Cómo crear una cartera de inversiones

Cómo crear una cartera de inversiones

La creación de una cartera de inversiones incluye las tareas siguientes:

• Gestión y planificación de las inversiones mediante destinos de alto nivel para costes, beneficios y recursos.
• Distribución de información financiera y destinos de recurso por períodos para que se pueda entender cómo gastan las inversiones el dinero y los recursos en el horizonte de planificación de la cartera.
• Configuración de los destinos de rol distribuyendo el destino de conjunto de alto nivel o rellenando la capacidad del recurso existente a partir de los roles del sistema.

Ejemplo: creación de carteras de TI para la planificación anual

Cristina es la gestora de operaciones de TI responsable de crear y mantener las inversiones de TI para el CIO en Forward, Inc. Cristina se está preparando para la planificación anual y tiene que crear una cartera de inversiones de TI que refleje el trabajo existente y el propuesto. Cristina crea la cartera como se muestra a continuación:

• Define algunas propiedades de la cartera básicas como la fecha de inicio, la de finalización y el coste.
• Crea el contenido seleccionando proyectos activos en la estructura de desglose de la organización de inversión para el departamento de TI para el próximo ejercicio.
• Incluye las ideas que se están teniendo en cuenta para el próximo ejercicio.

El diagrama siguiente describe cómo crea el gestor de la cartera una cartera de inversiones:

Para crear una cartera de inversiones, se deben llevar a cabo estos pasos:

1. Verificación de los requisitos previos.
2. Definición de las propiedades de la cartera.
3. Definición de las propiedades de sincronización de la cartera.
4. Creación del contenido de la cartera.
5. Definición de destinos de planificación detallados.
6. Definición de destinos de rol.
7. Revisión de la vista de líneas de flotación para inversiones.

Verificación de los requisitos previos

Para crear una cartera de inversiones, se deben completar los requisitos siguientes:

• Revise el escenario Primeros pasos de la gestión de carteras y configure los datos obligatorios en el producto.
• Cree ideas e inversiones activas en el producto que estén planificadas para el período que abarca la cartera.

  Nota: Para obtener más información sobre la creación de inversiones, consulte la guía del usuario de gestión de proyectos. Para obtener más información sobre la creación de ideas, consulte la guía del usuario de gestión de demandas.

• Cree todas las carteras secundarias que se deseen asociar a la cartera principal para que se pueda ver la relación entre principal y secundaria. No se incluyen datos de la cartera secundaria en la cartera principal.
• Revise el escenario Cómo configurar la vista Líneas de flotación para obtener detalles sobre cómo mostrar la línea de flotación, las restricciones de la cartera y los atributos en la vista Líneas del flotación.
• Revise el escenario Cómo mostrar los costes operativos y de capital para obtener más detalles sobre cómo configurar los planes financieros de inversión para que muestren los costes operativos y de capital.
• Verifique que tiene los siguientes derechos de acceso para crear y editar el contenido de la cartera:
  • Cartera - Crear
  • Cartera - Ir a

Definición de las propiedades de la cartera

Para iniciar el proceso de creación de la cartera, se deben definir las propiedades de alto nivel de la cartera. Estas propiedades establecen los límites de recursos, de tiempo y monetarios de la cartera dentro de la cual se pueden planificar y gestionar las inversiones. Se pueden crear varias versiones de un plan dentro de estos límites con fines de comparación y se puede implementar el mejor plan.

Por ejemplo, las siguientes propiedades de la cartera muestran cómo utilizar un intervalo de datos para planificar las inversiones de la cartera dentro de ese intervalo:

• Horizonte de la cartera: a partir del 01/01/2013 y con finalización el 31/12/2014
• Coste total: 10000000 USD
  • Coste del capital: 7000000 USD
  • Coste operativo: 3000000 USD
• Recursos: 20 FTE
• Beneficios: 15000000 USD

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra la página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en Carteras.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Rellene la información obligatoria en la sección General. Los campos siguientes necesitan una explicación:

   Propietario

   Identifica el creador o propietario de cartera, normalmente un gestor de operaciones o director. Al propietario se le asignan automáticamente derechos de vista y edición sobre la cartera y su contenido. Se puede seleccionar más de un propietario para una cartera.

   Interesado

   Identifica a un interesado en el negocio que desea revisar el contenido de la cartera y proporcionar comentarios. Al interesado se le asignan automáticamente derechos de vista sobre la cartera y su contenido. Se puede seleccionar más de un interesado para una cartera.

   Fecha de inicio/fecha de finalización

   Especifica el intervalo de planificación de datos para la cartera. Los datos dentro de la cartera se recortan para mantenerse dentro del horizonte de este conjunto. Si una inversión se inicia dentro del horizonte de la cartera pero finaliza después del horizonte, se pueden analizar los costes de la inversión de las dos perspectivas siguientes:

   • El coste conjunto de la inversión independientemente del horizonte de la cartera.
   • El coste de la inversión con respecto a los períodos del horizonte de la cartera.

   Por ejemplo, una inversión tiene un coste total de 10 millones de dólares pero se piensa gastar solamente 2 millones de dólares dentro del horizonte de cartera. En este caso, la cartera muestra tanto el coste total como los costes de horizonte de planificación de la inversión.

   Vista del cuadro de mandos

   Especifica la vista predeterminada o el diseño de página para la cartera. Si se ha instalado el complemento del acelerador de la oficina de gestión de proyectos, se puede cambiar esta vista predeterminada a Cuadro de mandos de la inversión de la cartera de PMO.

   Moneda

   Especifica la moneda de la cartera. En una situación de múltiples monedas, la moneda de la cartera establece una preferencia predeterminada para la generación de informes de inversiones con distintas monedas en conjunto. Los datos financieros tanto para presupuestos (costes) como para beneficios se acumulan en esta moneda de cartera. Si el producto se configura para una moneda única, no se puede editar este valor.

   Tipo de unidad de capacidad

   Define la unidad del recurso (horas o FTE) para medir la capacidad del recurso para inversiones de la cartera. Se puede establecer esta unidad solamente una vez para una cartera.

   Programación de la sincronización

   Especifica con qué frecuencia se deben actualizar los datos de la cartera y los planes asociados con datos de inversión reales. Este campo aparece después de que se definan las propiedades de la cartera iniciales. Se puede configurar una programación de sincronización para actualizar la cartera automáticamente o se pueden sincronizar los datos de la cartera manualmente.

4. Rellene la información obligatoria en la sección Destinos. Los campos siguientes necesitan una explicación:

   Coste total

   Muestra el coste total que la cartera tiene como destino para gastar durante el horizonte de planificación. Este destino es una suma de los costes operativos y de capital, así que no se puede establecer directamente.

   Coste del capital

   Especifica el coste de capital que la cartera tiene como destino para gastar durante el horizonte de planificación.

   Coste operativo

   Especifica el coste operativo que la cartera tiene como destino para gastar durante el horizonte de planificación.

   Moneda

   Define la moneda de la cartera o la moneda con la que se desea justificar todo el coste de inversión y los beneficios. En una configuración de múltiples monedas donde las inversiones de la cartera utilizan monedas diferentes, todos los costes y los beneficios se acumulan en la moneda de la cartera.

   Beneficios

   Especifica el beneficio total que la cartera tiene como destino para obtener durante el horizonte de planificación.

   Roles

   Define el esfuerzo que cartera tiene como destino para utilizar durante el horizonte de planificación.

   Tipo de unidad de capacidad

   Especifica la unidad en la cual se desea representar el destino de los roles. Seleccione una de las siguientes unidades:

   • FTE. Un número medio que está basado en los recursos que están implicados y los períodos. Por ejemplo, en el caso de que el horizonte de planificación abarque dos meses. Se planifica un FTE en el primer mes y 3 FTE en el segundo mes. En este caso, los recursos de destino totales para el horizonte de planificación son 2 FTE.
   • Horas. Un número total que se aplica al horizonte de planificación de la cartera. Por ejemplo, en el caso de que se tenga un horizonte de planificación de dos meses y se establezca un destino de 1000 horas. En este caso, se puede utilizar un total de 1000 horas para la cartera completa.

5. Guarde los cambios.

Definición de las propiedades de sincronización de la cartera

Los datos de la cartera representan una instantánea de los datos de inversión reales en tiempo real. Se pueden actualizar los datos de la cartera con los datos de inversión reales ejecutando un trabajo de sincronización. La sincronización es importante porque los interesados en la cartera desearán saber cómo de actuales son los datos que están revisando. Para establecer con qué frecuencia se desean actualizar los datos de la cartera, se deben definir las propiedades del trabajo de sincronización.

En función de la frecuencia de revisión de los últimos datos de la cartera, se debe ejecutar el trabajo de sincronización manualmente en cualquier momento que se desee establecer una programación de sincronización. Se puede configurar una programación de la sincronización para que actualice la cartera automáticamente en un intervalo de tiempo repetitivo, por ejemplo, de forma semanal.

Ejemplo: configuración de una programación de sincronización de la cartera

Elena, la gestora de la cartera de TI de Forward, Inc., hace una presentación en la reunión semanal de interesados todos los lunes. Elena abarca todos los meses del calendario de planificación de la cartera. Para prepararse para esta reunión, Elena configura la programación de sincronización para que se ejecute todos los domingos de todos los meses a las 9:00. El trabajo de sincronización rellena la cartera con los últimos datos de las inversiones reales. Después, Elena revisa los datos y prepara las ideas destacadas para la reunión de la mañana siguiente.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra la página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en Carteras.
2. Abra la cartera para la que desea definir las propiedades de sincronización.
3. Haga clic en el vínculo Manual junto a Programación de la sincronización.

   Aparecerán las propiedades de sincronización de la cartera.

4. Para configurar una programación de sincronización para el trabajo de sincronización, seleccione Semanal o Mensual y complete la información necesaria. El campo siguiente necesita una explicación:

   Repetición

   Define la frecuencia con la cual se desea sincronizar la cartera. Puede seleccionar una de las siguientes opciones:

   • Manual. Se puede ejecutar el trabajo de sincronización manualmente en cualquier momento haciendo clic en Sincronizar ahora.
   • Semanal. Los días en la semana en los que se desea sincronizar la cartera y en qué meses. Por ejemplo, se selecciona miércoles y todos los meses. El trabajo de sincronización se ejecuta todos los miércoles de todas las semanas y durante todos los meses del horizonte de la cartera.
   • Mensual. Los días del mes en los que se desea sincronizar la cartera y los meses respectivos del horizonte de la cartera. Por ejemplo, se introducen los números del 1 al 31 y se seleccionan todos para ejecutar el trabajo de sincronización todos los días, durante todos los meses del horizonte de la cartera.

5. Guarde los cambios.

   Cuando se vuelve las propiedades de la cartera, el vínculo Manual al lado de Programación de la sincronización ha cambiado. Ahora el vínculo refleja la programación de sincronización nueva que se acaba de establecer. Para cambiar una programación, se hace clic en el vínculo otra vez. Se puede ver la fecha en que la cartera se actualizó por última vez.

Creación del contenido de la cartera

Las inversiones se agregan a la cartera que se desea supervisar y planificar, así como realizar un seguimiento de ella, a un nivel alto. Al crear la cartera, se puede obtener una vista previa del contenido. Obtener una vista previa ayuda a entender lo que se incluye en la cartera cuando se está construyendo.

Nota: El límite del número de inversiones que se pueden incluir en una cartera es 100. El límite del número de roles que se pueden incluir en una cartera es 25. Estos límites ayudan a garantizar un mejor rendimiento cuando se trabaja con una cartera.

El administrador de la base de datos puede cambiar los límites del contenido de la cartera. Algunos cambios en los límites pueden afectar potencialmente al rendimiento de la aplicación y la base de datos. Antes de introducir un cambio en un entorno de producción, se deben probar a fondo los cambios en un entorno de almacenamiento intermedio.

Ejemplo: creación del contenido de la cartera

José, el gestor de la cartera de TI de Forward, Inc., crea el contenido de la cartera incluyendo las siguientes inversiones:

• Todos los proyectos activos de la estructura de desglose de la organización de inversión para el próximo año.
• Todas las ideas que la compañía está teniendo en cuenta para el próximo año.

José utiliza el filtro avanzado disponible en el editor de contenido para crear la expresión siguiente de modo que solamente las ideas activas se incluyan en la cartera:

idea.is_active == 1

José utiliza el filtro avanzado a fin de crear la expresión siguiente para que solamente los proyectos activos no designados como plantillas se incluyan en la cartera:

project.is_active == 1 &&  project.is_template == 0

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra la página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en Carteras.
2. Abra la cartera en el que se desea añadir el contenido.
3. Haga clic en Editor de contenido.
4. Seleccione los tipos de inversión (por ejemplo, proyecto, aplicación o activo) y haga clic en Incluir.

   Nota: Se debe limitar el número de inversiones para cada tipo de inversión mediante Filtro avanzado. Se filtrar por cualquier atributo asociado con un tipo de inversión. Por ejemplo, para el tipo de inversión Proyecto, se establece el filtro avanzado para que filtre e incluya solamente proyectos activos. Para agregar inversiones individuales a la cartera sin establecer el filtro avanzado, se utiliza la sección Inversiones individuales.

5. Para copiar las inversiones y los datos relacionados en la cartera, haga clic en Sincronizar ahora.

   En función del tamaño de la cartera, el trabajo de sincronización puede tardar un poco en ejecutarse.

6. (Opcional). Compruebe el progreso del trabajo realizando los pasos siguientes:
   1. Abra Página principal y haga clic en Informes y trabajos.
   2. En Trabajos seleccione Registro.
   3. Compruebe si el tipo de trabajo Sincronizar inversiones de la cartera todavía se está procesando o si el trabajo ya se ha completado.

Todas las inversiones incluidas en la cartera o agregadas individualmente a esta se enumeran en la ficha Inversiones.

Definición de destinos de planificación detallados

Se pueden ver, editar y distribuir los destinos de cartera de alto nivel para coste, recurso y beneficio en una vista escalada de tiempo. Estos destinos basados en el período aparecen en la vista Líneas de flotación donde se puede analizar el rendimiento de la cartera.

Estos destinos detallados se pueden establecer como parte del proceso de creación de cartera inicial o más tarde, cuando se haya agregado contenido.

Normalmente, se establecen los destinos a un nivel alto mientras se crea la cartera. Después, al agregar contenido, se pueden proporcionar más detalles para estos destinos mediante los métodos siguientes:

• Extiende el coste total y los destinos de beneficio uniformemente por los períodos rellenando el campo Destino distribuido.
• Rellenar cada período y actualizar el campo Destino distribuido con el importe total. Si el total de costes de evasión es mayor que el coste de cartera total, el importe de variación aparece en rojo. Se pueden introducir importes para períodos que están fuera del horizonte de planificación de cartera. Por ejemplo, si la fecha de finalización para el horizonte de cartera es 31/12/2014, se pueden agregar todavía valores para enero de 2015.
• Editar los destinos por período y ver el impacto en el destino distribuido y cómo se puede comparar con el destino original.

Nota: Al editar los destinos, las celdas afectadas se marcan con un indicador rojo de edición pendiente. El indicador aparece en la esquina superior izquierda de la celda. Para que las ediciones sean permanentes, deben guardarse. El botón Guardar está activo solamente cuando hay cambios en la página.

Los períodos de planificación que se ven en la vista escalada de tiempo están basados en la configuración de período de tiempo que se establece en la vista Líneas de flotación.

Ejemplo: cómo proporcionar detalles para los destinos de coste y beneficio

Cristina, la gestora de la cartera de inversiones de TI de Forward, Inc., al principio rellena los destinos de coste y beneficio en las propiedades de la cartera. En la página Destinos, los valores totales y distribuidos del coste y beneficio se crean automáticamente en función de los valores en la página Propiedades. Cristina ajusta la distribución modificando manualmente los valores en cada celda.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra la página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en Carteras.
2. Abra la cartera para la que desea definir los destinos detallados.
3. Haga clic en Destinos.
4. Complete la información solicitada para Coste, Valores totales del coste de la cartera. Los campos siguientes necesitan una explicación:

   Objetivo

   Especifica la suma del coste planificado para las inversiones de la cartera incluidos el capital y los costes operativos. Inicialmente se define este valor en las propiedades de la cartera como una suma del capital y los costes operativos. Se puede editar este valor al proporcionar detalles para los destinos.

   Destino distribuido

   Muestra el coste planificado para las inversiones de cartera a medida que escala gradualmente (de forma semanal, mensual o trimestral) dentro del horizonte de la cartera.

   Variación

   Muestra la diferencia entre los importes de destino distribuidos y aprobados.

   Destino distribuido (total)

   Especifica el coste planificado para las inversiones de la cartera como una suma de los importes distribuidos. Para distribuir el importe total de modo uniforme por los períodos de planificación de cartera, introduzca un importe en este campo.

5. Complete la información solicitada para Beneficio, Valores totales de los beneficios de la cartera. Los campos siguientes necesitan una explicación:

   Objetivo

   Especifica la suma del beneficio planificado para las inversiones de la cartera, incluido el capital y los beneficios operativos. Este valor se establece al principio en las propiedades de la cartera, pero también se puede editar aquí.

   Destino distribuido

   Muestra el beneficio planificado para las inversiones de la cartera a medida que aumenta gradualmente dentro del horizonte de la cartera.

   Variación

   Muestra la diferencia entre los importes de beneficio distribuidos y aprobados.

   Destino distribuido (total)

   Especifica el beneficio planificado para las inversiones de la cartera como una suma de los importes distribuidos. Para distribuir el importe total de modo uniforme por los períodos de planificación de cartera, introduzca un importe en este campo.

6. Complete la información solicitada para Rol, Valores totales del rol de la cartera. Los campos siguientes necesitan una explicación:

   Objetivo

   Especifica la capacidad del recurso planificado en horas o unidades de FTE para las inversiones de la cartera gradualmente (de forma semanal, mensual o trimestral) dentro del horizonte de la cartera.

   Destino distribuido

   Muestra los roles planificados para las inversiones de la cartera a medida que aumentan gradualmente dentro del horizonte de la cartera.

   Variación

   Muestra la diferencia entre los importes de destino distribuidos y aprobados para el destino de recurso.

   Destino distribuido (total)

   Especifica el esfuerzo planificado para las inversiones de la cartera como una suma de los importes distribuidos. Para distribuir el importe total de modo uniforme por los períodos de planificación de cartera, introduzca un importe en este campo.

7. Guarde los cambios.

Definición de destinos de rol

Cuando se crea una cartera, normalmente se proporciona un destino global para el esfuerzo en horas o unidades de FTE. Al crear el contenido de la cartera, se puede ver, editar y distribuir este destino de alto nivel en una vista escalada de tiempo. Se puede definir la restricción de rol de las siguientes maneras:

• Se define un destino de rol global en las propiedades de la cartera cuando se crea una cartera. Se amplía el destino global de manera uniforme por los períodos rellenando el campo Destino distribuido (total). Se pueden sobrescribir los valores distribuidos introduciendo valores directamente en las celdas de período de tiempo.
• Rellenar cada período y actualizar el campo Destino distribuido con el importe total. Si el total de importe de evasión es mayor que el importe de cartera total, el importe de variación aparece en rojo.
• Editar los destinos por período y ver el impacto en el destino distribuido y cómo se puede comparar con el destino original.
• Se agregan roles específicos que se desean planificar y en los que se desea establecer restricciones. Cuando se rellena al principio la capacidad, se filtra la capacidad real mediante los atributos asociados a los recursos. Por ejemplo, en vez de rellenar la capacidad de todos los ingenieros, se puede filtrar por ingenieros asociados a un gestor de recursos u OBS específico.
• Se selecciona la opción Rellenar capacidad para roles específicos y se observa cómo se alinea la capacidad existente con los destinos para esos roles. Se puede ver la capacidad real de estos roles en el horizonte de planificación de la cartera. Al comparar el destino con la columna de destino distribuida, se puede ver rápidamente si se dispone de bastante capacidad para rellenar los destinos.

Ejemplo: definición del destino de rol

Cristina crea una cartera para el apoyo de la aplicación para el año siguiente. Se estima que los recursos dedicarán el 20 % de su tiempo al apoyo durante el año siguiente. Para establecer un destino de rol para la cartera, Cristina ordena la capacidad del recurso de la cartera global de la siguiente manera:

• Filtra la información de roles por la unidad OBS y los atributos de Gestor de la reserva.
• Agregan los roles deseados a los destinos de la cartera.
• Rellena los roles específicos con la capacidad del recurso disponible en el sistema. Por ejemplo, Cristina rellena la capacidad del rol de desarrollador sénior del equipo de TI de Back Office. El rol se rellena con el número disponible de horas del sistema para los recursos asociados.
• Alinea la capacidad rellenada con estimaciones de tiempo del recurso para el apoyo de la aplicación escalando la capacidad un 20 %.

Cuando el marco de planificación de rol está configurado, Cristina edita o rellena los valores de cada período.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra la página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en Carteras.
2. Abra la cartera para la que desea definir los destinos detallados.
3. Haga clic en Destinos.
4. Vaya a la sección Rol, Valores totales del rol de la cartera y realice una o varias de las tareas siguientes según sea necesario:
   • Para filtrar o agregar roles, haga clic en Agregar roles.
   • Para rellenar un rol con la capacidad existente disponible para los recursos asociados, seleccione el rol y haga clic en Rellenar capacidad.
   • Para escalar la capacidad rellenada para que se alinee con el tiempo del recurso estimado, seleccione el rol y haga clic en Escalar capacidad.
5. Guarde los cambios.

Revisión de la vista de líneas de flotación para inversiones

Después de crear el contenido de la cartera y definir los destinos, se utiliza la vista Líneas de flotación predeterminada para ver cómo se alinean los destinos planificados con las inversiones de la cartera.

De forma predeterminada, las inversiones aprobadas con las fechas de finalización más recientes se colocan en la parte superior de la lista. Las inversiones no aprobadas con fechas de finalización posteriores se colocan en la parte inferior de la lista. Se puede cambiar esta valoración predeterminada arrastrando y soltando o configurando una valoración basada en reglas.

La vista Líneas de flotación puede ayudar a entender los siguientes aspectos de la cartera:

• La lista de trabajo con prioridades establecidas con atributos de inversión incluidos datos sobre presupuesto, recursos y beneficios.
• La forma en que se amplían los destinos de la cartera sobre el horizonte de la cartera.
• La lista de inversiones aprobadas y no aprobadas.
• La alineación inicial de la cartera con los objetivos.
• Los importes reales que se dedican a inversiones en comparación con los destinos iniciales de costes operativos y de capital. Se puede ver dónde y cuándo las demandas superan los destinos.

Al revisar datos, utilice la vista de líneas de flotación como entorno "hipotético" para manipular los elementos de la lista y ver el impacto. También se pueden revisar los efectos de los cambios en los destinos de la cartera. Por ejemplo, se arrastra una línea cronológica para sacar una fecha de inicio de inversión y ver su impacto en el presupuesto por período. La cartera puede verse afectada de las maneras siguientes:

• Al sugerir un cambio en la cartera existente recomendando cambios pequeños, centrados en inversiones específicas. Los ejemplos siguientes muestran pequeños cambios:
  • Alterar el inicio de una inversión a antes o después de lo planificado.
  • Cancelar una inversión.
  • Poner una inversión en espera.
  • Iniciar una solicitud de cambio relacionada con la inversión.
• Al hacer hipótesis sobre cambios en varias inversiones y las restricciones de la cartera en un modo de planificación o escenario.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra la página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en Carteras.
2. Abra la cartera para la cual se desea revisar la vista de líneas de flotación.
3. Haga clic en Líneas de flotación.

   Nota: Para obtener más información sobre la configuración de la vista Líneas de flotación para ver los campos que se desean, consulte el escenario denominado Cómo configurar la vista Líneas de flotación.

4. Para cambiar los períodos predeterminados, haga clic en el icono Opciones y seleccione Gantt. Ajuste los valores de configuración según sus preferencias. Estos valores de configuración son específicos de su inicio de sesión. Se puede cambiar la visualización en la página Destinos de la sesión, pero siempre volverá a los valores de configuración predeterminados establecidos en la página Líneas de flotación.