, jonka saatavuus vastaa korvattavan resurssin saatavuutta. Jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, sivulla näkyy Korvaa-painike. Valitse Korvaa, jos haluat korvata varaamattoman resurssin uudella resurssilla. Muussa tapauksessa projektipäällikkö voi tarkastella ehdotettua korvausta ja sitten varata resurssin.
Lisätietoja on Projektinhallinnan käyttöoppaassa.
Kun vastaanotat roolipyynnön, sinun on haettava ja ehdotettava vähintään yhtä resurssia, joka sopii henkilöstövaatimuksessa kuvattuun rooliin. Jos ehdotat useita resursseja, varaa resurssit siten, että resurssipyynnön kokonaismäärä jakautuu useiden resurssien kesken. Jos projektipäällikkö esimerkiksi pyytää yhtä resurssia viikoksi, voit ehdottaa kahden resurssin varaamista siten, että toinen varataan maanantaista keskiviikkoon ja toinen torstaista perjantaihin.
Voit hakea henkilöstötarpeita vastaavia resursseja avaamalla resurssipyynnön tai napsauttamalla resurssipyynnön vieressä olevaa Henkilö ja luettelo -kuvaketta. Etsi resursseja -sivulle näytetyt tiedot perustuvat henkilöstötarpeessa määritettyihin vaatimuksiin. Voit muokata hakuehtoja sopivampien resurssien etsimiseksi.
Suorita seuraavat vaiheet:
Jos pyynnölle on yksittäinen resurssi, kyseinen resurssi valitaan. Resurssi on nimiluettelossa ehdotettu ehdokas.
Suorita seuraavat vaiheet:
Näyttöön tulee Resurssipyynnön resurssit -sivu, jonka Resurssit-sivu näkyy aktiivisena.
Resurssipyynnöt-sivu tulee näyttöön. Pyynnön tilaksi muutetaan Ehdotettu.
Jos ehdotukseen lisätään useita resursseja, selvitä kullekin resurssille varattava määrä.
Suorita seuraavat vaiheet:
Resurssipyynnöt-sivu tulee näyttöön. Pyynnön tilaksi muutetaan Ehdotettu.
Resurssivastaavana voit muokata ehdotusta ja lähettää sen uudelleen. Muokkaa sitä vain, jos saat ilmoituksen siitä, että projektipäällikkö on hylännyt resurssipyynnön resurssit.
Suorita seuraavat vaiheet:
Resurssipyynnöt-sivu tulee näyttöön. Pyynnön tilaksi muutetaan Ehdotettu.
Voit hylätä resurssipyynnön monista eri syistä: saatat olla eri mieltä resurssipyyntöön ehdotetusta resurssista, tai resurssi ei ehkä ole käytettävissä resurssipyynnön täyttämiseen. Jos hylkäät resurssipyynnön, voit lähettää pyynnön hylkäämisestä kertovan viestin Keskustelut-välilehteen.
Suorita seuraavat vaiheet:
Voit kirjoittaa viestejä muille resurssipyynnön vastaanottajille ja vaihtaa heidän kanssaan tietoja käyttämällä resurssipyynnössä olevia resurssipyyntökeskusteluja. Vain resurssipyynnön vastaanottajat ja muut henkilöt, joilla on resurssipyynnön käyttöoikeudet, voivat osallistua resurssipyynnöstä käynnistettyyn keskusteluun.
Suorita seuraavat vaiheet:
Jos voit käsitellä resurssipyyntöä, voit aloittaa siihen liittyviä uusia keskusteluja ja vastata aiempiin viesteihin. Jos haluat luoda uusia viestejä joko aloittaaksesi keskusteluja tai vastataksesi aiempiin viesteihin, käytä Keskusteluviesti: Ominaisuudet -sivua.
Suorita seuraavat vaiheet:
Kun valitset kumman tahansa näistä toimenpiteistä, Keskusteluviesti: Ominaisuudet -sivu aukeaa ja voit luoda viestisi.
Määrittää viestin aiheen.
Määrittää viestin tekstin.
Voit liittää dokumentin napsauttamalla Selaa-kuvaketta.
Määrittää, haluatko keskustelun vastaanottajien saavan sähköpostitse ilmoituksen, että uusi viesti on saapunut heidän tarkistettavakseen.
Oletusarvo: Valittu
Voit määrittää ilmoitusasetukset, kuten sähköpostiasetukset, käyttämällä Tiliasetukset: Ilmoitukset -sivua.
Lisätietoja on Peruskäyttöoppaassa.
Kun olet lähettänyt viestin, näet sen Resurssipyyntökeskustelu: Viestit -sivulla.
Keskustelusäie alkaa ensimmäisestä vastauksesta, joka näytetään alkuperäisen viestin alla. Seuraavat viestit näkyvät laskevassa järjestyksessä. Resurssipyyntökeskustelu: Viestien vastaukset -sivulla voit tarkastella keskustelusäiettä, tarkastella viestejä tai vastata viestiin.
Kun olet laajentanut keskustelusäiettä, luo uusi vastaus valitsemalla Uusi. Säie laajenee näin lisää. Supista kaikki avoimet keskustelusäikeet valitsemalla Keskustelu. Luo uusi resurssipyyntöä koskeva keskustelu valitsemalla Uusi.
Suorita seuraavat vaiheet:
Resurssipyyntöjen ilmoitusjärjestelmässä ilmoitusten luonti riippuu resurssipyynnön tilan manuaalisesta määrittämisestä. Jos asetusta ei muuteta, ilmoitusta ei voi lähettää. Jos uuden resurssipyynnön tilaa ei muuteta avoimeksi, vastaanottajat eivät saa tietää uudesta resurssipyynnöstä.
Voit välttää ilmoituksiin liittyvän epävarmuuden määrittämällä automaattisen ilmoitusprosessin, joka sisältää resurssipyynnön elinkaaren eri vaiheet. Automaattinen prosessi voi lähettää ilmoituksen aina, kun uusi vaihe saavutetaan. Voit lähettää ilmoituksen Resurssipyyntö: Prosessit -sivun avulla.
Kun luot prosessin resurssipyynnön sisältä, se on vain kyseisen resurssipyynnön käytettävissä. Kun järjestelmänvalvoja luo hallintatyökalulla yleisen resurssipyyntöprosessin, prosessi on kaikkien resurssipyyntöjen käytettävissä. Yleiset käyttöoikeudet tarvitaan yleisten prosessien luomiseen.
Resurssipyyntö: Prosessit -sivulla on seuraavat kaksi linkkiä:
Suorita seuraavat vaiheet:
Määritä automaattinen prosessi, joka tunnistaa pyynnön elinkaaren eri vaiheet, niin vältät manuaalisiin ilmoituksiin liittyvän epävarmuuden. Automaattinen prosessi lähettää ilmoituksen aina, kun uusi vaihe saavutetaan.
Uusi prosessi näkyy käytettävissä olevien resurssipyyntöjen luettelossa. Jos prosessi on manuaalinen, voit aloittaa prosessin valitsemalla sen ja valitsemalla sitten Käynnistä. Resurssipyyntöjen prosesseissa prosessin objekti on määritettävä.
Lisätietoja on Järjestelmänvalvojan oppaassa.
Suorita seuraavat vaiheet:
Resurssipyyntö: Prosessit -sivun avulla voit seurata jo aloitettujen prosessien edistymistä. Voit käsitellä tätä sivua avaamalla resurssipyynnön ja valitsemalla Prosessit.
Kun prosessi on meneillään, Resurssipyyntö: Prosessi aloitettu -sivulla näkyy Tila-kentässä Käynnissä. Voit lopettaa prosessi-instanssin valitsemalla Palaa.
Lisätietoja on Järjestelmänvalvojan oppaassa.
Voit poistaa prosessin Resurssipyyntö: Saatavilla olevat prosessit- ja Resurssipyyntö: Aloitetut prosessit -sivuilta.
Suorita seuraavat vaiheet:
Poistaminen avaa päivitettyjen prosessien sivun.
Resurssipyynnön audit trail -sivun avulla voit nähdä, milloin tiettyjä huomioitavien asioiden kenttiä on muutettu ja kenen toimesta. Tällä tavalla voit seurata muutoksia resurssin ja päivämäärän mukaan.
CA Clarity PPM -järjestelmänvalvoja valitsee Studion avulla resurssipyyntöjen kentät, jotka ovat käytettävissäsi tällä sivulla.
Suorita seuraavat vaiheet:
Resurssipyynnön auditointikentät näytetään.
|
Copyright © 2013 CA.
Kaikki oikeudet pidätetään.
|
|