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Cómo gestionar el registro de horas

El gestor de recursos utiliza el producto para gestionar el registro de horas de los recursos de empleados que se presentan.

El gestor de proyectos usa el producto a fin de gestionar el registro de horas para las tareas del proyecto.

Los recursos emplean hojas de tiempo semanales con objeto de realizar un seguimiento del tiempo y las actividades. Los recursos acceden a la hoja de tiempo actual y registran el tiempo real que emplearon en las tareas que se les adjudicaron (normalmente, en horas). Los recursos registran el tiempo de las asignaciones, como las tareas del proyecto, los incidentes, el trabajo indirecto y cualquier momento que empleen en otras actividades.

Se pueden modificar los proyectos y tareas en función de las cuales los recursos individuales pueden registrar tiempo. Cuando un recurso envía una hoja de tiempo para su aprobación, se recibe una acción para revisar la hoja de tiempo. Esta hoja de tiempo se aprueba o devuelve al recurso para que realice correcciones.

Nota: Los gestores de proyectos reciben notificaciones únicamente para la hoja de tiempo que contiene tareas en sus proyectos.

Cuando se aprueba una hoja de tiempo, el tiempo de cada tarea se publica en los datos reales. Los gestores de proyectos pueden comparar el tiempo real que se ha registrado con las estimaciones y así supervisar el progreso del proyecto.

Prerrequisitos:

• Se configuran actividades y tareas del proyecto y los recursos.
• Los recursos del empleado completan y envían las hojas de tiempo.

  Nota: Para obtener más información, consulte Cómo enviar una hoja de tiempo.

El siguiente proceso describe cómo gestiona un recurso o gestor de proyectos el registro de horas de los informes directos:

Siga estos pasos para gestionar el registro de horas:

1. Actualice los permisos de la hoja de tiempo para cambiar las tareas y los proyectos de los que los recursos pueden notificar el tiempo (opcional).
2. Informe a los recursos acerca de las hojas de tiempo vencidas cuando un recurso no cumple el plazo de envío una hoja de tiempo (opcional).
3. Procese las hojas de tiempo enviadas.

Actualización de los permisos de la hoja de tiempo

Como gestor de proyectos o recursos, ajusta manualmente la capacidad de los recursos de empleados de especificar tiempo para tareas y proyectos concretos.

Para evitar que un recurso de empleado introduzca tiempo para cualquier tarea, realice lo siguiente:

1. Abra el menú Página principal y, en Gestión de recursos, haga clic en Recursos.
2. Haga clic en el nombre del recurso.
3. Anule la selección de la casilla de verificación Abierto para entrada de tiempo.
4. Haga clic en Guardar.

Para evitar que cualquier recurso de empleado introduzca tiempo para un proyecto, siga estos pasos:

1. Abra el menú Página principal y, en Gestión de la cartera, seleccione Proyectos.
2. Haga clic en el nombre del proyecto.
3. Abra el menú Propiedades y seleccione Programación.
4. Anule la selección de la casilla de verificación Entrada de tiempo.
5. Haga clic en Guardar.

Para evitar que cualquier recurso de empleado introduzca tiempo en función de un proyecto, siga estos pasos:

1. Abra el menú Página principal y, en Gestión de la cartera, seleccione Proyectos.
2. Haga clic en el nombre del proyecto.
3. Seleccione la ficha Equipo.
4. Haga clic en la celda de la tabla Hora del recurso y seleccione No.
5. Haga clic en Guardar.

Para evitar que cualquier recurso de empleado introduzca tiempo en función de una tarea, realice lo siguiente:

1. Abra el menú Página principal y, en Gestión de la cartera, seleccione Proyectos.
2. Haga clic en el nombre del proyecto.
3. Abra el menú Tareas y seleccione Asignaciones.
4. Seleccione la casilla de verificación del recurso en el árbol de asignación de la tarea.
5. Haga clic en Suprimir.

Notificación a los recursos del vencimiento de hojas de tiempo

Los recursos del empleado suelen enviar hojas de tiempo semanalmente, lo que proporciona tiempo a los gestores para que las revisen y aprueben. Si un empleado no envía una hoja de tiempo puntualmente, se le puede enviar una notificación.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra la hoja de tiempo para el recurso de empleado.

   Aparecerá la página Hoja de tiempo.

2. Haga clic en Notificar.

   CA Clarity PPM envía al empleado una notificación acerca del vencimiento de la hoja de tiempo.

Procesamiento de las hoja de tiempo enviadas

El gestor de recursos o proyectos revisa y aprueba el tiempo que se registra en función del proyecto y otras tareas.

Cuando un recurso envía una hoja de tiempo, el producto envía una notificación para que se revise la hoja de tiempo.

Nota: Los gestores de proyectos únicamente reciben notificaciones de envío de la hoja de tiempo si esta contiene elementos asociados a ella.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra Página principal y, en Personal, haga clic en Hojas de tiempo.
2. Filtre las hojas de tiempo enviadas.
3. Abra la hoja de tiempo que se debe procesar.
4. Haga clic en el icono Notas de la hoja de tiempo para agregar o editar notas en función de las entradas individuales o la hoja de tiempo completa (opcional).
5. Realice uno de las acciones siguientes:
   • Haga clic en Aprobar.

     La hoja de tiempo se aprueba y el tiempo que se registra en función de cada tarea se agrega a los datos reales de cada tarea.

   • Haga clic en Devolver hoja de tiempo.

     CA Clarity PPM devuelve la hoja de tiempo para correcciones y notifica al recurso la devolución de la hoja de tiempo.

Restauración de valores predeterminados de la hoja de tiempo

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra Administración y, en Gestión de proyectos, haga clic en Opciones de la hoja de tiempo.

   Aparecerá la página Opciones de la hoja de tiempo.

2. Haga clic en Restaurar valores predeterminados.

   Aparecerá la página de confirmación.

3. Haga clic en Sí.

   Aparecerá la página Opciones de la hoja de tiempo.

4. Guarde los cambios realizados.

Aplicación de cambios de hoja de tiempo a todos los recursos

Utilice el procedimiento siguiente para restablecer las opciones de hoja de tiempo para todos los recursos a la configuración predeterminada.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra Administración y, en Gestión de proyectos, haga clic en Opciones de la hoja de tiempo.

   Aparecerá la página Opciones de la hoja de tiempo.

2. Cambie las opciones de la hoja de tiempo y haga clic en Aplicar a todos los recursos.

   Aparecerá la página de confirmación.

3. Haga clic en Sí.

   Aparecerá la página Opciones de la hoja de tiempo.

4. Guarde los cambios realizados.