Esta sección contiene los siguientes temas:
Las diferencias entre proyectos y programas
Apertura de programas en Open Workbench
Adición de proyectos a programas
Control del rendimiento del programa
Cancelación de programas marcados para su eliminación
Los programas son proyectos de nivel superior que funcionan como proyecto principal o paraguas en uno o varios proyectos derivados. Los proyectos principales sirven como proyectos principales para proyectos secundarios. Utilice programas para ver los datos reales combinados y el esfuerzo de todos los proyectos que se encuentran en ellos. De este modo, los programas proporcionan una importante vista de resumen top-down de los objetivos de una organización y el plan para cumplirlos.
Aunque un programa es un proyecto y comparte algunas de las mismas funcionalidades, también se diferencia en algunos aspectos notables. Por ejemplo, no puede crear tareas que no sean hitos en el nivel del programa, ni puede asignar personal a un programa. Aunque no puede activar un programa financieramente, puede crear un plan financiero para él y ver los datos del plan con un formato de gráfica. Además, puede ver los datos reales combinados y otros totales para todos los proyectos en un programa.
Es importante asimilar las diferencias y similitudes entre programas, proyectos principales, proyectos y subproyectos. La tabla que se muestra a continuación ofrece un resumen de las diferencias y similitudes:
|
Atributo o capacidad |
Programa |
Proyecto principal |
Proyecto |
Comentarios |
|---|---|---|---|---|
|
Muestra la suma de los valores de los subproyectos |
Sí |
No |
N/D |
Puede ver los datos reales combinados y el esfuerzo para todos los proyectos de un programa. No puede realizarlo a partir de proyectos principales. |
|
Asignación de miembros del personal |
No |
Sí |
Sí |
No puede asignar personal en el nivel de programa. Los roles que se visualizan en la página de personal del equipo del programa son de sólo lectura y se agregan a partir de los subproyectos del programa. Se muestra el rol del proyecto asignado a un miembro del equipo. Si un recurso no tiene un rol de miembro del equipo asignado, su nombre aparece en la lista de forma individual. No puede editar esta lista. |
|
Agregación de participantes |
Sí |
Sí |
Sí |
Puede añadir participantes a programas, proyectos principales y subproyectos. |
|
Crear y aplicar una estructura de trabajo desglosada (WBS) |
No |
Sí |
Sí |
Debido a que no puede asignar personal ni agregar tareas que no sean hitos a programas, no podrá crear ni aplicar una estructura de desglose del trabajo a los programas. |
|
Utilización de tareas |
Únicamente los hitos |
Sí |
Sí |
Puede añadir hitos a programas, pero no puede añadir tareas clave o estimaciones de tarea. |
|
Utilización de funciones de planificación |
Sí |
Sí |
Sí |
Puede crear presupuestos y previsiones para programas y proyectos. |
|
Conectarse a un programador |
Sólo lectura |
Lectura/escritura |
Lectura/escritura |
Puesto que no contiene datos reales propios, un programa sólo puede verse como sólo lectura en un programador de escritorio. Por ejemplo, Open Workbench y Microsoft Project. |
Para acceder a programas, seleccione Programas en el menú Gestión de la cartera. Aparecerá la página de lista de programas, en la que se mostrarán todos los programas que ha creado y a los que tiene acceso.
Puede realizar lo siguiente a partir de la página de programas:
Después de crear un programa y de definir sus propiedades, puede utilizar otros menús del programa para realizar lo siguiente:
Los programas, al igual que los proyectos, se crean en dos etapas:
Puede crear nuevos programas o utilizar una plantilla de programa existente. Esta sección explica cómo crear un programa de ambas maneras.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparecerá la página de programas.
Se mostrará la página Crear.
Especifica la agrupación de recursos permitidos al asignar recursos a programas.
Valores:
Valor predeterminado: Agrupación de recursos
Obligatorio: Sí
Obligatorio. Introduzca un nombre exclusivo para el programa.
Límite: 80 caracteres.
Obligatorio. Introduzca un ID único para el programa.
Límite: 20 caracteres.
Introduzca una descripción del programa.
Límite: 254 caracteres.
Estos campos muestran por defecto el nombre del usuario que crea el programa.
Obligatorio. Seleccione el diseño Cuadro de mandos para ver datos del proyecto o del programa.
Valores:
Vea la Guía del producto acelerador de la oficina de gestión de proyectos para obtener más información.
Seleccione o introduzca la fecha para iniciar el programa.
Seleccione o introduzca la fecha para finalizar el programa.
Define la etapa definida por la compañía para el programa.
Seleccione un objetivo para el programa.
Valores: Evadir coste, Reducir el coste, Expandir el negocio, Mejora de infraestructura y Mantener el negocio.
Este campo sólo es aplicable si tiene previsto trabajar con el proyecto en Open Workbench. El número que introduzca es una puntuación de la importancia del proyecto en relación con el resto de proyectos de su organización. Esta puntuación controla el orden en el que las tareas se programan durante la Planificación automática, sujeta a las limitaciones de dependencia.
Valores: 0-36, siendo 0 el valor más elevado.
Valor predeterminado: 10
Seleccione el progreso del programa.
Valores: Finalizado, Iniciado y No iniciado.
Valor predeterminado: No iniciado.
Seleccione el estado del programa.
Valores: Aprobado, No aprobado y Rechazado.
Valor predeterminado: No aprobado.
Especifica el método para calcular el valor % completado del proyecto y las tareas.
Valores:
% completado de la tarea resumen = Finalización de la duración total de la tarea de detalle / Duración total de la tarea de detalle
% completado de tarea resumen = suma de los datos reales de la asignación de recursos de la tarea de detalle / Suma del esfuerzo de la asignación de recursos de la tarea de detalle % completado de la tarea de detalle = Suma de los datos reales de la asignación de recursos / Suma del esfuerzo de asignación de recursos
Valor predeterminado: Manual
Nota: Configure el método de cálculo del porcentaje completado al inicio del proyecto y no lo modifique.
En la sección Estructuras organizativas (OBS), defina la OBS para asociarla con el programa con fines de seguridad, organizativos o de generación de informes.
Define el departamento de información financiera que se asocia con el programa.
Obligatorio: No
Define la ubicación de información financiera que se asocia con el programa. La ubicación debe pertenecer a la misma entidad que el departamento.
Puede convertir un proyecto existente en un programa sólo cuado se cumplan las siguientes condiciones:
Una vez que se ha convertido, puede abrir el programa y añadir subproyectos, participantes o editar cualquiera de las propiedades disponibles. Una vez que convierta un proyecto en un programa, el campo Plantilla, que se utiliza para designar un proyecto como plantilla, desaparece. No puede usar programas como plantillas debido a que no puede habilitarlos financieramente y a que no pueden contener personal ni tareas clave.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
El proyecto se convierte en un programa y ya no aparece en la lista de proyectos.
Puede definir las mismas propiedades de un programa como lo hace para un proyecto.
A continuación, se ofrecen descripciones de los menús y opciones de la página de propiedades del programa:
La página de propiedades del programa predeterminada. En esta página, puede utilizar los siguientes vínculos del menú de propiedades:
Edite las propiedades básicas que ha definido en la página de creación y defina algunas características adicionales generales.
Defina las fechas de inicio y finalización del programa.
Puntúe el nivel de riesgo para una serie de características del programa.
Defina el presupuesto simple y la previsión del programa. Puede utilizar la página del cuadro de mandos del programa para ver los datos del presupuesto del subproyecto y del nivel del programa. No podrá habilitar financieramente un programa. Sin embargo, puede utilizar la página para crear un presupuesto simple.
Active el programa para el procesamiento de transacciones.
Agregue subproyectos (es decir, proyectos) al programa.
Identifique las dependencias entre las inversiones de cartera.
La página de propiedades del programa es la página predeterminada que verá al abrir un programa. La página muestra todos los campos definidos al crear el programa. La página también muestra más campos para editar y vínculos que puede utilizar.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Obligatorio. Introduzca un nombre único para el programa (hasta 80 caracteres).
Obligatorio. Introduzca un ID único para el programa (hasta 20 caracteres).
Introduzca una descripción del programa (hasta 254 caracteres).
Estos campos muestran por defecto el nombre del usuario que crea el programa.
Obligatorio. Vista de página para el programa.
El indicador de estado del campo indica el estado del riesgo del programa, como se ha especificado en la página de propiedades y en la página Riesgos/incidencias/cambios - Riesgos.
Valores:
Nota: Si no completa los campos en la página de propiedades y en la página Riesgos/incidencias/cambios - Riesgos, este campo no se visualizará con color.
El indicador de estado del campo indica el estado de alineación del programa.
Borre el campo para desactivar el programa. El programa no aparecerá más en la lista de programas activos.
Mientras esté actualmente en un programa abierto, el campo se seleccionará.
Seleccione el campo para utilizar este programa como una plantilla para otro programa.
Haga clic en este vínculo para hacer que este programa esté disponible en la sección Mis proyectos de la página Personal: General. Después de hacer clic en el vínculo y agregar el programa, el nombre del vínculo cambia a [Eliminar de mis proyectos]. Haga clic en el vínculo para eliminar el programa de la lista en la sección Mis proyectos de la página.
Haga clic en el vínculo para copiar tareas, estimaciones de tareas y asignaciones de personal de una plantilla en el proyecto actual.
Utilice el vínculo para asociar una unidad de negocio o estructura de desglose de la organización (OBS) de seguridad con el proyecto.
Haga clic en Ir para abrir el proyecto en Open Workbench.
Puede definir las fechas de inicio y finalización del programa mediante la página de programación de las propiedades del programa. Las fechas abarcan las fechas inicio y de finalización de todos los proyectos contenidos en el programa. Asegúrese de establecer las fechas de cualquier tarea de hito del programa considerando la duración del programa.
Nota: El campo A partir de la fecha no se aplica a programas, que no puedan contener una estimación del nivel de tarea.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de programación.
Define la fecha de inicio del proyecto.
Define la fecha de finalización del proyecto.
Especifica si se sincronizan las fechas del coste planificado con las fechas de inversión. La selección de la opción para obtener un plan financiero detallado no afecta a las fechas de coste planificadas.
Valor predeterminado: Seleccionado
Define la fecha en la que se incluirán los datos en estimaciones de presupuesto y de tiempo. Esta fecha se utiliza en los cálculos de análisis de valores ganados, como el coste presupuestado de trabajo programado (CPTP) y se encarga de los cálculos para los costes. No se puede programar ETC en aquellos proyectos cuya fecha es igual o anterior a la fecha indicada en el campo A partir de.
Indica el nivel de trabajo finalizado en las tareas del proyecto. Utilice lo siguiente como directriz:
Opciones: Finalizado, Iniciado y No iniciado
Valor predeterminado: No iniciado
Si está usando CA Clarity PPM con Open Workbench, define la importancia relativa de este proyecto con respecto a todos los demás. La prioridad controla el orden en que se programan las tareas durante la Planificación automática. La prioridad está sujeta a restricciones de dependencia.
Valores: 0-36. 0 es el valor más elevado
Valor predeterminado: 10
Indica el estado del proyecto.
Valores de indicador de estado:
Define los comentarios acerca del estado del proyecto.
Para permitir que los miembros del personal realicen el seguimiento del tiempo empleado en tareas del proyecto en las hojas de tiempo, abra el proyecto para el seguimiento de tiempo y seleccione Clarity para el seguimiento. También se requiere la apertura del perfil del miembro del personal para introducir horas en las tareas del proyecto.
Para no permitir que un recurso de miembro del equipo registre tiempo de un proyecto específico, borre el campo Entrada de tiempo.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de programación.
Indica si los miembros del personal pueden introducir el tiempo en sus hojas de tiempo para esta inversión. Active la casilla de verificación para activar la inversión para la entrada de tiempo.
Importante: Todos los miembros del personal también deben estar activados para la entrada de tiempo.
Para obtener más información, consulte la guía básica del usuario.
Valor predeterminado: Seleccionado
Indica el método de seguimiento utilizado para introducir una hora para esta inversión.
Valores:
Valor predeterminado: Clarity
Seleccione un código de cargo predeterminado para usarlo con todas las tareas del proyecto. Si introduce distintos códigos de cargo en el nivel de tarea en las hojas de tiempo, los códigos de cargo del nivel de la tarea harán caso omiso de los del nivel de proyecto.
Puede definir las opciones de personal predeterminadas del proyecto en la sección Personal de la página de programación de las propiedades del programa. La OBS que especifique como la unidad de estructura de desglose de la organización de personal predeterminada se utilizará para describir de un modo más completo los requisitos de personal. Puede asignar roles con unidades de la estructura de desglose de la organización (OBS) con gestores de recursos. La estructura de desglose de la organización de personal puede ser cualquier cosa, como una agrupación de recursos, una ubicación específica o un departamento. Por ejemplo, necesita un programador (rol) de Atlanta (estructura de desglose de la organización de personal). A continuación, puede utilizar el valor de la estructura de desglose de la organización (OBS) predeterminado del proyecto para enrutar la solicitud de rol al gestor del recurso encargado de la adjudicación de recursos de la OBS Atlanta.
La estructura organizativa del personal identificada también se utiliza durante la planificación de la capacidad. Puede filtrar la capacidad y la demanda de acuerdo con la estructura organizativa de personal. Por ejemplo, utilícela para averiguar si tiene capacidad suficiente para que los programadores de Atlanta satisfagan la demanda de programadores de esa ubicación.
Para obtener más información sobre la gestión de recursos, consulte la guía del usuario de gestión de recursos.
También puede especificar si las solicitudes del recurso requieren una aprobación antes de que se puedan reservar. Si activa la casilla de verificación Aprobación de solicitud necesaria, se aplicarán las siguientes reglas:
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de programación.
Define la unidad de estructura organizativa predeterminada configurada que se utiliza al agregar miembros de personal del equipo a este proyecto. Esta unidad de estructura organizativa describe de una forma más completa un requisito de personal y puede consistir en una agrupación de recursos, una ubicación específica o un departamento. Por roles de asignación con unidades de estructura organizativa y gestores de recursos, los roles podrán rellenarse con mayor precisión. La unidad de estructura organizativa de personal predeterminada se utiliza durante la planificación de la capacidad para analizar la demanda contra la capacidad mediante la estructura organizativa de personal como criterios de filtro.
Ejemplo:
Utilice la estructura organizativa para averiguar si dispone de capacidad suficiente para que los programadores de Atlanta satisfagan la demanda de los programadores de esa ubicación.
Especifica si las solicitudes requieren una aprobación antes de que se puedan reservar.
Aunque no es obligatorio que cree un presupuesto para un programa, puede crear uno simple. El presupuesto se aplica sólo al programa, no a los subproyectos. La página de información financiera no está disponible para los programas. No obstante, puede utilizar la página de planificación para crear un presupuesto detallado o previsión para el programa.
Para obtener más información, consulte la guía del usuario de gestión financiera.
Puede ver los datos del presupuesto del programa y los datos del presupuesto generados a partir de subproyectos, en la página Cuadro de mandos del programa.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página del presupuesto.
Seleccione la moneda para calcular el presupuesto del programa y los valores de previsión.
Introduzca un coste planificado para todo el programa. El valor introducido se distribuye entre las fechas de inicio y finalización del coste planificado.
Define la fecha de inicio del presupuesto. Tiene una opción para utilizar la fecha de inicio del programa.
Define la fecha de finalización del presupuesto. Tiene una opción para utilizar la fecha de finalización del programa.
Introduzca el beneficio financiero anticipado de este programa. Este valor se distribuye entre las fechas de inicio y finalización del beneficio planificado.
Seleccione la fecha de inicio del beneficio programado.
Seleccione la fecha de finalización del beneficio programado.
El valor del campo se calcula de acuerdo con la siguiente fórmula:
Valor neto presente planificado = Beneficio planificado - Coste planificado
Si borra el campo Calcular métrica de información financiera, puede hacer que el campo esté disponible para la introducción de datos.
El valor del campo se calcula de acuerdo con la siguiente fórmula:
ROI planificado = valor neto presente planificado/coste planificado
Nota: Si se borra el campo Calcular métrica de información financiera, se puede hacer que el campo esté disponible para la introducción de datos.
La fecha e importe de este campo de sólo lectura indican el período y el valor en el que el programa se vuelve rentable.
Nota: Si se borra el campo Calcular métrica de información financiera, se puede hacer que el campo esté disponible para la introducción de datos.
Especifica si los campos de métricas de información financiera (Valor presente neto planificado, Retorno de la inversión planificado y Compensación planificada) se cargan de forma automática con las fórmulas indicadas en las descripciones de los campos. Borre este campo para que los campos de métricas financieras estén disponibles para la introducción de datos.
Valor predeterminado: Seleccionado
Como con los proyectos, puede valorar una lista predeterminada de riesgos para los programas y crear y realizar seguimientos de los riesgos, incidencias y solicitudes de cambio. La única diferencia es que se realiza en las acciones del programa en lugar de desde el proyecto.
Para obtener más información, consulte la guía del usuario de Open Workbench.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
El programa se abrirá en Open Workbench.
Como los subproyectos agregados a los proyectos, los datos no se comparten entre los proyectos que agrega a los programas. No obstante, a diferencia de los proyectos principales, los programas generan y muestran datos reales combinados y estimaciones para todos los subproyectos que contiene. Además, puede ver información de presupuesto del nivel de proyecto y del programa en la página del cuadro de mandos del programa.
Los proyectos que agrega a los programas, conservan todos los datos que contenían como proyectos independientes. Los datos incluyen estructuras de desglose del trabajo, información financiera y planificada compleja y personal. Puede enviar comprobantes y transacciones de hojas de tiempo al proyecto como de costumbre. Los proyectos contenidos en los programas continúan estando disponibles en la página de lista de proyectos.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de propiedades del subproyecto.
Se mostrará la página para seleccionar proyectos.
La fila Total de la página de propiedades de los subproyectos muestra el número total de datos reales y estimaciones acumuladas e introducidas de todos los proyectos del programa.
En las celdas de la fila Total se visualiza el total combinado de los datos de cada columna. Además, en la pantalla de muestra superior, los datos reales combinados de todos los proyectos en el programa son 1.138, mientras que la ETC total es 1.556.
La siguiente tabla ofrece descripciones de las columnas y los datos que se visualizan en la página:
Se permite que los subproyectos tengan sus propios subproyectos. El número en la columna Número indica el número de subproyectos que contiene un subproyecto (o, en el caso de un programa, un proyecto).
Muestra los datos reales que se han enviado para las tareas en cada uno de los proyectos. El número en la celda Total refleja los datos reales combinados de todos los proyectos en el programa.
Muestra el número de estimación hasta finalizar (ETC) para todos los proyectos en el programa. El número en la celda Total refleja la ETC combinada de todos los proyectos del programa.
El esfuerzo total es Datos reales + ETC restante. Las celdas de esta columna reflejan el esfuerzo total de cada proyecto. El número de la celda Total refleja el esfuerzo combinado de todos los proyectos del programa.
Muestra el porcentaje de uso del recurso gastado en este proyecto. El valor de la celda Total refleja el porcentaje combinado de todos los proyectos del programa.
Muestra el número de uso de la línea de referencia más actual del proyecto. El uso es el esfuerzo total (datos reales más ETC restante) hasta la fecha.
Este indicador de estado indica si el proyecto está aprobado (verde), en espera (amarillo) o no aprobado (rojo). El semáforo en la celda Total ofrece una visión de conjunto del total de proyectos que se han aprobado en el programa.
Este indicador de estado indica si un proyecto está de acuerdo con lo programado o si hay riesgo de que se retrase. En la fila Total, el indicador de estado ofrece una visión total si la mayoría de los proyectos del programa están de acuerdo con lo programado.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de propiedades del subproyecto.
Los proyectos seleccionados no se visualizarán más en la lista de subproyectos.
Como un proyecto, un programa se considera una inversión en una cartera. Otros tipos de inversiones son activos, aplicaciones y productos. Puede indicar las relaciones de dependencia que existen entre las inversiones de una cartera mediante la página de dependencias de las propiedades del programa.
Se puede producir una dependencia cuando una tarea de una inversión tiene que finalizarse antes de que pueda iniciarse una tarea en otra inversión. Si uno o más de los proyectos de un programa tienen que cancelarse si cierta aplicación se ejecuta significativamente por encima del presupuesto.
La información de dependencia se utiliza al crear escenarios de gestión de la cartera. Puede ver conexiones de dependencia en la página Frontera eficaz de los escenarios. Los escenarios incluyen datos de las inversiones que identifica en la página de dependencias de las propiedades del programa.
Puede crear dependencias a otras inversiones o crear una dependencia en otro programa.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de propiedades de dependencias.
La estructura de dependencias se ha diseñado según las selecciones.
Se mostrará la página Seleccionar inversiones.
Aparecerá la página de propiedades de las dependencias, que enumera las dependencias del proyecto.
Las inversiones (por tipo) a las que tiene acceso se visualizan en la lista.
La inversión se muestra en la lista como una dependencia en la página de dependencias.
Vea una lista de las inversiones que dependen de un programa mediante la página de dependencias de propiedades del programa.
También puede ver relaciones de dependencia en la página Escenario: Frontera eficaz de los escenarios. La página incluye datos de las inversiones identificadas en la página de dependencias de las propiedades del programa.
Para obtener más información, consulte la guía de usuario de gestión de la cartera.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de propiedades de las dependencias con las dependencias que se enumeran en la página.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de propiedades de dependencias.
La dependencia ya no aparece en la lista de dependencias.
Las publicaciones representan nuevas entregas futuras. Puede vincular versiones al proyecto o programa para realizar un seguimiento del esfuerzo de implementación de la versión. Esta asociación se establece a partir de la versión. No existe límite en el número de versiones que puede asociar a un proyecto o programa.
Para obtener más información, consulte la guía de usuarios de requisitos de planificación.
Vea una lista de versiones asociadas con su proyecto o programa mediante la página de propiedades de versión.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de propiedades de versión asociada.
Puede abrir las versiones asociadas con su proyecto o programa mediante la página de propiedades de versión.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de propiedades de versión asociada.
Aparecerá la página de propiedades de versión.
Puede desvincular una versión del proyecto al que está asociada mediante la página de propiedades de versión. También puede eliminar la asociación: abra la versión y desvincule la versión del proyecto o programa.
Para obtener más información, consulte la guía de usuarios de requisitos de planificación.
A continuación, realice los siguientes pasos:
Aparece la página Propiedades.
Aparecerá la página de propiedades de versión asociada.
La versión se eliminará de la lista de la página de propiedades de versión y se desvinculará del proyecto o programa.
Al seleccionar Diseño del programa como la opción de diseño en la página de propiedades del programa podrá ver los datos de ROI en la página del cuadro de mandos del programa. Esto se aplica si crea un presupuesto del nivel de programa. Puede ver resúmenes del esfuerzo total y de los datos reales acumulados de todos los proyectos del programa. Compare también la información de beneficios total en el nivel del programa con información de beneficios combinada de todos los proyectos del programa.
Aunque se llama cuadro de mandos del programa, también puede ver los proyectos en la página.
De forma predeterminada, la página muestra los siguientes portlets:
Agregue o elimine portlets para personalizar la página. Su administrador de CA Clarity PPM puede personalizarlos mediante la página de portlet de diseño del programa del contenido de Cuadro de mandos de Studio.
Suprima programas como suprime proyectos: el procedimiento es el mismo para ambos.
Cancele programas marcados para eliminación de forma similar a la cancelación de proyectos marcados para eliminación. El procedimiento para ambos es el mismo.
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