Primeros pasos de la gestión de la cartera
Primeros pasos de la gestión de la cartera
Mediante la gestión de la cartera, se puede crear y revisar una recopilación de inversiones relevantes para los interesados en el negocio. Cuando se haya creado una cartera, el sistema crea una instantánea de sus datos de inversión que se utiliza con fines de gestión y generación de informes. Se puede configurar una cadencia para que la actualización de los datos de esta instantánea coincida con la información de inversión más reciente. Seguidamente, se pueden crear versiones o planes alternativos utilizando los datos. Para examinar alternativas para sus inversiones, utilice estos planes para crear y comparar escenarios hipotéticos.
Una cartera es una recopilación de inversiones. En función de las necesidades, se pueden crear los siguientes tipos de carteras que están basados en lo que se describe a continuación:
- Inversiones (por ejemplo, proyectos de PMO, aplicaciones de TI, líneas de producto de desarrollo de nuevos productos).
- Inversiones específicas (por ejemplo, todos los proyectos activos).
- Organización (por ejemplo, plan de registro de TI, iniciativas de marketing, ideas empresariales).
- Interés (por ejemplo, iniciativas ecológicas, propuestas de fusión y adquisición).
Ejemplo: cartera de TI para proyectos actuales
José, el director de la oficina de gestión de proyectos de Forward, Inc., desea crear una cartera de todos los proyectos que apoya la organización actualmente. Existe un importe de destino de presupuesto y recursos que José puede utilizar para los proyectos. Con todos los proyectos de la cartera, José utiliza Gestión de la cartera para lograr los siguientes objetivos del negocio:
- Comprender la comparación entre la demanda de recursos y costes de cada proyecto con los destinos globales.
- Establecer la prioridad de los proyectos para que las tareas más importantes se hagan primero.
- Distribuir en etapas la planificación para que recursos y los costes se mantengan en niveles a lo largo de los períodos de planificación.
En el diagrama siguiente se describe cómo se inician un administrador del sistema y un gestor de cartera con la gestión de la cartera.
Para obtener una introducción a la gestión de la cartera, se deben realizar estos pasos:
- Evaluación de los requisitos de la cartera:
- Preparación para el uso de carteras:
Evaluación de los requisitos de la cartera
Para entender los objetivos del negocio que se desean lograr mediante la gestión de la cartera, se deben evaluar los requisitos de la cartera. Para evaluar los requisitos específicos de la cartera, se deben tener en cuenta las siguientes valoraciones genéricas como directrices:
Supervisión de las inversiones
Se pueden supervisar datos de inversión relevantes configurando las vistas de la cartera para que muestren esos datos. Se debe tener en cuenta qué datos de inversión se desean consultar y qué vistas específicas de los datos son las apropiadas.
Por ejemplo, un usuario puede configurar una cartera para ver los tipos siguientes de datos de inversión:
- Una vista que supervisa las inversiones actuales y proporciona su estado más reciente: si se están ejecutando puntualmente, avanzadas en relación con la programación o con retraso.
- Una vista que muestra las inversiones que se tienen en cuenta para el ciclo de planificación del año siguiente y los costes planificados para dichas inversiones.
Después de determinar los requisitos para las vistas específicas, se configuran las vistas predeterminadas de la cartera para mostrar los datos personalizados.
Se pueden aprovechar algunas vistas de la cartera para supervisar diferentes aspectos de sus inversiones de la cartera. Sin embargo, la configuración de las vistas predeterminadas no proporciona toda la información necesaria. Las vistas predeterminadas no muestran los datos personalizados relevantes. Por ejemplo, la vista Líneas de flotación permite equilibrar la carga de recursos con respecto a los destinos establecidos y una secuencia cronológica, en un entorno hipotético. Este valor predeterminado es relevante solamente si se está interesado en los datos de recursos que requiere la configuración de la gestión de recursos del producto. De manera similar, la vista Información financiera está relacionada con el producto de gestión financiera específico que se haya establecido. Esta vista es relevante para usuarios que deseen supervisar ciertos aspectos financieros de sus inversiones. Planifique trabajar con su administrador del sistema para configurar las vistas de cartera predeterminadas para que muestren los datos personalizados necesarios.
Nota: Las vistas Líneas de flotación, Planes, Inversiones y Destinos son las únicas vistas que están disponibles como parte de la gestión de la cartera. Para acceder a las demás vistas de cartera, se instala y se aplica el complemento del acelerador de la oficina de gestión de proyectos. Para obtener una descripción detallada del complemento, instrucciones de instalación y descripciones de las vistas de cartera, consulte la guía del producto PMO Accelerator.
Establecimiento de la prioridad de las inversiones
Una parte importante de la gestión de una cartera es comprender las prioridades relativas de inversiones valorándolas. El producto proporciona una vista Líneas de flotación predeterminada que permite ver y valorar las inversiones de una cartera.
Cuando se accede por primera vez a la vista Líneas de flotación, se otorga prioridad a las inversiones en función de los criterios siguientes:
- Estado de aprobación. Las inversiones se clasifican primero en función de su estado de aprobación. Las inversiones aprobadas tienen una valoración más alta que las inversiones no aprobadas y aparecen en la parte superior de la lista.
- Fecha de finalización. A continuación, las inversiones se ordenan según su fecha de finalización. Las inversiones con una fecha de finalización más reciente tienen una valoración más baja que las inversiones con una fecha de finalización posterior.
Las inversiones aprobadas con una fecha de finalización más reciente se colocan en la parte superior de la lista. Las inversiones no aprobadas con fechas de finalización posteriores se colocan en la parte inferior.
Las inversiones pueden valorarse manualmente o se puede configurar una valoración por categorías basada en reglas, en función de los siguientes factores determinantes:
- Tamaño de los ingresos
- Impacto de los riesgos identificados en el negocio
Valoración manual de las inversiones
Para preparar la valoración manual de las inversiones en la vista de Líneas de flotación, se deben tener en cuenta los factores siguientes:
- Tamaño de la organización. Si la organización es relativamente pequeña y las personas entienden sus prioridades por regla general, la creación de reglas de valoración para establecer prioridades no es una buena inversión.
- Número de inversiones. Si el número de inversiones es relativamente pequeño, es más fácil valorarlas manualmente.
- Necesidad empresarial. Si no hay ninguna directriz predefinida para valorar inversiones y se hace caso por caso, la valoración manual es mejor opción.
Configuración de una valoración basada en reglas
Para preparar la configuración de reglas de valoración para inversiones según las cuales se establecerán prioridades en la vista Líneas de flotación, se deben tener en cuenta los factores siguientes:
- Los atributos de inversión que determinan los criterios de valoración para las inversiones (por ejemplo, estado del proyecto, retorno de la inversión u objetivo).
- La lógica de valoración para cada atributo clave. Por ejemplo, si el atributo Retorno de la inversión es igual al 20 %, el proyecto se mueve a la parte superior de la lista.
- Una valoración ponderada general para cada atributo de inversión. Por ejemplo, para aplicar una importancia relativamente más alta a un atributo de inversión específico, se le debe asignar una ponderación mayor en comparación con el resto de atributos.
Planificación y gestión de las inversiones mediante restricciones
Para definir las secuencias cronológicas y los límites dentro de los cuales se desea planificar y gestionar las inversiones, se deben configurar destinos para la cartera. Los destinos permiten analizar los objetivos de la cartera mediante la gestión de las inversiones de las siguientes maneras:
- Estableciendo restricciones o destinos de cartera de alto nivel y planificando o midiendo el rendimiento de la cartera (o realizando un seguimiento de esta) con respecto a dichas restricciones.
- Creando varias versiones de un plan mediante un subconjunto de los datos de la cartera. Por ejemplo, se puede crear un plan para el año de planificación actual y otro plan para el año siguiente. Cada plan puede incluir destinos diferentes para costes, beneficios y recursos.
- Comparando y ajustando destinos de plan, así como implementando cambios necesarios en inversiones reales cuando los planes se aprueban.
Los siguientes tipos de destinos están disponibles para cualquier cartera:
- Financiación. Se deben tener en cuenta los factores siguientes al determinar qué destinos financieros se pueden utilizar para gestionar la cartera:
- Moneda. Una cartera puede incluir inversiones que se planifican en más de una moneda. Se debe trabajar con el administrador del sistema para configurar un sistema de múltiples monedas. En un sistema de múltiples monedas, se puede seleccionar una moneda de destino para la cartera. La moneda de destino se basa en las monedas activadas en el sistema. Los importes en distintas monedas se suman y acumulan utilizando la moneda de cartera única.
- Costes. Los usuarios pueden planificar tipos de costes sumados como costes totales, costes de capital y costes operativos. Estos costes se resumen y se suman a partir de todas las inversiones incluidas en una cartera. Se pueden establecer destinos para cada uno de estos tipos de coste (costes de capital y operativos) y, a continuación, ver la demanda de ellos que procede de las inversiones. Si se realiza un seguimiento de los costes reales con respecto a las inversiones, se pueden ver costes los reales sumados en las vistas de la cartera.
- Beneficios. Los usuarios pueden planificar beneficios sumados. Se puede establecer un destino de beneficio total para la cartera y, a continuación, ver los beneficios sumados planificados que proceden de las inversiones. Si se realiza un seguimiento de los beneficios reales con respecto a las inversiones mediante planes de beneficios, se pueden ver los beneficios reales sumados en las vistas de la cartera.
- Recurso. Se deben tener en cuenta los factores siguientes al determinar qué destinos de recursos se pueden utilizar para gestionar la cartera:
- Unidad. Se debe decidir si se desea planificar la capacidad de los recursos de cartera mediante unidades de horas o FTE (equivalente a tiempo completo).
- Granularidad. Se debe tener en cuenta si se desea hacer planes en función de la capacidad del recurso total o de la capacidad específica de un rol. Las capacidades específicas de un rol se basan en los roles existentes. Por ejemplo, se pueden ver destinos de recursos por los roles Ingeniería o Garantía de calidad.
Análisis de las alternativas para las inversiones
Se pueden definir planes específicos dentro de los límites de la cartera para determinar cómo se pueden lograr mejor los objetivos de cartera. Con el mayor conjunto de contenido definido, la planificación permite realizar un análisis iterativo en la cartera. Por ejemplo, se pueden crear los siguientes planes para la cartera de proyectos de TI que comprende los ejercicios 2013 y 2014.
- Plan de proyectos de TI para el ejercicio 2013
- Plan de proyectos de TI para el ejercicio 2014
Se pueden crear versiones de plan o escenarios distintos alterando los parámetros específicos para examinar opciones de planificación diferentes en adelante. Por último, se puede elegir aprobar un Plan de registro.
Para realizar planificaciones de una forma eficaz, se deben tener en cuenta los factores siguientes:
- Proceso de planificación formal frente a informal. Se debe comprender si el proceso de planificación de la organización es formal, informal o una mezcla de ambos.
- En un proceso de planificación formal, las revisiones llevan más tiempo y los cambios se implementan de una manera disciplinada. Este proceso de planificación es aplicable cuando los cambios recomendados son extensos o requieren más revisión para que se puedan implementar. Por ejemplo, la aprobación de una inversión que requiera más presupuesto. Normalmente, en la planificación formal, hay un proceso bien definido de propuestas y aprobaciones para los planes antes de poder cambiar algo.
- En un proceso de planificación informal, las organizaciones implementan los cambios más deprisa después de las revisiones. Los cambios son más pequeños y son compatibles con los objetivos existentes. Por ejemplo, ampliar un poco la fecha de inicio de una inversión. La planificación informal puede ser tan sencilla como que alguien entre en el sistema y marque un cambio como aprobado sin ninguna aprobación formal.
- En un proceso de planificación mixto, las organizaciones implementan los cambios más pequeños mediante un proceso de planificación informal y los cambios más extensos mediante un proceso de aprobación más formal.
- Horizonte de planificación. Se debe determinar el período para la cartera que especifica el intervalo de datos de planificación. Para permitir planificar inversiones actuales y futuras, se debe verificar que el horizonte de la cartera abarca los horizontes de planificación.
- Cadencia de revisión. Se debe determinar la cadencia para las revisiones del plan. A continuación, se puede configurar la programación de sincronización para que la cartera refleje los datos de inversión reales cuando se necesiten.
- Datos obligatorios para revisiones de la cartera. Se debe determinar el tipo de datos que se requieren para las revisiones. A continuación, configurar la cartera para que capture los datos obligatorios de las inversiones. Por ejemplo, para revisar el coste y la información del recurso, se pueden capturar las métricas clave siguientes de las inversiones de la cartera:
- Días de retraso
- Variación del coste
- Varianza del esfuerzo
- Riesgo
- Retorno de la inversión (ROI)
- Valor ganado
Preparación para el uso de carteras
Después de haber determinado los objetivos del negocio que se desean lograr mediante la gestión de la cartera, se debe preparar el producto para que pueda empezar a crear carteras. La creación de una cartera permite gestionar y planificar las inversiones a un nivel más alto.
Para preparar el uso de carteras, se deben completar las tareas siguientes:
Establecimiento de criterios de supervisión para inversiones
La cartera proporciona una instantánea de los datos de inversión reales. Los datos de la cartera se actualizan con los datos más recientes de las inversiones reales. La actualización está basada en una programación de sincronización que se define en las propiedades de la cartera. Cuando el trabajo Sincronizar inversiones de la cartera se ejecuta en función de la programación de la sincronización, los datos más recientes de las inversiones reales se reflejan en la cartera.
No todos los datos de inversiones se reflejan en una cartera. El gestor de la cartera, que decide a niveles superiores, se debe preocupar por revisar solamente un resumen de los datos de las inversiones, específicos de las necesidades empresariales. Por ejemplo, para revisar una cartera que está centrada en todos los estados de proyecto de TI aprobados, es irrelevante realizar un seguimiento de la información acerca de proyectos no aprobados.
Al prepararse para ver los datos de inversión resumidos de una cartera, se deben tener en cuenta los factores siguientes en el orden recomendado:
- Defina los criterios de supervisión o los datos resumidos de los que se desea realizar un seguimiento para cada tipo de inversión. Cuando el trabajo de sincronización se ejecuta, los últimos datos de las inversiones reales se actualizan en las inversiones de la cartera. Los datos que se actualizan están basados en estos criterios de supervisión predeterminados.
Por ejemplo, para gestionar una cartera de todos los proyectos de TI aprobados, se deben definir los siguientes criterios de supervisión para realizar un seguimiento de los datos pertinentes:
- Coste
- Status
- Retorno de la inversión (ROI)
- Riesgo
- Para cada inversión de la cartera, seleccione los atributos que se desean supervisar en una cartera y regístrelos para el objeto Inversión de la cartera. Cuando se ejecuta el trabajo Sincronizar inversiones de la cartera, los datos de inversión de la cartera se actualizan en función de los atributos registrados actuales.
Nota: Los atributos de Inversión de la cartera necesarios se muestran de forma predeterminada. Se debe registrar el resto de atributos de Inversión de la cartera (estándares o personalizados) que se desea que se muestren.
Para obtener más información sobre cómo registrar atributos para el objeto Inversión de la cartera, consulte la guía del desarrollador de Studio.
Configuración de vistas, informes y flujos de trabajo
Después de decidir qué datos de inversión se desean supervisar en una cartera, se debe verificar que se ha configurado el producto para ser compatible con esos datos. La configuración del producto permite ver los datos deseados en portlets e informes.
Por ejemplo, verifique que las configuraciones siguientes existen:
- Para ver datos de costes del proyecto detallados por período, se han generado planes de costes de proyectos.
- Para mostrar riesgos e incidencias de proyectos, se ha configurado el objeto del proyecto para que muestre riesgos e incidencias.
- Para registrar el tiempo real que se dedica a cada proyecto, se han configurado hojas de tiempo.
Se deben tener en cuenta los factores siguientes antes de configurar el producto:
- El tipo de informes que se desea generar y con qué frecuencia se desea distribuirlos.
- Los tipos de procesos estándares que se desea crear en la implementación. Por ejemplo, se puede configurar una revisión de plan y un proceso de aprobación para aprobar e implementar cambios extensos en las inversiones reales.
Para utilizar Gestión de la cartera en toda su capacidad, se debe completar el proceso siguiente:
- Revisar exactamente qué tipo de información se desea obtener de las inversiones.
- Verificar que la información obligatoria está disponible en las inversiones.
Con los datos y los procesos en su lugar, se pueden construir vistas de estos datos para ayudar a gestionar las inversiones de una cartera.
De forma predeterminada, el producto incluye muchas vistas de cartera definidas previamente. Se recomienda que se revisen estas vistas para decidir el tipo de información que se desea ver en las vistas de la cartera.
Establecimiento de datos de la inversión y los recursos
Para empezar a utilizar carteras, se debe investigar y verificar que los datos de configuración necesarios existen en el producto. Los datos de configuración permiten ver la información de inversión deseada en las vistas de la cartera.
En función de los datos relevantes para su negocio, se pueden configurar los requisitos siguientes en el producto:
Configuración de la gestión financiera
- Múltiples monedas. Para gestionar una cartera de inversiones asociadas con monedas diferentes, se debe verificar que están activadas múltiples monedas para el producto.
Para obtener más información sobre la configuración de múltiples monedas, consulte la guía de instalación.
- Tipos de coste. Para analizar el coste total por costes operativos y de capital de la cartera, se debe verificar que estos tipos de coste están configurados para las inversiones.
Para obtener más información sobre cómo configurar tipos de costes, consulte la guía del usuario de gestión financiera.
Configuración de la gestión de recursos
Configuración de la gestión de proyectos
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